שירותים וסוגי נתונים נתמכים

ההודעות זמינות ב-Vault ברגע שהן מתקבלות ב-Gmail.

לסינון הודעות בכללי שמירה, בהקפאות ובחיפוש, מערכת Gmail מבצעת אינדוקס של כ-1MB לכל הודעה. מגה-בייט אחד שווה בערך ל-250 דפי טקסט. אם הטקסט של ההודעה קטן מ-1MB ויש לה קבצים מצורפים, הקבצים המצורפים עוברים אינדוקס עד ש-1MB של נתונים עובר אינדוקס.

אפשר לחפש ב-Vault רק נתונים שעברו אינדוקס, אבל הייצוא מ-Vault כולל את כל ההודעה ואת כל הפריטים שמשויכים אליה, כולל קבצים ב-Drive שמקושרים באמצעות היפר-קישור (אם נבחרו).

מערכת Gmail מבצעת אינדוקס של הנתונים הבאים:

• טקסט ההודעה – עד כ-250 עמודים.
• קבצים מבוססי-טקסט שמצורפים ישירות להודעה – אפשר ליצור אינדקס לרוב הקבצים מבוססי-טקסט, כמו PDF,‏ XLSX ו-DOCX, שמצורפים ישירות להודעה. כללי השמירה וההחזקות לצורך משפטי חלים על הקבצים המצורפים האלה. אפשר לחפש קבצים מצורפים שמבוססים על טקסט (אם הם עברו אינדוקס), הם מוחזרים בתוצאות החיפוש ונכללים בייצוא.
• קבצים אחרים שמצורפים ישירות להודעה או מוטמעים בה – עבור קובצי וידאו, אודיו, תמונות וקבצים בינאריים שכלולים בהודעות או מצורפים אליהן, המערכת מבצעת אינדוקס של מטא-נתונים של הקבצים, כמו שם הקובץ, אבל לא של תוכן הקובץ.

‫Vault תומך בקבצים שמצורפים ישירות להודעה או מוטמעים בה. כללי שמירה והחזקה לצורך משפטי חלים על קבצים בינאריים, תמונות, אודיו וסרטונים שמוטמעים בהודעות או מצורפים אליהן. הם מוחזרים בתוצאות החיפוש ונכללים בייצוא.

אילו היפר-קישורים נתמכים?

• היפר-קישורים לקבצים ב-Drive – אם משתמש שיתף קובץ ב-Drive על ידי הוספת קישור לקובץ בהודעת Gmail, הקובץ עם ההיפר-קישור לא נכלל כששומרים, מחזיקים או מחפשים הודעות Gmail. עם זאת, אפשר לייצא קבצים מקושרים ב-Drive על סמך ההיפר-קישורים שנמצאים בגוף ההודעות בייצוא של Gmail. פרטים נוספים מופיעים במאמר אילו היפר-קישורים ב-Drive אפשר לייצא ואילו לא? (בהמשך הדף).

  הערה: ייצוא של קובצי Drive עם היפר-קישורים יכול להגדיל באופן משמעותי את נפח האוסף.

• היפר-קישורים לתוכן בשירותים נוספים של Google –‏ Vault לא תומך בהיפר-קישורים לתוכן שמאוחסן במוצרים אחרים של Google, כמו YouTube ו-Google Photos.

אילו היפר-קישורים ב-Drive אפשר לייצא ואילו אי אפשר?

כדי לעמוד בדרישות לייצוא:

• הקובץ צריך להיות קיים ב-Drive, והוא צריך להיות מסוג קובץ נתמך ב-Drive.

  פרטים נוספים זמינים במאמר קבצים ב-Drive וב-Meet שנתמכים ב-Vault.

• אדמין Vault צריך הרשאה לייצא את הקובץ. כדי לקבל הרשאה:
  • לבעלים של האימייל שמכיל את הקישור יש גישה לקובץ ב-Drive, והוא נמצא בהיקף של אדמין Vault. או שהבעלים של הקובץ ב-Drive נמצאים בהיקף של האדמין ב-Vault.
  • אם קובץ Drive נמחק, מושעה או נשמר, הבעלים של קובץ Drive צריך להיות בהיקף של אדמין Vault.

אי אפשר לייצא חלק מההיפר-קישורים ב-Drive. לדוגמה, אי אפשר לייצא היפר-קישורים שגלויים לכולם, כמו דפים שפורסמו ב-Google Sites וקישורים לטפסים של Google שאפשר לשלוח. בנוסף, אי אפשר לייצא היפר-קישורים מסוימים שנמצאים בפורמט קישור מדור קודם ב-Drive.

למי יש גישה לקבצים המיוצאים של היפר-קישורים ב-Drive?

