השהיית אירועים ביומן Google

כחלק מפרויקטים של eDiscovery של נתונים ב-Google Workspace, אתם יכולים להשתמש בהשעיות כדי לשמור נתונים ביומן ללא הגבלת זמן, כדי לעמוד בדרישות משפטיות או בדרישות שמירה. אפשר להחיל הקפאה על חשבונות ספציפיים או על כל החשבונות ביחידה ארגונית. החזקות לצורך משפטי מבטלות את כללי השמירה, ולכן נתונים שנמצאים בהחזקה לצורך משפטי מוגנים מפני כללי ניהול הנתונים הרגילים שלכם, שעלולים למחוק אותם.

אם האדמין שלכם ב-Google Workspace מסיר רישיון שתומך ב-Vault ממשתמש, ההחזקה לצורך משפטי לא תגן יותר על הנתונים של המשתמש מפני מחיקה. אפשר למחוק באופן סופי ומיידי נתונים שמסומנים למחיקה, ואי אפשר לשחזר אותם. מידע נוסף על שמירת נתונים עבור משתמשים

מידע חשוב על הקפאת לוחות שנה

לפני שמגדירים החזקות לצורך משפטי, מומלץ לקרוא את המאמר איך מתחילים להשתמש בהחזקות לצורך משפטי ב-Google Vault.

הוספת אירועים ביומן למצב 'בהמתנה'

1. נכנסים אל https://vault.google.com.

2. אם יצרתם עניין, לוחצים על עניינים העניין הרצוי.

   אם לא, צריך ליצור עניין. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא יצירה וניהול של תיקים.

3. לוחצים על החזקות יצירה ומזינים שם ייחודי להחזקה.

4. לוחצים על בחירת שירות יומן המשך.

5. בוחרים את היקף ההקפאה:

   • חשבונות ספציפיים – מזינים כתובת אימייל אחת או יותר של חשבון או כתובת אימייל קבוצתית.

   • יחידה ארגונית: בוחרים יחידה ארגונית.

     חשוב: אנחנו ממליצים מאוד לא לבחור את היחידה הארגונית העליונה. אם תעשו את זה, לא תוכלו למחוק חשבונות Google Workspace מהארגון. פרטים נוספים מופיעים במאמר למה לא כדאי להגדיר הקפאה ביחידה הארגונית העליונה?

6. לוחצים על יצירה.

עריכת החזקה לצורך משפטי

אפשר לשנות חלק מהפרמטרים של ההקפאה, אבל אי אפשר לשנות את השירות או את סוג ההיקף (לדוגמה, אי אפשר לשנות את היומן לשירות אחר או לשנות את החשבונות ליחידה ארגונית).

1. נכנסים אל https://vault.google.com.
2. לוחצים על עניינים העניין שמכיל את ההחזקה לצורך משפטי.
3. לוחצים על הקפאות שם ההקפאה.
4. לוחצים על היקף, ואז מוסיפים או מסירים חשבונות או משנים את היחידה הארגונית.
5. לוחצים על שמירה.

מחיקת החזקה לצורך משפטי

חשוב: כשמוחקים הקפאה, מדיניות שמירת הנתונים הרגילה חלה באופן מיידי. ‫Vault מוחק תוכן שעבר את תאריך התפוגה של כלל השמירה במחזור המחיקה הבא.

1. נכנסים אל https://vault.google.com.
2. לוחצים על עניינים העניין שמכיל את ההחזקה לצורך משפטי.
3. לוחצים על החזקות.
4. מעבירים את העכבר מעל שם ההחזקה ולוחצים על מחיקה מחיקה.