Como parte de tus proyectos de detección electrónica de datos de Google Workspace, puedes usar conservaciones para preservar los mensajes de Chat de forma indefinida y cumplir con las obligaciones legales o de preservación. Puedes aplicar una conservación a cuentas individuales o a todas las cuentas de una unidad organizativa. Las conservaciones anulan las reglas de retención, por lo que los datos retenidos están protegidos de tus reglas estándar de administración de la información que, de lo contrario, podrían borrarlos.
Si un usuario sujeto a conservación borra mensajes, estos se quitan de su vista. Sin embargo, los mensajes siguen estando disponibles para Vault. Mientras la conservación esté vigente, podrás buscar y exportar todos los mensajes.
Si el administrador de Google Workspace borra la cuenta de un usuario en la Consola del administrador, los datos del usuario ya no estarán disponibles en Vault y no se podrán restablecer. Si deseas conservar los datos de un usuario, este debe tener licencias de Google Workspace y de Vault. Obtén más información para preservar los datos de los usuarios.
Para obtener más información sobre las conservaciones, consulta las preguntas frecuentes sobre las conservaciones.
Información importante sobre las conservaciones de Chat
Antes de configurar conservaciones, te recomendamos que leas Cómo comenzar a usar las conservaciones en Google Vault y revises los mensajes de Chat compatibles con Vault.
Qué datos se pueden conservar
Se incluyen los siguientes:
- Mensajes y sus archivos adjuntos enviados con el historial activado en Chat
- MD enviados por usuarios externos a tus usuarios
- Mensajes enviados por usuarios externos en los mensajes grupales y los espacios de tu organización
- Conversaciones de reuniones guardadas como espacios de Chat
No se incluyen los siguientes:
- Mensajes enviados con el historial desactivado
- Archivos vinculados
- Mensajes en espacios de Chat externos
- Mensajes de los que se obtuvo una vista previa
Para obtener más detalles, consulta Servicios y tipos de datos compatibles.
Cómo conservar mensajes en espacios de Chat
A diferencia de las reglas de retención de Chat, las conservaciones solo se pueden aplicar a cuentas individuales o unidades organizativas. Las conservaciones no se pueden configurar exclusivamente en espacios de Chat. Sin embargo, puedes incluir mensajes en espacios de Chat de los que las cuentas retenidas sean miembros marcando una casilla cuando crees la conservación.
| Casilla sin marcar (opción predeterminada) | Casilla marcada |
|---|---|
|
Se conservan los siguientes mensajes:
Vault conserva los MD y los mensajes grupales enviados a un usuario sujeto a conservación, incluso si el usuario no responde o si el remitente es un usuario externo. |
Se conservan todos los mensajes cuando la casilla está sin marcar, además de los mensajes en los siguientes espacios:
Vault conserva todos los mensajes de un espacio de Chat si un usuario sujeto a conservación era miembro, incluso si no envió ningún mensaje. Si todos los usuarios sujetos a conservación abandonan un espacio de Chat, solo se incluirán en la conservación los mensajes enviados antes de que se fuera el último usuario sujeto a conservación. Si un usuario sujeto a conservación vuelve a unirse al espacio más tarde, todos los mensajes, incluidos los enviados cuando ningún usuario sujeto a conservación era miembro, se incluirán en la conservación. Nota: Las conservaciones no se aplican a los mensajes enviados en espacios de Chat que pertenecen a otra organización. |
Los mensajes borrados sujetos a conservación siempre son visibles en Vault, pero no para los usuarios
Cuando un usuario borra un mensaje sujeto a conservación, ya no puede acceder a él, pero el mensaje no se borra definitivamente. Como administrador de Vault con los privilegios adecuados, puedes buscar, obtener una vista previa y exportar el mensaje con Vault.
Cómo aplicar una conservación a los mensajes de Chat
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Asuntos.
- Si el asunto ya existe, haz clic en él para abrirlo. De lo contrario, crea un asunto:
- Haz clic en Crear.
- Ingresa un nombre para el asunto y, de forma opcional, una descripción.
- Haz clic en Crear.
- Haz clic en Conservaciones
Crear. - Ingresa un nombre único para la conservación.
- Haz clic en Elegir servicio Chat.
- Haz clic en Continuar.
Selecciona el alcance de la conservación:
- Cuentas específicas: Ingresa una o más direcciones de correo electrónico de cuentas o grupos.
Unidad organizativa: Selecciona una unidad organizativa.
Elige si quieres que la conservación incluya mensajes en espacios de Chat.
Haz clic en Continuar.
Haz clic en Crear.
Cómo editar una conservación en los mensajes de Chat
Puedes cambiar algunos parámetros de conservación, pero no el servicio (de Chat a otro servicio) ni el tipo de alcance (por ejemplo, de cuentas a una unidad organizativa).
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Asuntos y, luego, en el asunto que contiene la conservación.
Para cambiar las cuentas o las unidades organizativas que abarca la conservación, haz lo siguiente:
- Haz clic en Alcance.
Agrega o quita cuentas, o cambia la unidad organizativa.
Nota: No puedes agregar cuentas a una conservación que abarque una unidad organizativa, ni puedes agregar unidades organizativas a una conservación que abarque cuentas específicas.
Si quitas todas las cuentas, se te solicitará que borres la conservación.
Haz clic en Continuar.
Para cambiar si la conservación se aplica a los mensajes en espacios de Chat, haz lo siguiente:
- Haz clic en Alcance.
- Haz clic en
Incluir conversaciones en espacios de Chat.
Haz clic en Guardar.