רק סופר-אדמינים ואדמינים של יחידות ארגוניות ברמת הבסיס יכולים לגשת לכל הקבצים שיוצאו עם היפר-קישורים ב-Drive. אדמינים ביחידות צאצא ארגוניות יכולים להוריד רק קבצים מייצוא של היפר-קישורים ב-Drive שהם יצרו.

המשתמשים יכולים לשלוח הודעות אימייל באמצעות חלק משירותי הליבה בנוסף ל-Gmail. לדוגמה:

• יומן – הזמנות יוצאות והודעות שנשלחות באמצעות האפשרות שליחת אימייל למשתתפים ביומן
• ‫Drive – תוכן ההודעה שנשלחה כשמשתמשים משתפים קבצים ב-Drive
• ‫Google Docs,‏ Sheets,‏ Slides ו-Drawings –הודעות שנשלחות על ידי האפליקציה כשמשתמשים שולחים קבצים באימייל כקבצים מצורפים
• טפסים – הודעות אימייל שמכילות טפסים או קישורים לטפסים
• ‫Keep – הודעות אימייל שנשלחות כשמשתמשים משתפים פתקים ב-Keep

כשמשתמשים שולחים הודעות דרך שירותי ליבה אחרים מלבד Gmail, ההודעות היוצאות לא נשמרות בתיקיות הדואר היוצא של המשתמשים ב-Gmail כברירת מחדל. אלא אם אדמין ב-Google Workspace מגדיר אחסון כל האימיילים, ששומר את ההודעות האלה בתיקיות הפריטים שנשלחו של המשתמשים, ל-Vault אין גישה להודעות האלה. אם אין אחסון מקיף של הודעות, כללי השמירה וההחזקה של Vault לא חלים על ההודעות האלה, וההודעות האלה לא מוחזרות בחיפוש ב-Vault.

הערה: אחסון מקיף של אימיילים רלוונטי רק לשירותי הליבה של Google Workspace. שירותי Google נוספים מסוימים יכולים לשלוח הודעות אימייל בשם המשתמשים. יכול להיות שהודעות שנשלחות מהשירותים האלה לא יישמרו בתיקיית הפריטים שנשלחו של המשתמשים, ולא יהיו זמינות ב-Vault.

הודעות אימייל דינמי מכילות תגי עיצוב שמציגים תוכן AMP ב-Gmail. מוצרי Google אחרים יכולים לשלוח הודעות שכוללות תוכן AMP, ויכול להיות שמשתמשים בארגון יקבלו הודעות אימייל דינמי משולחים חיצוניים.

עם אימייל דינמי, משתמש Gmail יכול, לדוגמה:

• לבדוק את התגובות ב-Google Docs כמו שהן מופיעות ברגע שהמשתמש פותח את הודעת העדכון ב-Gmail.
• להשיב לתגובות ולטפל בהן בלי לפתוח את המסמך.
• להשיב להזמנות לאירועים ביומן ולענות על סקרים.

המקור המקורי של הודעת האימייל הדינמי מכיל 3 סוגים של תוכן דומה:

• טקסט לא מוצפן (לתוכנות אימייל שמוצג בהן רק טקסט לא מוצפן).
• ‫HTML (לתוכנות אימייל שלא מוצג בהן תוכן דינמי).
• תגי עיצוב מסוג AMP כשמשתמש ב-Gmail פותח את ההודעה, הוא מקבל את תוכן ה-AMP הדינמי והאינטראקטיבי. תגי העיצוב מסוג AMP יכולים לאחזר את כל העדכונים בזמן פתיחת ההודעה ולהציג אותם למשתמש באופן מיידי.

בגלל אופי הדינמי של ההודעות, התוכן שמוצג ב-Gmail עשוי להשתנות עם הזמן. לדוגמה, הודעת תגובה ממסמך Google Docs פעיל יכולה להיות שונה בכל פעם שהמשתמש פותח מחדש את אותה הודעה במהלך כמה ימים.

תמיכה בהודעות אימייל דינמיות ב-Vault

• שמירה והחזקות לצורך משפטי – כללי השמירה וההחזקות לצורך משפטי ב-Vault שומרים את ה-HTML, את הטקסט הפשוט ואת תגי ה-AMP שכלולים בהודעת אימייל דינמית. ל-Vault אין דרך לשמור את התוכן הדינמי שאולי יאוחזר ויוצג כשהמשתמש יפתח הודעת אימייל דינמית.
• חיפוש – ב-Vault אפשר לחפש טקסט פשוט ו-HTML בהודעת אימייל דינמית. עם זאת, תגי העיצוב ותוכן ה-AMP לא מתווספים לאינדקס ולא ניתן לחפש אותם.
• תצוגה מקדימה – כשמציגים תצוגה מקדימה של הודעת אימייל דינמית, ב-Vault מוצגת גרסת ה-HTML של ההודעה. לוחצים על הצגת המקור כדי לראות את כל חלקי ההודעה, כולל תגי העיצוב של AMP.
• ייצוא – כשמייצאים הודעות אימייל דינמיות, כל התגיות של טקסט פשוט, HTML ו-AMP נכללות בייצוא.

