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Reter mensagens do Gmail com o Vault

O Google Vault é para administradores e profissionais da área jurídica. Para usar o Vault, o administrador do Google Workspace precisa configurar sua conta. Quem é meu administrador?

Este artigo descreve como reter mensagens do Gmail no Google Vault.

Como parte do plano de governança da informação da sua organização, você pode controlar por quanto tempo as mensagens do Gmail são retidas no Google Vault. Use regras de retenção para definir por quanto tempo as mensagens serão mantidas e quando elas devem ser excluídas, se necessário.

Para manter os dados que correspondem às condições específicas por um período definido, crie uma regra de retenção personalizada. Para manter os dados de serviço de todas as contas licenciadas por um período definido, crie uma regra de retenção padrão.

Informações importantes sobre a retenção no Gmail

Antes de definir as regras de retenção, recomendamos que você leia sobre como a retenção funciona e analise as mensagens do Gmail compatíveis com o Vault.

Principais comportamentos de retenção do Gmail

Quando uma mensagem é incluída em uma guarda de documentos, o Gmail não pode excluí-la mesmo após o término dos períodos de retenção aplicáveis.
As regras de retenção personalizadas do Gmail sempre substituem a regra de retenção padrão do Gmail.
Quando várias regras de retenção personalizadas se aplicam a uma mensagem, o Gmail mantém a mensagem conforme exigido pela regra com o período de armazenamento que termina por último.
A política de preservação de 30 dias do Gmail pode atrasar quando as mensagens são limpas.

Outros comportamentos de retenção do Gmail

Quais dados podem ser retidos

Cobertos:

Mensagens e anexos enviados, recebidos ou salvos como rascunho pelos usuários da sua organização
Mensagens no modo confidencial enviadas pelos usuários na sua organização

Não cobertos:

Arquivos vinculados
Layouts de e-mail
Mensagens enviadas por outros Serviços do Google, como o Google Agenda ou o Google Docs, a menos que o armazenamento de e-mails abrangente esteja ativado
Conteúdo dinâmico em mensagens dinâmicas
Rascunhos descartados e versões de rascunhos salvas automaticamente

Consulte mais detalhes em Serviços e tipos de dados compatíveis.

Quando as mensagens do Gmail são limpas

Para que o Gmail limpe uma mensagem, ela precisa atender aos critérios do Vault e do Gmail:

Ela não é retida por nenhuma regra de retenção.
Ela não está em espera.
Ela recebe o marcador ^deleted, gerado pelo sistema do Gmail, por 30 dias no mínimo.

O Vault não permite que o Gmail limpe mensagens cobertas por uma regra de retenção ou guarda de documentos. Após o término de todos os períodos de retenção e guardas de documentos, o Gmail avalia se é possível limpar a mensagem com base no tempo em que o marcador ^deleted foi aplicado.

Quando o marcador ^deleted é aplicado

O Gmail aplica o marcador ^deleted às mensagens que podem ser removidas dos sistemas do Google. As mensagens recebem esse marcador nas seguintes situações:

Os usuários do Gmail esvaziam a lixeira ou selecionam mensagens na lixeira e clicam em Excluir definitivamente.
O Gmail exclui automaticamente uma mensagem que está na lixeira há 30 dias.
O período de armazenamento termina para uma mensagem ainda sem o rótulo ^deleted.
Os usuários do Gmail descartam rascunhos de mensagens.

O marcador ^deleted oculta as mensagens dos usuários do Gmail, e eles não podem recuperá-las sem a ajuda de um administrador do Google Workspace. No entanto, ainda é possível pesquisar e exportar mensagens com esse marcador usando o Vault até elas serem limpas.

Política de preservação de 30 dias do Gmail

O Gmail tem uma política de preservação que mantém as mensagens por 30 dias, no mínimo, após a aplicação do marcador ^deleted. Essa política substitui todas as regras de retenção do Vault que expiram ao longo desse período.

Para entender melhor os efeitos da política de preservação de 30 dias do Gmail quando as mensagens são limpas, consulte os exemplos de retenção de mensagens.

As conversas do Gmail são tratadas de modo diferente das mensagens individuais

As regras de retenção são aplicadas às conversas de e-mail da seguinte forma:

Quando uma mensagem é retida por uma regra de retenção ou guarda de documentos, toda a conversa também é retida.
As regras de retenção com base em marcadores usam a data da mensagem marcada mais recentemente em uma conversa para fins de retenção.

Por exemplo, quando uma regra de retenção mantém mensagens com o marcador projeto-A por 365 dias e a primeira mensagem de uma conversa tem esse marcador, todas as mensagens da conversa são retidas por 365 dias a partir do envio da primeira mensagem. Se uma mensagem posterior na conversa receber o marcador projeto-A, todas as mensagens da conversa serão retidas por 365 dias a partir do envio dessa mensagem. Depois que a regra de retenção expira e o Gmail limpa as mensagens marcadas, a limpeza das mensagens não marcadas pode levar até 24 horas.

