Kom igång med spärrar i Google Arkiv

Använd spärrar för att förhindra radering av data som är kopplad till specifika datalagringsenheter, antingen individuella konton eller alla konton i en organisationsenhet.

Spärrar är inte detsamma som lagringsregler eftersom de aldrig löper ut. Om en användare har data spärrad kan personens konto inte raderas av en Google Workspace-administratör förrän spärren har tagits bort. Du kan inte heller överföra användarens data om den omfattas av en spärr.

Data som har spärrats kan endast raderas när en Arkiv-användare raderar spärren, en vårdnadshavare tas bort från spärren eller en användare inte längre har en Arkiv-licens.

Vilken data skyddas av en spärr?

Spärrar ställs in per Google-tjänst:

• Gmail – meddelanden och bilagor som lagras i Gmail, inklusive innehåll i Skickat, Utkast (endast utkast som inte har raderats), Papperskorgen, Arkiv och Skräppost.
• Grupper – meddelanden i Google Grupper (tills gruppen har raderats).
• Chat – offentliga (historik på) Google Chat-meddelanden.
• Drive – objekt (inte mappar eller genvägar) i användarnas Drive och, eventuellt, objekt på tillhörande delade enheter. Drive-spärrar gäller även för Meet-inspelningar, loggfiler som är kopplade till inspelningarna och webbplatser i nya Google Sites. Obs! En spärr hindrar inte användare från att redigera filer på Drive. För filer i Google Dokument, Kalkylark, Presentationer, Sites, Teckningar, Vids och Pics gäller dock att alla versioner av filen lagras av spärren.
• Voice – sms och röstmeddelanden i Google Voice samt transkriptioner och samtalsloggar för dem.
• Gemini-appen – meddelanden i Gemini-appen, användarpromptar och Gemini-svar.

Mer information finns i Datatyper som stöds.

Prioriteringsordning för spärrar och lagringsregler

• Spärrar åsidosätter lagringsregler. Om en lagringsregel är inställd på att rensa data permanent när lagringsperioden löper ut, raderas inte spärrad data permanent förrän spärren tas bort.

• Spärrar adderas. En spärr ersätter inte en annan.

  Låt säga att du skapar två spärrar i Gmail:

  1. Spärr A tillämpas på användaren jwong@exempel.com och matchar meddelanden med frasen "project X".
  2. Spärr B tillämpas på samma användare och matchar meddelanden med termen budget.

  När dessa två spärrar tillämpas lagras meddelanden som innehåller project X eller budget för jwong@exempel.com. Om du tar bort spärr A lagras meddelanden som matchar spärr B, men andra kan rensas bort.

När rensas spärrad data permanent?

En spärr skyddar data tills något av följande sker:

• Spärren raderas – data som inte täcks av andra spärrar omfattas omedelbart av tillämpliga lagringsregler. Data som användare har tagit bort för mer än 30 dagar sedan kan raderas permanent direkt.
• En lagringsenhet tas bort från en spärr – data som inte täcks av andra spärrar omfattas direkt av tillämpliga lagringsregler. Data som användare har tagit bort för mer än 30 dagar sedan kan raderas permanent direkt.
• Användaren har inte längre en Arkiv-licens – en användare måste ha en Arkiv-licens för att hans eller hennes data ska spärras. Om en spärrad användare nedgraderas till en Google Workspace-utgåva som inte automatiskt berättigar alla konton till en Arkiv-licens, tilldelar du en tilläggslicens innan du nedgraderar för att skydda användarens data. I annat fall gäller inte spärren längre och data kan rensas bort direkt.
• En fil slutar delas med en lagringsenhet – data som slutar delas med en lagringsenhet omfattas direkt av tillämpliga lagringsregler.

Jobba med spärrar

Om du vill spärra data måste du ha Arkiv-behörigheten Hantera spärrar och åtkomst till ett ärende.

Du kan granska spärrar per ärende och för alla ärenden. Mer information finns i Granska alla spärrar för organisationen.

Om du behöver ändra lagringsenheterna som omfattas av en spärr kan du redigera spärren. När du är redo att stänga ett ärende och frisläppa lagringsenhetens data från spärren kan du radera spärren.

Vanliga frågor