Servicios y tipos de datos admitidos

Los mensajes están disponibles para Vault en cuanto Gmail los recibe.

Para filtrar mensajes en reglas de retención, conservaciones y búsquedas, Gmail indexa aproximadamente 1 MB en total por mensaje. Un MB equivale a aproximadamente 250 páginas de texto. Si el texto del mensaje tiene menos de 1 MB y el mensaje tiene archivos adjuntos, estos se indexan hasta que se indexe 1 MB de datos totales.

En Vault, solo se pueden buscar los datos indexados, pero todo el mensaje y todos los elementos asociados, incluidos los archivos de Drive con hipervínculos (si se seleccionan), se incluyen en una exportación de Vault.

Gmail indexa los siguientes datos:

• Texto del mensaje: Hasta 250 páginas aproximadamente.
• Archivos basados en texto adjuntos directamente a un mensaje: Se puede indexar la mayoría de los archivos basados en texto, como PDF, XLSX y DOCX, que se adjuntan directamente a un mensaje. Estos archivos adjuntos están cubiertos por reglas de conservación y conservaciones. Los archivos adjuntos basados en texto se pueden buscar (si están indexados), se devuelven en los resultados de la búsqueda y se incluyen en las exportaciones.
• Otros archivos adjuntos o incorporados directamente en un mensaje: En el caso de los archivos de video, audio, imagen y binarios incluidos o adjuntos en los mensajes, se indexan los metadatos del archivo, como el nombre, pero no el contenido.

Vault admite archivos adjuntos o incorporados directamente en un mensaje. Las reglas de retención y las conservaciones se aplican a los archivos de video, audio, imagen y binarios incorporados o adjuntos a los mensajes. Se devuelven en los resultados de la búsqueda y se incluyen en las exportaciones.

¿Qué hipervínculos se admiten?

• Hipervínculos a archivos de Drive: Si un usuario compartió un archivo de Drive incluyendo un vínculo al archivo en un mensaje de Gmail, el archivo con hipervínculo no se incluye cuando conservas, retienes o buscas mensajes de Gmail. Sin embargo, puedes exportar archivos de Drive con hipervínculos según los hipervínculos que se encuentren en los cuerpos de los mensajes de tu exportación de Gmail. Para obtener más información, consulta ¿Qué hipervínculos de Drive se pueden exportar y cuáles no? (más adelante en esta página).

  Nota: Exportar archivos de Drive con hipervínculos puede aumentar significativamente los volúmenes de recopilación.

• Hipervínculos a contenido de otros servicios de Google: Vault no admite hipervínculos a contenido almacenado en otros productos de Google, como YouTube y Google Fotos.

¿Qué hipervínculos de Drive se pueden exportar y cuáles no?

Para que se puedan exportar, deben cumplir con los siguientes requisitos:

• El archivo debe existir en Drive y debe ser de un tipo de archivo compatible con Drive.

  Para obtener más información, consulta Archivos de Drive y Meet compatibles con Vault.

• El administrador de Vault necesita permiso para exportar el archivo. Para tener permiso, sigue estos pasos:
  • El propietario del correo electrónico que contiene el vínculo tiene acceso al archivo de Drive y está dentro del alcance del administrador de Vault. O bien, el propietario del archivo de Drive está dentro del alcance del administrador de Vault.
  • Si el archivo de Drive se borra, se conserva o se retiene, el propietario del archivo de Drive debe estar dentro del alcance del administrador de Vault.

No se pueden exportar algunos hipervínculos de Drive. Por ejemplo, no puedes exportar hipervínculos públicos, como páginas publicadas de Google Sites y vínculos de Formularios de Google que se pueden enviar. Tampoco puedes exportar algunos hipervínculos que están en un formato de vínculo de Drive heredado.

¿Quién puede acceder a los archivos de exportación de hipervínculos de Drive?

Solo los administradores avanzados y los administradores de unidades organizativas raíz pueden acceder a todos los archivos de exportación de hipervínculos de Drive. Los administradores de unidades organizativas secundarias solo pueden descargar archivos de las exportaciones de hipervínculos de Drive que hayan creado.

