Ställ in krav och rekommendationer
- Du måste vara en Google Workspace-superadministratör för din organisation för att slutföra stegen i den här guiden.
- För att vara en Arkiv-administratör måste du ha en Google Workspace-licens som inkluderar Google Vault. Om din Google Workspace-licens inte inkluderar Arkiv måste du skaffa en Google Vault-tilläggslicens. Läs mer om Google Vault-tillägget.
- Kontrollera att din organisation inte hanterar lagring av e-post och chattmeddelanden . Om den här funktionen är konfigurerad för att automatiskt radera meddelanden stör den arkivets lagringsregler. Logga in på administratörskonsolen och ändra den här inställningen till Radera inte e-post och chattmeddelanden automatiskt .
- Överväg att aktivera omfattande meddelandelagring . Andra Google-produkter kan skicka e-post för en användares räkning. Den här inställningen säkerställer att en kopia av dessa meddelanden lagras i användarens Gmail-inkorg och är tillgänglig för Arkiv. Läs mer
- Överväg att aktivera chatthistorik för din organisation. Lagringsregler och spärrar gäller alltid för chattutrymmen. De gäller dock endast för direktmeddelanden när historiken är aktiverad.
- Överväg att aktivera meddelandearkivering i Google Groups for Business för intressegrupper. Arkiv kan endast lagra, behålla och söka efter meddelanden i grupper där arkivering är aktiverat. Gruppägare kan dock ändra den här inställningen för sina grupper. Om en gruppägare inaktiverar arkivering är meddelandena från den gruppen fortfarande tillgängliga i användarnas postlådor.
Steg 1. Köp Vault-licenser om det behövs
Arkiv ingår i de flesta Google Workspace-utgåvor, men det är ett tillägg för vissa. Du kan köpa och tilldela licenser till alla (fullständig organisationslicens) eller endast till en delmängd av personer (delvis organisationslicens).
- Köp Vault-licenser för din organisation . Du behöver en Vault-licens för varje användare som du vill kunna lagra och söka data för. Du behöver också en Vault-licens för varje Vault-administratör. Rådgör med personer i din organisation som förstår dess affärsmässiga och juridiska krav för att avgöra vem som behöver en Vault-licens.
- Tilldela Vault-licenser till användare och administratörer.
Steg 2. Kontrollera vem som kan logga in på Arkiv
För att tillåta användare att logga in på Arkiv, aktivera Arkiv för alla eller utvalda användare. Läs mer
Notera:
- Den här inställningen påverkar inte vilka konton som kan behållas, lagras och sökas i av Arkiv. Alla användarkonton med Google Workspace och en Arkiv-licens kan behållas, lagras och sökas i.
- Den här inställningen påverkar inte vilka konton som kan ändra lagringsregler, söka efter data eller utföra andra funktioner i Arkivet. Användare måste ha lämpliga arkivbehörigheter för att arbeta med Arkivet.
- Om du aktiverar Arkiv för alla i din organisation visas Arkiv-ikonen i allas applista. Om din organisation har konfigurerat organisationsenheter rekommenderar vi att du begränsar åtkomsten till organisationsenheter som har Arkiv-behörigheter.
Steg 3. (Valfritt) Ge behörighet till Arkivet till behöriga användare
Ge behörighet till användare som du vill skapa lagringsregler, placera spärrar eller utföra undersökningar. Till en början kan endast superadministratörer med en Vault-licens använda Vault-funktioner. Läs mer
Steg 4. Logga in på Vault
Om du nyligen köpte Arkiv eller startade 30-dagars provperioden rekommenderar vi att du väntar 30–60 minuter innan du loggar in på Arkiv. Om du loggar in direkt efter köpet kanske du inte kan komma åt hela Arkiv.
- Gå till vault.google.com .
- Logga in med ditt användarnamn och lösenord för Google Workspace.
Andra behöriga användare i din organisation kan logga in på Arkiv på samma sätt efter att du har gett dem åtkomst.
Steg 5. Ställ in organisationens standardregler för lagring
Ställ in lagringsregler för att styra hur länge data lagras innan de får tas bort från användarkonton och alla Google-system. Vi rekommenderar att du konsulterar din organisations juridiska team när du konfigurerar lagringsregler.
Innan du börjar, lär dig hur lagring fungerar . Följande steg beskriver hur du ställer in standardlagringsregler, men du kan istället ställa in anpassade lagringsregler.
