หากต้องการคง ค้นหา และส่งออกข้อมูล Google Workspace ขององค์กรในห้องนิรภัย คุณต้องสร้างพื้นที่ทำงานที่เรียกว่ากรณี โดยกรณีจะมีคอนเทนเนอร์สำหรับการคงไว้ชั่วคราว การค้นหา และการส่งออกที่เกี่ยวข้องกับโปรเจ็กต์ eDiscovery ที่เจาะจง เช่น กรณีการฟ้องร้องหรือการตรวจสอบ
เกี่ยวกับกรณี
กรณีมีข้อมูลดังนี้
- รายการคำค้นหาที่บันทึกไว้
- รายการการคงไว้ชั่วคราว
- รายชื่อบัญชีที่แชร์กรณีให้
- รายการการส่งออก
- บันทึกการตรวจสอบกิจกรรมของผู้ใช้ห้องนิรภัยในกรณี
ผู้ใช้ที่สร้างกรณีจะเป็นเจ้าของกรณี และจะแชร์กับผู้ใช้ห้องนิรภัยคนอื่นเพื่อให้ทุกคนที่มีส่วนร่วมในโปรเจ็กต์ eDiscovery ใช้พื้นที่ทำงานเดียวกันได้ หากคุณลบบัญชีของเจ้าของกรณี กรณีดังกล่าวจะยังคงอยู่ในห้องนิรภัย ผู้ใช้ห้องนิรภัยทุกคนที่มีสิทธิ์จัดการกรณีจะเปิดและแชร์กรณีกับผู้ใช้ห้องนิรภัยคนอื่นได้ เมื่อไม่ต้องใช้กรณีอีกต่อไป คุณก็ลบการคงไว้ชั่วคราวที่เหลืออยู่ จากนั้นปิดและลบกรณีนั้นได้
กรณีอาจอยู่ในพื้นที่ทางภูมิศาสตร์แห่งใดแห่งหนึ่ง คุณจะต้องเลือกภูมิภาคเมื่อตั้งค่ากรณี
จัดการกรณี
สร้างกรณี
ก่อนเริ่มต้น โปรดอ่านหลักเกณฑ์การตั้งชื่อกรณีขององค์กร หากไม่มีหลักเกณฑ์ ให้สร้างหลักเกณฑ์ขึ้นมาเพื่อให้แน่ใจว่าชื่อคดีระบุวัตถุประสงค์ของคดีอย่างชัดเจนและไม่ซ้ำกัน
- ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
คลิกกรณี
สร้างหากไม่มีตัวเลือกสร้าง โปรดขอให้ผู้ดูแลระบบ Google Workspace มอบสิทธิ์ที่จำเป็นให้คุณ
ป้อนชื่อกรณีที่สื่อความหมายตามหลักเกณฑ์การตั้งชื่อขององค์กร
(ไม่บังคับ) ป้อนคำอธิบายกรณี คำอธิบายจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณเปิดกรณี
(ไม่บังคับ) หากองค์กรของคุณมีนโยบายเขตข้อมูล ให้เลือกเขตข้อมูลสำหรับกรณีของคุณ
โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมที่หัวข้อเลือกตำแหน่งสำหรับข้อมูลการส่งออกของห้องนิรภัย
คลิกสร้าง
ดูกรณี
- ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
คลิกกรณี
หน้ากรณีจะเปิดขึ้นและแสดงรายการกรณีที่ใช้งานอยู่ทั้งหมดซึ่งบัญชีของคุณเข้าถึงได้ (กรณีที่คุณสร้างและกรณีที่แชร์กับคุณ)
หากต้องการเปิดรายการกรณีที่มีสถานะปิดหรือลบแล้ว ให้คลิกสถานะแล้วเลือกสถานะกรณีที่ต้องการเปิด
หากต้องการกรองรายการตามเจ้าของ ให้คลิกเจ้าของแล้วเลือกทุกคนเป็นเจ้าของ, ฉันเป็นเจ้าของ หรือแชร์กับฉัน
