Regels voor gegevensbewaring bepalen hoe uw organisatie Google Workspace-gegevens opslaat en verwijdert om te voldoen aan wettelijke voorschriften of regelgeving.
Standaard blijven gegevens uit Google Workspace in gebruikersaccounts bewaard totdat de gebruiker of beheerder ze verwijdert. Als uw organisatie meer controle wil over de bewaartermijn van gegevens, kunt u bewaarregels instellen in Google Vault. Deze regels bepalen hoe gegevens worden opgeslagen en hoe lang, en verwijderen gegevens zodra ze niet meer nodig zijn.
Over bewaarregels
Met Vault kunt u bewaarregels gebruiken om:
- Bewaar gegevens zo lang als nodig is — U kunt regels instellen om gegevens zo lang te bewaren als u dat wilt. De gegevens blijven bewaard, zelfs als gebruikers berichten en bestanden verwijderen of hun prullenbak legen.
- Verwijder gegevens wanneer u ze niet meer nodig hebt — U kunt Vault zo instellen dat gegevens na een bepaalde tijd worden verwijderd. Wanneer de bewaartermijn is verlopen, worden de gegevens verwijderd uit gebruikersaccounts en uit alle Google-systemen gewist. (Gegevens die onder een juridische bewaarplicht vallen, worden niet verwijderd.) De tijd die nodig is om verlopen gegevens te verwijderen, varieert per service. Zie voor meer informatie: Gegevens kunnen in Vault blijven nadat alle bewaartermijnen zijn verlopen (verderop op deze pagina).
Soorten bewaarregels
Standaard bewaarregels
Als u alle gegevens voor een service gedurende een bepaalde tijd moet bewaren, stelt u een standaard bewaarregel in. Standaardregels zijn alleen van toepassing op gegevens wanneer er geen aangepaste regel of bewaartermijn van toepassing is. U kunt standaard bewaarregels niet alleen toepassen op specifieke accounts of tijdsperioden, en u kunt slechts één standaard bewaarregel per service hebben.
Aangepaste bewaarregels
Als u specifieke gegevens gedurende een bepaalde tijd moet bewaren, stelt u een aangepaste bewaarregel in. U kunt de gegevens specificeren met voorwaarden en bepalingen, afhankelijk van de service:
- Gmail en Google Groepen — Instellen op basis van organisatie-eenheid, datumbereik en specifieke zoektermen.
- Google Drive, Meet en Sites — Instellen per organisatie-eenheid, en de vervaldatum definiëren op basis van de datum van laatste wijziging (om veroudering tegen te gaan) en de aanmaakdatum (om te voldoen aan compliance-vereisten), de datum waarop items zijn verwijderd of de datumvelden in het Drive-label.
- Google Chat — Instellen per organisatie-eenheid of voor alle chatruimtes binnen de organisatie.
- Google Agenda — Stel in per organisatie-eenheid en definieer de vervaldatum op basis van de einddatum van de gebeurtenis. Zie ' Over bewaartermijnen' voor meer informatie.
- Google Voice voor Google Workspace — Instellen per organisatie-eenheid en gegevenstype.
- Gemini-app — Ingesteld per organisatie-eenheid voor gesprekken.
U kunt zoveel aangepaste regels instellen als uw organisatie nodig heeft. Gegevens worden bewaard volgens de regel met de meest recente vervaldatum. Voor Drive geldt dat als een Drive-item in de prullenbak onderworpen is aan meerdere bewaarregels, een regel voor het verplaatsen naar de prullenbak voorrang heeft op alle andere bewaarregels.
Belangrijke informatie over het bewaren van gegevens
Wat is het verschil tussen een hold-regel en een retentieregel?