För att spara data som uppfyller specifika villkor under en viss tid, skapa en anpassad lagringsregel. För att spara all servicedata för alla licensierade konton under en viss tid, skapa en standardlagringsregel.
- I Arkiv klickar du på Lagring . Om Lagring inte visas i listan ber du en superadministratör för Google Workspace att ge dig Arkiv-behörigheter ("Hantera lagringspolicyer").
- På fliken Standardregler klickar du på en tjänst, till exempel Drive
eller Gmail 
. Välj hur länge du vill spara meddelanden eller filer:
- För att spara data permanent väljer du På obestämd tid .
- För att lagra data under en viss tid, välj Lagringsperiod och ange antalet dagar, från 1 till 36 500. Lagringsperioden beräknas baserat på följande starttider:
- Meddelanden i Gmail, Grupper och Chatt – dagar från det att meddelandet skickades eller mottogs.
- Enhet — dagar från det att filen antingen skapades eller senast ändrades.
- Röst — dagar från det att informationen skickades eller mottogs.
Om du anger en lagringsperiod kan du välja vad du vill göra med data efter att lagringsperioden har löpt ut:
- Om du bara vill rensa data som användare redan har raderat väljer du det första alternativet.
- För att rensa all data, välj det andra alternativet. Den här regeln kan rensa data som användare förväntar sig att behålla, till exempel meddelanden i sin Gmail-inkorg eller filer på Drive.
Klicka på Skapa . Om du anger en lagringsperiod ber Vault dig att bekräfta att du förstår effekterna av denna lagringsregel. Markera rutorna och klicka på Godkänn för att skapa regeln.
Upprepa den här processen för alla tjänster som du vill ställa in standardlagringsregler för.
Steg 6. (Valfritt) Konfigurera godkännande av flera parter för arkivexporter
Arkivadministratörer har åtkomst till mycket känsliga domänomfattande data. För att säkerställa att dataexporter hanteras korrekt och endast utförs av behöriga användare kan du aktivera godkännande från flera parter (MPA) för alla arkivexporter i din organisation.
Hur fungerar MPA för Vault-exporter?
- En administratör utför en sökning och försöker starta en export.
- Ett meddelande skickas till en andra administratör i din organisation om att en annan administratör har gjort en exportbegäran.
- Den andra administratören granskar begäran i administratörskonsolen och om allt ser bra ut godkänner de den.
- Efter att begäran har godkänts startar dataexporten.
- Den första administratören kan sedan kontrollera statusen och ladda ner exporten.
Aktivera eller inaktivera MPA för arkivexporter
Du måste vara inloggad som superadministratör för den här uppgiften.I Googles administratörskonsol, gå till Meny
Säkerhet Autentisering Inställningar för godkännande av flera parter .Du måste vara inloggad som superadministratör för den här uppgiften.
- Klicka på Godkännande av flera parter för Arkiv-inställningar .
För att aktivera MPA för Vault-exporter, markera rutan Skapa export och klicka sedan på Spara .
Obs! Ändringar som görs i inställningen för att skapa export i arkivet i administratörskonsolen skapar endast en MPA-begäran när MPA också är aktiverat för organisationen. Läs mer om MPA för känsliga åtgärder .
Om du vill inaktivera MPA för Arkiv-exporter avmarkerar du rutan Google Arkiv: skapa export och klickar sedan på Spara .
Hur godkänner jag en begäran om export av data från Vault?
Om du är begärande eller godkännande av en MPA Vault-exportbegäran kan du se väntande eller tidigare begäranden på sidan för MPA-godkännande.
Öppna fliken Skickade förfrågningar och klicka sedan på en förfrågan för att visa en detaljsida för den förfrågan. På detaljsidan för förfrågan kan förfrågare avbryta sin förfrågan och godkännare kan godkänna eller avslå förfrågan.
Google Arkiv är nu konfigurerat! Arkiv bevarar din organisations data enligt de lagringsregler du konfigurerat.
Viktiga anmärkningar:
- Vad som händer efter att du har angett standardregler för lagring: Om inte en anpassad regel eller spärr gäller lagras data enligt standardregeln för lagring.
- Vad som händer när en användare tar bort ett meddelande eller en fil: Meddelandet eller filen tas bort från användarens konto. Men när standardregeln för lagring eller en anpassad regel gäller är meddelandet eller filen fortfarande tillgänglig i Arkiv under resten av lagringsperioden. Borttagna meddelanden och filer som lagras av Arkiv räknas inte mot användarens lagringskvot.