بصفتك مشرفًا، يمكنك التأكُّد من حفظ نسخة عن جميع الرسائل المُرسَلة أو المُستلَمة على نطاقك في صناديق البريد الإلكتروني للمستخدمين على Gmail، بما في ذلك الرسائل المُرسَلة أو المُستلَمة من خلال صناديق بريد إلكتروني غير تابعة لخدمة Gmail.
مساحة تخزين البريد الشاملة وأداة Vault
إذا كانت مؤسستك تستخدم Vault، قد تحتاج إلى إعداد تخزين شامل للبريد لضمان وصول Vault بشكل كامل إلى الرسائل الإلكترونية في مؤسستك:
يمكن للمستخدمين إرسال رسائل إلكترونية من خلال الخدمات الأساسية الأخرى في Google Workspace إلى جانب Gmail. على سبيل المثال:
- تقويم Google: الدعوات الصادرة والرسائل المرسَلة باستخدام خيار إرسال رسالة إلكترونية إلى المدعوين في "تقويم Google" على الكمبيوتر
- Drive: محتوى الرسالة المُرسَلة عندما يشارك المستخدمون الملفات أو ينقلون ملكيتها أو يعلّقون عليها في Drive
- "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google" و"رسومات Google": الرسائل التي يرسلها التطبيق عندما يضيف المستخدمون ملفات كمرفقات ضِمن الرسائل الإلكترونية أو يغيّرون حالة الموافقة على الملفات
- "نماذج Google": الرسائل الإلكترونية التي تحتوي على نماذج أو روابط إلى نماذج
- Keep—الرسائل الإلكترونية التي يتم إرسالها عندما يشارك المستخدمون الملاحظات في Keep.
يضمن إعداد "التخزين الشامل للبريد" ظهور الرسائل المُرسَلة من خلال الخدمات الأساسية الأخرى في مجلدات البريد المُرسَل لدى المستخدمين، وبالتالي يمكن الوصول إليها من خلال Vault.
ملاحظة: لا ينطبق التخزين الشامل للبريد إلا على خدمات Google Workspace الأساسية. قد تتمكّن الخدمات الإضافية من Google من إرسال رسائل إلكترونية نيابةً عن المستخدمين. قد لا يتم تخزين الرسائل المرسَلة من خلال هذه الخدمات في مجلد البريد المُرسل لدى المستخدمين، وقد تكون غير متاحة لأداة Vault.
- بالنسبة إلى المؤسسات التي تعيد توجيه الرسائل إلى خوادم بريد إلكتروني غير تابعة لـ Gmail، يمكنك إعداد التخزين الشامل للبريد لضمان تخزين جميع الرسائل في صناديق بريد Gmail وإتاحتها في Vault.
- يمكنك أيضًا إعداد هذه الخدمة إذا كان لديك نظام غير Gmail يستخدم خدمة الإرسال عبر SMTP لتوجيه الرسائل بالنيابة عن المستخدمين، مثلاً لأنظمة تتبُّع التذاكر أو قواعد بيانات الأخطاء أو أنظمة الإشعارات المبرمَجة، وكنت تريد عرض الرسائل في صناديق بريد المستخدمين الإلكترونية على Gmail. هذا الإعداد مهم جدًا لتخزين الرسائل في Google Vault لجميع المستخدمين الذين يفعّلون خدمة الإرسال عبر SMTP.
الاعتبارات قبل تمكين مساحة تخزين البريد الشاملة
هناك بعض الاعتبارات المهمة التي يجب مراجعتها بعناية قبل تفعيل ميزة تخزين الرسائل الشامل:
- يجب عدم تفعيل ميزة "تخزين البريد الشامل" إذا كانت لديك قواعد توجيه متعلقة بالامتثال وتغيّر المستلِم (ولا تريد أن يتلقّى المستلِم الأصلي نسخة من الرسالة الإلكترونية).
- عند تفعيل خدمة الإرسال عبر SMTP، ستحتفظ صناديق البريد الإلكتروني للمستخدمين بنسخة من الرسالة في مجلد البريد المرسَل (على سبيل المثال، عند إرسال بريد من ماسح ضوئي) في حال تفعيل ميزة التخزين الشامل للبريد. قد يؤدي ذلك إلى تجاوز الحسابات لحدود مساحة التخزين إذا كان إصدار حسابك يتضمّن حدودًا لمساحة التخزين. مقارنة الإصدارات
- عليك تفعيل ميزة "التخزين الشامل للبريد" إذا كنت تستخدم Gmail فقط لميزة Vault وتعيد توجيه الرسائل الإلكترونية إلى خادم البريد في المؤسسة أو إلى مقدّم خدمة بريد إلكتروني آخر.
إعداد التخزين الشامل للبريد
ملاحظة: عندما تكون ميزة "التخزين الشامل للبريد" مفعَّلة، يتم تضمين الإدخال SOR_INSERTED في تقرير البحث في سجلّ البريد الإلكتروني.
-
في "وحدة تحكّم المشرف في Google"، انتقِل إلى "القائمة"
التطبيقات
Google Workspace
Gmail
الامتثال.يتطلّب هذا الإجراء الحصول على امتياز مشرف "إعدادات Gmail".
- على يمين الصفحة، اختَر مؤسسة.
- انتقِل إلى إعداد التخزين الشامل للبريد.
- ضَع علامة في المربّع التأكّد من تخزين نسخة من جميع رسائل البريد المُرسَلة والمُستلَمة في صناديق البريد الإلكتروني للمستخدمين المرتبطين.
- في أسفل الصفحة، انقر على حفظ.