Google Vault предназначен для администраторов и юристов. Прежде чем вы сможете использовать Vault, администратор вашей рабочей области Google должен настроить вашу учетную запись. Кто мой администратор?
В этой статье описывается, как сохранять сообщения Gmail в хранилище Google Vault.
В рамках плана управления информацией вашей организации вы можете контролировать срок хранения сообщений Gmail в Google Vault. Используйте правила хранения, чтобы установить, как долго хранить сообщения и когда их удалять, если это необходимо.
Чтобы хранить данные, соответствующие определенным условиям, в течение заданного времени, создайте пользовательское правило хранения. Чтобы хранить все служебные данные для всех лицензированных учетных записей в течение заданного времени, создайте правило хранения по умолчанию.
Важная информация о сроке хранения данных в Gmail.
Прежде чем устанавливать правила хранения, мы настоятельно рекомендуем ознакомиться с принципами работы системы хранения и просмотреть список сообщений Gmail, поддерживаемых в Vault .
Ключевые особенности поведения пользователей Gmail при сохранении аккаунта
- Если сообщение находится в режиме блокировки, Gmail не может удалить его даже после истечения всех применимых сроков хранения.
- Пользовательские правила хранения данных в Gmail всегда имеют приоритет над стандартными правилами хранения данных в Gmail.
- Если к сообщению применяется несколько пользовательских правил хранения, Gmail сохраняет сообщение в соответствии с правилом, срок действия которого истекает последним.
- Согласно политике Gmail, предусматривающей сохранение сообщений в течение 30 дней, удаление сообщений может занять больше времени.
Дополнительные правила сохранения данных в Gmail
Какие данные можно сохранить?
Покрытый:
- Сообщения и вложения к ним, отправленные, полученные или составленные пользователями вашей организации.
- Сообщения в конфиденциальном режиме, отправленные пользователями вашей организации.
Не покрывается страховкой:
- Связанные файлы
- Макеты электронных писем
- Сообщения, отправленные через другие сервисы Google, такие как Календарь или Google Документы, не сохраняются, если не включена функция полного хранения сообщений.
- Динамическое содержимое в динамических сообщениях
- Удаленные черновики и автоматически сохраненные версии черновиков
Когда сообщения Gmail удаляются
Для удаления сообщения из Gmail оно должно соответствовать критериям как для хранилища (Vault), так и для Gmail:
- В соответствии с действующими правилами хранения данных, данные не сохраняются.
- Оно не приостановлено.
- У этого письма есть метка
^deletedсгенерированная системой Gmail, как минимум на 30 дней.
Функция Vault не позволяет Gmail удалить сообщение, если на него распространяется правило хранения или блокировка. После истечения всех применимых сроков хранения и блокировок Gmail оценивает возможность удаления сообщения на основе того, как долго сообщение имеет метку ^deleted .
Когда применяется метка ^deleted
Gmail присваивает метку ^deleted сообщениям, которые могут быть удалены из систем Google. Сообщение получает эту метку при выполнении любого из следующих действий:
- Пользователи Gmail очищают корзину или выбирают сообщения в корзине и нажимают кнопку «Удалить навсегда» .
- Gmail автоматически удаляет сообщение, которое находилось в Корзине в течение 30 дней.
- Срок хранения истекает для сообщения, которое еще не имеет метки
^deleted. - Пользователи Gmail удаляют черновики сообщений.
Метка ^deleted скрывает сообщения от пользователей Gmail, и пользователи не могут восстановить эти сообщения без помощи администратора Google Workspace. Однако вы по-прежнему можете искать и экспортировать сообщения с этой меткой с помощью Vault, пока эти сообщения не будут удалены.
Политика сохранения данных в Gmail в течение 30 дней
В Gmail действует политика сохранения сообщений, согласно которой сообщения хранятся как минимум 30 дней после присвоения метки ^deleted . Эта политика имеет приоритет над любыми правилами хранения Vault, срок действия которых истекает в течение этих 30 дней.
Чтобы лучше понять, как политика сохранения сообщений в Gmail в течение 30 дней влияет на удаление сообщений, ознакомьтесь с примерами сроков хранения сообщений .
В Gmail цепочки сообщений обрабатываются иначе, чем отдельные сообщения.
Для цепочек электронных писем действуют следующие правила хранения:
- Если в цепочке сообщений сохраняется хотя бы одно сообщение в соответствии с правилом сохранения или блокировкой, то сохраняется вся цепочка сообщений.
- В правилах хранения, основанных на метках, для целей хранения используется дата последнего помеченного сообщения в цепочке сообщений.
Например, если правило хранения сохраняет сообщения с меткой project-A в течение 365 дней, и первое сообщение в цепочке имеет эту метку, то все сообщения в цепочке сохраняются в течение 365 дней с момента отправки первого сообщения. Если последующее сообщение в цепочке получает метку project-A , то все сообщения в цепочке теперь сохраняются в течение 365 дней с момента отправки этого последующего сообщения. После истечения срока действия правила хранения и удаления Gmail помеченных сообщений может пройти до 24 часов, прежде чем будут удалены и непомеченные сообщения.
