Im Rahmen der Informationssteuerung Ihrer Organisation können Sie festlegen, wie lange Nachrichten in der Gemini App aufbewahrt werden. Mit Aufbewahrungsregeln bestimmen Sie, wie lange Sie Nachrichten behalten möchten und wann sie gegebenenfalls gelöscht werden. Sie können beispielsweise festlegen, dass bestimmte Nachrichten 7 Jahre lang aufbewahrt werden sollen.
Wenn Sie Daten beibehalten möchten, die bestimmte Bedingungen für eine bestimmte Zeit erfüllen, können Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel erstellen. Wenn Sie alle Dienstdaten für alle lizenzierten Konten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren möchten, erstellen Sie eine Standardaufbewahrungsregel.
Wichtige Informationen zur Gemini App und zur Aufbewahrung
Bevor Sie Aufbewahrungsregeln festlegen, sollten Sie sich unbedingt über die Funktionsweise der Aufbewahrung und die in Vault unterstützten Nachrichten der Gemini App informieren.
So werden Daten aufbewahrt
Administratoreinstellungen : Mit der Einstellung „Gemini-Chatverlauf“ in der Admin-Konsole können Sie festlegen, ob und wie lange Unterhaltungen in der Gemini App gespeichert werden, bevor sie automatisch gelöscht werden. Unabhängig davon, wie Unterhaltungen gespeichert werden, können Administratoren Unterhaltungen in der Gemini App mit Vault aufbewahren, Holds darauf anwenden, sie durchsuchen und exportieren. Weitere Informationen zum Verwalten des Gemini-Chatverlaufs finden Sie im Hilfeartikel Gemini-Chatverlauf verwalten.
Nutzereinstellungen: Unabhängig davon, ob eine Aktion oder Einstellung eines Nutzers zum Löschen von Unterhaltungen in der Gemini App führt, können Administratoren Unterhaltungen in der Gemini App mit Vault aufbewahren, Holds darauf anwenden, sie durchsuchen und exportieren. Weitere Informationen zum Verwalten von Aktivitäten in Gemini-Apps finden Sie im Hilfeartikel Gemini-Aktivitäten verwalten.
Vault-Aufbewahrungsregeln und Holds: Sie können benutzerdefinierte oder Standardaufbewahrungsregeln festlegen, um Unterhaltungen in der Gemini App (bestehend aus Nutzerprompts und Antworten der Gemini App) für bestimmte Zeiträume oder unbegrenzt aufzubewahren. Sie können auch einen Hold auf die Daten von Nutzern anwenden.
Aktive Vault-Aufbewahrungsregeln und Holds haben Vorrang vor Einstellungen in der Admin-Konsole (z. B. der Einstellung „Gemini-Chatverlauf“) oder Nutzereinstellungen. Mit Einstellungen in der Admin-Konsole oder Nutzereinstellungen können Unterhaltungen nur dann aus der Ansicht von Nutzern ausgeblendet werden, wenn eine Aufbewahrungsregel oder ein Hold vorhanden ist.
Mögliche Verzögerungen mit Aufbewahrungsregeln
- Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel erstellen oder aktualisieren, kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis die neue Regel wirksam wird. In Vault werden keine Nachrichten in der Gemini App aufbewahrt, die während dieses Zeitraums von Nutzern gelöscht werden.
- Wenn eine Aufbewahrungsfrist abläuft und die Regel festlegt, dass Nachrichten dauerhaft gelöscht werden, kann es Stunden oder Tage dauern, bis die betroffenen Nachrichten aus der Ansicht des Nutzers entfernt werden. Es dauert mindestens 30 Tage, bis die betroffenen Nachrichten aus allen Google-Systemen gelöscht werden.
Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln im Vergleich zu Standardregeln
Wenn Sie Daten beibehalten möchten, die bestimmte Bedingungen für eine bestimmte Zeit erfüllen, können Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel erstellen. Wenn Sie alle Dienstdaten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren möchten, erstellen Sie eine Standardaufbewahrungsregel.
Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Arten von Aufbewahrungsregeln.
Beginn der Aufbewahrungsdauer
Für die Gemini App beginnt die Aufbewahrungsdauer, wenn der letzte Prompt oder die letzte Antwort in einem Gemini-Chat gesendet oder empfangen wird. Der Administrator kann die Anzahl der Tage nach der letzten Aktivität auswählen, für die ein Gemini-Chat (bestehend aus Prompts und Antworten) aufbewahrt werden soll. Nach Ablauf dieses Zeitraums wird die gesamte Unterhaltung dauerhaft gelöscht.
Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Nachrichten in der Gemini App erstellen
- Melden Sie sich in vault.google.com an.
- Klicken Sie auf Aufbewahrung
Benutzerdefinierte Regeln
Erstellen. - Wählen Sie unter Dienst die Option Gemini App klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie neben Bereich eine Organisationseinheit aus, auf die die benutzerdefinierte Aufbewahrungs regel angewendet werden soll, und klicken Sie auf Weiter.
Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten in der Gemini App aufbewahrt werden sollen:
- Wenn Sie die Nachrichten, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
- Wenn Sie alle Nachrichten nach einer bestimmten Zeit verwerfen möchten, wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
Klicken Sie auf Erstellen.
Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen, müssen Sie bestätigen, dass Sie sich über die Auswirkungen der Regel im Klaren sind. Setzen Sie die Häkchen und klicken Sie auf Akzeptieren.
Standardaufbewahrungsregel für Nachrichten in der Gemini App erstellen
- Melden Sie sich in vault.google.com an.
Klicken Sie auf Aufbewahrung. Die Liste der Standardregeln wird geöffnet.
Wenn keine Standardregeln vorhanden sind, wird in der Zeile „Gemini“ Keine Standardaufbewahrung angezeigt.
Klicken Sie auf Gemini App.
Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten in der Gemini App aufbewahrt werden sollen:
- Wenn Sie die Nachrichten, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
- Wenn Sie alle Nachrichten nach einer bestimmten Zeit verwerfen möchten, wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
Klicken Sie auf Erstellen.
Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen, müssen Sie bestätigen, dass Sie sich über die Auswirkungen der Regel im Klaren sind. Setzen Sie die Häkchen und klicken Sie auf Akzeptieren.
Aufbewahrungsregel für Nachrichten in der Gemini App löschen
- Melden Sie sich in vault.google.com an.
- Klicken Sie auf Aufbewahrung und wählen Sie dann Standardregeln oder Benutzerdefinierte Regeln aus.
Wenn Sie eine Regel löschen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger unter Benutzerdefinierte Regel oder Standardregel auf die Regel und klicken Sie auf Löschen.
Klicken Sie zur Bestätigung auf Löschen.