Поддерживаемые сервисы и типы данных

Сообщения становятся доступны в хранилище Vault сразу после их получения Gmail.

Для фильтрации сообщений в правилах хранения, блокировках и поиске Gmail индексирует примерно 1 МБ данных на каждое сообщение. Один МБ эквивалентен примерно 250 страницам текста. Если текст сообщения меньше 1 МБ и сообщение содержит вложения, индексируются вложения до тех пор, пока не будет проиндексировано в общей сложности 1 МБ данных.

В хранилище Vault можно осуществлять поиск только по индексированным данным, но всё сообщение целиком, а также все связанные с ним элементы, включая файлы Google Drive со ссылками (если они выбраны), включаются в экспорт в Vault.

Gmail индексирует следующие данные:

• Текст сообщения — до приблизительно 250 страниц.
• Текстовые файлы, непосредственно прикрепленные к сообщению — Большинство текстовых файлов, таких как PDF, XLSX и DOCX, непосредственно прикрепленных к сообщению, могут быть проиндексированы. На эти вложения распространяются правила хранения и блокировки. Текстовые файлы, прикрепленные к сообщению, доступны для поиска (если они проиндексированы), отображаются в результатах поиска и включаются в экспорт.
• Другие файлы, непосредственно прикрепленные к сообщению или встроенные в него : для видео, аудио, изображений и бинарных файлов, включенных в сообщения или прикрепленных к ним, индексируются метаданные файла, такие как имя файла, но содержимое файла не индексируется.

Vault поддерживает файлы, непосредственно прикрепленные к сообщению или встроенные в него. Видео, аудио, изображения и бинарные файлы, встроенные в сообщения или прикрепленные к ним, подпадают под действие правил хранения и блокировки. Они отображаются в результатах поиска и включаются в экспорт.

Какие гиперссылки поддерживаются?

• Гиперссылки на файлы в Google Диске — Если пользователь поделился файлом в Google Диске, добавив ссылку на него в сообщение Gmail, файл с гиперссылкой не будет включен в список сохраненных, заблокированных или найденных сообщений Gmail. Однако вы можете экспортировать файлы Google Диска с гиперссылками на основе гиперссылок, найденных в тексте сообщений при экспорте из Gmail. Подробнее см. раздел «Какие гиперссылки Google Диска можно и нельзя экспортировать?» (далее на этой странице).

  Примечание : Экспорт файлов с гиперссылками в Google Диск может значительно увеличить объем собранных данных.

• Гиперссылки на контент в дополнительных сервисах Google — Vault не поддерживает гиперссылки на контент, хранящийся в других продуктах Google, таких как YouTube и Google Photos.

Какие гиперссылки Google Drive можно, а какие нельзя экспортировать?

Для того чтобы иметь право на экспорт:

• Файл должен существовать в Google Диске и должен быть поддерживаемым типом файла Google Диска.

  Для получения более подробной информации перейдите в раздел «Поддерживаемые файлы Google Drive и Meet в Vault» .

• Администратору хранилища требуется разрешение на экспорт файла. Для получения разрешения необходимо:
  • Владелец электронного письма, содержащего ссылку, имеет доступ к файлу на Google Диск и находится в области действия администратора хранилища. Или же владелец файла на Google Диск находится в области действия администратора хранилища.
  • Если файл на Диске удален, заблокирован или сохранен, владелец файла на Диске должен входить в область действия администратора хранилища.

Некоторые гиперссылки из Google Диска экспортировать невозможно. Например, нельзя экспортировать общедоступные гиперссылки, такие как ссылки с опубликованных страниц Google Сайтов и ссылки на формы Google Формы для отправки. Также нельзя экспортировать некоторые гиперссылки, имеющие устаревший формат ссылок Google Диска.

Кто имеет доступ к файлам экспорта гиперссылок в Google Диск?

Доступ ко всем файлам экспорта гиперссылок Google Диска имеют только суперадминистраторы и администраторы корневых организационных подразделений. Администраторы дочерних организационных подразделений могут загружать файлы только из созданных ими экспортированных гиперссылок Google Диска.

Помимо Gmail, пользователи могут отправлять электронные письма с помощью некоторых основных сервисов . Например:

• Календарь — Исходящие приглашения и сообщения, отправленные с помощью опции «Отправлять электронные письма гостям» в Календаре.
• Диск — содержимое сообщений, отправляемых пользователями при совместном использовании файлов в Диске.
• Google Docs, Sheets, Slides и Drawings — сообщения, отправляемые приложением, когда пользователи отправляют файлы по электронной почте в виде вложений.
• Формы — электронные письма, содержащие формы или ссылки на формы.
• Keep — электронные письма, отправляемые пользователями, когда они делятся заметками в Keep.

Когда пользователи отправляют сообщения через основные сервисы, отличные от Gmail, исходящие сообщения по умолчанию не сохраняются в папке «Отправленные» Gmail. Если администратор Google Workspace не настроит комплексное хранение сообщений , которое сохраняет эти сообщения в папке «Отправленные», Vault не будет иметь доступа к этим сообщениям. Без комплексного хранения сообщений правила хранения и блокировки Vault не применяются к этим сообщениям, и эти сообщения не отображаются в результатах поиска Vault.

Примечание: Полное хранилище почты распространяется только на основные сервисы Google Workspace. Некоторые дополнительные сервисы Google могут отправлять электронные письма пользователям. Сообщения, отправленные этими сервисами, могут не сохраняться в папке «Отправленные» пользователя и быть недоступны для Vault.

Динамические электронные письма содержат разметку, которая отображает контент AMP в Gmail. Другие продукты Google могут отправлять сообщения, содержащие контент Accelerated Mobile Pages (AMP), и пользователи вашей организации могут получать динамические электронные письма от внешних отправителей.

С помощью динамической электронной почты пользователь Gmail может, например:

• Просматривайте комментарии в Google Docs в тот момент, когда пользователь открывает уведомление в Gmail.
• Отвечайте на комментарии и решайте проблемы, не открывая документ.
• Отвечайте на приглашения в календарь и участвуйте в опросах.