‫Vault לא יכול לקבוע אם משתמשי Gmail קיבלו תוכן דינמי כשפתחו הודעה שכוללת תגי עיצוב של AMP. במקרים הבאים, תוכן דינמי לא מוצג ב-Gmail:

• אדמין השבית את האימייל הדינמי בארגון שלכם.
• המשתמשים משנים את ההגדרות ב-Gmail כדי להשבית את האימייל הדינמי.

כשמשביתים את האימייל הדינמי, תוכן AMP לא מוצג ב-Gmail. עם זאת, תגי העיצוב של AMP עדיין כלולים במקור ההודעה וזמינים ב-Vault.

המצב הסודי של Gmail מאפשר למשתמשים להגביל את הגישה של הנמענים לתוכן רגיש באימייל. התכונה הזו זמינה לארגונים שמפעילים אותה ולחשבונות Gmail אישיים.

כשמשתמש שולח הודעה במצב סודי, Gmail מחליף את גוף ההודעה ואת הקבצים המצורפים בקישור. רק הנושא והקישור נשלחים באמצעות SMTP.

הודעות במצב סודי שנשלחו על ידי משתמשים בארגון

אם הארגון שלכם מפעיל את המצב הסודי של Gmail,‏ Vault יכול להחזיק לצורך משפטי, לשמור, לחפש ולייצא הודעות במצב סודי שנשלחו על ידי משתמשים בארגון אחרי 30 בנובמבר 2018.

ההודעות זמינות ב-Vault גם אם השולח מגדיר תאריך תפוגה או מבטל את הגישה של הנמענים להודעות במצב סודי.

הודעות במצב סודי משולחים חיצוניים

גם אם הארגון שלכם לא מפעיל את המצב הסודי של Gmail, יכול להיות שהמשתמשים יקבלו הודעות במצב סודי ממשתמשים בארגונים אחרים או מחשבונות Gmail אישיים.

אתם יכולים להחזיק לצורך משפטי, לשמור, לחפש ולייצא את כותרות ההודעות ואת הנושאים של הודעות סודיות חיצוניות. עם זאת, אי אפשר לחפש או לייצא תוכן של הודעות או קבצים מצורפים מהודעות סודיות שנשלחו מחוץ לארגון.

עבודה עם הודעות במצב סודי

עבודה עם הודעות במצב סודי

‫Vault תומך בהודעות במצב סודי באופן הבא:

• ‫Vault מחזיר הודעות פנימיות סודיות שתואמות לשאילתת החיפוש.
• כשמציגים תצוגה מקדימה של הודעות, התוכן שלהן מוסתר כברירת מחדל. יש לכם אפשרות להציג את התוכן בתצוגה מקדימה.
• כשמדפיסים או מייצאים הודעות, אפשר להחריג את התוכן של הודעות סודיות. אם בוחרים באפשרות הזו, הכותרות, השולח, הנמען ומטא-נתונים אחרים מודפסים או מיוצאים, אבל התוכן של ההודעה הסודית לא מודפס או מיוצא.
• אפשר לייצא הודעה במצב סודי מהארגון של השולח, אבל לא מהארגון של הנמען.
• ‫Vault יכול לחלץ היפר-קישורים של Drive שנוספו להודעות במצב סודי כשמייצאים מארגון השולח, אבל הוא לא יכול לחלץ היפר-קישורים שהתקבלו מארגונים חיצוניים.
• כדי לחפש, לשמור או להקפיא רק הודעות סודיות, משתמשים במונח label:confidentialmode.

הנתונים של משתמש ב-Gmail יכולים לכלול 3 סוגים של טיוטות:

• הודעות שלא נשלחו בתיקיית הטיוטות – ההודעות האלה מעובדות כמו הודעות אחרות ב-Gmail. הם כפופים להחזקות לצורך משפטי ולכללי שמירה אם לא מוחרגים. הם גם נכללים בתוצאות החיפוש, אלא אם אתם בוחרים להחריג אותם.

  הערה: תבניות אימייל נחשבות כטיוטות של הודעות. אם כלל שמירה מוחק באופן סופי הודעות בטיוטה אחרי פרק זמן מסוים, גם התבניות נמחקות באופן סופי.

