Como parte de tus proyectos de detección electrónica de datos de Google Workspace, puedes usar conservaciones para preservar los mensajes de Gmail de forma indefinida y cumplir con las obligaciones legales o de preservación. Puedes aplicar una retención a cuentas individuales o a todas las cuentas de una unidad organizativa. Las conservaciones anulan las reglas de retención, por lo que los datos en conservación están protegidos de las reglas normales de administración de datos que, de lo contrario, podrían borrarlos.
Información importante sobre las retenciones de Gmail
Antes de establecer retenciones, te recomendamos que leas el artículo Primeros pasos con las retenciones en Google Vault y revises los mensajes de Gmail compatibles con Vault.
Qué datos se pueden conservar
Cobertura:
- Mensajes y sus archivos adjuntos enviados, recibidos o redactados por los usuarios de tu organización
- Mensajes en modo confidencial enviados por usuarios de tu organización
No se incluyen los siguientes temas:
- Archivos vinculados
- Diseños de correos electrónicos
- Mensajes enviados a través de otros servicios de Google, como Calendario o Documentos de Google, a menos que esté activado el almacenamiento integral de mensajes
- Contenido dinámico en mensajes dinámicos
- Borradores descartados y versiones guardadas automáticamente de borradores
Los mensajes borrados que están en conservación siempre son visibles en Vault, pero no para los usuarios.
Cuando un usuario borra un mensaje que está en espera, ya no puede acceder a él, pero el mensaje no se borra definitivamente. Como administrador de Vault con los privilegios adecuados, aún puedes buscar, obtener una vista previa y exportar el mensaje con Vault.
Evita usar muchos términos o términos complejos para definir mejor una retención.
Para definir mejor los mensajes que abarca una retención, puedes ingresar términos de búsqueda. Te recomendamos que primero definas mejor las retenciones por cuentas (usuarios específicos o unidades organizativas más pequeñas) y, luego, definas mejor ese conjunto más pequeño con términos.
En casos excepcionales, es posible que el sistema de procesamiento de políticas de Google no se escale si estableces muchas retenciones de alcance amplio que tienen conjuntos complejos de condiciones para refinar los mensajes en espera. Por ejemplo, es posible que alcances el límite si estableces varias retenciones con alcances que incluyen más de 100,000 cuentas y que refinas con términos complejos, como varios alias y muchas instrucciones AND/OR. Si esto sucede, es posible que se bloquee temporalmente a tu organización para que no cree políticas de administrador para Google Workspace, como agregar usuarios nuevos o aplicar reglas de seguridad nuevas.
Cómo retener mensajes de Gmail
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Asuntos.
Si el asunto ya existe, haz clic en él para abrirlo. De lo contrario, crea un asunto:
- Haz clic en Crear.
- Ingresa un nombre para el asunto y, de forma opcional, una descripción.
- Haz clic en Crear.
Haz clic en Retenciones
Crear.Ingresa un nombre único para la retención.
Haz clic en Elegir servicio
Gmail.Haz clic en Continuar.
Selecciona el alcance de la retención:
- Cuentas específicas: Ingresa una o más direcciones de correo electrónico de cuentas o grupos.
Unidad organizativa: Selecciona una unidad organizativa.
Nota: Te recomendamos que no selecciones la unidad organizativa superior. No podrás borrar ninguna cuenta de Google Workspace de tu organización. Más información
Haz clic en Continuar.
(Opcional) Establece las condiciones de la retención:
- Fecha de envío: Ingresa fechas para limitar la retención a los mensajes enviados dentro de las fechas de inicio y finalización.
- Para retener los mensajes enviados en una fecha específica o después de ella, ingresa solo una fecha de inicio.
- Para retener los mensajes enviados en una fecha específica o antes de ella, ingresa solo una fecha de finalización.
- Para retener mensajes sin importar cuándo se enviaron, no ingreses una fecha de inicio ni de finalización.
Términos: Ingresa términos y operadores de búsqueda para aplicar la retención solo a los mensajes que coincidan con los términos.
Nota:
- Cuando una cuenta de usuario está dentro del alcance de la conservación, no se puede borrar hasta que se quite la conservación, incluso cuando ninguno de sus mensajes coincida con las condiciones. Si estableces una retención en la unidad organizativa superior y la refinas con términos, no podrás borrar ningún usuario.
- No puedes usar
is:chatpara aplicar una retención de Gmail a los mensajes de chat en Google Chat. Para retener los mensajes de chat, configura una retención de chat.
- Fecha de envío: Ingresa fechas para limitar la retención a los mensajes enviados dentro de las fechas de inicio y finalización.
Haz clic en Crear.
Cómo editar una retención en mensajes de Gmail
Puedes cambiar algunos parámetros de la retención, pero no el servicio (por ejemplo, de Gmail a otro servicio) ni el tipo de alcance (por ejemplo, de cuentas a una unidad organizativa).
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Asuntos y, luego, en el asunto que contiene la retención.
Para cambiar las cuentas o las unidades organizativas que abarca la conservación, haz lo siguiente:
- Haz clic en Permiso.
Agregar o quitar cuentas, o cambiar la unidad organizativa
Nota: No puedes agregar cuentas a una retención que abarque una unidad organizativa ni agregar unidades organizativas a una retención que abarque cuentas específicas.
Si quitas todas las cuentas, se te pedirá que borres la retención.
Haz clic en Continuar.
Para cambiar el período o las condiciones de envío, haz clic en Condiciones.
- Fecha de envío: Expande o restringe el rango de fechas sujeto a la retención.
- Términos: Agrega o quita términos y operadores de búsqueda para cambiar los mensajes sujetos a la retención.
Haz clic en Guardar.