เก็บรักษาข้อมูล Google Sites ด้วยห้องนิรภัย

เมื่อใช้แผนกำกับดูแลข้อมูลขององค์กร คุณสามารถควบคุมได้ว่าจะเก็บรักษาข้อมูล Google Sites ไว้นานเท่าใด โดยใช้กฎการเก็บรักษาเพื่อกำหนดระยะเวลาที่จะเก็บ เว็บไซต์ไว้ และจะลบเว็บไซต์ดังกล่าวเมื่อใดหรือไม่ลบเลยก็ได้เช่นกัน ระบบจะเก็บรักษาเว็บไซต์ตามกฎการเก็บรักษาเฉพาะของ Sites โดยค่าเริ่มต้น หากต้องการเก็บรักษาเว็บไซต์ให้เหมือนกับไฟล์อื่นๆ ในไดรฟ์ ให้ปิดใช้กฎของ Sites จากนั้นระบบจะเก็บรักษาเว็บไซต์ตามกฎการเก็บรักษาสำหรับไดรฟ์เนื่องจากเว็บไซต์ดังกล่าวอยู่ในไดรฟ์

หากต้องการเก็บข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไขที่ต้องการในระยะเวลาที่กำหนด ให้สร้าง กฎการเก็บรักษาที่กำหนดเอง หากต้องการเก็บข้อมูลบริการทั้งหมดสำหรับบัญชีที่ได้รับอนุญาตทั้งหมดไว้ในระยะเวลาที่กำหนด ให้สร้างกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น

ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับ Sites และการเก็บรักษา

ก่อนที่จะตั้งกฎการเก็บรักษา เราขอแนะนำเป็นอย่างยิ่งให้อ่านข้อมูลเกี่ยวกับ วิธีการทำงานของการเก็บรักษา และตรวจสอบ ประเภทข้อมูลที่รองรับสำหรับ Sites

ตั้งกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองสำหรับ Sites

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกการเก็บรักษา กฎที่กำหนดเอง สร้าง
3. เลือกบริการ Sites แล้วคลิกต่อไป
4. เลือกเอนทิตี
   • หน่วยขององค์กร - ใช้กฎกับหน่วยขององค์กรที่ต้องการ
     1. คลิกช่องนี้และเลือกหน่วยขององค์กร
     2. (ไม่บังคับ) หากต้องการใช้กฎกับไดรฟ์ที่แชร์ซึ่งมีบัญชีใน หน่วยขององค์กรที่เลือกเป็นสมาชิก ให้เลือกรวม ผลลัพธ์จากไดรฟ์ที่แชร์
   • ไดรฟ์ที่แชร์ทั้งหมด - ใช้กฎกับไดรฟ์ที่แชร์ทั้งหมดในองค์กร
   • ไดรฟ์ที่แชร์เฉพาะ - ใช้กฎกับไดรฟ์ที่แชร์กับ บัญชีหนึ่งๆ
     1. คลิกเพิ่มไดรฟ์ที่แชร์
     2. ป้อนอย่างน้อย 1 บัญชีแล้วคลิกค้นหา
     3. เลือกไดรฟ์ที่แชร์อย่างน้อย 1 ไดรฟ์
     4. คลิกเพิ่ม
5. คลิกต่อไป
6. เลือกระยะเวลาเก็บไฟล์ดังนี้
   • หากต้องการเก็บไฟล์ที่อยู่ในขอบเขตของกฎไว้อย่างถาวร ให้เลือกไม่จำกัด
   • หากต้องการลบไฟล์ถาวรเมื่อพ้นระยะเวลาที่กำหนดไว้ ให้ทำดังนี้
     1. เลือกระยะเวลาเก็บรักษา
     2. ป้อนจำนวนวันของระยะเวลาเก็บรักษาตั้งแต่ 1 ถึง 36,500
     3. เลือกเวลาเริ่มต้นระยะเวลาเก็บรักษาของไฟล์
        1. หากต้องการเริ่มการเก็บรักษาตามกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับไฟล์ ให้คลิกเริ่มระยะเวลาเก็บรักษา เลือกวันที่สร้าง วันที่แก้ไข หรือวันที่ย้ายไปยังถังขยะ
        2. หากต้องการเริ่มต้นการเก็บรักษาตามเงื่อนไขในช่องวันที่ของป้ายกำกับไดรฟ์ (ดูขั้นตอนที่ 6) ให้คลิกเริ่มระยะเวลาเก็บรักษา เลือกวันที่ที่ตั้งค่าในช่องวันที่ของป้ายกำกับ จากนั้น เลือกช่องวันที่ ระยะเวลาเก็บรักษาของรายการจะเริ่มต้นจากค่าที่อยู่ในช่องวันที่ดังกล่าว
     4. เลือกวิธีดำเนินการกับไฟล์เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาเก็บรักษา
        • ล้างรายการที่ลบออกอย่างถาวรเท่านั้น ตัวเลือกนี้จะลบรายการที่ล้างออกจากโฟลเดอร์ถังขยะซึ่งหมดอายุแล้วออกโดยถาวร ผู้ใช้ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงรายการดังกล่าวและไม่ต้องการจัดเก็บรายการนั้นๆ หากต้องการลบถาวรเฉพาะไฟล์ที่ล้างจากถังขยะของผู้ใช้แล้วเท่านั้น ให้เลือกตัวเลือกนี้
        • ล้างรายการทั้งหมดในไดรฟ์ของผู้ใช้ ซึ่งรวมถึงรายการที่ไม่ได้ลบออกถาวร ตัวเลือกนี้จะล้างรายการที่หมดอายุแล้วทั้งหมดออกถาวร ซึ่งรวมถึงรายการในโฟลเดอร์ไดรฟ์ของผู้ใช้ ทั้งนี้ระบบอาจล้างรายการที่ผู้ใช้ต้องการเก็บไว้ออกถาวรด้วย หากต้องการลบไฟล์ทั้งหมดอย่างถาวร รวมถึงไฟล์ที่ผู้ใช้ไม่ได้ลบ ให้เลือกตัวเลือกนี้

