Im Rahmen der Informationssteuerung Ihrer Organisation können Sie festlegen, wie lange Nachrichten aus Gemini-Apps aufbewahrt werden. Mit Aufbewahrungsregeln bestimmen Sie, wie lange Sie Nachrichten behalten möchten und wann sie gegebenenfalls gelöscht werden. Sie können beispielsweise festlegen, dass bestimmte Nachrichten sieben Jahre lang aufbewahrt werden sollen,
Wenn Sie Daten beibehalten möchten, die bestimmte Bedingungen für eine bestimmte Zeit erfüllen, können Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel erstellen. Wenn Sie alle Dienstdaten für alle lizenzierten Konten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren möchten, erstellen Sie eine Standardaufbewahrungsregel.
Wichtige Informationen zur Gemini App und zur Aufbewahrung
Bevor Sie Aufbewahrungsregeln festlegen, sollten Sie sich unbedingt über die Funktionsweise der Aufbewahrung und die in Vault unterstützten Nachrichten der Gemini App informieren.
Wie Daten aufbewahrt werden
Administratoreinstellungen: Mit der Einstellung „Gemini-Chatverlauf“ in der Admin-Konsole können Sie festlegen, ob und wie lange Gemini-Chats gespeichert werden, bevor sie automatisch gelöscht werden. Unabhängig davon, wie Chats gespeichert werden, können Administratoren mit Vault Chats in der Gemini App aufbewahren, auf „Hold“ setzen, durchsuchen und exportieren. Weitere Informationen zum Verwalten des Gemini-Chatverlaufs finden Sie unter Gemini-Chatverlauf verwalten.
Nutzereinstellungen: Unabhängig davon, ob die Aktion oder Einstellung eines Nutzers zum Löschen von Gemini-App-Chats führt, können Administratoren Gemini-App-Chats mit Vault aufbewahren, auf „Hold“ setzen, suchen und exportieren. Weitere Informationen zum Verwalten von Aktivitäten in Gemini-Apps finden Sie unter Gemini-Aktivitäten verwalten.
Aufbewahrungsregeln und Holds in Vault: Sie können benutzerdefinierte oder standardmäßige Aufbewahrungsregeln festlegen, um Unterhaltungen in der Gemini App (bestehend aus Nutzer-Prompts und Antworten der Gemini App) für bestimmte Zeiträume oder unbegrenzt aufzubewahren. Sie können auch einen Hold für Nutzerdaten festlegen.
Wenn Vault-Aufbewahrungsregeln und ‑Holds aktiv sind, haben sie Vorrang vor den Einstellungen in der Admin-Konsole (z. B. der Einstellung für den Gemini-Chatverlauf) oder den Nutzereinstellungen. Durch Einstellungen in der Admin-Konsole oder Nutzereinstellungen werden Unterhaltungen nur dann ausgeblendet, wenn eine Aufbewahrungsregel oder ein Hold gilt.
Mögliche Verzögerungen mit Aufbewahrungsregeln
- Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel erstellen oder aktualisieren, kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis die neue Regel wirksam wird. Vault bewahrt keine Gemini-App-Nachrichten auf, die während dieses Zeitraums von Nutzern gelöscht wurden.
- Wenn eine Aufbewahrungsfrist abläuft und die Regel festlegt, dass Nachrichten dauerhaft gelöscht werden, kann es Stunden bis Tage dauern, bis die betroffenen Nachrichten aus der Ansicht des Nutzers entfernt werden. Es dauert mindestens 30 Tage, bis die betroffenen Nachrichten aus allen Google-Systemen dauerhaft gelöscht werden.
Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln im Vergleich zu Standardregeln
Wenn Sie Daten beibehalten möchten, die bestimmte Bedingungen für eine bestimmte Zeit erfüllen, können Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel erstellen. Wenn Sie alle Dienstdaten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren möchten, erstellen Sie eine Standardaufbewahrungsregel.
Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Arten von Aufbewahrungsregeln.
Beginn der Aufbewahrungsdauer
Für die Gemini App beginnt die Aufbewahrungsdauer, wenn der letzte Prompt oder die letzte Antwort in einem Gemini-Chat gesendet oder empfangen wird. Der Administrator kann die Anzahl der Tage nach der letzten Aktivität auswählen, für die ein Gemini-Chat (bestehend aus Prompts und Antworten) aufbewahrt werden soll. Nach Ablauf dieses Zeitraums wird die gesamte Unterhaltung gelöscht.
Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Nachrichten in der Gemini App erstellen
- Melden Sie sich in vault.google.com an.
- Klicken Sie auf Aufbewahrung
Benutzerdefinierte Regeln
Erstellen. - Wählen Sie unter Dienst die Option Gemini App Weiter aus.
- Wählen Sie neben Geltungsbereich eine Organisationseinheit aus, für die die benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel gelten soll, und klicken Sie auf Weiter.
Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten in der Gemini App aufbewahrt werden sollen:
- Wenn Sie die Nachrichten, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
- Um alle Nachrichten nach einer bestimmten Zeit zu verwerfen, wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
Klicken Sie auf Erstellen.
Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen, müssen Sie bestätigen, dass Sie sich über die Auswirkungen der Regel im Klaren sind. Klicken Sie auf die Kästchen und dann auf Akzeptieren.
Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Nachrichten in der Gemini App erstellen
- Melden Sie sich in vault.google.com an.
Klicken Sie auf Aufbewahrung. Die Liste der Standardregeln wird geöffnet.
Wenn keine Standardregeln vorhanden sind, wird in der Gemini-Zeile Keine Standardaufbewahrung angezeigt.
Klicken Sie auf Gemini App.
Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten in der Gemini App aufbewahrt werden sollen:
- Wenn Sie die Nachrichten, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
- Um alle Nachrichten nach einer bestimmten Zeit zu verwerfen, wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
Klicken Sie auf Erstellen.
Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen, müssen Sie bestätigen, dass Sie sich über die Auswirkungen der Regel im Klaren sind. Klicken Sie auf die Kästchen und dann auf Akzeptieren.
Aufbewahrungsregel für Nachrichten in der Gemini App löschen
- Melden Sie sich in vault.google.com an.
- Klicken Sie auf Aufbewahrung und wählen Sie dann Standardregeln oder Benutzerdefinierte Regeln aus.
Wenn Sie eine Regel löschen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger auf die benutzerdefinierte Regel oder die Standardregel und klicken Sie auf Löschen.
Klicken Sie zur Bestätigung auf Löschen.