วิธีการทำงานของการเก็บรักษา

ทั้งการคงไว้ชั่วคราวและกฎการเก็บรักษาเป็นการเก็บรักษาข้อมูลในห้องนิรภัยเหมือนกัน แต่ข้อแตกต่างที่สำคัญมีดังนี้

ห้องนิรภัยทำงานร่วมกับบริการของ Google ที่รองรับได้อย่างเต็มรูปแบบ จึงไม่มีที่เก็บถาวรแยกต่างหาก

เมื่อใช้กฎการเก็บรักษากับข้อความหรือไฟล์ ระบบจะลบรายการออกจากห้องนิรภัย แม้ว่าผู้ใช้จะไม่ได้ย้ายรายการดังกล่าวไปยังถังขยะ

ตัวอย่างเช่น คุณสร้างกฎการเก็บรักษาเริ่มต้นให้เก็บรักษาข้อความใน Gmail เป็นเวลา 365 วัน และคุณไม่มีกฎที่กำหนดเองหรือการคงไว้ชั่วคราว ห้องนิรภัยจะลบข้อความทั้งหมดที่มีอายุกว่า 1 ปี

• Gmail และ Groups—ระยะเวลาเก็บรักษาจะเริ่มต้นนับจากวันที่ส่งหรือรับข้อความ
• ไดรฟ์, Meet และ Sites—ระยะเวลาเก็บรักษาจะเริ่มต้นในกรณีต่อไปนี้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งกฎการเก็บรักษา:
  • เมื่อสร้างรายการ
  • เมื่อแก้ไขรายการครั้งล่าสุด
  • เมื่อมีการย้ายรายการไปยังถังขยะ
  • หากป้ายกํากับไดรฟ์มีช่องวันที่ในเงื่อนไขในค่าที่ตั้งไว้สําหรับช่องวันที่สำหรับป้ายกำกับของไดรฟ์
• Chat - ระยะเวลาเก็บรักษาจะเริ่มต้นนับจากวันที่ส่งข้อความ ระยะเวลาเก็บรักษาจะไม่เปลี่ยนแปลงเมื่อผู้ใช้แก้ไขหรือลบข้อความ
• ปฏิทิน—ระยะเวลาเก็บรักษาจะเริ่มต้นเมื่อกิจกรรมสิ้นสุดลง โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเกี่ยวกับระยะเวลาเก็บรักษา
• Voice for Google Workspace:
  • SMS—ระยะเวลาเก็บรักษาจะเริ่มต้นเวลา 23:59 น. UTC-7 ของวันที่ส่งข้อความ
  • ข้อความเสียงและข้อความถอดเสียง—ระยะเวลาเก็บรักษาจะเริ่มต้นเวลา 23:59 น. UTC-7 ของวันที่สร้างข้อความเสียง
  • บันทึกการโทร—ระยะเวลาเก็บรักษาเริ่มต้นเวลา 23:59 น. UTC-7 ของวันที่โทรออกหรือรับสาย
• แอป Gemini—ระยะเวลาเก็บรักษาจะเริ่มเมื่อมีการส่งหรือรับพรอมต์หรือคำตอบล่าสุดในการสนทนาบนแอป Gemini

เมื่อพ้นระยะเวลาเก็บรักษาเริ่มต้น ห้องนิรภัยจะลบข้อความหรือไฟล์ออกถาวรเฉพาะในกรณีต่อไปนี้

