Som Google Workspace-administratör kan du tillåta användare i din organisation att utföra alla Arkiv-uppgifter eller bara en specifik delmängd. Du kan till exempel tillåta vissa användare att ställa in lagringsregler och tillåta en annan grupp att söka efter och exportera data.
Innan du ger användarna Arkiv-behörigheter bör du rådfråga din organisations juridiska experter eller affärspersonal för att avgöra vilka användare som behöver åtkomst till Arkiv-verktygen. För vissa Arkiv-behörigheter, till exempel att hantera sökningar eller exporter, kan du begränsa behörigheten så att användaren endast kan arbeta med användardata i en specifik organisationsenhet.
Konton med arkivbehörigheter bör behandlas som känsliga eftersom de har åtkomst till och kontroll över andra användares data i din organisation.
För att ge en användare behörigheter skapar du en administratörsroll som inkluderar en eller flera valvbehörigheter. Tilldela sedan administratörsrollen till användaren.
Steg 1: Skapa en administratörsroll med arkivbehörigheter
Du måste vara inloggad som superadministratör för den här uppgiften.I Googles administratörskonsol, gå till Meny
Konto Administratörsroller .Du måste vara inloggad som superadministratör för den här uppgiften.
- Klicka på Skapa en ny roll .
- Ange ett namn och en beskrivning för rollen. Namnet kan till exempel vara den behörighet som användaren kommer att ha.
- Klicka på Fortsätt .
Leta reda på och expandera avsnittet Google Arkiv.
Tips : Skriv Google Arkiv i sökrutan.
Välj behörigheter för rollen. För mer information, gå till referensen för valvbehörigheter (senare på den här sidan).
Klicka på Fortsätt .
Granska de behörigheter du valt och klicka sedan på Skapa roll .
Steg 2: Tilldela valvroller till användare
Du måste vara inloggad som superadministratör för den här uppgiften.Du kan tilldela valvroller till en användare åt gången, eller till flera användare samtidigt.
Med båda metoderna:
- Användare får vanligtvis den nya rollen inom några minuter, men det kan ta upp till 24 timmar.
- Om rollen endast inkluderar Hantera exporter , Hantera sökningar , Hantera spärrar och Hantera ärenden kan du begränsa rollens omfattning till en specifik organisationsenhet.
- Arkivadministratörer måste tilldelas en Arkiv-licens för att få åtkomst till Arkiv.
För instruktioner, gå till Tilldela roller .
Referens till privilegier
Du kan begränsa vissa Arkiv-behörigheter, till exempel hantering av exporter, till en organisationsenhet. Andra behörigheter gäller för alla organisationsenheter.
Exempel på privilegier
Följande tabell ger en sammanfattning av behörigheter som du kan kombinera efter behov.
| Vad användaren vill göra | Vad man ska välja |
|---|---|
Sök- och exportbehörigheter | |
| Sök data, förhandsgranska resultat och spara frågor, men exportera inte sökresultat | Välj Hantera sökningar . Om du vill tillåta en användare att söka i vilket ärende som helst, inte bara ärenden som ägs av eller delas med användaren, väljer du även Visa alla ärenden . |
| Visa, ladda ner och ta bort exporter, men inte skapa exporter | Välj Hantera exporter . Om du vill tillåta en användare att arbeta med exporter i vilket ärende som helst, inte bara ärenden som ägs av eller delas med användaren, väljer du även Visa alla ärenden . |
| Skapa exporter, plus alla andra sök- och exportåtgärder | Välj Hantera sökningar och Hantera exporter . Om du vill tillåta en användare att söka och exportera i vilket ärende som helst, inte bara ärenden som ägs av eller delas med användaren, väljer du även Visa alla ärenden . |
| Skapa och ta bort spärrar, visa listor över spärrar | Välj Hantera spärrar . Om du vill tillåta en användare att skapa och ta bort spärrar i vilket ärende som helst, inte bara i ärenden som ägs av eller delas med användaren, väljer du även Visa alla ärenden . |
| Visa granskningsloggar för alla ärenden, visa och spara rapporter | Välj Åtkomst till alla loggar . |
| Visa granskningsloggar och spärrar för ärenden de har åtkomst till, visa alla spärrrapporter | Välj Hantera granskningar . |
| Skapa, dela, stäng och radera ärenden | Välj Hantera ärenden och minst ett av följande: Hantera spärrar , Hantera sökningar , Hantera exporter eller Hantera granskningar . |
Lagringsrättigheter | |
| Visa, skapa, redigera och ta bort lagringsregler | Välj Hantera kvarhållningsprinciper . |
| Visa lagringsregler, men inte skapa, redigera eller ta bort dem | Välj Visa lagringspolicyer . |
Felsöka arkivbehörigheter
Användaren har inga ärenden listade på sidan Ärenden
Om användarens administratörsroll inte inkluderar behörigheten Visa alla ärenden kan användaren bara se ärenden de äger och ärenden som delats med dem. Användaren kommer inte att se några ärenden om de inte äger några och inte har några delade med sig.
Så här åtgärdar du: Dela ärenden med användaren. För instruktioner, gå till Dela ett ärende .
Användaren kan inte öppna några ärenden
Om användarens administratörsroll endast har behörigheten Visa alla ärenden och inga andra behörigheter, kan användaren bara visa listan över ärenden men inte öppna dem.
Så här åtgärdar du: Du har två alternativ:
- Tilldela användaren en annan administratörsroll som inkluderar en annan Vault-behörighet.
- Redigera användarens tilldelade administratörsroll för att inkludera ytterligare en Arkiv-behörighet.