Administra reglas de retención y conservaciones

Como usuario de Vault, debes verificar periódicamente tus reglas de retención y conservaciones. Asegúrate de que Vault te ayude a cumplir con los requisitos legales y comerciales de tu organización.

Advertencia: Cuando modificas o borras las suspensiones y las reglas de retención, puedes permitir que los servicios borren datos que los usuarios esperan conservar. Es posible que los datos que no estén protegidos por otras conservaciones o reglas de retención se borren de forma inmediata y definitiva. Obtén más información.

Administra las reglas de retención predeterminadas

Las reglas de retención predeterminadas proporcionan políticas globales de conservación y eliminación para cada servicio. Se aplican a los datos del usuario cuando no se aplican reglas de retención personalizadas ni conservaciones.

  1. Accede a vault.google.com.
  2. Haz clic en Retención.
  3. En la pestaña Reglas predeterminadas, revisa las reglas predeterminadas. Verifica que estén configurados como quieras.
    • Si el valor de duración y acción es Sin retención predeterminada, no se establece ninguna regla de retención predeterminada para ese servicio.
    • Si el estado es Desactivado, los datos de ese servicio están cubiertos por la regla de retención predeterminada de otro servicio, si corresponde. Una regla predeterminada desactivada puede tener una duración "No establecida" o una cantidad de días. Estas reglas de retención predeterminadas solo se aplican cuando la retención para ese parámetro de configuración está activada.

  4. Puedes editar o anular una regla de retención predeterminada:

    • Para editar una regla de retención predeterminada, haz clic en Editar y realiza los cambios. Luego, haz clic en Guardar.

      Nota: Si acortas la duración de la retención o anulas una regla predeterminada, es posible que permitas que el servicio borre los datos que deseas conservar. Procede con precaución.

    • Para anular una regla de retención predeterminada, selecciónala y haz clic en Borrar. Vuelve a hacer clic en Borrar para confirmar.

Administra reglas de retención personalizadas

Las reglas de retención personalizadas controlan por cuánto tiempo se conservan los tipos de datos específicos.

Cómo verificar o editar una regla personalizada

  1. Accede a vault.google.com.
  2. Haz clic en Retención y luego Reglas personalizadas.
  3. Revisa las reglas personalizadas. Puedes filtrar la lista para ver un servicio, una condición y otras propiedades de la regla específicos.
  4. Para editar una regla personalizada, haz clic en ella y realiza los cambios.

    Nota: Las actualizaciones se aplican en cuanto las guardas. Te arriesgas a perder datos que los usuarios esperan conservar. Procede con precaución.

  5. Haz clic en Guardar.

Borra una regla de retención personalizada

  1. Accede a vault.google.com.
  2. Haz clic en Retención y luego Reglas personalizadas.
  3. Para borrar una sola regla, selecciónala y haz clic en Borrar.
  4. Para borrar muchas reglas, haz lo siguiente:
    1. Marca la casilla junto a cada regla que quieras borrar.
    2. En la parte superior, haz clic en Borrar.
  5. Confirma que deseas borrar la regla y haz clic en Borrar.

Administrar conservaciones

Las conservaciones se aplican a usuarios, unidades organizativas, grupos, espacios de Chat o unidades compartidas específicos. Las conservaciones retienen los datos de forma indefinida y tienen prioridad sobre las reglas de retención predeterminadas y las reglas de retención personalizadas. Para obtener más información, consulta Comienza a usar conservaciones en Google Vault.

Cómo editar una retención

  1. Accede a vault.google.com.
  2. Haz clic en Asuntos y, luego, en el asunto con la retención que deseas editar. Si no sabes qué asunto tiene la retención, puedes encontrarla en Informes:
    1. En la página principal de Vault, haz clic en Informes.
    2. Para encontrar retenciones en una unidad organizativa, haz clic en Retenciones del dominio.
    3. Para encontrar retenciones sobre un usuario, haz clic en Retenciones del usuario.
    4. Para encontrar las retenciones en grupos, haz clic en Retenciones en grupos.
  3. Haz clic en la retención que quieras editar.
  4. Haz clic en Editar retención. Realiza los cambios.

    Nota: Cuando editas una conservación, es posible que los datos se borren de forma inmediata y definitiva si no se aplican reglas de retención ni otras conservaciones. Procede con precaución.

  5. Haz clic en Guardar.

Cómo borrar una retención

  1. Accede a vault.google.com.
  2. Haz clic en Asuntos y, luego, en el asunto con la retención que deseas editar. Si no sabes qué asunto tiene la retención, puedes encontrarla en Informes:
    1. En la página principal de Vault, haz clic en Informes.
    2. Para encontrar retenciones en una unidad organizativa, haz clic en Retenciones del dominio.
    3. Para encontrar retenciones sobre un usuario, haz clic en Retenciones del usuario.
    4. Para encontrar las retenciones en grupos, haz clic en Retenciones en grupos.
  3. Marca la casilla junto a la retención que deseas borrar.
  4. En la parte superior, haz clic en Borrar.

    Nota: Cuando borras una conservación, es posible que los datos se borren de forma inmediata y definitiva si no se aplican reglas de retención ni otras conservaciones. Procede con precaución.

  5. Confirma que deseas borrar la retención y haz clic en Borrar.

Revisa qué usuarios están en espera

  1. Accede a vault.google.com.
  2. Haz clic en Informes.
  3. Haz clic en Usuario Retenciones. En la lista, aparecen todos los usuarios que están en espera.
  4. Haz clic en la retención para ver a qué asunto pertenece.