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Configura el almacenamiento total del correo electrónico

Como administrador, puedes asegurarte de que se almacene una copia de todos los mensajes enviados o recibidos en tu dominio (incluidos los mensajes enviados o recibidos por buzones de correo que no sean de Gmail) en los buzones de Gmail de los usuarios asociados.

Almacenamiento total del correo electrónico y Vault

Si tu organización usa Vault, te recomendamos configurar el almacenamiento total del correo electrónico para garantizar que Vault tenga acceso completo a los mensajes de correo electrónico de tu organización:

Los usuarios pueden enviar mensajes de correo electrónico con otros servicios principales de Google Workspace, además de Gmail. Por ejemplo:

Calendario: Invitaciones salientes y mensajes enviados con la opción Enviar correo electrónico a los invitados en el Calendario para computadoras
Drive: Es el contenido de los mensajes que se envían cuando los usuarios comparten archivos, transfieren la propiedad de estos o los comentan en Drive.
Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos de Google: Son mensajes que envía la app cuando los usuarios envían archivos por correo electrónico como archivos adjuntos o cambian las aprobaciones de los archivos.
Formularios: Son mensajes de correo electrónico que contienen formularios o vínculos a formularios.
Keep: Son los mensajes de correo electrónico que se envían cuando los usuarios comparten notas en Keep.

El almacenamiento integral de correos electrónicos garantiza que los mensajes enviados por otros servicios principales aparezcan en las carpetas de mensajes enviados de los usuarios y, por lo tanto, Vault pueda acceder a ellos.

Nota: El almacenamiento integral de correos electrónicos solo se aplica a los servicios principales de Google Workspace. Es posible que los servicios adicionales de Google puedan enviar mensajes de correo electrónico en nombre de los usuarios. Es posible que los mensajes que envían esos servicios no se almacenen en la carpeta de mensajes enviados de los usuarios y que no estén disponibles para Vault.

En el caso de las organizaciones que redireccionan mensajes a servidores de correo electrónico que no son de Gmail, puedes configurar el almacenamiento total del correo electrónico para garantizar que todos los mensajes se almacenen en los buzones de Gmail y estén disponibles para Vault.
También puedes configurar esta opción si tienes un sistema que no es de Gmail y que usa el servicio de retransmisión de SMTP para enrutar mensajes en nombre de tus usuarios (por ejemplo, para sistemas de seguimiento de tickets, bases de datos de errores o sistemas de notificaciones automáticas) y quieres mostrar los mensajes en los buzones de Gmail de tus usuarios. Esto es fundamental para almacenar mensajes en Google Vault para todos los usuarios que habiliten la retransmisión de SMTP.

Consideraciones antes de habilitar el almacenamiento integral de correos electrónicos

Antes de habilitar el almacenamiento integral de correos electrónicos, debes revisar con atención algunas consideraciones importantes:

No debes habilitar el almacenamiento integral de correos electrónicos si tienes reglas de enrutamiento de cumplimiento que cambian el destinatario (y no quieres que el destinatario original reciba una copia del correo electrónico).
Cuando tienes habilitado el servicio de retransmisión de SMTP, los buzones de correo de los usuarios conservarán una copia del mensaje en la carpeta de enviados (por ejemplo, cuando se envía un correo electrónico desde un escáner) si está habilitado el almacenamiento integral de correos electrónicos. Esto puede hacer que las cuentas superen los límites de almacenamiento si la edición de tu cuenta tiene límites de almacenamiento. Compara las ediciones.
Debes habilitar el almacenamiento de correo electrónico integral si solo usas Gmail para la función de Vault y reenvías correos electrónicos a tu servidor de correo electrónico local o a otro proveedor de correo electrónico.