เก็บรักษาข้อความ Gmail ด้วยห้องนิรภัย

เพื่อให้ Gmail ลบข้อความถาวร ข้อความนั้นต้องเป็นไปตามเกณฑ์สำหรับทั้งห้องนิรภัยและ Gmail ดังนี้

• ข้อความต้องไม่ได้รับการเก็บรักษาตามกฎการเก็บรักษาใดๆ
• ข้อความต้องไม่อยู่ภายใต้การคงไว้ชั่วคราว
• ข้อความต้องใช้ป้ายกำกับ ^deleted ของ Gmail ที่ระบบสร้างขึ้นเป็นเวลาอย่างน้อย 30 วัน

ห้องนิรภัยไม่อนุญาตให้ Gmail ลบข้อความถาวรหากข้อความนั้นอยู่ภายใต้กฎการเก็บรักษาหรือการคงไว้ชั่วคราว หลังจากสิ้นสุดระยะเวลาเก็บรักษาและคงไว้ชั่วคราวที่เกี่ยวข้องแล้ว Gmail จะประเมินว่าจะลบข้อความนั้นถาวรได้หรือไม่ โดยอิงตามระยะเวลาที่ข้อความมีป้ายกำกับ ^deleted

เมื่อใช้ป้ายกำกับ ^deleted

Gmail จะใช้ป้ายกำกับ ^deleted กับข้อความที่เข้าเกณฑ์ให้นำออกจากระบบของ Google ข้อความจะได้รับป้ายกำกับนี้เมื่อเกิดเหตุการณ์ต่อไปนี้

• ผู้ใช้ Gmail ล้างข้อมูลในถังขยะหรือเลือกข้อความในถังขยะแล้วคลิกลบทิ้งถาวร
• Gmail ลบข้อความที่อยู่ในถังขยะเป็นเวลา 30 วันออกโดยอัตโนมัติ
• ระยะเวลาเก็บรักษาของข้อความที่ยังไม่มีป้ายกำกับ ^deleted ได้สิ้นสุดลง
• ผู้ใช้ Gmail ทิ้งข้อความร่าง

ป้ายกำกับ ^deleted จะซ่อนข้อความไม่ให้ผู้ใช้ Gmail เห็นและผู้ใช้จะกู้คืนข้อความเหล่านี้ไม่ได้หากไม่ได้รับความช่วยเหลือจากผู้ดูแลระบบ Google Workspace แต่คุณจะยังค้นหาและส่งออกข้อความที่มีป้ายกำกับนี้โดยใช้ห้องนิรภัยได้จนกว่าข้อความเหล่านั้นจะถูกลบถาวร

นโยบายการเก็บรักษานาน 30 วันของ Gmail

Gmail มีนโยบายการเก็บรักษาที่เก็บข้อความไว้เป็นระยะเวลาอย่างน้อย 30 วันหลังจากที่ใช้ป้ายกำกับ ^deleted นโยบายนี้จะมีผลแทนกฎการเก็บรักษาของห้องนิรภัยที่หมดอายุในช่วง 30 วันนั้น

โปรดอ่านตัวอย่างการเก็บรักษาข้อความเพื่อทำความเข้าใจว่านโยบายการเก็บรักษานาน 30 วันของ Gmail จะมีผลอย่างไรเมื่อลบข้อความออกถาวร

สำหรับชุดข้อความอีเมล กฎการเก็บรักษาจะมีผลดังนี้

• หากมี 1 ข้อความในชุดข้อความได้รับการเก็บรักษาไว้โดยกฎการเก็บรักษาหรือการคงไว้ชั่วคราว ชุดข้อความทั้งหมดจะได้รับการเก็บรักษาด้วยเช่นกัน
• กฎการเก็บรักษาตามป้ายกำกับจะใช้วันที่ของข้อความที่ใช้ป้ายกำกับล่าสุดในชุดข้อความเพื่อพิจารณาการเก็บรักษา

