Como parte de tus proyectos de descubrimiento electrónico de datos de Google Workspace, puedes usar conservaciones para preservar los mensajes de Gmail de forma indefinida y cumplir con las obligaciones legales o de conservación. Puedes aplicar una conservación a cuentas individuales o a todas las cuentas de una unidad organizativa. Las conservaciones anulan las reglas de retención, por lo que los datos en conservación están protegidos de las reglas normales de administración de datos que, de lo contrario, podrían borrarlos.
Información importante sobre las conservaciones de Gmail
Antes de configurar conservaciones, te recomendamos que leas Comienza a usar las conservaciones en Google Vault y revises los mensajes de Gmail compatibles con Vault.
Qué datos se pueden conservar
Cubierto:
- Mensajes y sus archivos adjuntos enviados, recibidos o redactados por los usuarios de tu organización
- Mensajes en modo confidencial enviados por usuarios de tu organización
No se incluye lo siguiente:
- Archivos vinculados
- Diseños de correos electrónicos
- Mensajes enviados a través de otros servicios de Google, como Calendario o Documentos de Google, a menos que esté activado el almacenamiento integral de mensajes
- Contenido dinámico en mensajes dinámicos
- Borradores descartados y versiones de borradores guardadas automáticamente
Los mensajes borrados que se conservan siempre están visibles en Vault, pero no para los usuarios
Cuando un usuario borra un mensaje que está en conservación, ya no puede acceder a él, pero el mensaje no se borra definitivamente. Como administrador de Vault con los privilegios adecuados, puedes buscar, obtener una vista previa y exportar el mensaje con Vault.
Evita usar muchos términos o términos complejos para definir mejor una conservación
Para definir mejor los mensajes que abarca una conservación, puedes ingresar términos de búsqueda. Te recomendamos que primero definas mejor tus conservaciones por cuentas (usuarios específicos o unidades organizativas más pequeñas) y, luego, definas mejor ese conjunto más pequeño con términos.
En casos excepcionales, es posible que el sistema de procesamiento de políticas de Google no se escale si estableces muchas conservaciones de alcance amplio que tengan conjuntos complejos de términos para definir mejor los mensajes en conservación. Por ejemplo, es posible que alcances el límite si estableces varias conservaciones con alcances que incluyan más de 100,000 cuentas y que definas con términos complejos, como varios alias y muchas declaraciones AND/OR. Si esto sucede, es posible que se bloquee temporalmente a tu organización para que no cree políticas de administrador para Google Workspace, como agregar usuarios nuevos o aplicar reglas de seguridad nuevas.
Cómo conservar mensajes de Gmail
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Asuntos.
Si el asunto ya existe, haz clic en él para abrirlo. De lo contrario, crea un asunto:
- Haz clic en Crear.
- Ingresa un nombre para el asunto y, de forma opcional, una descripción.
- Haz clic en Crear.
Haz clic en Conservaciones
Crear.Ingresa un nombre único para la conservación.
Haz clic en Elegir servicio
Gmail.Haz clic en Continuar.
Selecciona el alcance de la conservación:
- Cuentas específicas: Ingresa una o más direcciones de correo electrónico de cuentas o grupos.
Unidad organizativa: Selecciona una unidad organizativa.
Nota: Te recomendamos que no selecciones la unidad organizativa superior. No podrás borrar ninguna cuenta de Google Workspace de tu organización. Más información
Haz clic en Continuar.
(Opcional) Establece las condiciones de la conservación:
- Fecha de envío: Ingresa fechas para limitar la conservación a los mensajes enviados dentro de las fechas de inicio y finalización.
- Para conservar los mensajes enviados en una fecha específica o después de ella, ingresa solo una fecha de inicio.
- Para conservar los mensajes enviados en una fecha específica o antes de ella, ingresa solo una fecha de finalización.
- Para conservar los mensajes sin importar cuándo se enviaron, no ingreses una fecha de inicio ni de finalización.
Términos: Ingresa términos de búsqueda y operadores para aplicar la conservación solo a los mensajes que coincidan con los términos.
Nota:
- Cuando una cuenta de usuario está dentro del alcance de la conservación, no se puede borrar hasta que se quite la conservación, incluso si ninguno de sus mensajes coincide con los términos. Si estableces una conservación en la unidad organizativa superior y la defines con términos, no podrás borrar ningún usuario.
- No puedes usar
is:chatpara aplicar una conservación de Gmail a los mensajes de Google Chat. Para conservar los mensajes de chat, establece una conservación de Chat.
- Fecha de envío: Ingresa fechas para limitar la conservación a los mensajes enviados dentro de las fechas de inicio y finalización.
Haz clic en Crear.
Cómo editar una conservación de mensajes de Gmail
Puedes cambiar algunos parámetros de conservación, pero no puedes cambiar el servicio (Gmail a otro servicio) ni el tipo de alcance (como cuentas a una unidad organizativa).
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Asuntos y, luego, en el asunto que contiene la conservación.
Para cambiar las cuentas o las unidades organizativas que abarca la conservación, sigue estos pasos:
- Haz clic en Permiso.
Agrega o quita cuentas, o cambia la unidad organizativa.
Nota: No puedes agregar cuentas a una conservación que abarque una unidad organizativa, ni puedes agregar unidades organizativas a una conservación que abarque cuentas específicas.
Si quitas todas las cuentas, se te solicitará que borres la conservación.
Haz clic en Continuar.
Para cambiar el período de envío o los términos, haz clic en Condiciones.
- Fecha de envío: Amplía o restringe el rango de fechas sujetas a conservación.
- Términos: Agrega o quita términos y operadores de búsqueda para cambiar los mensajes que están sujetos a la conservación.
Haz clic en Guardar.