Los usuarios pueden enviar mensajes de correo electrónico con algunos servicios principales además de Gmail. Por ejemplo:

• Calendario: Invitaciones salientes y mensajes enviados con la opción Enviar correo electrónico a los invitados en Calendario
• Drive: Es el contenido de los mensajes que se envían cuando los usuarios comparten archivos en Drive.
• Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos de Google: Mensajes que envía la app cuando los usuarios envían archivos por correo electrónico como archivos adjuntos
• Formularios: Mensajes de correo electrónico que contienen formularios o vínculos a formularios
• Keep: Mensajes de correo electrónico que se envían cuando los usuarios comparten notas en Keep

Cuando los usuarios envían mensajes a través de servicios principales que no son Gmail, los mensajes salientes no se almacenan de forma predeterminada en las carpetas de mensajes enviados de Gmail de los usuarios. A menos que un administrador de Google Workspace configure el almacenamiento integral de mensajes, que guarda estos mensajes en las carpetas de enviados de los usuarios, Vault no tiene acceso a ellos. Sin el almacenamiento de mensajes integral, las reglas de retención y las conservaciones de Vault no se aplican a estos mensajes, y estos no se devuelven en una búsqueda de Vault.

Nota: El almacenamiento integral de correos electrónicos solo se aplica a los servicios principales de Google Workspace. Algunos servicios adicionales de Google pueden enviar mensajes de correo electrónico para los usuarios. Es posible que los mensajes enviados por esos servicios no se almacenen en la carpeta de mensajes enviados de los usuarios y que no estén disponibles para Vault.

Los mensajes de correo electrónico dinámico contienen lenguaje de marcado que muestra contenido AMP en Gmail. Otros productos de Google pueden enviar mensajes que incluyan contenido de Accelerated Mobile Pages (AMP), y los usuarios de tu organización podrían recibir mensajes de correo electrónico dinámicos de remitentes externos.

Con el correo electrónico dinámico, un usuario de Gmail puede, por ejemplo, hacer lo siguiente:

• Revisa los comentarios de Documentos de Google tal como existen en el momento en que el usuario abre el mensaje de notificación en Gmail.
• Responde y resuelve los comentarios sin abrir el documento.
• Responder invitaciones del Calendario y encuestas

La fuente original de un mensaje de correo electrónico dinámico contiene 3 tipos de contenido similar:

• Texto sin formato (para clientes de correo electrónico que solo muestran texto sin formato)
• HTML (para clientes de correo electrónico que no muestran contenido dinámico)
• Lenguaje de marcado de AMP: Cuando un usuario de Gmail abre el mensaje, obtiene el contenido AMP dinámico e interactivo. El lenguaje de marcado de AMP puede recuperar cualquier actualización en el momento en que se abre el mensaje y mostrarla de inmediato al usuario.

Debido a la naturaleza dinámica de estos mensajes, el contenido que se muestra en Gmail puede cambiar con el tiempo. Por ejemplo, una notificación de comentario de un documento de Google activo puede ser diferente cada vez que el usuario vuelve a abrir el mismo mensaje durante varios días.

Compatibilidad de Vault con los mensajes de correo electrónico dinámicos

• Retención y conservaciones: Las reglas de retención y las conservaciones de Vault preservan el lenguaje de marcado HTML, el texto sin formato y el lenguaje de marcado AMP que se incluyen en un mensaje de correo electrónico dinámico. Vault no puede conservar el contenido dinámico que se podría recuperar y mostrar cuando el usuario abre un mensaje de correo electrónico dinámico.
• Búsqueda: Vault puede buscar texto sin formato y HTML en un mensaje de correo electrónico dinámico. Sin embargo, el lenguaje de marcado AMP y el contenido AMP no se indexan ni se pueden buscar.
• Vista previa: Cuando obtienes una vista previa de un mensaje de correo electrónico dinámico, Vault muestra la versión HTML del mensaje. Haz clic en Mostrar original para ver todas las partes del mensaje, incluido el lenguaje de marcado de AMP.
• Exportar: Cuando exportas mensajes de correo electrónico dinámicos, se incluyen todos los lenguajes de marcado de texto sin formato, HTML y AMP en la exportación.

Vault no puede determinar si los usuarios de Gmail realmente recibieron contenido dinámico cuando abrieron un mensaje que incluye lenguaje de marcado de AMP. Gmail no muestra contenido dinámico en las siguientes situaciones:

• Un administrador desactiva el correo electrónico dinámico para tu organización.
• Los usuarios cambian su configuración de Gmail para desactivar los correos electrónicos dinámicos.