Zowel bewaarregels als retentieregels bewaren gegevens in Vault, maar er zijn belangrijke verschillen:
| Houdt vast | Bewaarregels | |
|---|---|---|
Gebruik | Een blokkering wordt doorgaans ingesteld naar aanleiding van een onderzoek of een juridische kwestie. | Bewaarregels worden gebruikt om proactief te bepalen hoe lang gegevens worden bewaard. |
| Domein | Reserveringen kunnen worden toegepast op:
| Bewaarregels kunnen worden toegepast op:
Let op : bewaarregels kunnen niet op individuele accounts worden toegepast, tenzij er sprake is van overeenkomende voorwaarden. |
Bewaarperiode | Een hold bewaart gegevens voor onbepaalde tijd, totdat de hold wordt opgeheven. | Bewaarregels zorgen ervoor dat gegevens gedurende een bepaalde periode worden bewaard, bijvoorbeeld een vast aantal dagen of voor onbepaalde tijd. |
Voorrang | Blokkeringen hebben voorrang op bewaarregels. Wanneer een blokkering wordt opgeheven, vallen de gegevens onmiddellijk weer onder de toepasselijke bewaarregels. | Bewaarregels worden niet toegepast op gegevens die onder een blokkering vallen totdat de blokkering wordt opgeheven. Aangepaste regels hebben voorrang op standaardregels, zelfs als de standaardregel later verloopt. De bewaarregels van een medewerker aan een Drive-item kunnen echter alleen de bewaartermijn verlengen. Een kortere aangepaste bewaarregel van een medewerker kan een langere standaardbewaarregel van de eigenaar niet overschrijven. Gegevens kunnen uit de productiesystemen van Google worden verwijderd wanneer de laatst geldende bewaartermijn is verlopen. |
Toegang | Alleen Vault-gebruikers met toegang tot een dossier kunnen inzien wie en wat in behandeling is. | Alleen Vault-gebruikers met de juiste machtigingen voor bewaarregels kunnen bewaarregels beheren. |
Gegevens die in Vault worden verwijderd, worden verwijderd uit alle Google-services.
Vault is volledig geïntegreerd met de Google-services die het ondersteunt, dus er is geen apart archief nodig.
Wanneer een bewaarregel wordt toegepast op een bericht of bestand, wordt het item uit de service verwijderd, zelfs als de gebruiker het niet heeft gemarkeerd voor verwijdering.
U kunt bijvoorbeeld een standaard bewaarregel instellen om Gmail-berichten 365 dagen te bewaren, zonder aangepaste regels of bewaartermijnen. Vault verwijdert dan alle berichten die ouder zijn dan 1 jaar.
De ingangsdatum van de garantieperiode is afhankelijk van de gekozen dienst.
- Gmail en Groepen — De bewaartermijn begint op de dag dat het bericht wordt verzonden of ontvangen.
- Rijden, ontmoeten en locaties — Afhankelijk van hoe de bewaarregel is ingesteld, kan de bewaarperiode beginnen:
- Toen het item werd aangemaakt
- Wanneer het item voor het laatst is gewijzigd
- Toen het voorwerp naar de vuilnisbak werd verplaatst
- Als een schijflabel een datumveld in de voorwaarde heeft, wordt de waarde ingesteld voor het datumveld van het schijflabel.
- Chat — De bewaartermijn begint op de dag dat het bericht is verzonden. De startdatum van de bewaartermijn verandert niet wanneer een gebruiker een bericht bewerkt of verwijdert.
- Agenda — De bewaartermijn begint wanneer het evenement eindigt. Zie ' Over bewaartermijnen' voor meer informatie.
- Stem voor Google Workspace :
- Tekstberichten — De bewaartermijn begint om 23:59 UTC-7 op de dag dat het bericht is verzonden.
- Voicemails en hun transcripties — De bewaartermijn begint om 23:59 UTC-7 op de dag dat de voicemail is aangemaakt.
- Gesprekslogboeken — De bewaartermijn begint om 23:59 UTC-7 op de dag dat het gesprek werd gevoerd of ontvangen.
