Приостановите обработку сообщений Gmail.

В рамках проектов по электронному поиску и анализу данных в Google Workspace вы можете использовать блокировки для бессрочного сохранения сообщений Gmail в соответствии с юридическими или другими обязательствами по сохранению данных. Вы можете применить блокировку к отдельным учетным записям или ко всем учетным записям в организационном подразделении. Блокировки отменяют правила хранения, поэтому данные, находящиеся под блокировкой, защищены от ваших обычных правил управления данными, которые в противном случае могли бы привести к их удалению.

Важная информация о Gmail

Прежде чем устанавливать блокировки, рекомендуем ознакомиться с разделом «Начало работы с блокировками в Google Vault» и просмотреть список сообщений Gmail, поддерживаемых в Vault .

Какие данные могут храниться

Покрытый:

  • Сообщения и вложения к ним, отправленные, полученные или составленные пользователями вашей организации.
  • Сообщения в конфиденциальном режиме, отправленные пользователями вашей организации.

Не покрывается страховкой:

  • Связанные файлы
  • Макеты электронных писем
  • Сообщения, отправленные через другие сервисы Google, такие как Календарь или Google Документы, не сохраняются, если не включена функция полного хранения сообщений.
  • Динамическое содержимое в динамических сообщениях
  • Удаленные черновики и автоматически сохраненные версии черновиков
Подробную информацию см. в разделе «Поддерживаемые службы и типы данных» .

Удаленные сообщения, находящиеся на удержании, всегда видны в хранилище, но не отображаются пользователям.

Когда пользователь удаляет сообщение, находящееся в режиме ожидания, он больше не может получить к нему доступ, но само сообщение не удаляется. Будучи администратором Vault с соответствующими правами, вы по-прежнему можете искать, просматривать и экспортировать сообщение с помощью Vault.

Избегайте слишком большого количества или сложных терминов, чтобы уточнить запрос.

Чтобы уточнить, какие сообщения охватывает блокировка, вы можете ввести поисковые запросы. Мы настоятельно рекомендуем сначала уточнить блокировку по учетным записям (конкретным пользователям или небольшим организационным подразделениям), а затем уточнить этот меньший набор с помощью поисковых запросов.

В редких случаях система обработки политик Google может оказаться неэффективной при установке множества блокировок широкого масштаба со сложными наборами условий для уточнения сообщений о блокировках. Например, вы можете достичь лимита, если установите несколько блокировок с охватом более 100 000 учетных записей и уточните их сложными условиями, такими как несколько псевдонимов и множество операторов И/ИЛИ. В этом случае вашей организации может быть временно запрещено создавать какие-либо административные политики для Google Workspace, например, добавлять новых пользователей или применять новые правила безопасности.

Приостановить обработку сообщений в Gmail.

  1. Войдите на vault.google.com .
  2. Click Matters .

  3. Если дело уже существует, щелкните по нему, чтобы открыть. В противном случае, создайте дело:

    1. Нажмите «Создать» .
    2. Введите название вопроса и, при желании, описание.
    3. Нажмите «Создать» .

  4. Click Holds а потом Создавать .

  5. Введите уникальное название для зацепа.

  6. Нажмите «Выбрать услугу» а потом Гмейл .

  7. Нажмите «Продолжить» .

  8. Выберите область блокировки:

    • Указание конкретных учетных записей — введите один или несколько адресов электронной почты учетных записей или групп.

    • Организационное подразделение — Выберите организационное подразделение.

      Примечание: Мы настоятельно рекомендуем не выбирать высшее организационное подразделение. В этом случае вы не сможете удалить учетные записи Google Workspace из своей организации. Подробнее

  9. Нажмите «Продолжить» .

  10. (Необязательно) Установите условия удержания:

    • Дата отправки — Введите даты, чтобы ограничить блокировку только сообщениями, отправленными в период с начальной и конечной дат.
      • Чтобы сохранить сообщения, отправленные в определенную дату или после нее, укажите только начальную дату.
      • Чтобы заблокировать сообщение, отправленное в определенную дату или ранее, укажите только конечную дату.
      • Чтобы сообщения оставались доступными независимо от времени отправки, не указывайте дату начала или окончания.

    • Поисковые запросы — Введите поисковые запросы и операторы , чтобы применить блокировку только к сообщениям, соответствующим заданным запросам.

      Примечание:

      • Если учетная запись пользователя находится под действием блокировки, ее нельзя удалить до снятия блокировки, даже если ни одно из сообщений пользователя не соответствует условиям. Если вы установите блокировку для высшего организационного подразделения и уточните ее условиями, вы не сможете удалить ни одного пользователя.
      • В Google Chat нельзя использовать is:chat для блокировки сообщений чата Gmail. Чтобы заблокировать сообщения чата, установите блокировку чата .

  11. Нажмите «Создать» .

Изменить блокировку сообщений Gmail

Вы можете изменить некоторые параметры блокировки, но не можете изменить тип сервиса (например, с Gmail на другой сервис) или тип области действия (например, с учетных записей на организационное подразделение).

  1. Войдите на vault.google.com .
  2. Нажмите «Вопросы» , а затем на вопрос, содержащий блокировку.

  3. Чтобы изменить счета или организационные подразделения, на которые распространяется блокировка:

    1. Нажмите «Область» .

    2. Добавляйте или удаляйте учетные записи, а также изменяйте организационное подразделение.

      Примечание: Вы не можете добавлять счета к блокировке, которая распространяется на организационное подразделение, и вы не можете добавлять организационные подразделения к блокировке, которая распространяется на конкретные счета.

      Если вы удалите все учетные записи, вам будет предложено снять блокировку.

    3. Нажмите «Продолжить» .

  4. Чтобы изменить диапазон дат отправки или условия, нажмите «Условия» .

    • Дата отправки — Расширить или ограничить диапазон дат, подлежащих удержанию.
    • Условия — Добавляйте или удаляйте поисковые запросы и операторы, чтобы изменить список сообщений, подлежащих блокировке.

  5. Нажмите « Сохранить ».