Cuando se desactiva el correo electrónico dinámico, Gmail no muestra el contenido AMP. Sin embargo, el lenguaje de marcado de AMP se sigue incluyendo en la fuente del mensaje y está disponible en Vault.

El modo confidencial de Gmail permite que los usuarios restrinjan el acceso de los destinatarios a contenido sensible de los correos electrónicos. Esta función está disponible para las organizaciones que la activen y para las cuentas personales de Gmail.

Cuando un usuario envía un mensaje confidencial, Gmail reemplaza el cuerpo del mensaje y los archivos adjuntos por un vínculo. Solo se envían el asunto y el vínculo a través de SMTP.

Mensajes en modo confidencial enviados por usuarios de tu organización

Si tu organización habilita el modo confidencial de Gmail, Vault puede conservar, retener, buscar y exportar los mensajes en modo confidencial que envíen los usuarios de tu organización después del 30 de noviembre de 2018.

Los mensajes están disponibles para Vault incluso cuando el remitente establece una fecha de vencimiento o revoca el acceso de los destinatarios a los mensajes del modo confidencial.

Mensajes en modo confidencial de remitentes externos

Incluso si tu organización no habilita el modo confidencial de Gmail, es posible que tus usuarios reciban mensajes en modo confidencial de usuarios de otras organizaciones o cuentas personales de Gmail.

Puedes conservar, retener, buscar y exportar los encabezados y los asuntos de los mensajes confidenciales externos. Sin embargo, no puede exportar el contenido o los archivos adjuntos de los mensajes confidenciales externos ni buscar contenido en ellos.

Cómo trabajar con mensajes en modo confidencial

Cómo trabajar con mensajes en modo confidencial

Vault admite los mensajes en modo confidencial de la siguiente manera:

• Vault devuelve los mensajes confidenciales internos que coinciden con tu búsqueda.
• Cuando obtienes una vista previa de los mensajes, el contenido se oculta de forma predeterminada. Tienes la opción de mostrar el contenido en la vista previa.
• Cuando imprimes o exportas mensajes, puedes excluir el contenido de los mensajes confidenciales. Cuando eliges esta opción, se imprimen o exportan los encabezados, el remitente, el destinatario y otros metadatos, pero no el contenido del mensaje confidencial.
• Puedes exportar un mensaje confidencial desde la organización del remitente, pero no desde la del destinatario.
• Vault puede extraer hipervínculos de Drive agregados a mensajes confidenciales cuando se exportan desde la organización del remitente, pero no puede extraer hipervínculos recibidos de organizaciones externas.
• Para buscar, conservar o retener exclusivamente mensajes confidenciales, usa el término label:confidentialmode.

Los datos de Gmail de un usuario pueden incluir 3 tipos de borradores de mensajes:

• Mensajes no enviados en la carpeta Borradores: Estos mensajes se procesan como otros mensajes de Gmail. Están sujetos a conservaciones y reglas de retención cuando no se excluyen los borradores. También se incluyen en los resultados de la búsqueda, a menos que los excluyas.

  Nota: Las plantillas de correo electrónico se tratan como mensajes en borrador. Si una regla de retención borra los borradores de mensajes después de un tiempo establecido, también se borran las plantillas.

• Borradores descartados: Un borrador descartado es un mensaje que un usuario descarta sin enviar. Estos mensajes se quitan de inmediato de la vista del usuario, Gmail aplica la etiqueta ^deleted y se borran definitivamente 30 días después de que se descartan. Estos mensajes no están sujetos a conservaciones ni reglas de retención, pero están disponibles para su búsqueda y exportación hasta que se borren definitivamente.
• Versiones de borradores de mensajes guardadas automáticamente: Cuando un usuario redacta un mensaje, Gmail guarda automáticamente una versión cada vez que el usuario hace una pausa de unos segundos. Solo la versión más reciente de un borrador de mensaje es visible para el usuario. Las versiones anteriores están disponibles para que Vault las busque y exporte, pero no están sujetas a conservaciones ni reglas de retención.

  Las versiones guardadas automáticamente permanecen disponibles para Vault hasta que se borran, incluso después de que el usuario envía el mensaje. Las versiones de los mensajes en borrador que generan la mayoría de los clientes de Google Gmail (como Gmail para la Web, Gmail para iPad y iPhone, y Gmail para Android) se borran 1 día después de que Gmail las guarda. En algunos casos, como con los clientes IMAP de terceros, las versiones de los borradores de mensajes se borran después de 30 días.

