Som en del av dina projekt för elektronisk bevisanskaffning med Google Workspace-data kan du använda spärrar för att lagra meddelanden i Grupper på obestämd tid för att uppfylla juridiska krav eller lagringskrav. Du kan tillämpa en spärr på specifika grupper eller alla grupper i organisationen. Spärrar åsidosätter lagringsregler, vilket innebär att spärrad data skyddas från dina normala regler för datastyrning som annars kan rensa den.
Viktig information om grupper och spärrar
Innan du ställer in spärrar rekommenderar vi att du läser Kom igång med spärrar i Google Arkiv samt informationen om Grupper-meddelanden som stöds i Arkiv.
Vilken data kan spärras
Data som lagras:
- Meddelanden och bilagor i grupper som skickas när konversationshistoriken är aktiverad
Data som inte lagras:
- Meddelanden i grupper som skickas när konversationshistoriken är inaktiverad
- Meddelanden som väntar på godkännande i modererade grupper
- Länkade filer
- Meddelanden i raderade grupper
Meddelanden i grupper raderas när gruppen raderas
Spärrade meddelanden som raderas är alltid synliga i Arkiv men inte för användare
När ett meddelande som är spärrat tas bort av en användare kan användaren inte få åtkomst till meddelandet längre, men det raderas inte permanent. Som Arkiv-administratör med rätt behörighet kan du fortfarande söka efter, förhandsgranska och exportera meddelandet via Arkiv.
Undvik att använda många eller komplexa termer för att förfina en spärr
Du kan ange söktermer för att förfina vilka meddelanden som ska ingå i en spärr. Vi rekommenderar starkt att du först förfinar dina spärrar per specifika grupper och sedan förfinar den mindre uppsättningen med termer.
Spärra meddelanden i Grupper
- Logga in på vault.google.com.
- Klicka på Ärenden.
- Om ärendet redan finns öppnar du det genom att klicka på det. I annat fall skapar du ett
ärende så här:
- Klicka på Skapa.
- Ange ett namn på ärendet och eventuellt en beskrivning.
- Klicka på Skapa.
- Klicka på Spärrar
Skapa. - Ange ett unikt namn på spärren.
- Klicka på Välj tjänst Grupper.
- Klicka på Fortsätt.
Välj omfattning för spärren:
- Specifika grupper – ange en eller flera e-postadresser för gruppen.
Alla grupper – meddelanden i alla grupper spärras.
Klicka på Fortsätt.
(Valfritt) Ange villkoren för spärren:
- Datum då meddelandet skickades – ange datum för att begränsa spärren till meddelanden som skickats inom
start- och slutdatum.
- Om du vill spärra meddelanden som har skickats på eller efter ett visst datum anger du bara ett startdatum.
- Om du vill spärra meddelanden som har skickats på eller före ett visst datum anger du bara ett slutdatum.
- Om du vill spärra meddelanden oavsett när de skickades anger du inget start- eller slutdatum.
- Villkor – ange söktermer och operatorer för att tillämpa spärren enbart på meddelanden som matchar villkoren.
- Datum då meddelandet skickades – ange datum för att begränsa spärren till meddelanden som skickats inom
start- och slutdatum.
Klicka på Skapa.
Redigera en spärr för meddelanden i Grupper
Du kan ändra vissa parametrar för en spärr, men inte ändra tjänst (från Grupper till en annan tjänst) eller omfattningstyp (till exempel från specifika grupper till alla grupper).
- Logga in på vault.google.com.
- Klicka på Ärenden och sedan på ärendet som innehåller spärren.
- För spärrar som gäller specifika grupper kan du ändra grupperna som
omfattas av spärren:
- Klicka på Omfattning.
- Lägg till eller ta bort grupper. Om du tar bort alla grupper uppmanas du att radera spärren.
- Klicka på Fortsätt.
- Om du vill ändra datumintervallet eller villkoren klickar du på Villkor.
- Sändningsdatum: Utöka eller begränsa datumintervallet som spärren gäller.
- Villkor – lägg till eller ta bort söktermer och operatorer för att ändra vilka meddelanden som omfattas av spärren.
- Klicka på Spara.