7. หากคุณกำหนดระยะเวลาไว้ ให้เลือกวิธีดำเนินการกับเว็บไซต์เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาเก็บรักษา ดังนี้

   • หากต้องการลบถาวรเฉพาะเว็บไซต์ที่ผู้ใช้ลบออกอย่างถาวร ให้เลือกตัวเลือกแรก

   • หากต้องการลบเว็บไซต์ทั้งหมดออกอย่างถาวร ให้เลือกตัวเลือกที่ 2 กฎนี้อาจลบทั้ง เว็บไซต์ที่ถูกลบและเว็บไซต์ที่ยังอยู่ในไดรฟ์ของผู้ใช้ออกอย่างถาวร

     คำเตือน: ระบบจะเปิดใช้การเก็บรักษาเฉพาะของ Sites ไว้โดยค่าเริ่มต้น เมื่อคุณสร้างกฎของ Sites ห้องนิรภัยจะอนุญาตให้ Sites ลบข้อมูลที่เก็บไว้เกินระยะเวลาเก็บรักษาออกอย่างถาวรทันที โดยข้อมูลนี้อาจรวมถึงเว็บไซต์ที่ผู้ใช้ ต้องการเก็บไว้ ดังนั้น โปรดอย่าดำเนินการในขั้นตอนถัดไปจนกว่าจะแน่ใจว่าได้กำหนดค่ากฎไว้อย่างถูกต้องแล้ว

8. คลิกสร้าง หากกำหนดระยะเวลาเก็บรักษาแล้ว ให้เลือกช่องยืนยัน แล้วคลิกยอมรับ

ตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้นสำหรับ Sites

เมื่อเปิดใช้ กฎการเก็บรักษาเริ่มต้นของ Sites จะมีผลกับเว็บไซต์ทั้งหมดที่อยู่นอกขอบเขตของกฎที่กำหนดเองหรือการคงไว้ชั่วคราว รวมถึงเว็บไซต์ในไดรฟ์ของฉันและในไดรฟ์ที่แชร์