As regras se aplicam aos marcadores, mas não aos submarcadores aninhados

Se você criar uma regra de retenção personalizada com base em um marcador do Gmail, ela não será aplicada aos submarcadores aninhados. Os submarcadores não são incluídos porque não têm diretamente o marcador no qual a regra se baseia.

Por exemplo, um usuário tem um marcador Comprovantes e um submarcador em Comprovantes chamado Viagem. Se você definir uma regra de retenção para Comprovantes, as mensagens em Viagem não serão retidas porque não têm diretamente o marcador Comprovantes.

Os anexos adicionados ao Drive pelo Gmail são cobertos pelas regras de retenção do Drive

Quando um item anexado a uma mensagem do Gmail é adicionado ao Drive usando o recurso Adicionar ao Google Drive, uma cópia desse item é criada no Drive. A mensagem e o anexo do Gmail estão cobertos pelas políticas de retenção do Gmail. O item copiado no Drive está sujeito às políticas de retenção do Drive.

Exemplos e efeitos das regras de retenção do Gmail

Exemplo de regra padrão: reter todas as mensagens indefinidamente

Essa regra padrão mantém por tempo indeterminado todas as mensagens do Gmail na unidade organizacional selecionada. Os usuários ainda podem excluir mensagens, e elas são removidas da lixeira após 30 dias ou quando o usuário esvazia a lixeira. No entanto, as mensagens continuam sendo pesquisáveis e podem ser exportadas pelos administradores do Vault.

Configuração de regra

Duração: indefinida

Efeito nas mensagens enviadas e recebidas

Ação do usuário para uma mensagem enviada ou recebida	Quando o Gmail aplica um `^deleted` rótulo	Quando o Gmail limpa a mensagem
O usuário não faz nada com a mensagem	Nunca	Nunca
O usuário move a mensagem para a lixeira e a esvazia um dia após o envio	1 dia após o envio	Nunca
O usuário move a mensagem para a lixeira um dia após o envio, mas não esvazia a lixeira	31 dias após o envio, quando o Gmail remove automaticamente a mensagem da lixeira	Nunca

Efeito nas mensagens de rascunho

Ação do usuário em uma mensagem de rascunho	Quando o Gmail aplica um `^deleted` rótulo	Quando o Gmail limpa a mensagem
O usuário escreve uma mensagem de rascunho, mas não a envia	Nunca	Nunca
O usuário escreve uma mensagem de rascunho e a descarta sem enviar	Quando o usuário descarta o rascunho	30 dias após o usuário descartar o rascunho (devido à política do Gmail de preservação por 30 dias)

Exemplo de regra personalizada: limpar apenas as mensagens excluídas após 365 dias

Com essa regra, o Gmail limpa apenas as mensagens da unidade organizacional selecionada que são excluídas permanentemente (removidas da lixeira) após 365 dias.

Configuração da regra

Duração: 365 dias
Ação após a expiração: limpar apenas as mensagens excluídas permanentemente

Efeito nas mensagens enviadas e recebidas

Ação do usuário para uma mensagem enviada ou recebida	Quando o Gmail aplica um `^deleted` rótulo	Quando o Gmail limpa a mensagem
O usuário não faz nada com a mensagem	Nunca	Nunca
O usuário move a mensagem para a lixeira e a esvazia um dia após o envio	1 dia após o envio	365 dias após o envio
O usuário move a mensagem para a lixeira um dia após o envio, mas não esvazia a lixeira	31 dias após o envio, quando o Gmail remove automaticamente a mensagem da lixeira	365 dias após o envio
O usuário move a mensagem para a lixeira e a esvazia 360 dias depois	360 dias após o envio	390 dias após o envio (30 dias após a lixeira ter sido esvaziada devido à política do Gmail de preservação por 30 dias)
O usuário move a mensagem para a lixeira 400 dias após o envio, mas não esvazia a lixeira	430 dias após o envio, quando o Gmail remove a mensagem da lixeira automaticamente	460 dias após o envio (30 dias após o Gmail remover a mensagem da lixeira devido à política de preservação por 30 dias)

Efeito nas mensagens de rascunho

Ação do usuário em uma mensagem de rascunho	Quando o Gmail aplica um `^deleted` rótulo	Quando o Gmail limpa a mensagem
O usuário escreve uma mensagem de rascunho, mas não a envia	Nunca	Nunca
O usuário escreve uma mensagem de rascunho e a descarta sem enviar	Quando o usuário descarta o rascunho	30 dias após o usuário descartar o rascunho (devido à política do Gmail de preservação por 30 dias)

Exemplo de regra personalizada: limpar mensagens após 365 dias

Com essa regra, o Gmail exclui todas as mensagens da unidade organizacional selecionada após 365 dias, inclusive rascunhos e mensagens que os usuários não excluíram.