Gruppen auf „Hold“ setzen

Im Rahmen Ihrer E-Discovery-Projekte für Google Workspace-Daten können Sie mithilfe von Holds Nachrichten in Google Groups auf unbestimmte Zeit aufbewahren, um rechtliche oder Aufbewahrungspflichten zu erfüllen. Holds können auf bestimmte Gruppen oder alle Gruppen in Ihrer Organisation angewendet werden. Holds haben Vorrang vor Aufbewahrungsregeln. Daten, die auf „Hold“ gesetzt sind, werden also davor geschützt, dauerhaft gelöscht zu werden.

Wichtige Informationen zu Google Groups und Holds

Bevor Sie Holds verhängen, empfehlen wir Ihnen dringend, sich den Hilfeartikel Einführung in Holds in Google Vault durchzulesen und sich anzusehen, welche Google Groups-Nachrichten in Vault unterstützt werden.

Welche Daten können auf „Hold“ gesetzt werden?

Folgende Daten werden aufbewahrt:

  • Nachrichten und deren Anhänge in Gruppen, die gesendet werden, wenn der Unterhaltungsverlauf aktiviert ist

Diese Daten werden nicht aufbewahrt:

  • Nachrichten in Gruppen, die bei deaktiviertem Unterhaltungsverlauf gesendet wurden
  • Nachrichten, die in moderierten Gruppen auf Genehmigung warten
  • Verknüpfte Dateien
  • Nachrichten in gelöschten Gruppen
Weitere Informationen finden Sie unter Unterstützte Dienste und Datentypen.

Nachrichten in Gruppen werden gelöscht, wenn die Gruppe gelöscht wird

Wenn eine Gruppe gelöscht wird, werden Nachrichten darin ebenfalls gelöscht. Nachrichten in Google Groups werden auch dann gelöscht, wenn für die gelöschte Gruppe ein Hold oder eine Aufbewahrungsregel gilt. Nachrichten in Gmail, die über ein Abo für eine Gruppe empfangen werden, werden jedoch nicht gelöscht und unterliegen den Aufbewahrungsregeln und Holds von Gmail.

Gelöschte Nachrichten, für die Holds verhängt wurden, sind in Vault immer sichtbar, aber nicht für die Nutzer.

Wenn eine Nachricht, für die ein Hold verhängt wurde, von einem Nutzer gelöscht wird, kann der Nutzer nicht mehr darauf zugreifen. Die Nachricht wurde aber nicht dauerhaft gelöscht. Als Vault-Administrator mit den entsprechenden Berechtigungen können Sie weiterhin in Vault nach der Nachricht suchen, sie als Vorschau ansehen und exportieren.

Vermeiden Sie zu viele oder zu komplexe Begriffe, wenn Sie einen Hold eingrenzen

Um die Anzahl der von einem Hold abgedeckten Nachrichten zu optimieren, können Sie Suchbegriffe eingeben. Wir empfehlen dringend, Holds als Erstes auf bestimmte Konten, also auf Nutzer oder kleinere Organisationseinheiten zu beschränken und danach dieses kleinere Set mit Begriffen zu optimieren.

In seltenen Fällen wird das System für die Richtlinienverarbeitung von Google nicht entsprechend skaliert. Das kann passieren, wenn Sie viele Holds mit einem breiten Geltungsbereich und komplexen Sets an Begriffen zum Eingrenzen der von den Holds erfassten Nachrichten haben. Dieses Limit wird beispielsweise erreicht, wenn Sie mehrere Holds festlegen, deren Geltungsbereiche mehr als 100.000 Konten umfassen und die mit komplexen Begriffen optimiert sind, darunter mehrere Aliasse und viele AND/OR-Anweisungen. In einem solchen Fall wird Ihre Organisation eventuell vorübergehend blockiert und kann dann keine Administratorrichtlinien mehr für Google Workspace erstellen, also beispielsweise keine neuen Nutzer hinzufügen oder keine neuen Sicherheitsregeln anwenden.

Nachrichten in Google Groups auf „Hold“ setzen

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheiten.
  3. Klicken Sie auf eine Rechtsangelegenheit, um sie zu öffnen. Andernfalls erstellen Sie eine Rechtsangelegenheit:
    1. Klicken Sie auf Erstellen.
    2. Geben Sie einen Namen für die Rechtsangelegenheit und optional eine Beschreibung ein.
    3. Klicken Sie auf Erstellen.
  4. Klicken Sie auf Holds und dann Erstellen.
  5. Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Hold ein.
  6. Klicken Sie auf Dienst auswählen und dann Groups.
  7. Klicken Sie auf Weiter.

  8. Wählen Sie den Geltungsbereich des Holds aus:

    • Bestimmte Gruppen: Geben Sie eine oder mehrere Gruppen-E-Mail-Adressen ein.

    • Alle Gruppen: Nachrichten in allen Gruppen werden auf „Hold“ gesetzt.

  9. Klicken Sie auf Weiter.

  10. Optional: Legen Sie die Bedingungen für den Hold fest:

    • Sendedatum: Geben Sie ein Start- und ein Enddatum ein, um den Hold auf Nachrichten zu beschränken, die im Zeitraum dazwischen gesendet wurden.
      • Wenn Nachrichten, die an oder nach einem bestimmten Datum gesendet werden, auf „Hold“ gesetzt werden sollen, geben Sie nur ein Startdatum ein.
      • Wenn Nachrichten, die an oder vor einem bestimmten Datum gesendet wurden, auf „Hold“ gesetzt werden sollen, geben Sie nur ein Enddatum ein.
      • Wenn Nachrichten unabhängig vom Sendezeitpunkt aufbewahrt werden sollen, lassen Sie die Felder leer.
    • Begriffe: Geben Sie Suchbegriffe und Operatoren ein, um den Hold auf Nachrichten zu beschränken, die mit diesen Begriffen übereinstimmen.

  11. Klicken Sie auf Erstellen.

Hold für Google Groups-Nachrichten bearbeiten

Sie können einige Kriterien für den Hold ändern, aber nicht den Dienst (Google Groups in einen anderen Dienst) oder den Geltungsbereich (z. B. von bestimmten Gruppen zu allen Gruppen).

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheiten und dann auf die Rechtsangelegenheit, die den Hold enthält.
  3. Bei Holds, die für bestimmte Gruppen gelten, können Sie die Gruppen ändern, die durch den Hold abgedeckt werden:
    1. Klicken Sie auf Geltungsbereich.
    2. Fügen Sie Gruppen hinzu oder entfernen Sie sie. Wenn Sie alle Gruppen entfernen, werden Sie aufgefordert, den Hold zu löschen.
    3. Klicken Sie auf Weiter.
  4. Um den Sendezeitraum oder Begriffe zu ändern, klicken Sie auf Bedingungen.
    • Sendedatum: Hier können Sie die Zeitdauer, für die ein Hold gilt, erweitern oder einschränken.
    • Begriffe: Hier können Sie Suchbegriffe und Operatoren hinzufügen oder entfernen, um zu ändern, auf welche Nachrichteninhalte der Hold angewendet wird.
  5. Klicken Sie auf Speichern.