- Gemini-app — De bewaartermijn begint wanneer de laatste prompt of reactie in een Gemini-app-gesprek is verzonden of ontvangen.
Aangepaste bewaarplichten en blokkeringen kunnen de dekkingsperiode verlengen.
Wanneer de standaard bewaartermijn is verlopen, verwijdert Vault een bericht of bestand alleen als:
- De gegevens worden niet bewaard volgens aangepaste bewaarregels. De gegevens worden altijd bewaard zoals vereist door de aangepaste regel met de langste bewaartermijn. Aangepaste bewaarregels hebben altijd voorrang op de standaard bewaarregel, zelfs als de aangepaste bewaarregel korter is dan de standaard bewaarregel. Een kortere aangepaste bewaarregel voor een medewerker kan echter geen langere standaard bewaarregel voor een eigenaar overschrijven.
- Het is niet onderworpen aan een blokkering. Wanneer de blokkering wordt opgeheven, treden de bewaarregels in werking.
Gegevens kunnen in Vault blijven nadat alle bewaarregels zijn verlopen.
Zelfs wanneer een bewaarregel is ingesteld om gegevens te verwijderen, zorgt het achtergrondproces dat permanent verwijderde of verlopen gegevens uit Google-systemen verwijdert ervoor dat gegevens nog ongeveer 30 dagen beschikbaar blijven voor Vault voordat ze volledig worden verwijderd .
E-mailberichten
Berichten in het Gmail-account van een gebruiker of berichten die in Google Groepen zijn geplaatst, worden verwijderd uit het zicht van de gebruiker zodra alle bewaarregels zijn verlopen (dit proces kan uren tot dagen duren). De berichten blijven nog ongeveer 30 dagen beschikbaar voor Vault-beheerders, gedurende welke periode u ze kunt zoeken, exporteren of blokkeren. Na 30 dagen kunt u deze berichten niet meer ophalen.
Berichten die door gebruikers of groepsbeheerders minder dan 30 dagen voor het verstrijken van de bewaartermijn worden verwijderd, worden bewaard totdat de maximale bewaartermijn van 30 dagen is bereikt. Als een gebruiker bijvoorbeeld berichten verwijdert en de prullenbak leegt 20 dagen voordat de bewaartermijn verstrijkt, kunt u ze nog 10 dagen in Vault opzoeken. Na die tijd kunt u ze niet meer terugvinden.
Gmail-berichten die meer dan 30 dagen vóór het verstrijken van de bewaartermijn zijn verwijderd, worden aan het einde van de bewaartermijn onmiddellijk definitief gewist en kunnen niet meer worden teruggehaald.
Voor voorbeelden van hoe bewaarregels in Gmail werken, ga naar Voorbeelden van bewaarregels in Gmail en hun effect .
Items in Drive
- Het kan tot 15 dagen duren voordat items en sites in de Drive van een gebruiker worden verwijderd nadat alle bewaarregels zijn verlopen. Als een item uit Drive wordt verwijderd en niet onder bewaarregels of blokkeringen valt, is het direct niet meer beschikbaar voor Vault. Als bestanden minder dan 25 dagen geleden zijn verwijderd, kan een beheerder de bestanden mogelijk nog terughalen .
- Items en sites die door gebruikers zijn verwijderd en uit de prullenbak zijn geleegd, zijn direct niet meer beschikbaar voor Vault, tenzij er een bewaarregel of blokkering is ingesteld om hun beschikbaarheid te verlengen. Als bestanden minder dan 25 dagen geleden zijn verwijderd, kan een beheerder de bestanden mogelijk nog terughalen .
Chatberichten
Chatberichten worden nog 30 dagen bewaard nadat een gebruiker of een bewaarregel ze uit een gesprek of ruimte heeft verwijderd. Het verwijderingsproces begint op dag 30 en kan, afhankelijk van het aantal te verwijderen berichten, nog enkele dagen duren.