เช่น หากกฎการเก็บรักษาเก็บข้อความที่มีป้ายกำกับ project-A ไว้ 365 วัน และข้อความแรกในชุดข้อความมีป้ายกำกับนี้ ข้อความทั้งหมดในชุดข้อความจะได้รับการเก็บรักษาไว้เป็นระยะเวลา 365 วันนับจากวันที่ส่งข้อความแรก หากข้อความถัดไปในชุดข้อความได้รับป้ายกำกับ project-A ข้อความทั้งหมดในชุดข้อความจะได้รับการเก็บรักษาไว้เป็นระยะเวลา 365 วันนับจากวันที่ส่งข้อความดังกล่าว หลังจากที่กฎการเก็บรักษาหมดอายุและ Gmail ลบข้อความที่ติดป้ายกำกับอย่างถาวรแล้ว อาจเกิดความล่าช้าถึง 24 ชั่วโมงก่อนที่ระบบจะลบข้อความที่ไม่มีป้ายกำกับอย่างถาวรได้

หากคุณสร้างกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองตามป้ายกำกับ Gmail กฎดังกล่าวจะไม่มีผลกับป้ายกำกับย่อยแบบหลายระดับ ซึ่งระบบจะไม่รวมป้ายกำกับย่อยเนื่องจากป้ายกำกับดังกล่าวไม่ได้มีป้ายกำกับตามกฎโดยตรง

ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้มีป้ายกำกับใบเสร็จ และมีป้ายกำกับย่อยในส่วนใบเสร็จที่ชื่อว่าการเดินทาง หากคุณตั้งกฎการเก็บรักษาสำหรับใบเสร็จ ระบบจะไม่เก็บรักษาข้อความในส่วนการเดินทาง เนื่องจากข้อความดังกล่าวไม่ได้ติดป้ายกำกับใบเสร็จโดยตรง

เมื่อเพิ่มรายการที่แนบไปกับข้อความ Gmail ลงในไดรฟ์โดยใช้ฟีเจอร์เพิ่มไปยังไดรฟ์ ระบบจะคัดลอกรายการนั้นลงในไดรฟ์ ข้อความ Gmail และไฟล์แนบจะอยู่ภายใต้นโยบายการเก็บรักษาของ Gmail ส่วนรายการที่คัดลอกไว้ในไดรฟ์จะเป็นไปตามนโยบายการเก็บรักษาของไดรฟ์

กฎเริ่มต้นนี้จะเก็บข้อความ Gmail ทั้งหมดไว้ในหน่วยขององค์กรที่เลือกโดยไม่มีกำหนด ผู้ใช้จะยังคงลบข้อความได้ แล้วระบบจะนำข้อความออกจากถังขยะหลังจากผ่านไป 30 วันหรือเมื่อผู้ใช้ล้างข้อมูลในถังขยะ อย่างไรก็ตาม ผู้ดูแลระบบห้องนิรภัยจะยังคงค้นหาและส่งออกข้อความดังกล่าวได้อยู่

การกำหนดค่ากฎ

• ระยะเวลา: ไม่มีกำหนด

ผลต่อข้อความที่ส่งหรือได้รับ

ผลต่อข้อความร่าง

กฎนี้อนุญาตให้ Gmail ลบข้อความทั้งหมดออกถาวรสำหรับหน่วยขององค์กรที่เลือกหลังจากผ่านไป 365 วัน รวมถึงข้อความร่างและข้อความที่ผู้ใช้ยังไม่ได้ลบอีกด้วย

การกำหนดค่ากฎ

• ระยะเวลา: 365 วัน
• ไม่รวมข้อความร่าง: ยกเลิกการเลือก (เฉพาะ ediscovery.google.com เท่านั้น)
• การดำเนินการหลังจากหมดอายุ: ล้างข้อความในกล่องจดหมายของ Gmail และข้อความที่ลบออกอย่างถาวร กฎนี้จะลบข้อความร่างออกอย่างถาวร

ผลต่อข้อความที่ส่งหรือได้รับ

ผลต่อข้อความร่าง