• טיוטות שנמחקו – טיוטה שנמחקה היא הודעה שהמשתמש מחק בלי לשלוח אותה. ההודעות האלה מוסרות מיד מהתצוגה של המשתמש, המערכת מוסיפה להן את התווית ^deleted והן נמחקות באופן סופי 30 יום אחרי שהן נמחקו. ההודעות האלה לא כפופות להחזקה לצורך משפטי או לכללי שמירה, אבל אפשר לחפש אותן ולייצא אותן עד שהן נמחקות.
• גרסאות שנשמרות אוטומטית של טיוטות הודעות – כשמשתמש כותב הודעה, Gmail שומר גרסה באופן אוטומטי בכל פעם שהמשתמש מפסיק לכתוב למשך כמה שניות. המשתמש יכול לראות רק את הגרסה האחרונה של טיוטת ההודעה. גרסאות קודמות זמינות לחיפוש ולייצוא ב-Vault, אבל הן לא כפופות להחזקות ולכללי שמירה.

  גרסאות שנשמרו אוטומטית נשארות זמינות ב-Vault עד שהן נמחקות, גם אחרי שהמשתמש שולח את ההודעה. גרסאות של טיוטות הודעות שנוצרו על ידי רוב לקוחות Gmail של Google (כמו Gmail באינטרנט, Gmail לאייפד ולאייפון ו-Gmail ל-Android) נמחקות יום אחרי ש-Gmail שמר אותן. במקרים מסוימים, כמו בתוכנות IMAP של צד שלישי, טיוטות של הודעות נמחקות אחרי 30 יום.

אם אתם מעוניינים רק בהודעות שהמשתמשים שלחו וקיבלו, אתם יכולים להחריג טיוטות מכללי השמירה, מההחזקות לצורך משפטי, מתוצאות החיפוש ומייצוא. אם לא כוללים גרסאות שנשמרו אוטומטית, קל יותר לעבד את הנתונים כי אין גרסאות דומות של אותה הודעה.

‫Gmail משתמש בתוויות שנוצרות על ידי המערכת כדי לסווג הודעות, ובתוויות שגלויות למשתמשים כדי לאפשר להם למיין את ההודעות בתיבת הדואר הנכנס. יכול להיות שב-Gmail תתווסף התווית finance שנוצרה על ידי המערכת להודעות שמגיעות מהבנק של המשתמש, והתווית travel שנוצרה על ידי המערכת להודעות שכוללות הזמנות לבית מלון.

המשתמשים יכולים ליצור ולהחיל תוויות שגלויות למשתמשים. לפעמים התוויות האלה זהות לתוויות שנוצרו על ידי המערכת. אם שני סוגי התוויות זהים, Vault מחיל כללי שמירה, החזקות ושאילתות חיפוש על ההודעות עם התווית שנוצרה על ידי המשתמש, ולא על ההודעות עם התווית הזהה שנוצרה על ידי המערכת. אם יוצרים כלל שמירה, החזקה לצורך משפטי או שאילתת חיפוש על סמך תווית, יכול להיות שייכללו או יוחרגו יותר הודעות ממה שרציתם.

דוגמה

הארגון שלכם נדרש לשמור את כל הנתונים שקשורים למימון תאגידי למשך 7 שנים, והפעולות הבאות מתבצעות:

• העובדים מקבלים הנחיה ליצור תווית, finance, ולהוסיף אותה להודעות שכוללות מידע פיננסי של החברה.
• פירוט העסקאות בכרטיס האשראי של העובדים נשלח באימייל לחשבונות שלהם בעבודה. הן לא מוסיפות את התווית finance שנוצרה על ידי המשתמש, אבל Gmail מוסיף להודעות האלה את התווית finance שנוצרה על ידי המערכת.

בתרחיש הזה, כלל שמירה שכולל הודעות עם התווית label:finance ישמור רק את ההודעות עם התווית שהמשתמש יצר, ולא את ההודעות עם התווית שנוצרה על ידי המערכת, שכוללות את דפי הפירוט של כרטיסי האשראי של העובדים. באופן דומה, שאילתת חיפוש שכוללת את label:finance תחזיר רק את ההודעות עם התווית שהמשתמש יצר, ולא את ההודעות עם התווית שנוצרה על ידי המערכת שכוללות את דפי הבנק האישיים של העובדים.