Исходный код динамического электронного письма содержит 3 типа схожего контента:

• Обычный текст (для почтовых клиентов, отображающих только обычный текст).
• HTML (для почтовых клиентов, не отображающих динамический контент).
• AMP-разметка. Когда пользователь Gmail открывает сообщение, он получает динамический и интерактивный AMP-контент. AMP-разметка может получать любые обновления в момент открытия сообщения и немедленно отображать их пользователю.

Из-за динамического характера этих сообщений отображаемое в Gmail содержимое может меняться со временем. Например, уведомление о комментарии к активному документу Google Docs может выглядеть по-разному каждый раз, когда пользователь открывает одно и то же сообщение в течение нескольких дней.

Поддержка Vault для динамических сообщений электронной почты

• Сохранение и блокировка — Правила сохранения и блокировки Vault сохраняют HTML-код, обычный текст и разметку AMP, содержащиеся в динамическом электронном письме. Vault не имеет возможности сохранить динамический контент, который может быть получен и отображен, когда пользователь открывает динамическое электронное письмо.
• Поиск — Vault может осуществлять поиск по обычному тексту и HTML-коду в динамических электронных письмах. Однако разметка AMP и контент AMP не индексируются и не могут быть использованы для поиска.
• Предварительный просмотр — При предварительном просмотре динамического электронного письма Vault отображает HTML-версию сообщения. Нажмите «Показать оригинал» , чтобы просмотреть все части сообщения, включая разметку AMP.
• Экспорт — При экспорте динамических электронных писем весь текстовый, HTML и AMP-код включается в экспортируемый файл.

Vault не может определить, действительно ли пользователи Gmail получили динамический контент при открытии сообщения, содержащего разметку AMP. Gmail не отображает динамический контент в следующих случаях:

• Администратор отключает динамическую электронную почту для вашей организации.
• Пользователи меняют настройки Gmail, чтобы отключить динамическую отправку писем.

Когда динамическая отправка электронных писем отключена, AMP-контент не отображается в Gmail. Однако AMP-разметка по-прежнему включается в исходный код сообщения и доступна в Vault.

Режим конфиденциальности Gmail позволяет пользователям ограничивать доступ получателей к конфиденциальной информации в электронных письмах. Эта функция доступна организациям, которые её включили, а также личным учетным записям Gmail.

Когда пользователь отправляет конфиденциальное сообщение, Gmail заменяет текст сообщения и вложения ссылкой. По протоколу SMTP отправляются только тема и ссылка.

Сообщения в конфиденциальном режиме, отправленные пользователями вашей организации.

Если в вашей организации включен конфиденциальный режим Gmail, Vault сможет хранить, сохранять, искать и экспортировать сообщения, отправленные пользователями вашей организации после 30 ноября 2018 года в конфиденциальном режиме.

Сообщения остаются доступными для Vault даже в том случае, если отправитель устанавливает срок действия или отзывает доступ получателей к сообщениям в конфиденциальном режиме.

Сообщения в конфиденциальном режиме от внешних отправителей

Даже если в вашей организации не включен конфиденциальный режим Gmail, ваши пользователи могут получать сообщения в этом режиме от пользователей из других организаций или из личных аккаунтов Gmail.

Вы можете хранить, сохранять, искать и экспортировать заголовки и темы внешних конфиденциальных сообщений. Однако вы не можете искать или экспортировать содержимое сообщений или вложения из внешних конфиденциальных сообщений.

Работа с сообщениями в конфиденциальном режиме

Работа с сообщениями в конфиденциальном режиме

Vault поддерживает сообщения в конфиденциальном режиме следующего вида:

• Vault возвращает внутренние конфиденциальные сообщения, соответствующие вашему поисковому запросу.
• При предварительном просмотре сообщений их содержимое по умолчанию скрыто. У вас есть возможность отобразить содержимое в режиме предварительного просмотра.
• При печати или экспорте сообщений можно исключить конфиденциальное содержимое. В этом случае заголовки, отправитель, получатель и другие метаданные будут распечатаны или экспортированы, но конфиденциальное содержимое сообщения — нет.
• Вы можете экспортировать конфиденциальное сообщение из организации отправителя, но не из организации получателя.
• Vault может извлекать гиперссылки из Google Диска, добавленные в конфиденциальные сообщения при экспорте из организации отправителя, но не может извлекать гиперссылки, полученные от внешних организаций.
• Для поиска, сохранения или хранения конфиденциальных сообщений используйте термин label:confidentialmode .

В личных данных пользователя Gmail могут содержаться 3 типа черновиков сообщений:

• Неотправленные сообщения в папке «Черновики» — эти сообщения обрабатываются так же, как и другие сообщения Gmail. Если черновики не исключены из поиска, к ним применяются правила блокировки и хранения. Они также включаются в результаты поиска, если вы их не исключите.

  Примечание : Шаблоны электронных писем рассматриваются как черновики. Если правило хранения удаляет черновики по истечении заданного времени, шаблоны также удаляются.

• Удаленные черновики — это сообщения, которые пользователь удаляет, не отправляя. Такие сообщения немедленно удаляются из поля зрения пользователя, Gmail присваивает им метку ^deleted , и они удаляются через 30 дней после удаления. На эти сообщения не распространяются правила блокировки или хранения, но они доступны для поиска и экспорта до момента удаления.
• Автоматически сохраняемые версии черновиков сообщений — Когда пользователь составляет сообщение, Gmail автоматически сохраняет его версию, если пользователь делает паузу на несколько секунд. Пользователю видна только самая последняя версия черновика. Более ранние версии доступны для поиска и экспорта в хранилище, но на них не распространяются правила блокировки и хранения.

  Автоматически сохраненные версии остаются доступными для Vault до тех пор, пока не будут удалены, даже после отправки сообщения пользователем. Версии черновиков, созданные большинством клиентов Google Gmail (таких как веб-версия Gmail, Gmail для iPad и iPhone, а также Gmail для Android), удаляются через 1 день после их сохранения. В некоторых случаях, например, с использованием сторонних IMAP-клиентов, версии черновиков удаляются через 30 дней.

Если вас интересуют только сообщения, отправленные и полученные пользователями, вы можете исключить черновики из правил хранения, блокировок, результатов поиска и экспорта. Исключение автоматически сохраняемых версий может упростить обработку данных, поскольку у вас не будет похожих версий одного и того же сообщения.

