Храните файлы Google Диска с помощью Vault.

Сохраняемые данные:

• Файлы на дисках пользователей и общих дисках
• Макеты электронных писем
• Файлы зашифрованы с помощью клиентского шифрования Google Workspace.
• Данные Google Meet, если не включена функция сохранения данных для конкретного Meet.

Данные, которые не сохраняются:

• Ярлыки папок и дисков
• Google Сайты, если только не отключено сохранение данных для отдельных сайтов.
• Связанные файлы
• Внешние файлы, предоставленные вашим пользователям.
• Сайты, созданные в классическом режиме Sites

Примечание : По умолчанию правила хранения данных в Google Диск применяются к данным Meet, но не к сайтам. Чтобы изменить, какие данные будут охватываться правилами Google Диска, включите правила для Meet и измените настройки хранения данных для сайтов .

Для получения более подробной информации перейдите в разделы «Диск», «Встречи» и «Сайты» в разделе «Поддерживаемые службы и типы данных» .

• При создании или обновлении правила хранения данных может потребоваться до 24 часов для его распространения. Файлы, удаленные пользователями в течение этого периода распространения, не сохраняются.
• Когда истекает срок действия правила, предусматривающего удаление файлов, удаление затронутых файлов из Диска может занять до 15 дней. Элементы, которые не были удалены и остаются в Диске пользователя или на общем диске, остаются доступными пользователю в течение этого периода.

Некоторые сервисы Google хранят свои данные в Google Диске. На эти данные распространяются следующие правила хранения данных в Google Диске:

Чтобы хранить данные, соответствующие определенным условиям, в течение заданного времени, создайте пользовательское правило хранения . Чтобы хранить все служебные данные в течение заданного времени, создайте правило хранения по умолчанию.

Узнайте больше о двух типах правил хранения данных .

При создании пользовательского правила хранения можно выбрать область действия правила: организационное подразделение , все общие диски или определенные общие диски .

Организационная единица

При применении пользовательского правила хранения к организационной единице это правило распространяется на файлы, принадлежащие пользователям в этой организационной единице .

Кроме того, если вы выберете параметр «Использовать правила хранения владельца и соавторов элемента Google Диска» в разделе «Хранение», вы сможете применить эти правила. В разделе «Настройки » правило хранения также применяется к файлам в «Моем диске» другого пользователя, которые напрямую предоставлены пользователю в выбранном организационном подразделении . Для получения дополнительной информации перейдите в раздел «Настройки хранения» ниже.

Если в правиле хранения задано удаление файлов по истечении срока хранения, Vault удаляет только файлы, принадлежащие пользователям в данном организационном подразделении . Файлы, предоставленные пользователями извне организационного подразделения, не удаляются.

Если вы выберете организационное подразделение и выберете «Включить элементы с общих дисков» , правило хранения будет применяться ко всем элементам на общем диске, принадлежащем вашей организации , при условии, что пользователь из выбранного организационного подразделения:

• Если переключатель выключен:
  • Имеет прямой доступ к элементу в личном кабинете владельца или в другом личном кабинете.
• Если переключатель включен:
  • Имеет прямой доступ к предмету.
  • Является ли пользователь участником или гостем общего ресурса? Узнайте больше об обмене файлами из Google Диска .
  • Является участником общего диска.
  • Является соавтором или имеет доступ к подпапке общего диска, содержащей данный элемент.

Данные правила не распространяются на группы, такие как Eng-team-group@solarmora.com , или на пользователей с общим доступом .

Все общие диски и отдельные общие диски

Вы можете установить пользовательское правило хранения, которое будет распространяться на все общие диски или только на определенные общие диски.

Удалять файлы с общих дисков могут только пользователи с правами доступа « Все общие диски» и «Конкретные общие диски» , поскольку файлы на общих дисках принадлежат команде, а не какому-либо конкретному пользователю.

Поддерживаемые версии для этой функции: Business Standard и Business Plus; Enterprise; Education Standard и Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials и Enterprise Essentials Plus; G Suite Business

В поддерживаемых версиях Google Workspace вы можете использовать метки Google Диска для создания пользовательских правил хранения. Вы можете использовать свойства метки Google Диска для настройки условий правила и периода хранения . К распространенным условиям относятся правила, основанные на метке или помеченной метке, например, «Неопределенный» или «Классифицированный» .

Например, администратор создал правило хранения, которое выбирает файлы для хранения на основе условия метки Google Диска. На изображении ниже администратор создал условие до 1 марта 2023 года для метки « Дата договора» .

Далее администратор использовал метку «Диск», чтобы установить период хранения правила. Здесь администратор установил период хранения, задав количество дней хранения ( 100 ). Начало периода хранения определяется датой, указанной в метке «Дата» , и предпочтительным полем даты ( Информация о договоре > Дата договора ).

