หากต้องการพัก ค้นหา และส่งออกข้อมูล Google Workspace ขององค์กรในห้องนิรภัย คุณต้องสร้างพื้นที่ทำงานที่เรียกว่าเคส โดยกรณีจะมีคอนเทนเนอร์ สำหรับการคงไว้ชั่วคราว การค้นหา และการส่งออกที่เกี่ยวข้องกับโปรเจ็กต์ eDiscovery ที่เจาะจง เช่น กรณีการฟ้องเรียกค่าเสียหายหรือการตรวจสอบ
เกี่ยวกับเคส
เคสประกอบด้วยรายการต่อไปนี้
- รายการคำค้นหาที่บันทึกไว้
- รายการการคงไว้ชั่วคราว
- รายชื่อบัญชีที่แชร์กรณีให้
- รายการการส่งออก
- บันทึกการตรวจสอบกิจกรรมของผู้ใช้ห้องนิรภัยในกรณี
ผู้ใช้ที่สร้างกรณีจะเป็นเจ้าของกรณี และจะแชร์กับผู้ใช้ห้องนิรภัยคนอื่นเพื่อให้ทุกคนที่มีส่วนร่วมในโปรเจ็กต์ eDiscovery ใช้พื้นที่ทำงานเดียวกันได้ หากคุณลบบัญชีของเจ้าของเคส ข้อมูลในเคสจะยังคงอยู่ในห้องนิรภัย ผู้ใช้ห้องนิรภัยทุกคนที่มีสิทธิ์จัดการกรณีจะเปิดและแชร์กรณีกับผู้ใช้ห้องนิรภัยคนอื่นได้ เมื่อไม่ต้องใช้กรณีอีกต่อไป คุณก็ลบการคงไว้ชั่วคราวที่เหลืออยู่ จากนั้นปิดและลบกรณีนั้นได้
กรณีอาจอยู่ในพื้นที่ทางภูมิศาสตร์แห่งใดแห่งหนึ่ง คุณจะต้องเลือกภูมิภาคเมื่อตั้งค่ากรณี
จัดการกรณี
สร้างกรณี
ก่อนเริ่มต้น โปรดอ่านหลักเกณฑ์การตั้งชื่อกรณีขององค์กร หากไม่มีหลักเกณฑ์ ให้สร้างหลักเกณฑ์เพื่อให้มั่นใจว่าชื่อเคสระบุวัตถุประสงค์ของเคสได้อย่างชัดเจน และไม่ซ้ำกัน
- ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
คลิกกรณี
สร้างหากไม่มีตัวเลือกสร้าง โปรดขอให้ผู้ดูแลระบบ Google Workspace มอบสิทธิ์ที่จำเป็นให้คุณ
ป้อนชื่อกรณีที่สื่อความหมายตามหลักเกณฑ์การตั้งชื่อขององค์กร
(ไม่บังคับ) ป้อนคำอธิบายกรณี คำอธิบายจะแสดงเมื่อคุณเปิดเคส
(ไม่บังคับ) หากองค์กรของคุณมีนโยบายเขตข้อมูล ให้เลือกเขตข้อมูล สำหรับเคส
โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมที่หัวข้อ เลือกตำแหน่งสำหรับข้อมูลส่งออกของห้องนิรภัย
คลิกสร้าง
ดูกรณี
- ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
คลิกกรณี
หน้าเคสจะเปิดขึ้นและแสดงรายการเคสที่ใช้งานอยู่ทั้งหมดที่บัญชีของคุณเข้าถึงได้ (เคสที่คุณสร้างและเคสที่แชร์กับคุณ)
หากต้องการเปิดรายการกรณีที่มีสถานะปิดหรือลบแล้ว ให้คลิกสถานะแล้ว เลือกสถานะกรณีที่ต้องการเปิด
หากต้องการกรองรายการตามเจ้าของ ให้คลิกเจ้าของแล้วเลือกทุกคนเป็นเจ้าของ ฉันเป็นเจ้าของ หรือแชร์กับฉัน