Gmail использует сгенерированные системой метки для категоризации сообщений и видимые пользователю метки, позволяющие сортировать сообщения в почтовом ящике. Например, Gmail может применять сгенерированную системой метку finance к сообщениям, поступающим из банка пользователя, а сгенерированную системой метку travel — к сообщениям, содержащим информацию о бронировании отелей.

Пользователи могут создавать и применять видимые для пользователя метки. Иногда эти метки могут совпадать с метками, сгенерированными системой. Когда два типа меток совпадают, Vault применяет правила хранения, блокировки и поисковые запросы к сообщениям с меткой, созданной пользователем, а не к сообщениям с идентичной меткой, сгенерированной системой. Если вы создадите правило хранения, блокировку или поисковый запрос на основе метки, вы можете включить или исключить больше сообщений, чем планировали.

Пример

Ваша организация обязана хранить все данные, касающиеся корпоративных финансов, в течение 7 лет, при этом выполняются следующие действия:

• Сотрудникам поручено создать метку, finance , и применить ее к сообщениям, содержащим финансовую информацию компании.
• Сотрудникам выписки по корпоративным кредитным картам отправляются на их рабочие адреса электронной почты. При этом пользовательская метка finance не применяется, а Gmail присваивает этим сообщениям системную метку finance .

В этом сценарии правило хранения, включающее сообщения с label:finance сохраняет только сообщения с пользовательскими метками, а не сообщения с системной меткой, содержащие выписки по корпоративным кредитным картам сотрудников. Аналогично, поисковый запрос, включающий сообщения с label:finance возвращает только сообщения с пользовательскими метками, а не сообщения с системной меткой, содержащие личные банковские выписки сотрудников.

Общие системные метки

• personal
• social
• promotion
• promos
• updates
• forums
• travel
• purchases
• finance
• all
• buzz
• chat
• chats
• done
• draft
• drafts
• important
• inbox
• lowpriority
• low_priority
• mute
• muted
• pinned
• read
• reminder
• reminders
• scheduled
• sent
• snoozed
• spam
• phishing
• star
• starred
• task
• tasks
• trash
• trips
• unimportant
• unread
• voicemail
• saved

Vault может сохранять, хранить, искать и экспортировать следующие элементы, хранящиеся в Google Диске и на общих дисках:

• Версии файлов в Google Docs, Sheets, Slides, Forms, новых сайтах, чертежах и видео.

  Для получения более подробной информации о версиях перейдите в раздел «Поиск в истории изменений файла» .

• Записи встреч в Google Meet, а также все связанные с ними сообщения в чате, стенограммы, ответы на вопросы, журналы опросов и заметки, сделанные Gemini ( Подробнее о записях встреч в Meet ).
• Файлы Jamboard, сохраненные на дисках пользователей.
• Файлы, загруженные пользователями в Google Диск (не из Google) ( Узнайте больше о том, какие данные ищутся )
• Файлы зашифрованы с помощью клиентского шифрования Google Workspace.

Хранилище игнорирует:

• Папки диска
• Ярлыки для дисков
• Скрипты из Google App Script и связанные с ними рабочие процессы.

В некоторых редакторах Google Docs пользователи могут создавать ссылки между файлами. Например, в документ Google Docs можно вставить диаграмму, связанную с данными в электронной таблице Google Sheets. При каждом обновлении электронной таблицы диаграмма в документе также обновляется.

Примечание: Функция IMAGE в Google Sheets может ссылаться на изображение по URL-адресу , например, «https://www.example.com/images/logo.jpg». В этом случае при предварительном просмотре или экспорте электронной таблицы в Vault изображение извлекается из источника в режиме реального времени. Для изображений, загруженных или вставленных в электронную таблицу, Vault сохраняет и отображает изображение, доступное на момент, указанный в вашем запросе.

Связанные файлы не включаются автоматически в правила хранения, блокировки или результаты поиска, применяемые к файлам, которые на них ссылаются. Связанные файлы включаются только в том случае, если они также соответствуют области действия и условиям. Например, при поиске файлов в Google Диске Vault возвращает только те файлы, которые соответствуют вашим критериям поиска. Если эти файлы связаны с файлами, которые не соответствуют вашему запросу, связанные файлы не включаются в результаты.

Файлы, принадлежащие лицам, не входящим в вашу организацию, и предоставленные вашим пользователям, не подпадают под действие правил вашей организации, касающихся блокировки или хранения данных.

Однако вы можете искать и экспортировать файлы, предоставленные пользователям из внешних источников, если они доступны на момент поиска или экспорта.

Vault может хранить, сохранять и искать только сообщения в группах Google, в которых включена история переписки. Владельцы групп могут включать или отключать историю переписки для своих групп. Если владелец группы создает группу с отключенной историей переписки, сообщения не будут доступны Vault через группы. Сообщения могут быть доступны в почтовых ящиках пользователей Gmail (как полученные или отправленные сообщения).

Если владелец группы включает или отключает историю переписки для существующей группы, в хранилище будут доступны только сообщения, отправленные при включенной истории переписки.

Сообщения становятся доступны в Vault сразу после публикации в группе, если только владелец группы не решит модерировать сообщения. Модерированные сообщения становятся доступны в Vault только после их одобрения модератором. После одобрения они становятся доступны для хранения, блокировки, поиска и экспорта, как и любые другие сообщения.

Для фильтрации сообщений в правилах хранения, блокировках и поиске, Groups индексирует примерно 1 МБ данных на каждое сообщение. Один МБ эквивалентен примерно 250 страницам текста. Если текст сообщения меньше 1 МБ и к сообщению прилагаются текстовые файлы, индексация вложений продолжается до тех пор, пока не будет проиндексировано 1 МБ данных.

Группа индексирует следующие данные:

• Текст сообщения — до приблизительно 250 страниц.
• Текстовые файлы, непосредственно прикрепленные к сообщению — Большинство текстовых файлов, таких как PDF, XLSX и DOCX, непосредственно прикрепленных к сообщению, могут быть проиндексированы. На эти вложения распространяются правила хранения и блокировки. Текстовые файлы, прикрепленные к сообщению, доступны для поиска (если они проиндексированы), отображаются в результатах поиска и включаются в экспорт.
• Другие файлы, непосредственно прикрепленные к сообщению или встроенные в него : для видео, аудио, изображений и бинарных файлов, включенных в сообщения или прикрепленных к ним, индексируются метаданные файла, такие как имя файла, но содержимое файла не индексируется.

