Använd spärrar för att förhindra radering av data som är kopplade till specifika dataansvariga, antingen enskilda konton eller alla konton i en organisationsenhet.
Spärrar skiljer sig från lagringsregler eftersom de aldrig upphör att gälla. Om en användare har spärrat data kan deras konto inte raderas av en Google Workspace-administratör förrän spärren har tagits bort. Dessutom kan du inte överföra användarens data om den är föremål för en spärr.
Data som spärrats kan endast rensas efter att en Vault-användare tar bort spärren, en vårdnadshavare tas bort från spärren eller en användare inte längre har en Vault-licens.
Vilka data skyddas av en spärr?
Spärrar ställs in av Googles tjänst:
- Gmail – Meddelanden och bilagor som lagras i Gmail, inklusive innehåll i Skickat , Utkast (endast utkast som inte raderats), Papperskorgen , Arkiv och Skräppost .
- Grupper – Meddelanden i Google Grupper (tills gruppen är raderad ).
- Chatt – Offentliga (historik aktiverad) Google Chat-meddelanden.
- Drive – Objekt (inte mappar eller genvägar) i användarnas Drive och, valfritt, objekt i kopplade delade enheter. Drive-spärrar gäller även Meet-inspelningar, loggfiler som är kopplade till inspelningarna och nya Google Sites-webbplatser. Obs! En spärr hindrar inte användare från att redigera filer i Drive. För Google Dokument, Kalkylark, Presentationer, Sites, Teckningar och Videor bevaras dock alla versioner av filen av spärren.
- Röst – Google Voice-sms, röstmeddelanden och deras transkriptioner samt samtalsloggar.
- Gemini-appen – Meddelanden, användarmeddelanden och Gemini-svar i Gemini-appen.
För mer information, se Datatyper som stöds .
Spärrar och prioritet för lagringsregler
- Spärrar åsidosätter lagringsregler. Om en lagringsregel är inställd på att rensa data i slutet av lagringsperioden rensas inte spärrade data förrän spärren har tagits bort.
Hållningar är additiva. En hållning ersätter inte en annan hållning.
Till exempel skapar du två Gmail-spärrar:
- Spärr A gäller användaren jwong@example.com och matchar meddelanden med frasen
"project X". - Spärr B gäller för samma användare och matchar meddelanden med
budget.
Med dessa två spärrar på plats bevarar Vault meddelanden som innehåller antingen
project Xellerbudgetför jwong@example.com. Om du tar bort spärr A bevaras meddelanden som matchar spärr B fortfarande, men andra kan rensas bort.- Spärr A gäller användaren jwong@example.com och matchar meddelanden med frasen
När lagrade data rensas
En spärr skyddar data tills en av följande händelser inträffar:
- Spärren är raderad – Data som inte omfattas av andra spärrar omfattas omedelbart av tillämpliga lagringsregler. Data som användare raderade för mer än 30 dagar sedan kan rensas omedelbart.
- En vårdnadshavare tas bort från en spärr – Data som inte täcks av andra spärrar omfattas omedelbart av tillämpliga lagringsregler. Data som användare raderade för mer än 30 dagar sedan kan rensas omedelbart.
- Användaren har inte längre en Arkiv-licens – En användare måste ha en Arkiv-licens för att deras data ska lagras. Om en spärrad användare nedgraderas till en Google Workspace-utgåva som inte automatiskt ger alla konton rätt till en Arkiv-licens, tilldela en tilläggslicens innan du nedgraderar för att skydda deras data. Annars gäller inte längre spärren och data kan rensas omedelbart.
- En fil delas inte längre med en vårdnadshavare — Data som inte delas med en vårdnadshavare omfattas omedelbart av tillämpliga lagringsregler.
Arbeta med spärrar
För att spara data behöver du behörigheten Hantera reservationsvalv och åtkomst till ett ärende.
Du kan granska spärrar per ärende och över alla ärenden. Mer information finns i Granska alla spärrar för din organisation .
Om du behöver ändra vilka förvaltare som omfattas av en spärr kan du redigera spärren . När du är redo att avsluta ett ärende och frigöra förvaltarnas data från spärren kan du ta bort spärren .
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mellan en spärr och en lagringsregel?
Både spärrar och lagringsregler lagrar data i Arkiv, men de har viktiga skillnader:
| Hållplatser | Lagringsregler | |
|---|---|---|
Använda | Spärrar skapas vanligtvis som svar på en utredning eller ett juridiskt problem. | Lagringsregler används för att proaktivt kontrollera hur länge data bevaras. |
| Omfattning | Spärrar kan tillämpas på:
| Lagringsregler kan tillämpas på:
Obs ! Lagringsregler kan inte tillämpas på enskilda konton, förutom genom att matcha villkor. |
Bevarandeperiod | Spärrar sparar data på obestämd tid tills spärren tas bort. | Lagringsregler sparar data under en viss period, vilket kan vara ett visst antal dagar eller på obestämd tid. |
Företräde | Spärrar har företräde framför lagringsregler. När en spärr raderas omfattas data omedelbart av tillämpliga lagringsregler. | Lagringsregler tillämpas inte på data som lagras av en spärr förrän spärren har tagits bort. Anpassade regler har företräde framför standardregler, även om standardregeln upphör att gälla senare. Lagringsreglerna för ett Drive-objekts samarbetspartner kan dock bara förlänga lagringsperioden. En kortare anpassad regel för samarbetspartners kan inte åsidosätta en längre standardregel för ägare. Data kan tas bort från Googles produktionssystem när den senaste tillämpliga lagringsregeln löper ut. |
Tillträde | Endast Arkiv-användare som har åtkomst till ett ärende kan granska vem och vad som är spärrat. | Endast Arkiv-användare som har behörighet för lagringsregler kan hantera lagringsregler. |
Varför ska jag inte lägga till en reservation för den översta organisationsenheten?
Vi rekommenderar att du inte ställer in en spärr på den översta organisationsenheten i din organisation av följande skäl:
- Google Workspace-administratörer kan inte ta bort några användarkonton.
- Du kan öka din organisations risk genom att lagra data som inte behövs.
- Dina kostnader för eDiscovery kan öka eftersom du har mer data för analys och bearbetning.
Överväg istället att tillämpa lagringsregler i bredare utsträckning och samarbeta med ditt juridiska team för att identifiera specifika användare, organisationsenheter eller grupper som behöver spärras.