เก็บรักษา Groups

เมื่อใช้โปรเจ็กต์ eDiscovery กับข้อมูล Google Workspace คุณสามารถใช้การคงไว้ชั่วคราว เพื่อเก็บรักษาข้อความใน Groups ไว้อย่างไม่มีกำหนดเพื่อปฏิบัติตามภาระหน้าที่ทางกฎหมายหรือการเก็บรักษาได้ ซึ่งจะใช้กับบางกลุ่มหรือทุกกลุ่มในองค์กรก็ได้ โดยการคงไว้ชั่วคราวจะลบล้างกฎการเก็บรักษา ดังนั้นข้อมูลที่มีการคงไว้ชั่วคราวจะได้รับการปกป้องจากกฎการกำกับดูแลข้อมูลปกติที่อาจลบข้อมูลออกโดยถาวร

ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับ Groups และการเก็บรักษา

ก่อนจะตั้งค่าการคงไว้ชั่วคราว เราขอแนะนำให้คุณอ่านหัวข้อเริ่มต้นใช้งานการคงไว้ชั่วคราวใน Google ห้องนิรภัยและตรวจสอบข้อความ Groups ที่รองรับในห้องนิรภัย

คงข้อความใน Groups ไว้ชั่วคราว

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกกรณี
3. หากมีกรณีอยู่แล้ว ให้คลิกเปิด หรือสร้างเคสโดยทำดังนี้
   1. คลิกสร้าง
   2. ป้อนชื่อของกรณีและใส่คำอธิบาย (ไม่บังคับ)
   3. คลิกสร้าง
4. คลิกการคงไว้ชั่วคราว สร้าง
5. ป้อนชื่อการคงไว้ชั่วคราวที่ไม่ซ้ำกัน
6. คลิกเลือกบริการ Groups
7. คลิกต่อไป

8. เลือกขอบเขตของการคงไว้ชั่วคราว ดังนี้

   • กลุ่มที่ระบุ -ป้อนอีเมลกลุ่มอย่างน้อย 1 รายการ

   • กลุ่มทั้งหมด - ระบบจะคงข้อความในกลุ่มทั้งหมดไว้ชั่วคราว

9. คลิกต่อไป

10. (ไม่บังคับ) ตั้งค่าเงื่อนไขสำหรับการระงับโดยทำดังนี้

    • วันที่ส่ง -ป้อนวันที่เพื่อจำกัดการระงับเฉพาะข้อความที่ส่งภายในวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด
      • หากต้องการคงข้อความที่ส่งในวันที่ที่ระบุหรือหลังจากนั้น ให้ป้อนเฉพาะ วันที่เริ่มต้น
      • หากต้องการระงับข้อความที่ส่งในวันที่หรือก่อนวันที่ที่ระบุ ให้ป้อนเฉพาะวันที่สิ้นสุด
      • หากต้องการระงับข้อความไม่ว่าข้อความจะถูกส่งเมื่อใด ให้ไม่ต้องป้อนวันที่เริ่มต้น หรือวันที่สิ้นสุด
    • คำหลัก -ป้อนข้อความค้นหาและ โอเปอเรเตอร์เพื่อ ใช้การคงไว้ชั่วคราวเฉพาะกับข้อความที่ตรงตามคำหลักเท่านั้น

11. คลิกสร้าง

แก้ไขการคงข้อความ Groups ไว้ชั่วคราว

คุณเปลี่ยนพารามิเตอร์การคงไว้ชั่วคราวได้ แต่จะเปลี่ยนบริการ (จาก Groups เป็น บริการอื่น) หรือประเภทขอบเขต (เช่น จากกลุ่มที่เฉพาะเจาะจงเป็นกลุ่มทั้งหมด) ไม่ได้

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกกรณี แล้วเลือกกรณีที่มีการคงไว้ชั่วคราว
3. สำหรับการคงไว้ชั่วคราวที่ใช้กับกลุ่มที่เฉพาะเจาะจง คุณสามารถเปลี่ยนกลุ่มที่อยู่ภายใต้การคงไว้ชั่วคราวได้โดยทำดังนี้
   1. คลิกขอบเขต
   2. เพิ่มหรือนำกลุ่มออก หากนำกลุ่มทั้งหมดออก ระบบจะแจ้งให้คุณ ลบการเก็บรักษาระหว่างดำเนินคดี
   3. คลิกต่อไป
4. หากต้องการเปลี่ยนช่วงวันที่ส่งหรือคำหลัก ให้คลิกเงื่อนไข
   • วันที่ส่ง - ขยายหรือจำกัดช่วงวันที่ของการคงไว้ชั่วคราว
   • คำหลัก -เพิ่มหรือนำข้อความค้นหาและโอเปอเรเตอร์ออกเพื่อเปลี่ยนข้อความที่ต้องคงไว้ชั่วคราว
5. คลิกบันทึก