Для сохранения, хранения, поиска, экспорта личных сообщений и группировки сообщений необходимо включить историю. Администратор Google Workspace может контролировать включение или выключение истории , либо предоставить пользователям возможность сделать это самостоятельно.

Когда пользователь делится файлом, хранящимся в Google Диске, например, документом, таблицей или PDF-файлом, Чат вставляет ссылку, а не прикрепляет копию файла к сообщению. Поскольку исходный файл хранится в Google Диске, он не сохраняется при сохранении сообщений чата, не удерживается при удержании данных чата и не отображается в результатах поиска в чате. Вы можете искать по URL-адресу файла, но Vault не индексирует заголовок или содержимое файла.

Для других типов файлов, прикрепленных непосредственно к сообщению в чате:

• Эти файлы включаются в правила хранения и блокировки чата, связанные с сообщением, к которому они прикреплены.
• Vault индексирует имя файла и владельца для поиска. Vault также индексирует содержимое большинства текстовых файлов (например, файлов с расширениями .pdf, .xslx и .docx).

Администратор Google Workspace может разрешить пользователям вашей организации общаться с внешними пользователями . При наличии разрешения внешний пользователь и пользователь вашей организации могут обмениваться личными сообщениями, а внешние пользователи могут участвовать в групповых сообщениях и пространствах. В этих контекстах сообщения, отправляемые внешним пользователям и получаемые от внешних пользователей, подпадают под правила хранения и блокировки вашей организации.

Если пользователи вашей организации участвуют в групповых сообщениях и пространствах, принадлежащих другой организации, эти сообщения недоступны вашей организации через Vault для хранения, блокировки, поиска или экспорта.

Когда пользователь получает приглашение в чат, он может предварительно просмотреть сообщения в этом пространстве перед присоединением. Если пользователь не присоединится к чату, предварительно просмотренные им сообщения не будут учитываться при сохранении, хранении или поиске данных чата этого пользователя.

Пользователи могут добавлять в сообщения чата форматирование текста, например, выделение жирным шрифтом, курсивом, зачеркивание или подчеркивание. Это форматирование не сохраняется при экспорте данных в хранилище.

Vault поддерживает чаты в классическом Hangouts и Google Talk. Вы можете сохранять, искать и блокировать следующие сообщения:

• В классическом Hangouts включена история чата. Администраторы Google Workspace могут контролировать включение или выключение истории, либо предоставлять пользователям возможность выбора. Подробнее см. раздел «История чата» . Vault может получить доступ ко всем чатам, которые происходят в Gmail и классических мобильных приложениях Hangouts, когда история включена.
• В Google Talk чаты записываются. Администраторы Google Workspace не могут принудительно записывать чаты. Однако они могут отключить историю чатов для организации.

• Сообщения в архиве Gmail будут помечены как удаленные после 1 января 2023 года. Это означает, что все сообщения будут в конечном итоге удалены по истечении срока хранения, если только они не защищены правилом хранения чата или блокировкой.
• Новые сообщения, отправленные после 1 января 2023 года, не синхронизируются с Gmail из классического Hangouts.
• Администраторы могут продолжать использовать Vault для поиска и экспорта сообщений Hangouts Classic, синхронизированных с Gmail, до тех пор, пока они не будут удалены, даже после 1 января 2023 года.

В хранилище Vault доступны следующие данные для классических чатов Hangouts:

• Все пользователи, принявшие участие в чате.
• Все сообщения, которыми мы обменялись во время чата, а также ссылки на любые вложения.
• Названия для классических групповых чатов Hangouts. (Участники могут присвоить название групповому чату Hangout .) Чаты между двумя пользователями нельзя переименовывать.
• Время начала и окончания чата.

Следующие данные недоступны для Vault:

• Непринятые приглашения в чат. Если пользователь не участвует в чате, отправленные ему сообщения не сохраняются.
• Видеозвонки.
• Чаты, которые происходят внутри Google Docs.
• Изображения, видео и аудиофайлы, отправленные в классическом Hangouts.

Vault объединяет все классические сообщения Hangouts в одну ветку. Сообщения непрерывно добавляются в ветку до тех пор, пока:

• С момента отправки последнего сообщения в чате прошло три часа.
• В этой ветке более 1000 сообщений.

При экспорте классического сообщения Hangouts вся переписка включается в файл экспорта.

Для того чтобы Vault мог сохранять, искать, хранить или экспортировать голосовые данные, пользователю необходима лицензия Voice Standard или Premier. Подробную информацию можно найти в разделе «Сравнение подписок Voice» .

Для отправки текстовых сообщений пользователю Voice необходим номер телефона, поддерживающий отправку текстовых сообщений. Подробнее.

Vault не поддерживает хранение или блокировку голосовых данных для учетных записей с лицензиями архивированных пользователей .

Vault может хранить, обрабатывать, искать и экспортировать большую часть следующих голосовых данных:

• Текстовые сообщения
• Голосовые сообщения и их расшифровки
• Журналы звонков
• Записи телефонных разговоров (Поиск записей невозможен, но их можно экспортировать. Подробности см. в разделе «Сохранение и экспорт записей телефонных разговоров ».)

Следующие голосовые данные недоступны для Vault:

• Голосовые данные, созданные до 5 июня 2019 г. (GMT-7)
• Текстовые сообщения, голосовые сообщения и их расшифровки, а также журналы звонков, содержащие телефонный номер, присвоенный более чем одному пользователю.

В поддерживаемых странах/регионах пользователи Voice могут обмениваться текстовыми сообщениями с другими пользователями Voice, а также с телефонными номерами, не принадлежащими Google. Vault обрабатывает текстовые сообщения следующим образом:

• Текстовые сообщения, которыми обмениваются участники в течение дня, объединяются в одну беседу. Для целей Vault день начинается в 00:00 (GMT-7) и заканчивается в 23:59 (GMT-7).
• Когда объем переписки превышает 500 сообщений или 4 МБ (без учета вложений), Vault разбивает ее на более мелкие группы сообщений для предварительного просмотра и экспорта.
• Дата последнего изменения переписки определяется датой отправки последнего сообщения в этой переписке. Дата последнего изменения не изменяется, если пользователь удаляет сообщение.