หากต้องการจัดเรียงรายการกรณีตามชื่อหรือเจ้าของกรณี ให้คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ที่เกี่ยวข้อง
เปิดกรณีโดยคลิกแถว
แก้ไขกรณี
- ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
- คลิกกรณี คลิกกรณีที่ต้องการแก้ไข
- คลิกแก้ไข
- อัปเดตชื่อ คำอธิบาย หรือเขตข้อมูลของกรณี แล้วคลิกบันทึก
เปลี่ยนสถานะของกรณี
คุณเปลี่ยนสถานะของกรณีได้ หากคุณเปลี่ยนสถานะ สถานะของข้อมูลที่เชื่อมโยงกับกรณีนั้นอาจเปลี่ยนแปลงด้วย ดังนี้
ปิด - ห้องนิรภัยจะเก็บคำค้นหาที่บันทึกไว้และข้อมูลการตรวจสอบทั้งหมดที่เชื่อมโยงกับกรณีนี้ โดยจะลบไฟล์ที่ส่งออกทันที คุณจะเปิดกรณีที่ปิดไปขึ้นมาใหม่หรือลบกรณีนั้นได้ คุณจะปิดกรณีไม่ได้จนกว่าจะลบการคงไว้ชั่วคราวทั้งหมด
คุณสามารถเปิดกรณีที่ปิดไปแล้วขึ้นมาใหม่ได้ ระบบจะย้ายกรณีดังกล่าวกลับไปยังรายการกรณีที่ใช้งานอยู่ โดยจะเก็บรักษาข้อมูลการตรวจสอบและคำค้นหาที่บันทึกไว้ แต่คุณต้องสร้างการคงไว้ชั่วคราวและการส่งออกอีกครั้ง
ลบแล้ว - ระบบจะย้ายกรณีดังกล่าวไปยังรายการกรณีที่ลบแล้ว หลังจากที่ลบกรณีออกประมาณ 30 วัน ห้องนิรภัยจะลบกรณีดังกล่าวออกอย่างถาวร คุณยังกู้คืนกรณีที่ลบไปแล้วได้โดยที่ข้อมูลทั้งหมดยังอยู่ครบ จนกว่าห้องนิรภัยจะลบกรณีนั้นออก
คุณสามารถกู้คืนกรณีที่ลบไปแล้วได้ ระบบจะย้ายกรณีดังกล่าวกลับไปยังรายการกรณีที่ใช้งานอยู่ โดยจะเก็บรักษาข้อมูลการตรวจสอบและคำค้นหาที่บันทึกไว้ แต่คุณต้องสร้างการคงไว้ชั่วคราวและการส่งออกอีกครั้ง
ปิดกรณี
- ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
- คลิกกรณี คลิกกรณีที่ต้องการปิด
- คลิกการคงไว้ชั่วคราว สำหรับการคงไว้ชั่วคราวแต่ละรายการ ให้ทำดังนี้
- ตรวจสอบการคงไว้ชั่วคราวและยืนยันว่าลบได้
- ชี้ไปที่การคงไว้ชั่วคราวในรายการการคงไว้ชั่วคราว แล้วคลิกลบ
- คลิกกรณีเพื่อกลับไปยังรายการกรณี
- ชี้ไปที่กรณีแล้วคลิกปิด
เปิดกรณีขึ้นมาใหม่หรือลบกรณี
- ในเมนูสถานะที่ด้านบนของรายการกรณี ให้เลือกปิดแล้ว
- ชี้ไปที่กรณีและเลือกตัวเลือกดังนี้
- หากต้องการเปิดกรณีอีกครั้ง ให้คลิกเปิดอีกครั้ง
- หากต้องการลบกรณี ให้คลิกลบ ลบกรณี
กู้คืนกรณีที่ลบไปแล้ว
เลือกลบแล้วในเมนูสถานะที่ด้านบนของรายการกรณี
รายการนี้จะมีเฉพาะกรณีที่ลบไปเมื่อประมาณ 30 วันที่ผ่านมา กรณีที่ลบออกก่อนหน้านั้นจะถูกห้องนิรภัยลบออกถาวร
ชี้ไปที่กรณีที่ต้องการกู้คืน แล้วคลิกกู้คืน