Si solo te interesan los mensajes que los usuarios enviaron y recibieron, puedes excluir los borradores de las reglas de retención, las conservaciones, los resultados de la búsqueda y las exportaciones. Excluir las versiones guardadas automáticamente puede facilitar el procesamiento de datos, ya que no tendrás versiones similares del mismo mensaje.

Gmail usa etiquetas generadas por el sistema para categorizar los mensajes y etiquetas visibles para los usuarios, de modo que puedan ordenar los mensajes en sus bandejas de entrada. Gmail podría aplicar la etiqueta finance generada por el sistema a los mensajes que provienen del banco de un usuario y la etiqueta travel generada por el sistema a los mensajes que incluyen reservas de hotel.

Los usuarios pueden crear y aplicar etiquetas visibles para los usuarios. A veces, estas etiquetas pueden coincidir con las generadas por el sistema. Cuando los 2 tipos de etiquetas coinciden, Vault aplica reglas de retención, conservaciones y búsquedas a los mensajes con la etiqueta creada por el usuario y no a los mensajes con la etiqueta idéntica generada por el sistema. Si creas una regla de conservación, una conservación o una búsqueda basada en una etiqueta, es posible que incluyas o excluyas más mensajes de los que deseas.

Ejemplo

Tu organización debe conservar todos los datos relacionados con las finanzas corporativas durante 7 años, y se producen las siguientes acciones:

• Se les indica a los empleados que creen una etiqueta, finance, y la apliquen a los mensajes que incluyan información financiera corporativa.
• Los empleados reciben los resúmenes de sus tarjetas de crédito corporativas por correo electrónico en sus cuentas de trabajo. No aplican la etiqueta finance creada por el usuario, pero Gmail aplica la etiqueta finance generada por el sistema a estos mensajes.

En este caso, una regla de retención que incluya mensajes con label:finance solo conservará los mensajes etiquetados por el usuario y no los mensajes con la etiqueta generada por el sistema que tengan los resúmenes de las tarjetas de crédito corporativas de los empleados. Del mismo modo, una búsqueda que incluya mensajes con label:finance solo mostrará los mensajes etiquetados por el usuario y no los que tengan la etiqueta generada por el sistema que contengan los resúmenes de cuenta bancaria personales de los empleados.

Etiquetas comunes generadas por el sistema

• personal
• social
• promotion
• promos
• updates
• forums
• travel
• purchases
• finance
• all
• buzz
• chat
• chats
• done
• draft
• drafts
• important
• inbox
• lowpriority
• low_priority
• mute
• muted
• pinned
• read
• reminder
• reminders
• scheduled
• sent
• snoozed
• spam
• phishing
• star
• starred
• task
• tasks
• trash
• trips
• unimportant
• unread
• voicemail
• saved

Vault puede retener, conservar, buscar y exportar los siguientes elementos almacenados en Drive y en unidades compartidas:

• Versiones de archivos de Documentos de Google, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios, nueva versión de Sites, Dibujos, Vids y Pics de Google

  Para obtener más información sobre las versiones, consulta Cómo buscar en el historial de revisión de un archivo.

• Grabaciones de Google Meet y registros de la reunión asociados de chat, transcripciones, preguntas y respuestas, y encuestas, y notas tomadas por Gemini (obtén más información sobre las grabaciones de Meet)
• Archivos de Jamboard que se guardaron en las unidades de Drive de los usuarios
• Archivos que no son de Google y que los usuarios subieron a Drive (obtén más información sobre los datos que se buscan)
• Archivos encriptados con la encriptación del cliente de Google Workspace

Vault ignora lo siguiente:

• Carpetas de Drive
• Accesos directos de Drive
• Secuencias de comandos de Google Apps Script y sus flujos de trabajo asociados

En algunos editores de Documentos de Google, los usuarios pueden vincular un archivo a otro. Por ejemplo, en un documento de Documentos de Google, puedes insertar un gráfico vinculado a los datos de una hoja de cálculo de Google. Cada vez que se actualiza la hoja de cálculo, también se actualiza el gráfico del documento.

Nota: La función IMAGE de Hojas de cálculo de Google puede hacer referencia a una imagen por URL, como "https://www.example.com/images/logo.jpg". En este caso, cuando obtienes una vista previa o exportas una hoja de cálculo en Vault, la imagen se recupera en tiempo real de la fuente. En el caso de las imágenes subidas o insertadas en la hoja de cálculo, Vault almacena y muestra la imagen disponible en el momento especificado en tu consulta.