• Только для новых сайтов — В Vault поддерживаются только сайты, созданные в новых сайтах. Сайты, созданные в классических сайтах, не хранятся в Google Диск и недоступны для Vault.
• Внешние сайты — Сайты, предоставленные вашим пользователям из внешней организации, не подпадают под правила хранения или блокировки вашей организации. Вы можете искать внешние сайты, предоставленные вашим пользователям, но поиск должен осуществляться по конкретным учетным записям, организационному подразделению или общим дискам. Поиск внешних сайтов по опубликованному URL-адресу невозможен.

• Встроенный контент и гиперссылки — Сайт может состоять из множества частей: самого сайта, страницы, являющейся частью сайта, текста, изображений, встроенного кода, встроенных файлов и гиперссылок на другой контент.

  Правила хранения и блокировки распространяются только на сам сайт, его страницы, текст на страницах сайта, загруженные изображения и встроенный код. Встроенные файлы, гиперссылки и другие элементы, не являющиеся частью файлов сайта, не подпадают под правила хранения или блокировки.

  Вы можете предварительно просмотреть гиперссылки. Вы также можете предварительно просмотреть встроенные файлы, если они поддерживают предварительный просмотр, например, встроенные таблицы или документы, и у вас есть права доступа к файлу. Однако экспорт не включает содержимое гиперссылок и встроенных файлов.

Дата создания

Дата создания сайта — это дата, когда пользователь создает новый сайт . Дата создания не меняется, когда пользователь добавляет новые страницы.

Дата последнего изменения

Дата последнего изменения сайта обновляется всякий раз, когда сам сайт, страница, являющаяся его частью, текст, изображения или встроенный код редактируются, удаляются или создаются. Когда пользователи встраивают файлы Google, видео YouTube или другой контент с URL-адресом, дата последнего изменения обновляется. Однако, если изменяется сам встроенный контент, дата последнего изменения сайта не обновляется.

Vault может хранить, удерживать, искать и экспортировать следующие события календаря:

• Основные события календаря, включая регулярные мероприятия, события, связанные с отсутствием на рабочем месте, время для сосредоточенной работы и запланированные встречи.
• Варианты основных событий календаря. Для получения дополнительной информации перейдите в раздел «Поиск в истории изменений события» .

В хранилище Vault не сохраняются напоминания, задачи, рабочее место, незабронированные встречи или дополнительные события календаря, такие как праздники или групповые календари.

• Vault может сохранять, хранить, искать и экспортировать запросы, введенные пользователями, а также ответы, сгенерированные приложением Gemini.
• Vault не хранит, не удерживает, не осуществляет поиск и экспорт:
  • Любые медиафайлы или Gems, которые пользователи прикрепляют к запросам приложения Gemini, или любые медиафайлы, сгенерированные приложением Gemini в рамках ответа пользователям.
  • Gemini для данных Google Workspace

Сообщения становятся доступны в хранилище Vault сразу после их получения Gmail.

Для фильтрации сообщений в правилах хранения, блокировках и поиске Gmail индексирует примерно 1 МБ данных на каждое сообщение. Один МБ эквивалентен примерно 250 страницам текста. Если текст сообщения меньше 1 МБ и сообщение содержит вложения, индексируются вложения до тех пор, пока не будет проиндексировано в общей сложности 1 МБ данных.

В хранилище Vault можно осуществлять поиск только по индексированным данным, но всё сообщение целиком, а также все связанные с ним элементы, включая файлы Google Drive со ссылками (если они выбраны), включаются в экспорт в Vault.

Gmail индексирует следующие данные:

• Текст сообщения — до приблизительно 250 страниц.
• Текстовые файлы, непосредственно прикрепленные к сообщению — Большинство текстовых файлов, таких как PDF, XLSX и DOCX, которые непосредственно прикреплены к сообщению, могут быть проиндексированы. На эти вложения распространяются правила хранения и блокировки. Текстовые файлы, прикрепленные к сообщению, доступны для поиска (если они проиндексированы), отображаются в результатах поиска и включаются в экспорт.
• Другие файлы, непосредственно прикрепленные к сообщению или встроенные в него : для видео, аудио, изображений и бинарных файлов, включенных в сообщения или прикрепленных к ним, индексируются метаданные файла, такие как имя файла, но содержимое файла не индексируется.

Vault поддерживает файлы, непосредственно прикрепленные к сообщению или встроенные в него. Видео, аудио, изображения и бинарные файлы, встроенные в сообщения или прикрепленные к ним, подпадают под действие правил хранения и блокировки. Они отображаются в результатах поиска и включаются в экспорт.

Какие гиперссылки поддерживаются?

• Гиперссылки на файлы в Google Диске — Если пользователь поделился файлом в Google Диске, добавив ссылку на него в сообщение Gmail, файл с гиперссылкой не будет включен в список сохраненных, заблокированных или найденных сообщений Gmail. Однако вы можете экспортировать файлы Google Диска с гиперссылками на основе гиперссылок, найденных в тексте сообщений при экспорте из Gmail. Подробнее см. раздел «Какие гиперссылки Google Диска можно и нельзя экспортировать?» (далее на этой странице).

  Примечание : Экспорт файлов с гиперссылками в Google Диск может значительно увеличить объем собранных данных.

• Гиперссылки на контент в дополнительных сервисах Google — Vault не поддерживает гиперссылки на контент, хранящийся в других продуктах Google, таких как YouTube и Google Photos.

Какие гиперссылки Google Drive можно, а какие нельзя экспортировать?

Для того чтобы иметь право на экспорт:

• Файл должен существовать в Google Диске и должен быть поддерживаемым типом файла Google Диска.

  Для получения более подробной информации перейдите в раздел «Поддерживаемые файлы Google Drive и Meet в Vault» .

• Администратору хранилища требуется разрешение на экспорт файла. Для получения разрешения необходимо:
  • Владелец электронного письма, содержащего ссылку, имеет доступ к файлу на Google Диск и находится в области действия администратора хранилища. Или же владелец файла на Google Диск находится в области действия администратора хранилища.
  • Если файл на Диске удален, заблокирован или сохранен, владелец файла на Диске должен входить в область действия администратора хранилища.

