Сохраняйте события календаря Google с помощью хранилища.

В рамках плана управления информацией вы можете контролировать срок хранения событий в Google Календаре. Используйте правила хранения, чтобы установить, как долго хранить события и когда их удалять, если это необходимо. Например, вы можете указать, что некоторые события должны храниться 7 лет.

Чтобы хранить данные, соответствующие определенным условиям, в течение заданного времени, создайте пользовательское правило хранения. Чтобы хранить все служебные данные для всех лицензированных учетных записей в течение заданного времени, создайте правило хранения по умолчанию.

Важная информация о календаре и сроке хранения.

Прежде чем устанавливать правила хранения, мы настоятельно рекомендуем ознакомиться с принципами работы системы хранения и изучить поддерживаемые события календаря в хранилище .

Какие данные сохраняются?

Покрытый:

  • Основные события календаря
  • Мероприятия вне офиса
  • Записаны на прием
  • Время сосредоточения

Не покрывается страховкой:

  • Второстепенные календарные события, такие как праздничные или групповые события.
  • Задачи
  • Место работы
  • Незаписанные приемы

Для получения более подробной информации см. раздел «Поддерживаемые события календаря в Vault» .

Ознакомьтесь с возможными задержками, связанными с правилами хранения данных.

  • При создании или обновлении правила хранения данных может потребоваться до 24 часов для его распространения. Vault не сохраняет события, удаленные пользователями в течение этого периода распространения.
  • Когда истекает срок действия правила, предусматривающего удаление событий, на удаление затронутых событий может потребоваться до 30 дней.

Пользовательские правила хранения данных против правил по умолчанию

Чтобы хранить данные, соответствующие определенным условиям, в течение заданного времени, создайте пользовательское правило хранения. Чтобы хранить все служебные данные в течение заданного времени, создайте правило хранения по умолчанию.

Для получения более подробной информации перейдите в раздел «Типы правил хранения» .

О сроках хранения

Начало срока хранения

Срок хранения данных начинается с момента окончания мероприятия.

Для событий, длящихся весь день, время окончания определяется часовым поясом календаря, в котором хранится событие. Если для события не указано время окончания, система использует продолжительность события по умолчанию — 1 час.

Дополнительные соображения относительно сроков хранения.

Экземпляры мероприятий для участников

  • Если копия мероприятия, созданная организатором, удаляется (вручную или в соответствии с правилом хранения), копия, созданная участником, также удаляется и не отображается в корзине.
  • Когда копия мероприятия, предоставленная участником, удаляется (вручную или в соответствии с правилом хранения), организатор получает статус «Отклонено », если он работает в вашей организации. Если организатор находится за пределами вашей организации, он не получает ответа.

Повторяющиеся события

Повторяющиеся события в Календаре хранятся как одно событие, а не как отдельные события. Завершение повторяющегося события происходит после завершения последнего события в серии или по достижении лимита Календа в 730 событий. По истечении срока хранения повторяющегося события Vault удаляет всю серию событий.

Повторяющееся событие может быть разделено на 2 независимые серии (например, когда пользователь меняет периодичность события с ежедневной на еженедельную и применяет это изменение к «Этому» и последующим событиям ). Если срок хранения первой серии уже истёк, она удаляется. Vault сохраняет обновлённое повторяющееся событие, начиная с «Этого» события .

Создайте пользовательское правило сохранения календаря.

  1. Войдите на vault.google.com .
  2. Удержание кликов а потом Пользовательские правила а потом Создавать .
  3. Для раздела «Услуги» выберите «Календарь». а потом Продолжать .
  4. Рядом с полем «Область применения» выберите организационное подразделение, к которому будет применяться пользовательское правило хранения данных, и нажмите «Продолжить» .
  5. (Необязательно) Чтобы сообщения, на которые распространяется правило, сохранялись навсегда, в полях «Длительность» и «Действие» выберите «Бессрочно» , затем перейдите к шагу 8.
  6. (Необязательно) Чтобы удалить сообщения по истечении заданного времени, в поле «Длительность и действие» выберите «Период хранения» и введите количество дней от 1 до 36 500.
  7. Выберите, что произойдет по истечении срока хранения:
    • Удаляет только события, удаленные из основных календарей — удаляет просроченные события, которые были удалены пользователями и больше не находятся в корзине. Пользователи не рассчитывают их сохранить.
    • Удалить все события из основных календарей — Удаляет все события, срок действия которых истек, из основных календарей.
  8. Нажмите «Создать» .
  9. Если вы установите период хранения, Vault попросит вас подтвердить, что вы понимаете последствия действия правила. Отметьте галочками соответствующие поля и нажмите «Принять» .

Создайте правило сохранения календаря по умолчанию.

  1. Войдите на vault.google.com .
  2. Нажмите «Сохранение» . Откроется список правил по умолчанию.
  3. Нажмите на Календарь .
  4. Выберите, как долго будут храниться события:
    • Чтобы сообщения, подпадающие под действие этого правила, сохранялись навсегда, выберите «Бессрочно» .
    • Чтобы удалить все сообщения по истечении заданного времени, выберите «Период хранения» и введите количество дней от 1 до 36 500.
  5. Если на шаге 4 вы выбрали «Период хранения» , выберите, какие события следует удалить после окончания периода хранения:
    • Удалять только удалённые события из основных календарей — Эта опция удаляет уже удалённые события, срок действия которых истёк. Пользователи не имеют к ним доступа и не рассчитывают их сохранить.
    • Удалить все события из основных календарей — Удаляет все события, срок действия которых истек, из основных календарей.
  6. Нажмите « Сохранить ».
  7. Vault просит вас подтвердить, что вы понимаете последствия действия правила. Отметьте галочками соответствующие поля и нажмите «Принять» .

Удаление правила сохранения календаря

  1. Войдите на vault.google.com .
  2. Нажмите «Хранение» , затем выберите «Правила по умолчанию» или «Пользовательские правила» .
  3. Выберите один из вариантов. Чтобы удалить правило:
    • Пользовательское правило — наведите указатель мыши на правило и нажмите «Удалить» .
    • Правило по умолчанию — Навести указатель на календарь и нажмите «Удалить» .
  4. Для подтверждения нажмите «Удалить» .