תוויות נפוצות שנוצרות על ידי המערכת

• personal
• social
• promotion
• promos
• updates
• forums
• travel
• purchases
• finance
• all
• buzz
• chat
• chats
• done
• draft
• drafts
• important
• inbox
• lowpriority
• low_priority
• mute
• muted
• pinned
• read
• reminder
• reminders
• scheduled
• sent
• snoozed
• spam
• phishing
• star
• starred
• task
• tasks
• trash
• trips
• unimportant
• unread
• voicemail
• saved

‫Vault יכול לשמור, להחזיק לצורך משפטי, לחפש ולייצא את הפריטים הבאים שמאוחסנים ב-Drive ובאחסון השיתופי:

• גרסאות של קבצים ב-Google Docs,‏ Sheets,‏ Slides,‏ Forms,‏ Google Sites החדש,‏ Drawings,‏ Vids ו-Pics

  מידע נוסף על גרסאות זמין במאמר בנושא חיפוש בהיסטוריית גרסאות של קובץ.

• הקלטות של Google Meet וכל הצ'אטים, התמלילים, השאלות והתשובות, רישומי הסקרים וההערות ש-Gemini כתב שקשורים אליהן (מידע נוסף על הקלטות של פגישות ב-Meet)
• קבצים של Jamboard שנשמרו ב-Drive של המשתמשים
• קבצים שאינם של Google שהמשתמשים העלו ל-Drive (מידע נוסף על הנתונים שנכללים בחיפוש)
• קבצים שמוצפנים באמצעות הצפנה מצד הלקוח ב-Google Workspace

התעלמות ב-Vault:

• תיקיות ב-Drive
• קיצורי דרך ב-Drive
• סקריפטים מ-Google App Script ותהליכי העבודה המשויכים שלהם

בכמה מהמהדורות של Google Docs, המשתמשים יכולים לקשר קובץ לקובץ אחר. לדוגמה, במסמך ב-Google Docs אפשר להוסיף תרשים שמקושר לנתונים בגיליון אלקטרוני ב-Google Sheets. בכל פעם שמעדכנים את הגיליון האלקטרוני, התרשים במסמך מתעדכן גם כן.

הערה: הפונקציה IMAGE ב-Google Sheets יכולה להפנות אל תמונה באמצעות כתובת URL, כמו 'https://www.example.com/images/logo.jpg'. במקרה כזה, כשמציגים תצוגה מקדימה של גיליון אלקטרוני ב-Vault או מייצאים אותו, התמונה מאוחזרת בזמן אמת מהמקור. אם התמונות הועלו או הוכנסו לגיליון האלקטרוני, Vault מאחסן ומציג את התמונה שהייתה זמינה בזמן שצוין בשאילתה.

קבצים מקושרים לא נכללים אוטומטית בכללי שמירה, בהחזקות לצורך משפטי או בתוצאות חיפוש שחלים על הקבצים שמקושרים אליהם. קבצים מקושרים נכללים רק אם הם תואמים גם להיקף ולתנאים. לדוגמה, כשמחפשים קבצים ב-Drive, ‏ Vault מחזיר רק את הקבצים שתואמים לקריטריונים של החיפוש. אם הקבצים האלה מקושרים לקבצים שלא תואמים לשאילתה, הקבצים המקושרים לא ייכללו בתוצאות.

קבצים שנמצאים בבעלות של גורמים מחוץ לארגון וששותפו עם המשתמשים שלכם לא כפופים להקפאות או לכללי השמירה של הארגון.

עם זאת, אתם יכולים לחפש ולייצא קבצים ששותפו עם המשתמשים שלכם ממקורות חיצוניים, אם יש לכם גישה אליהם בזמן החיפוש או הייצוא.

‫Vault יכול להחזיק לצורך משפטי, לשמור ולחפש רק הודעות בקבוצות Google שבהן מופעלת היסטוריית השיחות. בעלי הקבוצות יכולים להפעיל או להשבית את היסטוריית השיחות בקבוצות שלהם. אם בעלי הקבוצה יוצרים קבוצה עם היסטוריית שיחות מושבתת, ההודעות לא זמינות ל-Vault דרך קבוצות. יכול להיות שההודעות יהיו זמינות בתיבות הדואר של המשתמשים ב-Gmail (כהודעות שהתקבלו או נשלחו).

אם בעלי הקבוצה מפעילים או משביתים את היסטוריית השיחות בקבוצה קיימת, רק ההודעות שנשלחו כשהיסטוריית השיחות הייתה מופעלת יהיו זמינות ב-Vault.

ההודעות זמינות ב-Vault ברגע שהן מתפרסמות בקבוצה, אלא אם הבעלים של הקבוצה בוחרים לנהל את ההודעות. הודעות עם הרשאות מוגבלות לא זמינות ב-Vault עד שהמנחה מאשר אותן. אחרי שהן מאושרות, הן זמינות לשמירה, להקפאה, לחיפוש ולייצוא בדיוק כמו כל הודעה אחרת.