Некоторые гиперссылки из Google Диска экспортировать невозможно. Например, нельзя экспортировать общедоступные гиперссылки, такие как ссылки с опубликованных страниц Google Сайтов и ссылки на формы Google Формы для отправки. Также нельзя экспортировать некоторые гиперссылки, имеющие устаревший формат ссылок Google Диска.

Кто имеет доступ к файлам экспорта гиперссылок в Google Диск?

Доступ ко всем файлам экспорта гиперссылок Google Диска имеют только суперадминистраторы и администраторы корневых организационных подразделений. Администраторы дочерних организационных подразделений могут загружать файлы только из созданных ими экспортированных гиперссылок Google Диска.

Помимо Gmail, пользователи могут отправлять электронные письма с помощью некоторых основных сервисов . Например:

• Календарь — Исходящие приглашения и сообщения, отправленные с помощью опции «Отправлять электронные письма гостям» в Календаре.
• Диск — содержимое сообщений, отправляемых пользователями при совместном использовании файлов в Диске.
• Google Docs, Sheets, Slides и Drawings — сообщения, отправляемые приложением, когда пользователи отправляют файлы по электронной почте в виде вложений.
• Формы — электронные письма, содержащие формы или ссылки на формы.
• Keep — электронные письма, отправляемые пользователями, когда они делятся заметками в Keep.

Когда пользователи отправляют сообщения через основные сервисы, отличные от Gmail, исходящие сообщения по умолчанию не сохраняются в папке «Отправленные» Gmail. Если администратор Google Workspace не настроит комплексное хранение сообщений , которое сохраняет эти сообщения в папке «Отправленные», Vault не будет иметь доступа к этим сообщениям. Без комплексного хранения сообщений правила хранения и блокировки Vault не применяются к этим сообщениям, и эти сообщения не отображаются в результатах поиска Vault.

Примечание: Полное хранилище почты распространяется только на основные сервисы Google Workspace. Некоторые дополнительные сервисы Google могут отправлять электронные письма пользователям. Сообщения, отправленные этими сервисами, могут не сохраняться в папке «Отправленные» пользователя и быть недоступны для Vault.

Динамические электронные письма содержат разметку, которая отображает контент AMP в Gmail. Другие продукты Google могут отправлять сообщения, содержащие контент Accelerated Mobile Pages (AMP), и пользователи вашей организации могут получать динамические электронные письма от внешних отправителей.

With dynamic email, a Gmail user can, for example:

• Review Google Docs comments as they exist the moment the user opens the notification message in Gmail.
• Reply to and resolve comments without opening the doc.
• Reply to Calendar invitations and respond to surveys.

The original source of a dynamic email message contains 3 types of similar content:

• Plaintext (for email clients that display only plaintext).
• HTML (for email clients that don't display dynamic content).
• AMP markup When a Gmail user opens the message, they get the dynamic and interactive AMP content. The AMP markup can retrieve any updates at the time the message is opened and immediately display them to the user.

Because of the dynamic nature of these messages, the content displayed in Gmail can change over time. For example, a comment notification from an active Google Doc can be different each time the user reopens the same message over several days.

Vault support for dynamic email messages

• Retention and holds —Vault retention rules and holds preserve the HTML, plaintext, and AMP markup included in a dynamic email message. Vault has no way to preserve the dynamic content that may be retrieved and displayed when the user opens a dynamic email message.
• Search —Vault can search plaintext and HTML in a dynamic email message. However, AMP markup and AMP content aren't indexed and can't be searched.
• Preview —When you preview a dynamic email message, Vault displays the HTML version of the message. Click Show Original to view all parts of the message including the AMP markup.
• Export —When you export dynamic email messages, all plaintext, HTML, and AMP markup is included in the export.

Vault can't determine whether Gmail users actually got dynamic content when they opened a message that includes AMP markup. Gmail doesn't display dynamic content in the following scenarios:

• An administrator turns off dynamic email for your organization.
• Users change their Gmail settings to turn off dynamic email.

When dynamic email is turned off, AMP content isn't displayed by Gmail. However, AMP markup is still included in the message source and available in Vault.

Режим конфиденциальности Gmail позволяет пользователям ограничивать доступ получателей к конфиденциальной информации в электронных письмах. Эта функция доступна организациям, которые её включили, а также личным учетным записям Gmail.

Когда пользователь отправляет конфиденциальное сообщение, Gmail заменяет текст сообщения и вложения ссылкой. По протоколу SMTP отправляются только тема и ссылка.

Сообщения в конфиденциальном режиме, отправленные пользователями вашей организации.

Если в вашей организации включен конфиденциальный режим Gmail, Vault сможет хранить, сохранять, искать и экспортировать сообщения, отправленные пользователями вашей организации после 30 ноября 2018 года в конфиденциальном режиме.

Сообщения остаются доступными для Vault даже в том случае, если отправитель устанавливает срок действия или отзывает доступ получателей к сообщениям в конфиденциальном режиме.

Confidential mode messages from external senders

Даже если в вашей организации не включен конфиденциальный режим Gmail, ваши пользователи могут получать сообщения в этом режиме от пользователей из других организаций или из личных аккаунтов Gmail.

Вы можете хранить, сохранять, искать и экспортировать заголовки и темы внешних конфиденциальных сообщений. Однако вы не можете искать или экспортировать содержимое сообщений или вложения из внешних конфиденциальных сообщений.

Работа с сообщениями в конфиденциальном режиме

Работа с сообщениями в конфиденциальном режиме

Vault поддерживает сообщения в конфиденциальном режиме следующего вида:

• Vault возвращает внутренние конфиденциальные сообщения, соответствующие вашему поисковому запросу.
• При предварительном просмотре сообщений их содержимое по умолчанию скрыто. У вас есть возможность отобразить содержимое в режиме предварительного просмотра.
• При печати или экспорте сообщений можно исключить конфиденциальное содержимое. В этом случае заголовки, отправитель, получатель и другие метаданные будут распечатаны или экспортированы, но конфиденциальное содержимое сообщения — нет.
• Вы можете экспортировать конфиденциальное сообщение из организации отправителя, но не из организации получателя.
• Vault может извлекать гиперссылки из Google Диска, добавленные в конфиденциальные сообщения при экспорте из организации отправителя, но не может извлекать гиперссылки, полученные от внешних организаций.
• Для поиска, сохранения или хранения конфиденциальных сообщений используйте термин label:confidentialmode .