Los archivos vinculados no se incluyen automáticamente en las reglas de retención, las conservaciones ni los resultados de la búsqueda que se aplican a los archivos que los vinculan. Los archivos vinculados se incluyen solo cuando también coinciden con el alcance y las condiciones. Por ejemplo, cuando buscas archivos en Drive, Vault solo devuelve los archivos que coinciden con tus criterios de búsqueda. Si esos archivos están vinculados a otros que no coinciden con tu consulta, los archivos vinculados no se incluirán en los resultados.

Los archivos que pertenecen a usuarios ajenos a tu organización y que se comparten con tus usuarios no están sujetos a las conservaciones ni a las reglas de retención de tu organización.

Sin embargo, puedes buscar y exportar archivos compartidos con tus usuarios desde fuentes externas si se puede acceder a ellos en el momento de la búsqueda o exportación.

Vault solo puede conservar, retener y buscar mensajes de Grupos de Google que tengan activado el historial de conversaciones. Los propietarios de grupos pueden activar o desactivar el historial de conversaciones de sus grupos. Si el propietario de un grupo crea un grupo con el historial de conversaciones desactivado, los mensajes no estarán disponibles para Vault a través de Grupos. Es posible que los mensajes estén disponibles en los buzones de Gmail de los usuarios (como mensajes recibidos o enviados).

Si el propietario de un grupo activa o desactiva el historial de conversaciones de un grupo existente, solo los mensajes que se enviaron cuando el historial de conversaciones estaba activado estarán disponibles para Vault.

Los mensajes están disponibles para Vault en cuanto se publican en un grupo, a menos que el propietario del grupo decida moderarlos. Los mensajes moderados no están disponibles para Vault hasta que un moderador los aprueba. Una vez que se aprueban, están disponibles para su retención, conservación, búsqueda y exportación, como cualquier otro mensaje.

Para el filtrado de mensajes en las reglas de retención, las conservaciones y la búsqueda, Grupos indexa aproximadamente 1 MB en total por mensaje. Un MB equivale a aproximadamente 250 páginas de texto. Si el texto del mensaje tiene menos de 1 MB y el mensaje tiene archivos adjuntos basados en texto, estos se indexan hasta que se indexe 1 MB de datos totales.

Grupos indexa los siguientes datos:

• Texto del mensaje: Hasta 250 páginas aproximadamente.
• Archivos basados en texto adjuntos directamente a un mensaje: Se puede indexar la mayoría de los archivos basados en texto, como PDF, XLSX y DOCX, que se adjuntan directamente a un mensaje. Estos archivos adjuntos están cubiertos por reglas de conservación y conservaciones. Los archivos adjuntos basados en texto se pueden buscar (si están indexados), se devuelven en los resultados de la búsqueda y se incluyen en las exportaciones.
• Otros archivos adjuntos o incorporados directamente en un mensaje: En el caso de los archivos de video, audio, imagen y binarios incluidos o adjuntos en los mensajes, se indexan los metadatos del archivo, como el nombre, pero no el contenido.

Debes activar el historial para conservar, retener, buscar y exportar mensajes directos (MD) y mensajes grupales. Un administrador de Google Workspace puede controlar si el historial está activado o desactivado, o bien permitir que los usuarios decidan.

Cuando un usuario comparte un archivo almacenado en Drive, como un documento, una hoja de cálculo o un PDF, Chat inserta un vínculo en lugar de adjuntar una copia del archivo al mensaje. Como el archivo original se almacena en Drive, no se conserva cuando conservas los mensajes de chat, no se retiene cuando aplicas una conservación a los datos de Chat ni se devuelve en una búsqueda de Chat. Puedes buscar por la URL del archivo, pero Vault no indexa el título ni el contenido del archivo.

Para otros tipos de archivos adjuntos directamente a un mensaje de Chat, sigue estos pasos:

• Los archivos se incluyen en las reglas de retención y conservaciones de Chat, y se asocian con el mensaje al que se adjuntan.
• Vault indexa el nombre y el propietario del archivo para la búsqueda. Vault también indexa el contenido de la mayoría de los tipos de archivos basados en texto (por ejemplo, archivos con extensiones .pdf, .xslx y .docx).

