Usa Vault para buscar en Grupos de Google

Google Vault está destinado a administradores y personal legal. Antes de que puedas usar Vault, tu administrador de Google Workspace debe configurar tu cuenta. ¿Quién es mi administrador?

Como parte de tus proyectos de descubrimiento electrónico de datos de Google Workspace, puedes usar Vault para buscar mensajes en Grupos de Google, revisar e imprimir el contenido de los mensajes, y ver y descargar archivos adjuntos.

Antes de buscar mensajes, te recomendamos que revises los mensajes de Grupos compatibles con Vault y las Preguntas frecuentes sobre la búsqueda en Vault.

Qué datos se buscan

Búsqueda:

  • El primer 1 MB de texto y archivos adjuntos de un mensaje enviado cuando el historial de conversaciones está activado

No se buscó lo siguiente:

  • Mensajes en grupos enviados cuando el historial de conversaciones está desactivado
  • Mensajes que esperan aprobación en grupos moderados
  • Archivos vinculados
  • Mensajes en grupos borrados

Para obtener más información, consulta Servicios y tipos de datos compatibles.

¿Por qué buscar datos sin procesar?

Busca datos sin procesar para asegurarte de obtener todos los datos que podrían ser relevantes para un caso. Los datos sin procesar incluyen lo siguiente:

  • Mensajes y archivos adjuntos que Grupos de Google aún está indexando
  • En el caso de los mensajes y archivos adjuntos grandes, en los que solo se indexa el primer MB, el contenido que supere ese tamaño
  • Son los archivos adjuntos que no se pudieron convertir en texto ni indexar.

Si buscas en todos los datos o en los datos conservados y, además, ingresas términos de búsqueda, Vault no podrá hacer coincidir los términos con los datos sin procesar. Para asegurarte de recopilar todos los datos que podrían coincidir con tus términos, puedes buscar datos sin procesar asociados con las cuentas o la unidad organizativa de interés, exportarlos y usar otra herramienta para buscar tus términos en ellos.

Cómo buscar mensajes en grupos

  1. Accede a vault.google.com.
  2. Haz clic en Asuntos. Buscas datos en asuntos, que son espacios de trabajo para tus proyectos de Vault. Los asuntos te permiten agrupar conservaciones, búsquedas y exportaciones relacionadas. Los asuntos no restringen los datos que puedes buscar: todos los datos a los que tienes permiso para acceder se pueden buscar desde cualquier asunto.

  3. Si existe el asunto en el que deseas ejecutar la búsqueda, haz clic en él para abrirlo. De lo contrario, crea un asunto:

    1. Haz clic en Crear.
    2. Ingresa un nombre para el asunto y, de forma opcional, una descripción.
    3. Haz clic en Crear.

    Se abrirá la pestaña Búsqueda.

  4. En el servicio, selecciona Grupos.

  5. Selecciona los datos de origen que deseas buscar:

    • Todos los datos: Busca en todos los mensajes de tu organización.
    • Datos conservados: Busca solo los mensajes conservados para el asunto.
    • Datos sin procesar: Busca solo los mensajes que Grupos de Google aún está procesando o no puede indexar. Para obtener más detalles, consulta ¿Por qué buscar datos sin procesar? en esta página.

  6. Ingresa uno o más grupos separados por comas. Puedes buscar hasta 50 grupos.

  7. Selecciona una zona horaria (opcional).

  8. Ingresa un rango para Fecha de envío (opcional).

    • Si ingresas una fecha de inicio, Vault devuelve todos los mensajes enviados en esa fecha o después de ella.
    • Si ingresas una fecha de finalización, Vault devuelve todos los mensajes enviados en esa fecha o antes.

  9. (Opcional) En Términos, ingresa uno o más términos de búsqueda:

    • Para buscar una o más palabras clave en el mensaje, ingresa palabras separadas por espacios. Por ejemplo, project goals.
    • Para buscar una frase, escribe las palabras entre comillas. Por ejemplo,"project goals".
    • Para buscar por cuenta, fecha, propiedades del mensaje o asunto, usa operadores de búsqueda.

    Los términos de búsqueda no pueden superar los 2,000 caracteres.

  10. Haz clic en una de las siguientes opciones:

    • Buscar: Ejecuta la búsqueda y devuelve una lista de mensajes que coinciden con tu consulta.
    • Recuento: Calcula la cantidad de mensajes que coinciden con tu consulta y la cantidad de cuentas que tienen mensajes que coinciden. Para descargar un archivo CSV de los datos de recuento de consultas, haz clic en Descargar cuentas con coincidencias. Obtén más información para evaluar el alcance de una consulta.
    • Exportar: Exporta directamente los resultados de la búsqueda y omite la vista previa de los resultados de la búsqueda. Más información sobre las exportaciones

  11. Una vez que se complete la búsqueda, el recuento o la exportación, podrás realizar las siguientes acciones:

    • Para editar tu búsqueda, haz clic en Expandir.
    • Para abrir una vista previa de un mensaje y su conversación, haz clic en el mensaje. Más información
    • Para crear una exportación de los resultados de la búsqueda, haz clic en Exportar. Más información
    • Para guardar la consulta, haz clic en Guardar. Más información
    • Para borrar todos los campos y comenzar una búsqueda nueva, haz clic en Borrar.

Obtén una vista previa de los mensajes en los resultados de la búsqueda

Después de ejecutar una búsqueda, puedes revisar y, luego, imprimir los mensajes que coincidan con tu consulta, además de ver y descargar los archivos adjuntos.

  1. En la lista de resultados de la búsqueda, haz clic en el mensaje. Se abrirá una lista de mensajes de la conversación y se mostrará automáticamente el contenido del mensaje más reciente de la conversación.
    • Los mensajes con un tienen uno o más archivos adjuntos. Haz clic en el mensaje para descargar o ver el archivo adjunto.
    • En el caso de las conversaciones largas, solo los 100 mensajes más recientes están disponibles en la vista previa. Sin embargo, una exportación de los resultados de la búsqueda incluye todos los mensajes que coinciden con tu consulta, incluidos los mensajes que no están en la vista previa.
  2. Para mostrar el contenido de un mensaje individual, haz clic en él. Para mostrar el contenido de todos los mensajes de la conversación, haz clic en Expandir todo .
  3. Para ver un mensaje y todo el contenido de su encabezado, haz clic en Original.
  4. Para imprimir un mensaje individual, haz clic en Imprimir. Para imprimir todos los mensajes de una conversación, haz clic en Imprimir conversación .