A user's Gmail data can include 3 types of draft messages:

• Unsent messages in the Drafts folder —These messages are processed like other Gmail messages. They're subject to holds and retention rules when drafts aren't excluded. They're also included in search results unless you exclude them.

  Note : Email templates are treated as draft messages. If a retention rule purges draft messages after a set time, templates are also purged.

• Discarded drafts —A discarded draft is a message that a user discards without sending. These messages are immediately removed from the user's view, Gmail applies the ^deleted label, and they're purged 30 days after they're discarded. These messages aren't subject to holds or retention rules, but are available for search and export until they're purged.
• Automatically saved versions of draft messages —As a user composes a message, Gmail automatically saves a version whenever the user pauses for a few seconds. Only the most recent version of a draft message is visible to the user. Earlier versions are available for Vault to search and export, but aren't subject to holds and retention rules.

  Autosaved versions remain available to Vault until they're purged, even after the user sends the message. Versions of draft messages generated by most Google Gmail clients (such as the Gmail web, Gmail for iPad and iPhone, and Gmail Android) are purged 1 day after Gmail saved them. In some cases, such as with third-party IMAP clients, versions of draft messages are purged after 30 days.

If you're interested only in messages that users sent and received, you can exclude drafts from retention rules, holds, search results, and exports. Excluding autosaved versions can make data processing easier because you don't have similar versions of the same message.

Gmail uses system-generated labels to categorize messages and user-visible labels to let users sort messages in their inboxes. Gmail might apply the system-generated finance label to messages that come from a user's bank and the system-generated travel label to messages that include hotel reservations.

Users can create and apply user-visible labels. Sometimes these labels can match system-generated labels. When the 2 types of labels match, Vault applies retention rules, holds, and search queries to the messages with the user-created label and not to messages with the identical system-generated label. If you create a retention rule, hold, or search query based on a label, you might include or exclude more messages than you intend.

Пример

Your organization is required to retain all data related to corporate finance for 7 years and the following actions occur:

• Employees are instructed to create a label, finance , and apply it to messages that include corporate financial information.
• Employees have their corporate credit card statements emailed to their work accounts. They don't apply the user-created finance label, but Gmail applies the system-generated finance label to these messages.

In this scenario, a retention rule that includes messages with label:finance retains only the user-labeled messages and not the messages with the system-generated label that have the employees' corporate credit card statements. Similarly, a search query that includes messages with label:finance returns only the user-labeled messages and not the messages with the system-generated label that have the employees' personal bank statements.

Common system-generated labels

• personal
• social
• promotion
• promos
• updates
• forums
• travel
• purchases
• finance
• all
• buzz
• chat
• chats
• done
• draft
• drafts
• important
• inbox
• lowpriority
• low_priority
• mute
• muted
• pinned
• read
• reminder
• reminders
• scheduled
• sent
• snoozed
• spam
• phishing
• star
• starred
• task
• tasks
• trash
• trips
• unimportant
• unread
• voicemail
• saved

Vault can retain, hold, search, and export the following items stored in Drive and shared drives:

• Versions of files in Google Docs, Sheets, Slides, Forms, new Sites, Drawings, and Vids

  Для получения более подробной информации о версиях перейдите в раздел «Поиск в истории изменений файла» .

• Google Meet recordings and any associated chat, transcripts, Q&A, and polls logs, and notes taken by Gemini ( Learn more about Meet recordings )
• Jamboard files that have been saved to users' Drives
• Non-Google files that users have uploaded to Drive ( Learn more about what data is searched )
• Files encrypted with Google Workspace client-side encryption

Vault ignores:

• Drive folders
• Drive shortcuts
• Scripts from Google App Script and their associated workflows

In some Google Docs editors, users can link a file to another file. For example, in a Google Docs document you can insert a chart that's linked to data in a Google Sheets spreadsheet. Whenever the spreadsheet is updated, the chart in the document is also updated.

Note: The Google Sheets IMAGE function can reference an image by URL , such as "https://www.example.com/images/logo.jpg". In this case, when you preview or export a spreadsheet in Vault, the image is retrieved in real time from the source. For images uploaded or inserted in the spreadsheet, Vault stores and displays the image available at the time specified in your query.

Linked files aren't automatically included in retention rules, holds, or search results that apply to the files that link to them. Linked files are included only when they also match the scope and conditions. For example, when you search files in Drive, Vault returns only the files that match your search criteria. If those files are linked to files that don't match your query, the linked files aren't included in your results.

Files owned outside your organization and shared with your users aren't subject to your organization's holds or retention rules.

However, you can search and export files shared with your users from external sources if accessible at the time of the search or export.

Vault can hold, retain, and search only messages in Google Groups that have conversation history turned on. Group owners can turn conversation history on or off for their groups. If a group owner creates a group with conversation history off, the messages aren't available to Vault through Groups. The messages might be available in user Gmail mailboxes (as received or sent messages).

If a group owner turns conversation history on or off for an existing group, only messages sent when conversation history was on are available to Vault.

Messages are available to Vault as soon as they're posted to a group, unless the group owner chooses to moderate messages. Moderated messages aren't available to Vault until a moderator approves them. After they're approved, they're available for retention, holds, search, and export just like any other message.

For message filtering in retention rules, holds, and search, Groups indexes approximately 1 MB total per message. One MB is equivalent to approximately 250 pages of text. If the message text is less than 1 MB and the message has text-based file attachments, the attachments are indexed until 1 MB total data is indexed.

Groups indexes the following data:

• Message text —Up to approximately 250 pages.
• Text-based files directly attached to a message —Most text-based files, such as PDF, XLSX, and DOCX, that are directly attached to a message, can be indexed. These attachments are covered by retention rules and holds. Text-based file attachments are searchable (if indexed), returned in search results, and included in exports.
• Other files directly attached to or embedded in a message —For video, audio, image, and binary files included in or attached to messages, file metadata such as file name is indexed, but file contents aren't.

