שמירת אירועים מיומן Google באמצעות Vault

כחלק מתוכנית ניהול המידע שלכם, אתם יכולים לקבוע למשך כמה זמן יישמרו אירועים ביומן Google. אפשר להשתמש בכללי שמירה כדי להגדיר את משך הזמן שבו יישמרו אירועים ומתי הם יימחקו, אם בכלל. לדוגמה, אתם יכולים להגדיר שחלק מהאירועים יישמרו למשך 7 שנים.

כדי לוודא שהנתונים תואמים לתנאים מסוימים לתקופת זמן מסוימת, אפשר ליצור כלל שמירה מותאם אישית. כדי לשמור את כל נתוני השירות לכל החשבונות עם הרישיון למשך תקופת זמן מוגדרת, אפשר ליצור כלל ברירת מחדל לשמירה.

מידע חשוב על היומן ושמירה

לפני שמגדירים כללי שמירה מומלץ מאוד לקרוא את ההסבר על שמירת נתונים ולבדוק אילו אירועים ביומן נתמכים ב-Vault.

מידע על תקופות שמירה

התחלה של תקופת השמירה

תקופת השמירה מתחילה כשהאירוע מסתיים.

באירועים שנמשכים כל היום, אזור הזמן של היומן שבו האירוע נשמר קובע מתי האירוע מסתיים. אם לא מוגדר לאירוע שעת סיום, המערכת משתמשת במשך ברירת המחדל של האירוע, שהוא שעה אחת.

שיקולים נוספים לגבי תקופות שמירה

עותקים של אירועים למשתתפים

• אם המארגן מוחק את העותק של האירוע (באופן ידני או בגלל כלל שמירה), גם העותק של המשתתף נמחק ולא מופיע באשפה.
• כשעותק של אירוע למשתתף נמחק (ידנית או בגלל כלל שמירה), המארגן מקבל סטטוס תגובה נדחתה אם הוא בארגון שלכם. אם מארגן האירוע לא שייך לארגון שלכם, הוא לא יקבל תשובה.

אירועים חוזרים

אירועים חוזרים ביומן מאוחסנים כאירוע אחד, ולא כאירועים נפרדים. הסיום של אירוע חוזר מתרחש בסיום המופע האחרון בסדרה או בהגעה למגבלה של 730 מופעים ביומן. כשתקופת השמירה של האירוע החוזר מסתיימת, Vault מוחק את כל סדרת האירועים.

אירוע חוזר יכול להתפצל ל-2 סדרות נפרדות (לדוגמה, כשמשתמש משנה מופע של אירוע מיומי לשבועי ומחיל את השינוי על האירוע הזה ועל האירועים הבאים). אם הסדרה הראשונה כבר עברה את תאריך השמירה שלה, היא נמחקת. ‫Vault שומר את האירוע החוזר המעודכן החל מהאירוע הזה.

יצירת כלל שמירה מותאם אישית ביומן

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה כללים מותאמים אישית יצירה.
3. בקטע שירות, בוחרים באפשרות יומן המשך.
4. לצד היקף, בוחרים יחידה ארגונית שהכלל המותאם אישית לשמירת נתונים יחול עליה ולוחצים על המשך.
5. (אופציונלי) כדי לשמור הודעות שהכלל חל עליהן באופן קבוע, בקטע משך הזמן והפעולה, לוחצים על ללא הגבלת זמן ועוברים לשלב 8.
6. (אופציונלי) כדי להגדיר שההודעות יימחקו אחרי פרק זמן מסוים, בוחרים באפשרות תקופת שמירה בקטע משך זמן ופעולה ומזינים את מספר הימים, מ-1 עד 36,500.
7. בוחרים מה יקרה כשתקופת השמירה תסתיים:
   • רק אירועים שנמחקו מיומנים ראשיים יימחקו לצמיתות – מחיקה לצמיתות של אירועים שתוקפם פג, שנמחקו על ידי משתמשים ולא נמצאים יותר באשפה. המשתמשים לא מצפים שהאירועים יישמרו.
   • מחיקה לצמיתות של כל האירועים מהיומנים הראשיים – מחיקה לצמיתות של כל האירועים מיומנים ראשיים שהתוקף שלהם פג.
8. לוחצים על יצירה.
9. אם מגדירים תקופת שמירה, מערכת Vault מבקשת לאשר שמבינים את ההשפעות של הכלל. מסמנים את התיבות ולוחצים על אישור.

יצירת כלל ברירת מחדל לשמירה ביומן

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה. תיפתח רשימה של כללי ברירת מחדל.
3. לוחצים על סמל היומן .
4. בוחרים לכמה זמן לשמור את האירועים:
   • כדי לשמור הודעות שחלות עליהן כללים כאלה באופן קבוע, בוחרים באפשרות ללא הגבלת זמן.
   • כדי להגדיר שההודעות יימחקו אחרי פרק זמן מסוים, בוחרים באפשרות תקופת שמירה ומזינים את מספר הימים, מ-1 עד 36,500.
5. אם בחרתם באפשרות תקופת שמירה בשלב 4, בוחרים אילו אירועים יימחקו באופן סופי אחרי שתקופת השמירה תסתיים:
   • רק אירועים שנמחקו מיומנים ראשיים יימחקו לצמיתות – האפשרות הזו מוחקת לצמיתות אירועים פגי תוקף שכבר נמחקו. למשתמשים אין גישה אליהם והם לא מצפים שהם יישמרו.
   • מחיקה לצמיתות של כל האירועים מהיומנים הראשיים – מחיקה לצמיתות של כל האירועים מיומנים ראשיים שהתוקף שלהם פג.
6. לוחצים על שמירה.
7. מערכת Vault תבקש מכם לאשר שהבנתם את ההשפעות של הכלל. מסמנים את התיבות ולוחצים על אישור.

מחיקת כלל שמירה ביומן

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה ואז בוחרים באפשרות כללי ברירת מחדל או כללים מותאמים אישית.
3. בוחרים אפשרות. כדי למחוק כלל:
   • כלל מותאם אישית – מצביעים על הכלל ולוחצים על מחיקה.
   • כלל ברירת מחדל – מצביעים על סמל היומן ולוחצים על מחיקה.
4. כדי לאשר לוחצים על מחיקה.