לצורך סינון הודעות בכללי שמירה, בהחזקות לצורך משפטי ובחיפוש, קבוצות Google יוצרות אינדקס של כ-1MB לכל הודעה. מגה-בייט אחד שווה בערך ל-250 דפי טקסט. אם הטקסט של ההודעה קטן מ-1MB ויש לה קבצים מצורפים מבוססי-טקסט, הקבצים המצורפים עוברים אינדוקס עד שמתבצע אינדוקס של נתונים בגודל כולל של 1MB.

קבוצות Google מבצעת אינדוקס של הנתונים הבאים:

• טקסט ההודעה – עד כ-250 עמודים.
• קבצים מבוססי-טקסט שמצורפים ישירות להודעה – אפשר ליצור אינדקס לרוב הקבצים מבוססי-טקסט, כמו PDF,‏ XLSX ו-DOCX, שמצורפים ישירות להודעה. כללי השמירה וההחזקות לצורך משפטי חלים על הקבצים המצורפים האלה. אפשר לחפש קבצים מצורפים שמבוססים על טקסט (אם הם עברו אינדוקס), הם מוחזרים בתוצאות החיפוש ונכללים בייצוא.
• קבצים אחרים שמצורפים ישירות להודעה או מוטמעים בה – עבור קובצי וידאו, אודיו, תמונות וקבצים בינאריים שכלולים בהודעות או מצורפים אליהן, המערכת מבצעת אינדוקס של מטא-נתונים של הקבצים, כמו שם הקובץ, אבל לא של תוכן הקובץ.

כדי לשמור, להקפיא, לחפש ולייצא צ'אטים ישירים וקבוצתיים, צריך להפעיל את ההיסטוריה. אדמינים ב-Google Workspace יכולים לקבוע אם ההיסטוריה תהיה מופעלת או מושבתת, או לאפשר למשתמשים להחליט.

כשמשתמש משתף קובץ ששמור ב-Drive, כמו מסמך, גיליון אלקטרוני או PDF,‏ Chat מוסיף קישור במקום לצרף עותק של הקובץ להודעה. הקובץ המקורי מאוחסן ב-Drive, ולכן הוא לא נשמר כששומרים הודעות בצ'אט, לא מוחזק כשמפעילים החזקה לצורך משפטי של נתונים ב-Chat ולא מופיע בתוצאות של חיפוש ב-Chat. אפשר לחפש לפי כתובת ה-URL של הקובץ, אבל Vault לא יוצר אינדקס של הכותרת או התוכן של הקובץ.

סוגי קבצים אחרים שמצורפים ישירות להודעת צ'אט:

• הקבצים נכללים בכללי השמירה וההחזקה של Chat, שמשויכים להודעה שאליה הם מצורפים.
• מערכת Vault מבצעת אינדוקס של שם הקובץ והבעלים שלו לצורך חיפוש. ‫Vault גם יוצר אינדקס לתוכן של רוב סוגי הקבצים שמבוססים על טקסט (לדוגמה, קבצים עם סיומות ‎ .pdf,‏ ‎.xslx ו-‎ .docx).

האדמין ב-Google Workspace יכול לאפשר למשתמשים בארגון שלכם לשוחח בצ'אט עם משתמשים חיצוניים. אם מאפשרים זאת, משתמש חיצוני ומשתמש בארגון יכולים לשלוח צ'אטים ישירים אחד לשני, ומשתמשים חיצוניים יכולים להשתתף בצ'אטים קבוצתיים ובמרחבים. במקרים כאלה, ההודעות שנשלחות למשתמשים חיצוניים ושמתקבלות מהם כפופות לכללי שמירת הנתונים ולהקפאות לצורך משפטי של הארגון.

אם משתמשים בארגון שלכם משתתפים בצ'אטים קבוצתיים ובמרחבים בבעלות של ארגון אחר, ההודעות האלה לא זמינות לארגון שלכם דרך Vault לצורך שמירה, החזקה לצורך משפטי, חיפוש או ייצוא.

כשמזמינים משתמש למרחב ב-Chat, הוא יכול לראות תצוגה מקדימה של ההודעות במרחב לפני שהוא מצטרף. אלא אם המשתמש מצטרף למרחב, ההודעות שהוא ראה בתצוגה המקדימה לא נכללות כששומרים את נתוני הצ'אט של המשתמש, מעבירים אותם להמתנה או מחפשים אותם.

משתמשים יכולים להוסיף להודעות ב-Chat עיצוב Rich Text, כמו הדגשה, הטיה, קו חוצה או קו תחתון. הפורמט הזה לא נשמר בייצוא הנתונים מ-Vault.

