Como parte de tus proyectos de descubrimiento electrónico de datos de Google Workspace, puedes usar conservaciones para preservar mensajes en Grupos de forma indefinida y cumplir con obligaciones legales o de conservación. Puedes aplicar una conservación a grupos específicos o a todos los grupos de tu organización. Las conservaciones anulan las reglas de retención, por lo que los datos conservados están protegidos de las reglas normales de administración de datos que, de lo contrario, podrían borrarlos definitivamente.
Información importante sobre los grupos y las conservaciones
Antes de configurar conservaciones, te recomendamos que leas Comienza a usar las conservaciones en Google Vault y revises los mensajes de Grupos admitidos en Vault.
Qué datos se pueden conservar
Datos que se conservan:
- Mensajes y sus archivos adjuntos en grupos que se envían cuando el historial de conversaciones está activado
Datos que no se conservan:
- Mensajes en grupos enviados cuando el historial de conversaciones está desactivado
- Mensajes que esperan aprobación en grupos moderados
- Archivos vinculados
- Mensajes en grupos borrados
Los mensajes de los grupos se borran cuando se elimina el grupo
Los mensajes borrados que se conservan siempre están visibles en Vault, pero no para los usuarios
Cuando un usuario borra un mensaje que está en conservación, ya no puede acceder a él, pero el mensaje no se borra definitivamente. Como administrador de Vault con los privilegios adecuados, puedes buscar, obtener una vista previa y exportar el mensaje con Vault.
Evita usar muchos términos o términos complejos para definir mejor una conservación
Para definir mejor los mensajes que abarca una conservación, puedes ingresar términos de búsqueda. Te recomendamos que primero definas tus conservaciones por grupos específicos y, luego, definas ese conjunto más pequeño con términos.
Cómo aplicar una conservación a los mensajes de Grupos
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Asuntos.
- Si el asunto ya existe, haz clic en él para abrirlo. De lo contrario, crea un asunto:
- Haz clic en Crear.
- Ingresa un nombre para el asunto y, de forma opcional, una descripción.
- Haz clic en Crear.
- Haz clic en Conservaciones
Crear. - Ingresa un nombre único para la conservación.
- Haz clic en Elegir servicio Grupos.
- Haz clic en Continuar.
Selecciona el alcance de la conservación:
- Grupos específicos: Ingresa una o más direcciones de correo electrónico de grupos.
Todos los grupos: Se retienen los mensajes de todos los grupos.
Haz clic en Continuar.
(Opcional) Establece las condiciones de la conservación:
- Fecha de envío: Ingresa fechas para limitar la conservación a los mensajes enviados dentro de las fechas de inicio y finalización.
- Para conservar los mensajes enviados en una fecha específica o después de ella, ingresa solo una fecha de inicio.
- Para conservar los mensajes enviados en una fecha específica o antes de ella, ingresa solo una fecha de finalización.
- Para conservar los mensajes sin importar cuándo se enviaron, no ingreses una fecha de inicio ni de finalización.
- Términos: Ingresa términos de búsqueda y operadores para aplicar la conservación solo a los mensajes que coincidan con los términos.
- Fecha de envío: Ingresa fechas para limitar la conservación a los mensajes enviados dentro de las fechas de inicio y finalización.
Haz clic en Crear.
Cómo editar una conservación de mensajes de Grupos
Puedes cambiar algunos parámetros de conservación, pero no puedes cambiar el servicio (Grupos a otro servicio) ni el tipo de alcance (como grupos específicos a todos los grupos).
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Asuntos y, luego, en el asunto que contiene la conservación.
- En el caso de las conservaciones que se aplican a grupos específicos, puedes cambiar los grupos que
abarca la conservación:
- Haz clic en Permiso.
- Agregar o quitar grupos Si quitas todos los grupos, se te solicitará que borres la conservación.
- Haz clic en Continuar.
- Para cambiar el período de envío o los términos, haz clic en Condiciones.
- Fecha de envío: Amplía o restringe el rango de fechas sujetas a conservación.
- Términos: Agrega o quita términos y operadores de búsqueda para cambiar los mensajes que están sujetos a la conservación.
- Haz clic en Guardar.