Coloca grupos en conservación

Como parte de tus proyectos de detección electrónica de datos de Google Workspace, puedes usar conservaciones para preservar los mensajes en Grupos de forma indefinida y cumplir con las obligaciones legales o de preservación. Puedes aplicar una conservación a grupos específicos o a todos los grupos de tu organización. Las conservaciones anulan las reglas de retención, por lo que los datos en conservación están protegidos de las reglas normales de administración de datos que, de lo contrario, podrían borrarlos.

Información importante sobre Grupos y las conservaciones

Antes de configurar conservaciones, te recomendamos que leas Cómo comenzar a usar las conservaciones en Google Vault y revises los mensajes de Grupos compatibles con Vault.

Qué datos se pueden conservar

Datos que se conservan:

  • Mensajes y sus archivos adjuntos en grupos enviados cuando el historial de conversaciones está activado

Datos que no se conservan:

  • Mensajes en grupos enviados cuando el historial de conversaciones está desactivado
  • Mensajes que esperan aprobación en grupos moderados
  • Archivos vinculados
  • Mensajes en grupos borrados
Para obtener más detalles, consulta Servicios y tipos de datos compatibles.

Los mensajes de Grupos se borran cuando se borra el grupo

Cuando se borra un grupo, también se borran los mensajes que contiene. Los mensajes de Grupos se borran aunque el grupo borrado esté sujeto a una conservación o una regla de retención. Sin embargo, los mensajes de Gmail que las cuentas reciben por medio de una suscripción a un grupo no se borran y están sujetos a las reglas de retención y las conservaciones de Gmail.

Los mensajes borrados en conservación siempre son visibles en Vault, pero no para los usuarios

Cuando un usuario borra un mensaje en conservación, ya no puede acceder a él, pero el mensaje no se borra definitivamente. Como administrador de Vault con los privilegios adecuados, puedes buscar, obtener una vista previa y exportar el mensaje con Vault.

Evita usar muchos términos o términos complejos para definir una conservación

Para definir los mensajes que abarca una conservación, puedes ingresar términos de búsqueda. Te recomendamos que primero definas tus conservaciones por grupos específicos y, luego, definas ese conjunto más pequeño con términos.

En casos poco frecuentes, es posible que el sistema de procesamiento de políticas de Google no se ajuste si configuras muchas conservaciones de alcance amplio que tengan conjuntos complejos de términos para definir los mensajes en conservación. Por ejemplo, es posible que alcances el límite si configuras varias conservaciones con alcances que incluyan más de 100,000 cuentas y que definas con términos complejos, como varios alias y muchas instrucciones AND/OR. Si esto sucede, es posible que tu organización no pueda crear temporalmente ninguna política de administrador para Google Workspace, como agregar usuarios nuevos o aplicar reglas de seguridad nuevas.

Cómo poner mensajes en conservación en Grupos

  1. Accede a vault.google.com.
  2. Haz clic en Asuntos.
  3. Si el asunto ya existe, haz clic en él para abrirlo. De lo contrario, crea un asunto:
    1. Haz clic en Crear.
    2. Ingresa un nombre para el asunto y, de manera opcional, una descripción.
    3. Haz clic en Crear.
  4. Haz clic en Conservaciones y luego Crear.
  5. Ingresa un nombre único para la conservación.
  6. Haz clic en Elegir servicio y luego Grupos.
  7. Haz clic en Continuar.

  8. Selecciona el alcance de la conservación:

    • Grupos específicos: Ingresa una o más direcciones de correo electrónico de grupos.

    • Todos los grupos: Los mensajes de todos los grupos se ponen en conservación.

  9. Haz clic en Continuar.

  10. Configura las condiciones para la conservación (opcional):

    • Fecha de envío:Ingresa fechas para limitar la conservación a los mensajes enviados dentro de las fechas de inicio y finalización.
      • Para conservar los mensajes enviados en una fecha específica o después de ella, ingresa solo una fecha de inicio.
      • Para conservar los mensajes enviados en una fecha específica o antes de ella, ingresa solo una fecha de finalización.
      • Para conservar los mensajes sin importar cuándo se enviaron, no ingreses una fecha de inicio ni de finalización.
    • Términos: Ingresa términos de búsqueda y operadores para aplicar la conservación solo a los mensajes que coincidan con los términos.

  11. Haz clic en Crear.

Cómo editar una conservación en mensajes de Grupos

Puedes cambiar algunos parámetros de conservación, pero no puedes cambiar el servicio (Grupos a otro servicio) ni el tipo de alcance (como grupos específicos a todos los grupos).

  1. Accede a vault.google.com.
  2. Haz clic en Asuntos y, luego, en el asunto que contiene la conservación.
  3. En el caso de las conservaciones que se aplican a grupos específicos, puedes cambiar los grupos que abarca la conservación:
    1. Haz clic en Alcance.
    2. Agrega o quita grupos. Si quitas todos los grupos, se te solicitará que borres la conservación.
    3. Haz clic en Continuar.
  4. Para cambiar el período o los términos de la fecha de envío, haz clic en Condiciones.
    • Fecha de envío: Expande o restringe el período de fechas sujeto a conservación.
    • Términos: Agrega o quita términos y operadores de búsqueda para cambiar qué mensajes están sujetos a la conservación.
  5. Haz clic en Guardar.