الاحتفاظ برسائل Gmail باستخدام Vault

حتى يمكن لخدمة Gmail إزالة رسالة نهائيًا، يجب أن تستوفي هذه الرسالة معايير كل من أداة Vault وخدمة Gmail:

• عدم الاحتفاظ ببيانات الرسالة أو الملف من خلال أي قواعد للاحتفاظ بالبيانات:
• المكالمة ليست قيد الانتظار.
• يجب أن يكون التصنيف ^deleted الذي أنشأه نظام Gmail متوفّرًا لمدة 30 يومًا على الأقل.

لا تسمح Vault لخدمة Gmail بإزالة رسالة نهائيًا إذا كانت الرسالة مشمولة بقاعدة احتفاظ أو تجميد. بعد انتهاء جميع فترات الاحتفاظ بالبيانات وعمليات التجميد السارية، يقيّم Gmail ما إذا كان يمكن إزالة الرسالة نهائيًا استنادًا إلى المدة التي تم فيها تطبيق التصنيف ^deleted على الرسالة.

عند تطبيق التصنيف ^deleted

يضيف Gmail التصنيف ^deleted إلى الرسائل المؤهَّلة للإزالة من أنظمة Google. تحصل الرسالة على هذا التصنيف عند تنفيذ إجراء مما يلي:

• إفراغ مستخدمي Gmail "المهملات" أو اختيار الرسائل في "المهملات" والنقر على الحذف نهائيًا
• حذف خدمة Gmail تلقائيًا للرسالة التي ظلت في "المهملات" لمدة 30 يومًا
• تنتهي فترة التخزين في رسالة لا تحمل التصنيف ^deleted.
• تجاهل مستخدمي Gmail مسودات الرسائل

يخفي التصنيف ^deleted الرسائل عن مستخدمي Gmail، ولا يمكن للمستخدمين استرداد هذه الرسائل بدون مساعدة من مشرف Google Workspace. ولا يزال بإمكانك رغم ذلك البحث في الرسائل التي تحمل هذا التصنيف وتصديرها باستخدام أداة Vault حتى تتم إزاالتها نهائيًا.

سياسة الاحتفاظ بالبيانات لمدة 30 يومًا في Gmail

تتضمّن خدمة Gmail سياسة احتفاظ بالبيانات تحتفظ بالرسائل لمدة 30 يومًا على الأقل بعد تطبيق التصنيف ^deleted. تحل هذه السياسة محل أي قواعد احتفاظ بالبيانات في أداة Vault تنتهي صلاحيتها خلال تلك الأيام الثلاثين.

لفهم تأثير سياسة الاحتفاظ بالبيانات لمدة 30 يومًا في Gmail على وقت إزالة الرسائل نهائيًا بشكل أفضل، راجِع أمثلة على الاحتفاظ بالرسائل.

بالنسبة إلى سلاسل محادثات البريد الإلكتروني، يتم تطبيق قواعد الاحتفاظ بالبيانات كما يلي:

• إذا تم الاحتفاظ برسالة واحدة في سلسلة محادثات من خلال قاعدة احتفاظ بالبيانات أو عملية تجميد بيانات، سيتم الاحتفاظ ببيانات سلسلة المحادثات بأكملها.
• تستخدم قواعد الاحتفاظ بالبيانات المستندة إلى التصنيفات تاريخ آخر رسالة مُصنَّفة في سلسلة المحادثات لأغراض الاحتفاظ بالبيانات.

مثلاً، في حال الاحتفاظ بالرسائل ذات التصنيف المشروع_أ بموجب قاعدة احتفاظ بالبيانات لمدة 365 يومًا وكانت الرسالة الأولى في سلسلة محادثات تحمل هذا التصنيف، سيتم الاحتفاظ ببيانات جميع الرسائل في سلسلة المحادثات لمدة 365 يومًا من وقت إرسال هذه الرسالة الأولى. وإذا حصلت رسالة لاحقة في سلسلة المحادثات على التصنيف المشروع_أ، سيتم الآن الاحتفاظ ببيانات جميع الرسائل في سلسلة المحادثات لمدة 365 يومًا من وقت إرسال تلك الرسالة اللاحقة. بعد انتهاء صلاحية قاعدة الاحتفاظ بالبيانات وإزالة Gmail للرسائل المُصنَّفة نهائيًا، يمكن أن يحدث تأخير لمدة تصل إلى 24 ساعة حتى تُزال نهائيًا وتزال أي رسائل غير مُصنفَّة أيضًا.

إذا أنشأت قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات استنادًا إلى تصنيف Gmail، لن يتم تطبيق القاعدة على أي تصنيفات فرعية مدمجة. لا يتم تضمين التصنيفات الفرعية لأنّها لا تحتوي مباشرةً على التصنيف الذي تستند إليه القاعدة.

على سبيل المثال، يمتلك المستخدم تصنيف الإيصالات وتصنيف فرعي ضمن الإيصالات باسم السفر. في حال إعداد قاعدة الاحتفاظ بالبيانات في التصنيف الإيصالات، لا يتم الاحتفاظ بالرسائل ضمن السفر لأنها لا تحمل تصنيف الإيصالات مباشرةً.

عند إضافة عنصر مرفق برسالة Gmail إلى Drive باستخدام ميزة الإضافة إلى Drive، يتم إنشاء نسخة من هذا العنصر في Drive. تخضع رسالة Gmail ومرفقها إلى سياسات الاحتفاظ في Gmail. ويخضع العنصر الذي تم نسخه إلى Google Drive لسياسات الاحتفاظ بالبيانات في Google Drive.

تحتفظ هذه القاعدة التلقائية بكل رسائل Gmail في الوحدة التنظيمية المُختَارة إلى ما لا نهاية. ويظل يمكن للمستخدمين حذف الرسائل، وتُزال من "المهملات" بعد 30 يومًا أو عند إفراغ المستخدم "المهملات". ويظل يمكن لمشرفي أداة Vault رغم ذلك البحث في الرسائل وتصديرها.

إعداد القاعدة

• المدة: غير مُحدَّدة

التأثير على الرسائل المُرسَلة والمُستلَمة

التأثير على مسودات الرسائل

تسمح هذه القاعدة لخدمة Gmail بإزالة جميع الرسائل نهائيًا للوحدة التنظيمية المحدّدة بعد 365 يومًا، بما في ذلك المسودات والرسائل التي لم يحذفها المستخدمون.

إعداد القاعدة

• المدة: 365 يومًا
• استبعاد المسودات: إزالة العلامة من المربع بجانب (ediscovery.google.com فقط)
• الإجراء بعد انتهاء الصلاحية: إزالة الرسائل من صناديق بريد Gmail والرسائل المحذوفة نهائيًا. تعمل هذه القاعدة على إزالة المسودات نهائيًا.

التأثير على الرسائل المُرسَلة والمُستلَمة

التأثير على مسودات الرسائل