Préserver des données Groupes à titre conservatoire

Lors de vos projets d'ediscovery sur les données Google Workspace, l'obligation de conservation vous permet de conserver les messages Groupes indéfiniment pour satisfaire à des obligations juridiques ou de préservation. Vous pouvez appliquer une obligation de conservation à des groupes spécifiques ou à tous les groupes de votre organisation. Les règles de conservation prévalent sur les règles de conservation normales. Les données conservées sont donc protégées des règles de gouvernance des données habituelles qui pourraient les supprimer autrement.

Informations importantes concernant Groupes et les obligations de conservation

Avant de définir des obligations de conservation, nous vous recommandons de consulter Premiers pas avec l'obligation de conservation Google Vault et de lire les Messages Google Groupes disponibles dans Vault.

Quelles données peuvent être conservées ?

Données conservées :

  • Messages et leurs pièces jointes envoyés dans des groupes lorsque l'historique de conversation est activé

Données non conservées :

  • Messages de groupes envoyés lorsque l'historique de la conversation est désactivé
  • Messages en attente d'approbation dans les groupes modérés
  • Fichiers associés
  • Messages dans des groupes supprimés
Pour en savoir plus, consultez Services et types de données compatibles.

Les messages dans Groupes sont supprimés lorsque le groupe est supprimé

Lorsqu'un groupe est supprimé, les messages du groupe sont aussi supprimés. Les messages dans Groupes sont supprimés même si le groupe supprimé est soumis à une obligation ou règle de conservation. Toutefois, les messages Gmail que les comptes reçoivent par le biais d'un abonnement à un groupe ne sont pas supprimés et sont soumis aux obligations et règles de conservation de Gmail.

Les messages sous obligation de conservation restent toujours visibles dans Vault, mais pas pour les utilisateurs

Lorsqu'un message sous obligation de conservation est supprimé par un utilisateur, l'utilisateur en question ne peut plus le consulter, mais le message n'est pas supprimé définitivement. En tant qu'administrateur Vault disposant des droits appropriés, vous pouvez toujours rechercher, prévisualiser et exporter le message à l'aide de Vault.

Éviter d'utiliser des termes complexes ou nombreux pour affiner une obligation de conservation

Pour restreindre les messages faisant l'objet d'une obligation de conservation, saisissez des termes de recherche. Nous vous recommandons vivement d'affiner vos obligations de conservation en sélectionnant d'abord des groupes spécifiques, puis d'appliquer les termes à cet ensemble plus réduit.

Dans de rares cas, il arrive que le système de traitement des règles de Google soit surchargé si vous configurez un grand nombre d'obligations de conservation à grande portée comportant des ensembles de termes complexes pour restreindre les messages concernés. Par exemple, vous pouvez atteindre la limite si vous définissez plusieurs obligations de conservation dont la portée inclut plus de 100 000 comptes et que vous l'affinez à l'aide de termes complexes, comme de nombreux alias et instructions ET/OU. Si cela se produit, votre organisation risque temporairement de ne plus être autorisée à créer des règles d'administration pour Google Workspace, par exemple pour ajouter de nouveaux utilisateurs ou appliquer de nouvelles règles de sécurité.

Placer des messages Groupes sous obligation de conservation

  1. Connectez-vous à vault.google.com.
  2. Cliquez sur Litiges.
  3. Si le litige existe déjà, cliquez dessus pour l'ouvrir. Sinon, créez un litige :
    1. Cliquez sur Créer.
    2. Saisissez un nom pour le litige et éventuellement une description.
    3. Cliquez sur Créer.
  4. Cliquez sur Procédures de préservation puis Créer.
  5. Saisissez le nom de l'obligation de conservation.
  6. Cliquez sur Sélectionner un service puis Groupes.
  7. Cliquez sur Continuer.

  8. Sélectionnez la portée de l'obligation de conservation :

    • Groupes spécifiques : saisissez une adresse e-mail de groupe ou plus.

    • Tous les groupes : l'obligation de conservation porte sur les messages de tous les groupes.

  9. Cliquez sur Continuer.

  10. (Facultatif) Définissez les conditions de l'obligation de conservation :

    • Date d'envoi : saisissez des dates de début et de fin pour limiter l'obligation de conservation aux messages envoyés durant cette période.
      • Pour conserver les messages envoyés à partir d'une date spécifique, saisissez uniquement une date de début.
      • Pour conserver les messages envoyés avant une date spécifique, saisissez uniquement une date de fin.
      • Pour conserver les messages quelle que soit leur date d'envoi, ne saisissez pas de date de début ni de date de fin.
    • Termes : saisissez des termes et opérateurs de recherche pour ne conserver que les messages correspondants.

  11. Cliquez sur Créer.

Modifier l'obligation de conservation des messages Groupes

Vous pouvez modifier certains paramètres de l'obligation de conservation, mais vous ne pouvez pas en modifier le service (choisir un autre service que Groupes) ni la portée (par exemple, passer de groupes spécifiques à tous les groupes).

  1. Connectez-vous à vault.google.com.
  2. Cliquez sur Litiges , puis sur le litige contenant l'obligation de conservation.
  3. Pour les obligations de conservation portant sur des groupes spécifiques, vous pouvez modifier les groupes concernés par l'obligation de conservation :
    1. Cliquez sur Portée.
    2. Ajoutez ou supprimez des groupes. Si vous supprimez tous les groupes, il vous sera demandé de supprimer l'obligation de conservation.
    3. Cliquez sur Continuer.
  4. Pour modifier la plage de dates d'envoi ou les conditions d'utilisation envoyées, cliquez sur Conditions.
    • Date d'envoi : étendez ou réduisez la plage de dates pour laquelle l'obligation de conservation est appliquée.
    • Termes : ajoutez ou supprimez des termes et opérateurs de recherche pour changer le type de messages soumis à l'obligation de conservation.
  5. Cliquez sur Enregistrer.