تستخدم Google تكنولوجيا الذكاء الاصطناعي لترجمة المحتوى إلى لغتك المفضّلة، وقد تتضمّن بعض الأخطاء.

تجميد رسائل Gmail

في إطار مشاريع "جمع الأدلة الإلكترونية للبيانات" في Google Workspace، يمكنك استخدام عمليات تجميد البيانات للاحتفاظ برسائل Gmail إلى أجل غير مسمى، وذلك استيفاءً للالتزامات القانونية أو متطلبات بالاحتفاظ. يمكنك تطبيق عملية تجميد بيانات على حسابات فردية أو على كل الحسابات في وحدة تنظيمية. تلغي عمليات تجميد البيانات قواعد الاحتفاظ بالبيانات، حيث تتم حماية البيانات الخاضعة للتجميد من قواعد إدارة البيانات العادية التي قد تؤدي إلى إزالتها نهائيًا، إذا لم يتم تجميدها.

معلومات مهمة حول عمليات تجميد البيانات في Gmail

قبل إعداد عمليات تجميد البيانات، ننصحك بقراءة بدء استخدام عمليات تجميد البيانات في Google Vault ومراجعة رسائل Gmail المتوافقة مع أداة Vault.

البيانات التي يمكن تجميدها

البيانات المشمولة:

الرسائل التي يرسلها أو يستلمها المستخدمون في مؤسستك أو يضعوها في المسودة ومرفقاتها
الرسائل في الوضع السرّي التي أرسلها المستخدمون في مؤسستك

البيانات غير المشمولة:

الملفات المرتبطة
تنسيقات الرسالة الإلكترونية
الرسائل المرسَلة من خلال خدمات Google الأخرى، مثل "تقويم Google" أو "مستندات Google"، ما لم يتم تفعيل مساحة تخزين الرسائل الشاملة
المحتوى الديناميكي في الرسائل الديناميكية
المسودات التي تم تجاهلها والنُسخ المحفوظة تلقائيًا من المسودات

للتعرُّف على التفاصيل، يُرجى الاطِّلاع على أنواع الخدمات والبيانات المتوافقة.

تظل الرسائل المحذوفة الخاضعة لتجميد البيانات مرئية دائمًا في Vault، ولكنها لا تكون مرئية للمستخدمين

عندما يحذف مستخدم رسالة خاضعة للتجميد، لن يتمكّن من الوصول إليها بعد ذلك، ولكن لن تتم إزالتها نهائيًا. بصفتك مشرفًا يمتلك الامتيازات المناسبة في Vault، يبقى بإمكانك البحث عن الرسالة ومعاينتها وتصديرها باستخدام Vault.

تجنُّب استخدام عبارات كثيرة أو مُعقَّدة لتنقيح عملية تجميد بيانات

لتنقيح الرسائل التي تغطيها عملية تجميد بيانات، يمكنك إدخال عبارات بحث. وننصحك بضرورة تنقيح عمليات تجميد البيانات أولاً حسب الحسابات، سواء لمستخدمين معيَّنين أو وحدات تنظيمية أصغر حجمًا، ثم تنقيح هذه المجموعة الأصغر حجمًا باستخدام العبارات.

في حالات نادرة، قد لا يتسع نطاق نظام معالجة السياسات في Google إذا ضبطت العديد من عمليات تجميد البيانات الواسعة النطاق التي تتضمّن مجموعات معقّدة من البنود لتحسين الرسائل الخاضعة لعملية تجميد البيانات. مثلاً، قد تصل إلى الحدّ الأقصى المسموح به في حال إعداد نطاقات للعديد من عمليات تجميد البيانات تضم أكثر من 100000 حساب واستخدام عبارات مُعقَّدة للتنقيح، مثل العديد من العناوين البديلة للبريد الإلكتروني أو الكثير من عبارات AND/OR. في حال حدوث ذلك، قد يتم حظر المؤسسة مؤقتًا من إنشاء أي سياسات مشرف لخدمة Google Workspace، مثل إضافة مستخدمين جدد أو تطبيق قواعد أمان جديدة.