После распространения пользовательского правила, пользователь, на которого распространялось действие правила, создал файл в своем «Моем диске». Файл был создан 8 февраля 2023 года, и пользователь применил поле « Информация о договоре > Дата договора» , установив дату договора на 15 февраля 2023 года. Результат применения правила хранения данных был следующим:

• Правило о сохранении было применено . Поскольку дата заключения контракта была установлена ​​на 15 февраля 2023 года, а не на дату выполнения условия — 1 марта 2023 года, условие о маркировке было выполнено, и правило было применено.
• Срок хранения начинается со значения поля «Дата договора», установленного для элемента . В этом примере дата договора была указана как 15 февраля 2023 года, поэтому файл будет храниться в течение 100 дней после этой даты. 8 февраля, день создания файла, не влияет на срок хранения, поскольку дата создания не была выбрана в поле «Начало срока хранения» .

Узнайте больше о метках диска .

Вы можете установить правила хранения, которые будут начинаться с даты создания файла, даты последнего изменения, даты перемещения в корзину или даты, указанной в метке файла на Google Диске.

При первой загрузке файла в Google Диск ему присваиваются дата создания и дата изменения. Эти даты совпадают с датой создания, датой изменения или датой загрузки локального файла, в зависимости от способа добавления файла в Диск.

В следующей таблице показано, какое время используется для различных источников:

• Загрузка — отметка времени загрузки файла на Google Диск.
• Локальное время — метка времени создания или последнего изменения исходного файла на исходном устройстве или в службе.

Примечание: После загрузки файла на Google Диск дата изменения будет меняться при каждом последующем изменении файла.

Файлы в корзине Google Диска можно удалить двумя способами. Во-первых, по умолчанию Google Диск удаляет файлы из корзины через 30 дней после их перемещения. Во-вторых, пользователь может удалить элементы из корзины вручную.

Примечание : файлы, удаленные из корзины, могут быть восстановлены администратором Google Workspace в течение 25 дней. Узнайте больше о восстановлении удаленных файлов .

В Vault можно установить правила, определяющие, как долго файлы, перемещенные в корзину, остаются доступными для Vault до их удаления. Эти правила называются правилами перемещения в корзину .

Например, если вы установите правило перемещения в корзину с 5-дневным периодом хранения, файл в корзине будет автоматически удален через 5 дней после его перемещения туда. Хотя администраторы по-прежнему смогут восстановить файл в течение 25 дней, он больше не будет доступен для Vault. Если пользователь удалит файл из корзины через 2 дня после его перемещения туда, файл будет доступен для Vault еще 3 дня и может быть восстановлен администраторами в течение 25 дней или дольше, если элемент находится в режиме ожидания.

Правило перемещения в корзину:

• Затрагивает файлы, принадлежащие пользователю или общему диску, к которому применяется правило.
• Применяется к файлам, перемещенным в корзину 1 августа 2016 года или позднее.
• Не может быть неограниченного срока хранения.
• Переопределяет другие правила хранения файлов на Диске, включая другие пользовательские правила, срок действия которых истекает позже . Если к файлу применяется несколько правил перемещения в корзину, файл сохраняется в соответствии с правилом, срок действия которого истекает позже.
• Переопределяется при наличии ограничений.
• Это не относится к предметам, извлеченным из мусора.

Чтобы создать правило перемещения в корзину, на шаге 7 ниже установите начало периода хранения на дату перемещения в корзину.

Вы выбираете, как будут применяться правила хранения к данным пользователя в разделе «Мой диск». Правила могут применяться к владельцу элемента в разделе «Мой диск» и всем участникам (просмотрщикам, комментаторам и редакторам) или только к владельцу .

Применение правила хранения данных к владельцу и всем участникам проекта позволяет сохранить наибольший объем данных и является наиболее распространенным вариантом. Применение правила хранения данных только к владельцу может привести к сохранению меньшего объема данных.

1. Войдите на vault.google.com .
2. Удержание кликов Настройки .
3. Рядом с пунктом «Сохранять элементы Google Диска пользователей, используя правила владельца и соавторов» выберите один из вариантов:
   • Используйте правила хранения данных владельца и соавторов элемента Google Диска — Примените правила владельца и всех пользователей, имеющих прямой доступ к элементу.
   • Применяйте правила хранения только для владельца элемента Google Диска — Применяйте правила только для владельца элемента Google Диска.

Администраторы хранилища могут создавать правила хранения для владельца или соавтора элемента Google Диска. Правила хранения владельца элемента Google Диска — единственные правила, которые могут привести к удалению элемента с помощью части правила, содержащей слово «действие».

Пользовательские правила хранения, установленные владельцем элемента Google Диска, имеют приоритет над правилами по умолчанию, даже если правило по умолчанию истекает позже.

Правила хранения, установленные для соавтора элемента Google Диска, могут только продлевать период хранения. Более короткое пользовательское правило соавтора не может переопределить более длинное правило по умолчанию владельца (у которого нет пользовательских правил).