หากต้องการจัดเรียงรายการกรณีตามชื่อหรือเจ้าของกรณี ให้คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ที่เกี่ยวข้อง
เปิดกรณีโดยคลิกแถว
แก้ไขเรื่อง
- ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
- คลิกกรณี คลิกกรณีที่ต้องการแก้ไข
- คลิกแก้ไข
- อัปเดตชื่อ คำอธิบาย หรือเขตข้อมูลของกรณี แล้วคลิกบันทึก
เปลี่ยนสถานะของเคส
คุณเปลี่ยนสถานะของเคสได้ หากคุณเปลี่ยนสถานะ สถานะของ ข้อมูลที่เชื่อมโยงกับกรณีนั้นอาจเปลี่ยนแปลงด้วย ดังนี้
ปิด - ห้องนิรภัยจะเก็บคำค้นหาที่บันทึกไว้และข้อมูลการตรวจสอบทั้งหมดที่เชื่อมโยงกับกรณีนี้ โดยจะลบไฟล์ที่ส่งออกทันที คุณจะเปิดกรณีที่ปิดไปขึ้นมาใหม่หรือลบกรณีนั้นได้ คุณจะปิดกรณีไม่ได้จนกว่าจะลบการคงไว้ชั่วคราวทั้งหมด
คุณเปิดกรณีที่ปิดไปแล้วขึ้นมาใหม่ได้ ระบบจะย้ายกรณีดังกล่าวกลับไปยังรายการกรณีที่ใช้งานอยู่ โดยจะเก็บข้อมูลการตรวจสอบและคำค้นหาที่บันทึกไว้ แต่คุณต้อง สร้างการคงไว้ชั่วคราวและการส่งออกใหม่
ถูกลบ - ระบบจะย้ายกรณีไปยังรายการกรณีที่ถูกลบ หลังจากที่ลบเคสออกประมาณ 30 วัน ห้องนิรภัยจะลบเคสดังกล่าวออกอย่างถาวร คุณยังกู้คืนกรณีที่ลบไปแล้วได้โดยที่ข้อมูลทั้งหมดยังอยู่ครบ จนกว่าห้องนิรภัยจะลบกรณีนั้นออก
คุณสามารถกู้คืนกรณีที่ลบไปแล้วได้ ระบบจะย้ายกรณีดังกล่าวกลับไปยังรายการกรณีที่ใช้งานอยู่ โดยจะเก็บข้อมูลการตรวจสอบและคำค้นหาที่บันทึกไว้ แต่คุณต้อง สร้างการคงไว้ชั่วคราวและการส่งออกใหม่
ปิดเคส
- ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
- คลิกกรณี คลิกกรณีที่ต้องการปิด
- คลิกการคงไว้ชั่วคราว สำหรับการคงไว้ชั่วคราวแต่ละรายการ ให้ทำดังนี้
- ตรวจสอบการคงไว้ชั่วคราวและยืนยันว่าลบได้
- ชี้ไปที่การคงไว้ชั่วคราวในรายการการคงไว้ชั่วคราว แล้วคลิกลบ
- คลิกกรณีเพื่อกลับไปยังรายการกรณี
- ชี้ไปที่กรณีแล้วคลิกปิด
เปิดอีกครั้งหรือลบเคส
- ในเมนูสถานะที่ด้านบนของรายการกรณี ให้เลือกปิดแล้ว
- ชี้ไปที่กรณีและเลือกตัวเลือกดังนี้
- หากต้องการเปิดเคสอีกครั้ง ให้คลิกเปิดอีกครั้ง
- หากต้องการลบเคส ให้คลิกลบ ลบเคส
กู้คืนเคสที่ลบไปแล้ว
เลือกลบแล้วในเมนูสถานะที่ด้านบนของรายการกรณี
รายการนี้จะมีเฉพาะกรณีที่ลบไปเมื่อประมาณ 30 วันที่ผ่านมา กรณีที่ลบออกก่อนหน้านั้นจะถูกห้องนิรภัยลบออกถาวร
ชี้ไปที่กรณีที่ต้องการกู้คืน แล้วคลิกกู้คืน