Tu administrador de Google Workspace puede permitir que los usuarios de tu organización chateen con usuarios externos. Cuando se permite, un usuario externo y un usuario de tu organización pueden intercambiar MD, y los usuarios externos pueden participar en mensajes grupales y espacios. En estos contextos, los mensajes que se envían a usuarios externos y los que se reciben de ellos están sujetos a las reglas de retención y las conservaciones de tu organización.

Si los usuarios de tu organización participan en mensajes grupales y espacios que pertenecen a otra organización, esos mensajes no estarán disponibles para tu organización a través de Vault para su retención, conservación, búsqueda o exportación.

Cuando se invita a un usuario a un espacio de Chat, puede obtener una vista previa de los mensajes del espacio antes de unirse. A menos que el usuario se una al espacio, los mensajes que haya previsualizado no se incluirán cuando conserves, retengas o busques los datos de Chat de ese usuario.

Los usuarios pueden agregar formato de texto enriquecido a los mensajes de Chat, como negrita, cursiva, tachado o subrayado. Ese formato no se conserva en la exportación de datos de Vault.

Vault admite chats de la versión clásica de Hangouts y Google Talk. Puedes conservar, buscar y colocar retenciones en los siguientes elementos:

• Versión clásica de Hangouts con el historial activado Los administradores de Google Workspace pueden controlar si el historial está activado o desactivado, o bien permitir que los usuarios lo decidan. Para obtener más información, consulta Historial de chat. Vault puede acceder a todos los chats que se producen en Gmail y en las apps de la versión clásica de Hangouts para dispositivos móviles cuando el historial está activado.
• Chats de Google Talk que se registran Los administradores de Google Workspace no pueden forzar que los chats se registren. Sin embargo, pueden desactivar el historial de chat de una organización.

• Los mensajes del archivo de Gmail se marcarán como borrados después del 1 de enero de 2023. Esto significa que todos los mensajes se borrarán de forma definitiva después de que venza el período de retención, a menos que estén protegidos por una regla de retención o conservación de Chat.
• Los mensajes nuevos que se envíen después del 1 de enero de 2023 no se sincronizarán con Gmail desde la versión clásica de Hangouts.
• Los administradores pueden seguir usando Vault para buscar y exportar mensajes de la versión clásica de Hangouts sincronizados con Gmail, siempre y cuando no se hayan borrado, incluso después del 1 de enero de 2023.

Los siguientes detalles de los chats de la versión clásica de Hangouts están disponibles para Vault:

• Todos los usuarios que participaron en el chat.
• Todos los mensajes que se intercambiaron durante el chat, además de los vínculos a los archivos adjuntos
• Nombres de las conversaciones grupales de la versión clásica de Hangouts (Los participantes tienen la opción de nombrar un Hangout de grupo). No se pueden nombrar los chats entre dos usuarios.
• La hora en que comenzó y finalizó el chat

Los siguientes datos no están disponibles para Vault:

• Invitaciones de chat no aceptadas Si un usuario no participa en un chat, no se conservan los mensajes que se le envían.
• Videollamadas
• Chats que se producen en Documentos de Google
• Imágenes, videos y archivos de audio adjuntos que se enviaron en la versión clásica de Hangouts

Vault agrupa todos los mensajes de la versión clásica de Hangouts en una sola conversación. Los mensajes se agregan continuamente al hilo hasta que ocurre lo siguiente:

• Transcurrieron tres horas desde que se envió el último mensaje de chat.
• La conversación tiene más de 1,000 mensajes.

Cuando exportas un mensaje de la versión clásica de Hangouts, se incluye toda la conversación en el archivo de exportación que descargas.

Para que Vault pueda retener, buscar, conservar o exportar los datos de Voice de un usuario, este debe tener una licencia de Voice Standard o Premier. Para obtener más información, consulta Comparación de suscripciones a Voice.

Para los mensajes de texto, el usuario de Voice debe tener un número de teléfono que admita el envío de mensajes de texto. Más información

Vault no admite la conservación ni la retención de datos de Voice para cuentas con licencias de Usuario archivado.

Vault puede retener, conservar, buscar y exportar la mayoría de los siguientes datos de Voice:

• Mensajes de texto
• Mensajes de voz y sus transcripciones
• Registros de llamadas
• Grabaciones de llamadas (no se pueden buscar, pero sí exportar) Para obtener más detalles, consulta Cómo conservar y exportar grabaciones de llamadas).