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกการเก็บรักษา รายการกฎการเก็บรักษาเริ่มต้นจะเปิดขึ้น
3. คลิกเว็บไซต์
4. เลือกระยะเวลาเก็บไฟล์ดังนี้
   • หากต้องการเก็บไฟล์ที่อยู่ในขอบเขตของกฎไว้อย่างถาวร ให้เลือกไม่จำกัด
   • หากต้องการลบไฟล์ถาวรเมื่อพ้นระยะเวลาที่กำหนดไว้ ให้ทำดังนี้
     1. เลือกระยะเวลาเก็บรักษา
     2. ป้อนจำนวนวันของระยะเวลาเก็บรักษาตั้งแต่ 1 ถึง 36,500
     3. เลือกเวลาเริ่มต้นระยะเวลาเก็บรักษาของไฟล์
        1. หากต้องการเริ่มการเก็บรักษาตามกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับไฟล์ ให้คลิกเริ่มระยะเวลาเก็บรักษา เลือกวันที่สร้าง วันที่แก้ไข หรือวันที่ย้ายไปยังถังขยะ
        2. หากต้องการเริ่มต้นการเก็บรักษาตามเงื่อนไขในช่องวันที่ของป้ายกำกับไดรฟ์ (ดูขั้นตอนที่ 6) ให้คลิกเริ่มระยะเวลาเก็บรักษา เลือกวันที่ที่ตั้งค่าในช่องวันที่ของป้ายกำกับ จากนั้น เลือกช่องวันที่ ระยะเวลาเก็บรักษาของรายการจะเริ่มต้นจากค่าที่อยู่ในช่องวันที่ดังกล่าว
     4. เลือกวิธีดำเนินการกับไฟล์เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาเก็บรักษา
        • ล้างรายการที่ลบออกอย่างถาวรเท่านั้น ตัวเลือกนี้จะลบรายการที่ล้างออกจากโฟลเดอร์ถังขยะซึ่งหมดอายุแล้วออกโดยถาวร ผู้ใช้ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงรายการดังกล่าวและไม่ต้องการจัดเก็บรายการนั้นๆ หากต้องการลบถาวรเฉพาะไฟล์ที่ล้างจากถังขยะของผู้ใช้แล้วเท่านั้น ให้เลือกตัวเลือกนี้
        • ล้างรายการทั้งหมดในไดรฟ์ของผู้ใช้ ซึ่งรวมถึงรายการที่ไม่ได้ลบออกถาวร ตัวเลือกนี้จะล้างรายการที่หมดอายุแล้วทั้งหมดออกถาวร ซึ่งรวมถึงรายการในโฟลเดอร์ไดรฟ์ของผู้ใช้ ทั้งนี้ระบบอาจล้างรายการที่ผู้ใช้ต้องการเก็บไว้ออกถาวรด้วย หากต้องการลบไฟล์ทั้งหมดอย่างถาวร รวมถึงไฟล์ที่ผู้ใช้ไม่ได้ลบ ให้เลือกตัวเลือกนี้

5. หากคุณกำหนดระยะเวลาไว้ ให้เลือกวิธีดำเนินการกับเว็บไซต์เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาเก็บรักษา ดังนี้

   • หากต้องการลบถาวรเฉพาะเว็บไซต์ที่ผู้ใช้ลบออก ให้เลือกตัวเลือกแรก

   • หากต้องการลบเว็บไซต์ทั้งหมดออกอย่างถาวร ให้เลือกตัวเลือกที่ 2 กฎนี้อาจลบทั้ง เว็บไซต์ที่ถูกลบและเว็บไซต์ในไดรฟ์ของผู้ใช้ออกอย่างถาวร

     คำเตือน: ระบบจะเปิดใช้การเก็บรักษาเฉพาะของ Sites ไว้โดยค่าเริ่มต้น เมื่อคุณสร้างกฎของ Sites ห้องนิรภัยจะอนุญาตให้ Sites ลบข้อมูลที่เก็บไว้เกินระยะเวลาเก็บรักษาออกอย่างถาวรทันที โดยข้อมูลนี้อาจรวมถึงเว็บไซต์ที่ผู้ใช้ ต้องการเก็บไว้ ดังนั้น โปรดอย่าดำเนินการในขั้นตอนถัดไปจนกว่าจะแน่ใจว่าได้กำหนดค่ากฎไว้อย่างถูกต้องแล้ว

6. คลิกบันทึก ห้องนิรภัยจะขอให้ยืนยันว่าคุณเข้าใจผลที่จะเกิดจากกฎ ให้เลือกช่องนั้น แล้วคลิกยอมรับเพื่อบันทึกกฎ

เปิดหรือปิดกฎการเก็บรักษาสำหรับ Sites โดยเฉพาะ

ระบบจะเก็บรักษาข้อมูลใน Sites ตามกฎการเก็บรักษาของ Sites จนกว่าคุณจะเปลี่ยนการตั้งค่าห้องนิรภัย เพื่อเก็บรักษาเว็บไซต์ตามกฎการเก็บรักษาของไดรฟ์

หากต้องการเลือกกฎที่ใช้กับเว็บไซต์ ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกการเก็บรักษา การตั้งค่า
3. เลือกเก็บรักษาไว้ตามกฎของ Sites หรือเลือกเก็บรักษาไว้ตามกฎของไดรฟ์ถัดจาก Sites
4. คลิกบันทึก