Эти правила применяются к меткам, но не к вложенным подметкам.
Если вы создадите пользовательское правило хранения на основе метки Gmail, это правило не будет применяться к вложенным подметкам. Подметки не включаются, поскольку они не имеют напрямую метки, на которой основано правило.
Например, у пользователя есть метка «Квитанции» и подметка « Путешествия » в этой же категории. Если вы установите правило хранения для метки «Квитанции» , сообщения в категории «Путешествия» не будут сохраняться, поскольку у них нет прямой метки «Квитанции» .
Вложения, добавленные в Google Диск из Gmail, подпадают под действие правил хранения данных в Google Диска.
Когда элемент, прикрепленный к сообщению Gmail, добавляется в Google Диск с помощью функции «Добавить в Диск» , в Диске создается копия этого элемента. На сообщение Gmail и вложение распространяются политики хранения Gmail. На скопированный элемент в Диске также распространяются политики хранения Диска.
Пример правил хранения данных в Gmail и их влияние.
Пример правила по умолчанию: Хранить все сообщения бессрочно.
Это правило по умолчанию хранит все сообщения Gmail в выбранном организационном подразделении неограниченно долго. Пользователи по-прежнему могут удалять сообщения, и сообщения удаляются из корзины через 30 дней или после очистки корзины. Однако администраторы хранилища сохраняют возможность поиска и экспорта сообщений.
Настройка правил
- Продолжительность: Бессрочно
Влияние на отправленные и полученные сообщения
| Действия пользователя с отправленным или полученным сообщением | Когда Gmail применяет метку ^deleted | Когда Gmail удаляет сообщение |
|---|---|---|
Пользователь ничего не делает с сообщением. | Никогда | Никогда |
Пользователь перемещает сообщение в Корзину и очищает Корзину через 1 день после отправки сообщения. | 1 день после отправки | Никогда |
Пользователь перемещает сообщение в Корзину через 1 день после отправки (но не очищает Корзину). | Через 31 день после отправки Gmail автоматически удалит сообщение из корзины. | Никогда |
Влияние на черновики сообщений
| Действия пользователя с черновиком сообщения | Когда Gmail применяет метку ^deleted | Когда Gmail удаляет сообщение |
|---|---|---|
Пользователь пишет черновик сообщения, но не отправляет его. | Никогда | Никогда |
Пользователь пишет черновик сообщения и удаляет его, не отправляя. | Когда пользователь удаляет черновик | Через 30 дней после того, как пользователь удалит черновик (в соответствии с политикой Gmail о 30-дневном сохранении). |
Пример пользовательского правила: Удалять только удаленные сообщения через 365 дней.
Настройка правил
- Продолжительность: 365 дней
- Действие после истечения срока действия: Удалить только безвозвратно удаленные сообщения.
Влияние на отправленные и полученные сообщения
| Действия пользователя с отправленным или полученным сообщением | Когда Gmail применяет метку ^deleted | Когда Gmail удаляет сообщение |
|---|---|---|
Пользователь ничего не делает с сообщением. | Никогда | Никогда |
Пользователь перемещает сообщение в Корзину и очищает Корзину через 1 день после отправки сообщения. | 1 день после отправки | 365 дней после отправки |
Пользователь перемещает сообщение в Корзину через 1 день после отправки (но не очищает Корзину). | Через 31 день после отправки Gmail автоматически удалит сообщение из корзины. | 365 дней после отправки |
| Пользователь перемещает сообщение в Корзину и очищает Корзину через 360 дней после отправки сообщения. | 360 дней после отправки | 390 дней после отправки (30 дней после очистки корзины в соответствии с политикой сохранения данных Gmail в течение 30 дней) |
| Пользователь перемещает сообщение в Корзину через 400 дней после отправки (но не очищает Корзину). | Через 430 дней после отправки Gmail автоматически удалит сообщение из корзины. | 460 дней после отправки (30 дней после того, как Gmail удалил сообщение из корзины в соответствии с политикой сохранения сообщений в течение 30 дней). |
Влияние на черновики сообщений
| Действия пользователя с черновиком сообщения | Когда Gmail применяет метку ^deleted | Когда Gmail удаляет сообщение |
|---|---|---|
Пользователь пишет черновик сообщения, но не отправляет его. | Никогда | Никогда |
Пользователь пишет черновик сообщения и удаляет его, не отправляя. | Когда пользователь удаляет черновик | Через 30 дней после того, как пользователь удалит черновик (в соответствии с политикой Gmail о 30-дневном сохранении). |
Пример пользовательского правила: Удалять сообщения через 365 дней
Это правило позволяет Gmail удалять все сообщения для выбранного подразделения организации через 365 дней, включая черновики и сообщения, которые пользователи не удалили.
Настройка правил
- Продолжительность: 365 дней
- Исключить черновики: не отмечено (только для ediscovery.google.com)
- Действие после истечения срока действия: Удалить сообщения из почтовых ящиков Gmail и сообщения, удаленные безвозвратно. Это правило удаляет черновики.