ב-Vault יש תמיכה בצ'אטים בגרסה הקלאסית של Hangouts וב-Google Talk. אתם יכולים לשמור, לחפש ולהטיל הקפאה על:

• הגרסה הקלאסית של Hangouts עם היסטוריה מופעלת. אדמינים ב-Google Workspace יכולים לקבוע אם ההיסטוריה תהיה מופעלת או מושבתת, או לאפשר למשתמשים להחליט. לפרטים נוספים, אפשר לעיין במאמר בנושא היסטוריית הצ'אט. אם ההיסטוריה מופעלת, ל-Vault יש גישה לכל הצ'אטים שמתנהלים ב-Gmail ובאפליקציות של הגרסה הקלאסית של Hangouts לנייד.
• צ'אטים ב-Google Talk שמתועדים. אדמינים ב-Google Workspace לא יכולים לחייב שצ'אטים יתועדו. עם זאת, הם יכולים להשבית את היסטוריית השיחות בארגון.

• ההודעות בארכיון של Gmail יסומנו כמחוקות אחרי 1 בינואר 2023. כלומר, כל ההודעות יימחקו בסופו של דבר אחרי שתקופת השמירה תסתיים, אלא אם הן מוגנות על ידי כלל שמירה או הקפאה ב-Chat.
• הודעות חדשות שנשלחו אחרי 1 בינואר 2023 לא מסונכרנות מגרסה קלאסית של Hangouts אל Gmail.
• אדמינים יכולים להמשיך להשתמש ב-Vault כדי לחפש ולייצא הודעות בגרסה הקלאסית של Hangouts שסונכרנו עם Gmail, כל עוד הן לא נמחקו, גם אחרי 1 בינואר 2023.

הפרטים הבאים של צ'אטים בגרסה הקלאסית של Hangouts זמינים ב-Vault:

• כל המשתמשים שהשתתפו בצ'אט.
• כל ההודעות שהועברו במהלך הצ'אט, וגם קישורים לכל הקבצים המצורפים.
• שמות של שיחות קבוצתיות בגרסה הקלאסית של Hangouts. (למשתתפים יש אפשרות לתת שם לקבוצת Hangout). אי אפשר לתת שם לשיחות בין שני משתמשים.
• השעה שבה הצ'אט התחיל והשעה שבה הוא הסתיים.

הנתונים הבאים לא זמינים ב-Vault:

• הזמנות לצ'אט שלא אושרו. אם משתמש לא משתתף בצ'אט, ההודעות שנשלחות אליו לא נשמרות.
• שיחות וידאו.
• שיחות שמתנהלות ב-Google Docs.
• קבצים מצורפים של תמונות, סרטונים ואודיו שנשלחו בגרסה הקלאסית של Hangouts.

ב-Vault, כל ההודעות מהגרסה הקלאסית של Hangouts מקובצות לשרשור אחד. הודעות ימשיכו להתווסף לשרשור עד:

• עברו שלוש שעות מאז ההודעה האחרונה בצ'אט.
• בשרשור יש יותר מ-1,000 הודעות.

כשמייצאים הודעה מהגרסה הקלאסית של Hangouts, כל השרשור נכלל בהורדה של קובץ הייצוא.

כדי ש-Vault יוכל לשמור, לחפש, להחזיק או לייצא את הנתונים שנאספים בזיהוי קולי של משתמש, למשתמש צריך להיות רישיון ל-Voice Standard או ל-Voice Premier. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא השוואה בין מינויים ל-Voice.

כדי לשלוח הודעות טקסט, למשתמש ב-Voice צריך להיות מספר טלפון שתומך בהודעות טקסט. מידע נוסף

‫Vault לא תומך בשמירה או בהחזקה לצורך משפטי של נתונים שנאספים בזיהוי קולי בחשבונות עם רישיונות ל-Archived User.

בעזרת Vault אפשר לשמור, להחזיק, לחפש ולייצא את רוב הנתונים שנאספים בזיהוי קולי הבאים:

• הודעות טקסט
• הודעות קוליות והתמלילים שלהן
• יומני שיחות
• הקלטות של שיחות (אי אפשר לחפש הקלטות, אבל אפשר לייצא אותן). פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא שמירה וייצוא של הקלטות שיחות).

