為遵循法規要求或履行保存義務，貴機構的 Google Workspace 資料電子蒐證 (ediscovery) 專案可以使用訴訟保留功能，無限期保存 Gmail 郵件。您可以將訴訟保留設定套用至個人帳戶或組織單位中的所有帳戶。訴訟保留會覆寫資料保留規則，因此處於訴訟保留狀態的資料不會受到一般資料治理規則影響，也不會遭到清除。
有關 Gmail 訴訟保留的重要資訊
建議您先參閱「開始使用 Google 保管箱的訴訟保留功能」和「保管箱支援的 Gmail 郵件」，再著手設定訴訟保留。
可以設為訴訟保留狀態的資料
在保留範圍內：
- 貴機構使用者收發的郵件/附件或撰寫的草稿
- 貴機構使用者以機密模式傳送的郵件
不在保留範圍內：
- 連結的檔案
- 電子郵件版面配置
- 透過其他 Google 服務 (例如 Google 日曆或 Google 文件) 傳送的郵件；如開啟全方位郵件儲存空間，則包含在搜尋範圍內
- 動態郵件中的動態內容
- 捨棄的草稿和自動儲存的草稿版本
保管箱會一律顯示處於訴訟保留狀態的已刪除訊息，但使用者無法查看
處於訴訟保留狀態的訊息遭使用者刪除後，該名使用者便無法再存取，但訊息本身不會清除。保管箱管理員若具備適當權限，仍可利用保管箱搜尋、預覽及匯出此訊息。
避免使用大量或複雜的字詞，以利修正訴訟保留
如要縮小訴訟保留範圍，請輸入搜尋字詞。強烈建議您先依帳戶 (特定使用者或較小的機構單位) 縮小保留範圍，然後再使用搜尋字詞進一步縮小範圍。
在極少數情況下，如果您設定許多範圍廣泛的暫緩處置，且這些處置含有複雜的字詞組合，Google 的政策處理系統可能無法擴充。舉例來說，如果您設定多個暫緩處置，範圍涵蓋超過 10 萬個帳戶，並使用複雜的條件 (例如多個別名和多個 AND/OR 陳述式) 縮小範圍，就可能會達到上限。如果發生這種情況，系統可能會暫時禁止貴機構建立任何 Google Workspace 管理員政策，例如新增新使用者或套用新安全規則。
將 Gmail 郵件設為訴訟保留狀態
- 登入 vault.google.com。
- 按一下 [案件]。
如果案件已存在，請點開所需案件。否則請建立案件：
- 按一下「建立」。
- 輸入案件名稱，並視需要輸入說明。
- 按一下「建立」。
依序點按「訴訟保留」
「建立」。輸入訴訟保留的專屬名稱。
依序點選「選擇服務」
「Gmail」。按一下「繼續」。
選取訴訟保留範圍：
- 特定帳戶：輸入一或多個帳戶或群組電子郵件地址。
機構單位：選取機構單位。
注意：強烈建議您不要選取頂層機構單位，屆時您將無法刪除貴機構的任何 Google Workspace 帳戶。瞭解詳情
按一下「繼續」。
(選用) 設定保留條件：
- 傳送日期：輸入日期，將暫保留的訊息限制在開始和結束日期之間。
- 如要保留特定日期當天或之後傳送的訊息，請只輸入開始日期。
- 如要保留特定日期當天或之前傳送的郵件，請只輸入結束日期。
- 如要保留所有訊息 (不論傳送時間)，請勿輸入開始或結束日期。
字詞：輸入搜尋字詞和運算子，讓訴訟保留只適用於含有指定字詞的郵件。
注意：
- 如果使用者帳戶在訴訟保留範圍內，則訴訟保留遭到移除時才能刪除帳戶，即使其中沒有任何郵件符合指定字詞也一樣。如果您在頂層組織單位設定保留，並依字詞予以微調，則無法刪除任何使用者。
- 您無法使用
is:chat讓 Gmail 訴訟保留適用於 Google Chat 中的即時通訊訊息。如要運用訴訟保留保存即時通訊訊息，請設定 Chat 訴訟保留。
- 傳送日期：輸入日期，將暫保留的訊息限制在開始和結束日期之間。
按一下「建立」。
編輯 Gmail 郵件的訴訟保留狀態
您可以變更部分訴訟保留參數，但無法變更服務 (例如將「Gmail」改為其他服務) 或範圍類型 (例如將「帳戶」改為「組織單位」)。
- 登入 vault.google.com。
- 按一下 [案件]，然後選擇內含訴訟保留的案件。
如要變更訴訟保留涵蓋的帳戶或機構單位，請按照下列步驟操作：
- 按一下 [範圍]。
新增/移除帳戶或變更組織單位。
注意：您無法將帳戶新增至涵蓋機構單位的訴訟保留，也無法將機構單位新增至涵蓋特定帳戶的訴訟保留。
如果您移除所有帳戶，系統會提示您刪除訴訟保留。
按一下「繼續」。
如要變更傳送日期範圍或條款，請按一下「條件」。
- 傳送日期：調整要套用訴訟保留的郵件傳送日期範圍。
- 字詞：新增或移除搜尋字詞和運算子，變更適用訴訟保留的郵件。
按一下「儲存」。