Влияние на отправленные и полученные сообщения
| Действия пользователя с отправленным или полученным сообщением | Когда Gmail применяет метку ^deleted | Когда Gmail удаляет сообщение |
|---|---|---|
Пользователь ничего не делает с сообщением. | Через 365 дней после отправки, когда истекает срок хранения. | 395 дней после отправки (30 дней после окончания срока хранения в соответствии с политикой Gmail о 30-дневном хранении). |
Пользователь перемещает сообщение в Корзину и очищает Корзину через 1 день после отправки сообщения. | 1 день после отправки | Через 365 дней после отправки, по истечении срока хранения. |
| Пользователь перемещает сообщение в Корзину и очищает Корзину через 360 дней после отправки сообщения. | Через 360 дней после отправки, когда пользователь очистит корзину. | 390 дней после отправки (30 дней после очистки корзины в соответствии с политикой сохранения данных Gmail в течение 30 дней) |
| Пользователь перемещает сообщение в Корзину через 360 дней после отправки (но не очищает Корзину). | Через 365 дней после отправки, когда истекает срок хранения. | 395 дней после отправки (30 дней после окончания срока хранения в соответствии с политикой Gmail о 30-дневном хранении). |
Влияние на черновики сообщений
| Действия пользователя с черновиком сообщения | Когда Gmail применяет метку ^deleted | Когда Gmail удаляет сообщение |
|---|---|---|
Пользователь пишет черновик сообщения, но не отправляет его. | Через 365 дней после отправки, когда истекает срок хранения. | 395 дней после отправки (30 дней после окончания срока хранения в соответствии с политикой Gmail о 30-дневном хранении). |
Пользователь пишет черновик сообщения и удаляет его, не отправляя. | Когда пользователь удаляет черновик | Через 30 дней после того, как пользователь удалит черновик (в соответствии с политикой Gmail о 30-дневном сохранении). |
Настройте пользовательское правило хранения для Gmail.
- Войдите на vault.google.com .
- Удержание кликов
Пользовательские правила Создавать . - Для подключения к сервису выберите Gmail и нажмите «Продолжить» .
- Выберите, к какому организационному подразделению применяется правило. Щелкните поле, чтобы открыть окно выбора, затем щелкните организационное подразделение.
- Нажмите «Продолжить» .
(Необязательно) Выберите условия, которым должны соответствовать сообщения, чтобы на них распространялось это правило:
- Введите значения даты отправки . Если вы укажете только начальную дату, правило будет применяться ко всем сообщениям, отправленным после этой даты. Если вы укажете только конечную дату, правило будет применяться ко всем сообщениям, отправленным до этой даты.
Введите все условия , которым должны соответствовать сообщения. Примечание:
- Вы можете использовать все поддерживаемые операторы поиска, кроме подстановочных символов (*).
- Если ваша ключевая фраза или значение начинается с дефиса, например, -1000%, заключите его в кавычки, чтобы оно не было интерпретировано как оператор
NOT. В Google Chat нельзя использовать
is:chatдля применения правила хранения сообщений Gmail к сообщениям чата. Чтобы установить правила хранения сообщений чата, создайте правило хранения чата .Мы рекомендуем проверить ваши поисковые запросы в хранилище данных, чтобы убедиться, что они соответствуют ожидаемым данным.
Нажмите «Продолжить» .
Выберите, как долго будут храниться сообщения:
- Чтобы сообщения, подпадающие под действие этого правила, сохранялись навсегда, выберите «Бессрочно» .
- Чтобы удалять сообщения по истечении заданного времени, выберите «Период хранения» и введите количество дней от 1 до 36 500.
Если вы установили период хранения, выберите, что делать с сообщениями по истечении этого периода:
- Чтобы удалить из корзины пользователя только те сообщения, которые уже удалены, выберите первый вариант.
- Чтобы удалить все сообщения, включая неудалённые, но исключая черновики и шаблоны электронных писем, выберите второй вариант.
- Чтобы удалить все сообщения, включая неудалённые, черновики и шаблоны электронных писем, выберите третий вариант.
Нажмите «Создать» . Если вы установили период хранения, поставьте галочку в поле подтверждения и нажмите «Принять» .
Настройте правило хранения данных по умолчанию для Gmail.
Правило хранения по умолчанию применяется к сообщениям Gmail, которые не подпадают под действие пользовательского правила или блокировки.
- Войдите на vault.google.com .
- Нажмите «Сохранение» . Откроется список правил по умолчанию.
- Нажмите на Gmail
. - Выберите, как долго будут храниться сообщения:
- Чтобы сообщения, подпадающие под действие этого правила, сохранялись навсегда, выберите «Бессрочно» .
- Чтобы удалять сообщения по истечении заданного времени, выберите «Период хранения» и введите количество дней от 1 до 36 500.
Если вы установили период хранения, выберите, что делать с сообщениями по истечении этого периода:
- Чтобы удалить только уже удалённые сообщения, выберите первый вариант.
- Чтобы удалить все сообщения, включая неудалённые, черновики и шаблоны, выберите второй вариант.
Нажмите «Сохранить» . Vault запросит подтверждение того, что вы понимаете последствия применения правила. Отметьте галочками нужные поля и нажмите «Принять», чтобы сохранить правило.