• ข้อมูลนั้นไม่ได้ถูกเก็บไว้โดยกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองใดเลย โดยปกติ ระบบจะเก็บข้อมูลไว้ตามที่กฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองระบุไว้เสมอ โดยจะเลือกใช้ระยะเวลาของกฎที่กำหนดไว้นานที่สุดเป็นหลัก กฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองจะมีผลเหนือกว่ากฎการเก็บรักษาเริ่มต้น แม้แต่ในกรณีที่กฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองนั้นมีระยะเวลาสั้นกว่ากฎการเก็บรักษาเริ่มต้นก็ตาม อย่างไรก็ตาม กฎที่กำหนดเองของผู้ทำงานร่วมกันที่สั้นกว่าจะลบล้างกฎเริ่มต้นที่ยาวกว่าของเจ้าของไม่ได้
• ข้อมูลนั้น ไม่ได้ มีการคงไว้ชั่วคราว กฎการเก็บรักษาจะมีผลหลังจากที่ยกเลิกการคงไว้ชั่วคราวแล้ว

แม้ว่าจะมีการตั้งกฎการเก็บรักษาให้ลบข้อมูลถาวร แต่กระบวนการเบื้องหลังซึ่งนำข้อมูลที่ถูกลบถาวรหรือหมดอายุแล้วออกจากระบบของ Google จะเก็บข้อมูลไว้ในห้องนิรภัยประมาณ 30 วันก่อนที่ระบบจะลบออกอย่างถาวร

ข้อความอีเมล

• เมื่อพ้นระยะเวลาของกฎการเก็บรักษาทั้งหมด ข้อความใน Gmail ของผู้ใช้หรือที่โพสต์ลงใน Google Groups จะถูกลบออกจากหน้าแสดงผลของผู้ใช้ (การดำเนินการนี้อาจใช้เวลาหลายชั่วโมงจนถึงหลายวัน) ผู้ดูแลระบบห้องนิรภัยจะยังใช้ข้อความได้อีกประมาณ 30 วัน ระหว่างนั้นคุณยังค้นหา ส่งออก หรือกำหนดการคงไว้ชั่วคราวให้กับข้อความได้ เมื่อพ้นระยะ 30 วันไปแล้ว คุณจะเรียกดูข้อความดังกล่าวไม่ได้อีก

• ข้อความที่ผู้ใช้หรือผู้จัดการกลุ่มลบไม่ถึง 30 วันก่อนที่จะหมดระยะเวลาครอบคลุมของการเก็บรักษาจะยังเก็บไว้เท่าที่จำเป็นเพื่อให้อยู่ในระยะไม่เกิน 30 วัน เช่น หากผู้ใช้ลบข้อความและล้างข้อมูลออกจากถังขยะ 20 วันก่อนหมดเวลาครอบคลุมของการเก็บรักษา คุณจะค้นหาข้อความเหล่านั้นในห้องนิรภัยได้อีก 10 วัน หลังจากนั้นคุณจะเรียกดูข้อความเหล่านั้นไม่ได้อีก

• สำหรับข้อความใน Gmail ที่ลบไปนานกว่า 30 วันก่อนที่จะหมดระยะเวลาครอบคลุมของการเก็บรักษา ระบบจะลบออกถาวรทันทีเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาเก็บรักษา และจะเรียกดูไม่ได้อีก

โปรดดูตัวอย่างวิธีการทำงานของกฎการเก็บรักษาใน Gmail ที่หัวข้อ ตัวอย่างกฎการเก็บรักษาของ Gmail และผลของกฎ

รายการในไดรฟ์

• ไฟล์และเว็บไซต์ในไดรฟ์ของผู้ใช้ อาจใช้เวลาถึง 15 วันในการนำออกจากไดรฟ์ หลังจากที่กฎการเก็บรักษาทั้งหมดหมดอายุ หากมีการนำรายการออกจากไดรฟ์และไม่อยู่ภายใต้กฎการเก็บรักษาหรือการคงไว้ชั่วคราว รายการดังกล่าวจะเข้าถึงผ่านห้องนิรภัยไม่ได้ทันที หากมีการนำไฟล์ออกไม่เกิน 25 วันที่ผ่านมา ผู้ดูแลระบบอาจเรียกดูไฟล์ได้
• รายการและเว็บไซต์ที่ผู้ใช้ลบและล้างข้อมูลออกจากถังขยะ จะเข้าถึงผ่านห้องนิรภัยไม่ได้ทันทีหากไม่มีกฎการเก็บรักษาหรือการคงไว้ชั่วคราวเพื่อขยายการใช้งาน หากมีการนำไฟล์ออกไม่เกิน 25 วันที่ผ่านมา ผู้ดูแลระบบอาจเรียกดูไฟล์ได้

