Cómo guardar búsquedas en Vault

Para que las búsquedas repetidas en Vault sean más convenientes, puedes guardar una consulta de búsqueda para volver a ejecutarla más tarde. Las consultas guardadas son especialmente útiles cuando quieres encontrar los mismos datos o datos similares de forma repetida como parte de un proyecto de descubrimiento electrónico de datos de Google Workspace.

Una consulta guardada puede recuperar los mismos resultados o incluir datos agregados después de la última vez que ejecutaste la consulta. Por ejemplo, si tu consulta incluye una fecha de finalización, una búsqueda devuelve los mismos resultados que cuando ejecutaste la consulta por primera vez. Si la consulta no incluye una fecha de finalización, la búsqueda muestra los resultados originales y los datos nuevos que cumplen con los criterios de búsqueda.

Nota: Cuando guardas una búsqueda, Vault no conserva los datos que se devuelven cuando se ejecuta la búsqueda. Para conservar los resultados de la búsqueda en su estado actual, exporta los resultados de la búsqueda. Además, una búsqueda guardada solo está disponible en el asunto en el que se guardó. Si guardas una consulta en un asunto, no podrás acceder a ella en otro.

Cómo guardar una búsqueda

  1. Si aún no lo hiciste, crea tu búsqueda en Vault:
    1. Accede a vault.google.com.
    2. Haz clic en Asuntos.
    3. Si el asunto existe, haz clic en él para abrirlo. De lo contrario, crea un asunto:
      1. Haz clic en Crear.
      2. Ingresa un nombre para el asunto y, de forma opcional, una descripción.
      3. Haz clic en Crear.
    4. En la pestaña Buscar, selecciona un servicio y, luego, ingresa los parámetros de búsqueda. Para obtener más información sobre cómo buscar un servicio y qué devuelve la búsqueda, revisa los pasos para el servicio: Gmail, Drive y Meet, Grupos, Google Chat, Voice.
  2. En la parte superior del panel de búsqueda, haz clic en Guardar.
  3. Ingresa un nombre descriptivo para la búsqueda y haz clic en Aceptar. La búsqueda guardada ya está disponible para todos los usuarios que tienen acceso al asunto.
  4. (Opcional) Si tú o tu equipo ejecutarán esta consulta guardada con frecuencia, puedes marcarla en tu navegador. También puedes copiar la URL de la consulta guardada para compartirla con tu equipo.

A continuación, aprende a realizar las siguientes acciones:

Ejecuta una consulta guardada

  1. Accede a vault.google.com.
  2. Haz clic en Asuntos y, luego, en el asunto que tiene la consulta guardada que quieres ejecutar.
  3. En la pestaña Búsqueda, haz clic en Ver consultas guardadas.
  4. En el panel que se abre, haz clic en la búsqueda que deseas ejecutar. Si ya completaste algunos parámetros de búsqueda, haz clic en Reemplazar para permitir que Vault cargue la consulta guardada.
  5. Para ejecutar la búsqueda tal como está, haz clic en Buscar.

Edita una consulta guardada

  1. Accede a vault.google.com.
  2. Haz clic en Asuntos y, luego, en el asunto que tiene la consulta guardada que quieres editar.
  3. En la pestaña Búsqueda, haz clic en Ver consultas guardadas.
  4. En el panel que se abre, haz clic en la búsqueda que quieras editar. Si ya completaste algunos parámetros de búsqueda, haz clic en Reemplazar para permitir que Vault cargue la consulta guardada.
  5. Edita los parámetros de búsqueda según sea necesario. Los próximos pasos dependen de tu objetivo:
    1. Si deseas reemplazar la consulta guardada original por los parámetros editados, haz clic en Actualizar.
    2. Si quieres guardar la consulta editada como una consulta guardada nueva y mantener la original sin cambios, haz clic en Copiar y, luego, ingresa un nombre para la versión nueva.
    3. Si las ediciones son temporales y solo se usan para esta sesión, continúa con tu búsqueda como de costumbre. Cuando termines, para borrar todos los parámetros y comenzar una búsqueda nueva, haz clic en Borrar. Esta acción no borra ni borra la consulta guardada.

Borra una consulta guardada

  1. Accede a vault.google.com.
  2. Haz clic en Asuntos y, luego, en el asunto que tiene la consulta guardada que quieres borrar.
  3. En la pestaña Búsqueda, haz clic en Ver consultas guardadas.
  4. En el panel que se abre, marca la casilla junto a la consulta que deseas borrar.
  5. Haz clic en Borrar.