You must turn history on to retain, hold, search, export direct messages (DMs) and group messages. A Google Workspace administrator can control whether history is on or off , or they can allow users to decide.

When a user shares a file stored in Drive, such as a doc, sheet, or PDF, Chat inserts a link rather than attaching a copy of the file to the message. Because the original file is stored in Drive, it isn't retained when you retain chat messages, held when you place Chat data on hold, or returned in a Chat search. You can search by the URL of the file, but Vault doesn't index the title or content of the file.

For other file types directly attached to a Chat message:

• The files are included in Chat retention rules and holds, associated with the message they're attached to.
• Vault indexes the file name and owner for search. Vault also indexes the content of most text-based file types (for example, files with .pdf, .xslx, and .docx extensions).

Your Google Workspace administrator can allow users in your organization to chat with external users . When allowed, an external user and a user in your organization can exchange DMs and external users can participate in group messages and spaces. In these contexts, messages to and from external users are subject to your organization's retention rules and holds.

If users in your organization participate in group messages and spaces owned by another organization, those messages aren't available to your organization through Vault for retention, holds, search, or export.

When a user is invited to a Chat space, they can preview messages in the space before joining. Unless the user joins the space, the messages they previewed aren't included when you retain, hold, or search that user's Chat data.

Users can add rich text formatting to Chat messages, such as bold, italics, strikethrough, or underlines. That formatting is not retained in the Vault data export.

Vault supports chats in classic Hangouts and Google Talk. You can retain, search for, and place holds on:

• Classic Hangouts with history turned on. Google Workspace administrators can control whether history is on or off, or they can allow users to decide. For details, see Chat history . Vault can access all chats that occur in Gmail and mobile classic Hangouts apps when history is on.
• Google Talk chats that are on the record. Google Workspace administrators cannot force chats to be on the record. They can, however, turn off chat history for an organization.

• The messages in the Gmail archive will be marked as deleted after January 1, 2023. This means that all messages will be eventually purged after the retention period expires unless they are protected by a Chat retention rule or hold.
• No new messages sent after January 1, 2023 are synced to Gmail from classic Hangouts.
• Admins can continue to use Vault to search for and export Hangouts Classic messages synced to Gmail as long as they have not been purged, even beyond January 1, 2023.

The following details for classic Hangouts chats are available to Vault:

• All users who participated in the chat.
• All messages that were exchanged during the chat, plus links to any attachments.
• Names of group classic Hangouts. (Participants have the option of naming a group Hangout .) Chats between two users cannot be named.
• The time the chat started and ended.

The following data aren't available to Vault:

• Unaccepted invitations to chat. If a user doesn't participate in a chat, messages sent to that user aren't preserved.
• Video calls.
• Chats that occur within Google Docs.
• Images, videos, and audio attachments sent in classic Hangouts.

Vault groups all classic Hangouts messages into a single thread. Messages are continuously added to the thread until:

• Three hours have elapsed since the last chat message was sent.
• The thread has more than 1,000 messages.

When you export a classic Hangouts message, the entire thread is included when you download the export file.

A user must have a Voice Standard or Premier license for Vault to retain, search, hold, or export their Voice data. For details, go to Compare Voice subscriptions .

For text messages, the Voice user must have a phone number that supports text messaging. Learn more

Vault doesn't support retention or holds of Voice data for accounts with Archived User licenses.

Vault can retain, hold, search, and export most of the following Voice data:

• Текстовые сообщения
• Voicemails and their transcripts
• Call logs
• Call recordings (Recordings can't be searched but can be exported. For details, go to Retain & export call recordings .)

The following Voice data isn't available to Vault:

• Voice data created before June 5, 2019 (GMT-7)
• Text messages, voicemails and their transcripts, or call logs that involve a phone number that's assigned to more than one user

In supported countries/regions , Voice users can exchange text messages with other Voice users and with non-Google phone numbers. Vault handles text messages as follows:

• Text messages exchanged between participants in a day are bundled into a conversation. For Vault purposes, the day begins at 12:00 AM (GMT-7) and ends at 11:59 PM (GMT-7).
• When a conversation exceeds 500 messages or 4 MB (not including attachments), Vault splits it into smaller groups of messages for preview and export.
• The last modified date of a conversation is based on when the last message in the conversation was sent. The last modified date isn't affected when a user deletes a message.

• New Sites only —Only sites created in new Sites are supported in Vault. Sites created in classic Sites aren't stored in Drive and are unavailable to Vault.
• External sites —Sites shared with your users from external organization aren't subject to your organization's retention rules or holds. You can search for external sites shared with your users, but you must search by specific accounts, organizational unit, or shared drives. You can't search for external sites by published URL.

• Embedded content and hyperlinks —A site can consist of many parts: the site itself, a page that's part of the site, text, images, embedded code, embedded files, and hyperlinks to other content.

  Retention rules and holds apply only to the site itself, the site's pages, text on site pages, uploaded images, and embedded code. Embedded files, hyperlinks, and other items not part of the site file aren't covered by retention rules or holds.

  You can preview hyperlinks. You can also preview embedded files if they are preview supported, such as an embedded sheet or doc, and you have access privileges to the file. However, exports don't include the content of hyperlinks and embedded files.

Дата создания

The creation date of a site is the date when a user creates a new site . The creation date doesn't change when the user adds new pages.

Last modification date

The last modified date of a site is updated whenever the site itself, a page that's part of the site, text, images, or embedded code are edited, deleted, or created. When users embed Google files and YouTube videos , or other content with a URL, the last modification date updates. However, if the embedded content itself changes, the last modification date of the site doesn't update.

Vault can retain, hold, search, and export the following Calendar events:

• Primary calendar events, including regular events, out of office events, focus time, and booked appointments.
• Versions of primary calendar events. For more information, go to Search within the revision history of an event .

Vault doesn't retain reminders, tasks, working location, unbooked appointments, or secondary calendar events, such as holiday or group calendars.

• Vault can retain, hold, search, and export prompts entered by users and responses generated by Gemini app.
• Vault does not retain, hold, search, and export:
  • Any media files or Gems that users attach to Gemini app prompts, or any media files generated by Gemini app as part of its response to users.
  • Gemini for Google Workspace data