ข้อความ Chat

• ข้อความ Chat จะเก็บไว้อีก 30 วันหลังจากที่ผู้ใช้หรือกฎการเก็บรักษานำข้อความดังกล่าวออกจากการสนทนาหรือพื้นที่ทำงาน ขั้นตอนการลบถาวรจะเริ่มในวันที่ 30 และอาจใช้เวลาหลังจากที่เริ่มอีกหลายวัน ขึ้นอยู่กับจำนวนข้อความที่ต้องลบถาวร

กิจกรรมในปฏิทิน

• กิจกรรมในปฏิทินจะเก็บไว้ 30 วันหลังจากที่ผู้ใช้หรือกฎการเก็บรักษานำกิจกรรมออก คุณสามารถค้นหาและส่งออกกิจกรรมได้ในห้องนิรภัย

ข้อมูลเสียง

• ข้อความ ข้อความเสียงและข้อความถอดเสียง รวมถึงบันทึกการโทรของ Voice จะถูกลบถาวรภายใน 30 วันหลังจากพ้นระยะครอบคลุมการเก็บรักษา และคุณจะเรียกดูไฟล์ไม่ได้อีก

ข้อความในแอป Gemini

• ระบบจะนำข้อความในแอป Gemini (ประกอบด้วยพรอมต์และคำตอบ) ออกจากมุมมองของผู้ใช้ (กระบวนการนี้อาจใช้เวลาหลายชั่วโมงจนถึงหลายวัน) หลังจากพ้นระยะครอบคลุมการเก็บรักษา
• ผู้ดูแลระบบห้องนิรภัยจะยังใช้ข้อความในแอป Gemini ได้อีกประมาณ 30 วัน ระหว่างนั้นคุณยังค้นหา ส่งออก หรือกำหนดการคงไว้ชั่วคราวให้กับข้อความได้ หลังจาก 30 วัน ระบบจะลบข้อความอย่างถาวรและคุณจะเรียกดูข้อความดังกล่าวไม่ได้อีก

โปรดเปลี่ยนแปลงกฎการเก็บรักษาที่มีอยู่อย่างระมัดระวัง บริการนี้อาจลบข้อมูลที่ไม่มีการป้องกันซึ่งผู้ใช้ลบไปแล้วนานกว่า 30 วันออกอย่างถาวรทันที

หน่วยขององค์กรย่อยจะรับค่ากฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองจากหน่วยขององค์กรหลัก

กฎที่กำหนดเองที่รับค่ามาเหล่านี้จะมีผลกับหน่วยขององค์กรย่อยทั้งหมด แม้ว่าจะมีการสร้างหน่วยขององค์กรย่อยหลังจากตั้งค่ากฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองก็ตาม

เช่น

example.com เป็นหน่วยขององค์กรระดับสูงสุดและมีการเก็บรักษาเริ่มต้น 2 ปีสำหรับ Gmail

example.com_US มีกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเอง 11 ปีสำหรับ Gmail ระบบจะใช้กฎนี้เป็นกฎหลัก

example.com_US\Employees เป็นหน่วยขององค์กรย่อยและรับค่ากฎการเก็บรักษาที่กำหนดเอง 11 ปีจากหน่วยขององค์กรหลัก (example.com_US) โดยระบบจะใช้กฎที่กำหนดเองเป็นกฎหลัก ระบบจะใช้กฎนี้แม้ว่าจะมีการสร้าง example.com_US\Employees หลังจากตั้งค่ากฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองสำหรับ example.com_US แล้วก็ตาม