Agenda-evenementen
- Agenda-evenementen worden 30 dagen bewaard nadat een gebruiker of een bewaarregel het evenement verwijdert. Evenementen kunnen worden doorzocht en geëxporteerd in Vault.
Spraakgegevens
Spraakberichten, voicemails en de transcripties daarvan, en gesprekslogboeken worden tot 30 dagen na het verstrijken van de bewaartermijn verwijderd en kunnen niet meer worden teruggehaald.
Gemini app berichten
- Berichten in de Gemini-app (bestaande uit prompts en antwoorden) verdwijnen uit het zicht van de gebruiker (dit proces kan uren tot dagen duren) nadat de bewaartermijn is verlopen.
- Berichten uit de Gemini-app blijven nog ongeveer 30 dagen beschikbaar voor Vault-beheerders. Gedurende deze periode kunt u de berichten zoeken, exporteren of blokkeren. Na 30 dagen worden de berichten definitief verwijderd en kunt u ze niet meer terughalen.
Bestanden die door andere Google-services in Drive worden opgeslagen, vallen onder de bewaarregels van Drive.
Sommige Google-services slaan hun gegevens op in Drive. Deze gegevens vallen onder de bewaarregels van Drive, zoals hieronder beschreven:
| Product | Behoud |
|---|---|
| Jamboard | Vault bewaart jams die zijn opgeslagen op de schijven van gebruikers volgens de bewaarregels voor schijven. Niet-opgeslagen jams worden verwijderd wanneer de Jamboard-sessie eindigt en zijn niet meer beschikbaar voor Vault. |
| Google Meet | Opnames van vergaderingen, notities gemaakt door Gemini en logboeken voor chatgesprekken, vraag- en antwoordsessies en enquêtes tijdens vergaderingen vallen standaard onder de bewaarregels van Drive. Om het bewaren van Meet-opnames anders te beheren dan andere items in Drive, kunt u bewaarregels voor Meet instellen. Wanneer bewaarregels voor Meet zijn ingeschakeld, zijn de bewaarregels van Drive niet van toepassing op Meet-opnames. |
| Google Sites | Sites vallen standaard onder de bewaarregels voor sites. Om sites anders te bewaren dan andere items in Drive, kunt u bewaarregels voor sites instellen. Wanneer bewaarregels voor sites zijn ingeschakeld, zijn de bewaarregels van Drive niet van toepassing op sites. Om sites op dezelfde manier te bewaren als andere items in Drive, kunt u de bewaarinstellingen wijzigen zodat sites worden bewaard volgens de Drive-regels. |
Tekortkomingen in de bewaartermijn kunnen ertoe leiden dat diensten gegevens onmiddellijk verwijderen.
Wees voorzichtig bij het wijzigen van bestaande bewaarregels. Diensten kunnen onbeveiligde gegevens die gebruikers meer dan 30 dagen geleden hebben verwijderd, direct verwijderen.
Overerving van retentieregels
Onderliggende organisatie-eenheden erven aangepaste bewaarregels van hun bovenliggende organisatie-eenheid.
Deze overgeërfde aangepaste regels zijn van toepassing op alle onderliggende organisatie-eenheden, zelfs als de onderliggende organisatie-eenheid is aangemaakt nadat de aangepaste bewaarregel is ingesteld.
Bijvoorbeeld:
example.com is de hoofdorganisatie-eenheid en heeft een standaard bewaartermijn van 2 jaar voor Gmail.
example.com_US heeft een aangepaste bewaartermijn van 11 jaar voor Gmail. Deze regel wordt als primaire regel toegepast.
example.com_US\Employees is een onderliggende organisatie-eenheid en erft de aangepaste bewaarregel van 11 jaar van de bovenliggende organisatie-eenheid ( example.com_US ). De aangepaste regel wordt toegepast als de primaire regel. Deze regel wordt toegepast, zelfs als example.com_US\Employees is aangemaakt nadat de aangepaste bewaarregel voor example.com_US is ingesteld.