נתוני Voice הבאים לא זמינים ב-Vault:

• נתוני קול שנוצרו לפני 5 ביוני 2019 (GMT-7)
• הודעות טקסט, הודעות קוליות והתמלילים שלהן או יומני שיחות שכוללים מספר טלפון שמוקצה ליותר ממשתמש אחד

במדינות ובאזורים נתמכים, משתמשי Voice יכולים להחליף הודעות טקסט עם משתמשי Voice אחרים ועם מספרי טלפון שאינם של Google. הטיפול של Vault בהודעות טקסט הוא כדלקמן:

• הודעות טקסט שהמשתתפים שולחים אחד לשני במהלך היום מקובצות לשיחה אחת. לצורך שימוש ב-Vault, היום מתחיל ב-00:00 (GMT-7) ומסתיים ב-23:59 (GMT-7).
• כששיחה כוללת יותר מ-500 הודעות או יותר מ-4MB (לא כולל קבצים מצורפים), מערכת Vault מפצלת אותה לקבוצות קטנות יותר של הודעות לצורך תצוגה מקדימה וייצוא.
• התאריך של השינוי האחרון בשיחה מבוסס על התאריך שבו נשלחה ההודעה האחרונה בשיחה. התאריך של השינוי האחרון לא מושפע כשמשתמש מוחק הודעה.

• הגרסה החדשה של Google Sites בלבד – יש תמיכה ב-Vault רק באתרים שנוצרו בגרסה החדשה של Google Sites. אתרים שנוצרו בגרסה הקלאסית של Google Sites לא נשמרים ב-Drive ולא זמינים ב-Vault.
• אתרים חיצוניים – אתרים ששותפו עם המשתמשים שלכם מארגון חיצוני לא כפופים לכללי השמירה או להקפאות לצורך משפטי של הארגון שלכם. אתם יכולים לחפש אתרים חיצוניים ששותפו עם המשתמשים שלכם, אבל אתם צריכים לחפש לפי חשבונות ספציפיים, יחידה ארגונית או תיקיות אחסון שיתופי. אי אפשר לחפש אתרים חיצוניים לפי כתובת URL שפורסמה.

• תוכן מוטמע והיפר-קישורים – אתר יכול לכלול הרבה חלקים: האתר עצמו, דף שהוא חלק מהאתר, טקסט, תמונות, קוד מוטמע, קבצים מוטמעים והיפר-קישורים לתוכן אחר.

  כללי השמירה וההשעיות חלים רק על האתר עצמו, על הדפים באתר, על הטקסט בדפים, על התמונות שהועלו ועל הקוד המוטמע. כללי השמירה או ההחזקה לצורך משפטי לא חלים על קבצים מוטמעים, היפר-קישורים ופריטים אחרים שלא נכללים בקובץ האתר.

  אפשר לראות תצוגה מקדימה של היפר-קישורים. אפשר גם לצפות בתצוגה מקדימה של קבצים מוטמעים אם הם נתמכים בתצוגה מקדימה, כמו גיליון אלקטרוני או מסמך מוטמעים, וגם אם יש לכם הרשאות גישה לקובץ. עם זאת, הייצוא לא כולל את התוכן של היפר-קישורים וקבצים מוטמעים.

תאריך היצירה

תאריך היצירה של אתר הוא התאריך שבו משתמש יוצר אתר חדש. תאריך היצירה לא משתנה כשהמשתמש מוסיף דפים חדשים.

תאריך השינוי האחרון

תאריך השינוי האחרון של אתר מתעדכן בכל פעם שמתבצעת עריכה, מחיקה או יצירה של האתר עצמו, של דף שמהווה חלק מהאתר, של טקסט, של תמונות או של קוד מוטמע. כשמשתמשים משבצים קבצים של Google וסרטונים ב-YouTube או תוכן אחר עם כתובת URL, תאריך השינוי האחרון מתעדכן. עם זאת, אם התוכן המוטמע עצמו משתנה, תאריך השינוי האחרון של האתר לא מתעדכן.

‫Vault יכול לשמור, להחזיק לצורך משפטי, לחפש ולייצא את האירועים הבאים ביומן:

• אירועים ביומן הראשי, כולל אירועים רגילים, אירועים מסוג 'לא בעבודה', זמן לעצמי ופגישות שנקבעו.
• גרסאות של אירועים ביומן הראשי. מידע נוסף מופיע במאמר בנושא חיפוש בהיסטוריית גרסאות של אירוע.

‫Vault לא שומר תזכורות, משימות, מיקום עבודה, פגישות לא מוזמנות או אירועים ביומן משני, כמו חגים או יומנים קבוצתיים.

• ‫Vault יכול לשמור, להחזיק לצורך משפטי, לחפש ולייצא הנחיות שהוזנו על ידי משתמשים ותשובות שנוצרו על ידי ממשקי Gemini.
• ‫Vault לא שומר, מחזיק, מחפש ומייצא:
  • כל קובצי המדיה או תצורות ה-Gem שמשתמשים מצרפים להנחיות באפליקציית Gemini, או כל קובצי המדיה שנוצרו על ידי אפליקציית Gemini כחלק מהתשובה שלה למשתמשים.
  • נתונים של Google Workspace עם Gemini