Los siguientes datos de Voice no están disponibles para Vault:

• Datos de voz creados antes del 5 de junio de 2019 (GMT-7)
• Mensajes de texto, mensajes de voz y sus transcripciones, o registros de llamadas que involucren un número de teléfono asignado a más de un usuario

En los países o regiones admitidos, los usuarios de Voice pueden intercambiar mensajes de texto con otros usuarios de Voice y con números de teléfono que no sean de Google. Vault controla los mensajes de texto de la siguiente manera:

• Los mensajes de texto que se intercambian entre los participantes en un día se agrupan en una conversación. Para Vault, el día comienza a las 12:00 a.m. (GMT-7) y termina a las 11:59 p.m. (GMT-7).
• Cuando una conversación supera los 500 mensajes o los 4 MB (sin incluir los archivos adjuntos), Vault la divide en grupos de mensajes más pequeños para obtener una vista previa y exportarla.
• La fecha de la última modificación de una conversación se basa en el momento en que se envió el último mensaje de la conversación. La fecha de la última modificación no se ve afectada cuando un usuario borra un mensaje.

• Solo la nueva versión de Sites: Vault solo admite los sitios creados en la nueva versión de Sites. Los sitios creados en la versión clásica de Sites no se almacenan en Drive y no están disponibles para Vault.
• Sitios externos: Los sitios que se comparten con tus usuarios desde una organización externa no están sujetos a las reglas de conservación ni a las conservaciones de tu organización. Puedes buscar sitios externos compartidos con tus usuarios, pero debes hacerlo por cuentas, unidades organizativas o unidades compartidas específicas. No puedes buscar sitios externos por URL publicada.

• Contenido incorporado e hipervínculos: Un sitio puede constar de muchas partes, como el sitio en sí, una página que forma parte del sitio, texto, imágenes, código incorporado, archivos incorporados e hipervínculos a otro contenido.

  Las reglas de retención y las conservaciones se aplican solo al sitio, sus páginas, el texto de las páginas, las imágenes subidas y el código incorporado. Las reglas de retención o las conservaciones no abarcan los archivos incorporados, los hipervínculos ni otros elementos que no formen parte del archivo del sitio.

  Puedes obtener una vista previa de los hipervínculos. También puedes obtener una vista previa de los archivos incorporados si se admite la vista previa, como una hoja de cálculo o un documento incorporados, y tienes privilegios de acceso al archivo. Sin embargo, las exportaciones no incluyen el contenido de los hipervínculos ni de los archivos incorporados.

Fecha de creación

La fecha de creación de un sitio es la fecha en que un usuario crea un sitio nuevo. La fecha de creación no cambia cuando el usuario agrega páginas nuevas.

Fecha de la última modificación

La fecha de última modificación de un sitio se actualiza cada vez que se edita, borra o crea el sitio, una página que forma parte de él, texto, imágenes o código incorporado. Cuando los usuarios incorporan archivos de Google y videos de YouTube, o bien otro contenido con una URL, se actualiza la fecha de la última modificación. Sin embargo, si el contenido incorporado cambia, la fecha de la última modificación del sitio no se actualiza.

Vault puede retener, conservar, buscar y exportar los siguientes eventos de Calendario:

• Eventos del calendario principal, incluidos los eventos habituales, los eventos fuera de la oficina, el horario dedicado y las citas reservadas
• Versiones de los eventos del calendario principal Para obtener más información, consulta Cómo buscar en el historial de revisiones de un evento.

Vault no conserva recordatorios, tareas, ubicaciones de trabajo, citas no reservadas ni eventos de calendarios secundarios, como calendarios de días festivos o de grupos.

La siguiente información se aplica a las reglas de retención, las conservaciones, la búsqueda y la exportación de la app de Gemini:

• Vault puede retener, conservar, buscar y exportar las instrucciones que ingresan los usuarios y las respuestas que genera la app de Gemini.
• Vault no conserva, retiene, busca ni exporta los archivos multimedia ni las Gems que los usuarios adjuntan a las instrucciones de la app de Gemini, ni los archivos multimedia generados con la app de Gemini como parte de su respuesta a los usuarios.

La siguiente información se aplica a Gemini en Workspace:

• Vault puede exportar las instrucciones que ingresan los usuarios y las respuestas, incluidas las imágenes, que genera Gemini en Workspace.
• Vault no retiene, conserva, busca ni obtiene una vista previa de ningún dato de Gemini en Workspace.