איך מתחילים להשתמש בהשעיות ב-Google Vault

אפשר להשתמש בהחזקות כדי למנוע מחיקה של נתונים שמשויכים לאחראים ספציפיים על נתונים, בין אם מדובר בחשבונות פרטיים או בכל החשבונות ביחידה ארגונית.

החזקות לצורך משפטי שונות מכללי שמירה כי הן אף פעם לא פוקעות. אם יש נתונים של משתמש בהחזקה לצורך משפטי, אדמין ב-Google Workspace לא יכול למחוק את החשבון שלו עד שההחזקה תוסר. בנוסף, אי אפשר להעביר את הנתונים של המשתמש אם הם כפופים להחזקה.

אפשר למחוק נתונים שהוגדרה לגביהם החזקה לצורך משפטי רק אחרי שמשתמש Vault מוחק את ההחזקה, אחרי שמסירים את האחראי על הנתונים מההחזקה או אחרי שלמשתמש אין יותר רישיון ל-Vault.

אילו נתונים מוגנים בהקפאה?

ההשעיות מוגדרות לפי שירות Google:

• ‫Gmail – הודעות וקבצים מצורפים שמאוחסנים ב-Gmail, כולל תוכן בתיקיות הודעות שנשלחו, טיוטות (רק טיוטות שלא נמחקו), אשפה, ארכיון וספאם.
• קבוצות – הודעות בקבוצות Google (עד שהקבוצה נמחקת).
• צ'אט – הודעות ב-Google Chat שמתועדות (ההיסטוריה מופעלת).
• ‫Drive – פריטים (לא תיקיות או קיצורי דרך) ב-Drive של המשתמשים, ואם רוצים, גם פריטים בתיקיות אחסון שיתופי שמשויכות אליהם. הקפאות לצורך משפטי חלות גם על הקלטות של Meet, על קובצי יומן שמשויכים להקלטות ועל אתרים בגרסה החדשה של Google Sites. הערה: השהיה לא מונעת ממשתמשים לערוך קבצים ב-Drive. עם זאת, לגבי קבצים ב-Google Docs,‏ Sheets,‏ Slides,‏ Sites,‏ Drawings,‏ Vids ו-Pics, כל הגרסאות של הקובץ נשמרות בהקפאה.
• ‫Voice – סמסים ב-Google Voice, הודעות קוליות והתמלילים שלהן ויומני שיחות.
• אפליקציית Gemini – הודעות באפליקציית Gemini, פרומפטים של משתמשים ותשובות של Gemini.

פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא סוגי נתונים נתמכים.

החזקות לצורך משפטי ועדיפות של כללי שמירה

• החזקות לצורך משפטי מבטלות את כללי השמירה. אם כלל שמירה מוגדר למחיקת נתונים בסוף תקופת השמירה, נתונים בהחזקה לא יימחקו עד שההחזקה תוסר.

• ההחזקות מצטברות. החזקה לצורך משפטי אחת לא מחליפה החזקה לצורך משפטי אחרת.

  לדוגמה, אתם יוצרים 2 החזקות לצורך משפטי ב-Gmail:

  1. ההשעיה A חלה על המשתמש jwong@example.com ותואמת להודעות עם הביטוי "project X".
  2. החזקה B חלה על אותו משתמש ומתאימה להודעות עם המונח budget.

  עם שני ההשעיות האלה, Vault ישמור הודעות שמכילות את project X או את budget עבור jwong@example.com. אם תסירו את השעיה א', הודעות שתואמות להשעיה ב' עדיין יישמרו, אבל אפשר יהיה למחוק הודעות אחרות.

מתי נתונים בהמתנה נמחקים

החזקה לצורך משפטי מגנה על נתונים עד שאחד מהאירועים הבאים מתרחש:

• ההחזקה נמחקת – נתונים שלא נכללים בהחזקות אחרות כפופים באופן מיידי לכללי השמירה הרלוונטיים. יכול להיות שנתונים שמשתמשים מחקו לפני יותר מ-30 יום יימחקו באופן מיידי וסופי.
• הסרת משמורן מהחזקה לצורך משפטי – נתונים שלא נכללים בהחזקות אחרות כפופים באופן מיידי לכללי השמירה הרלוונטיים. יכול להיות שנתונים שמשתמשים מחקו לפני יותר מ-30 יום יימחקו באופן מיידי.
• למשתמש אין יותר רישיון ל-Vault – כדי שהנתונים של משתמש יישמרו, צריך להיות לו רישיון ל-Vault. אם משתמש בהמתנה משודרג לאחת מהמהדורות של Google Workspace שלא מקנות לכל חשבון רישיון ל-Vault באופן אוטומטי, צריך להקצות רישיון לחשבון לפני השדרוג כדי להגן על הנתונים שלו. אחרת, ההחזקה לצורך משפטי לא חלה יותר והנתונים עשויים להימחק מיד באופן סופי.
• בוטל השיתוף של קובץ עם נאמן – נתונים שבוטל השיתוף שלהם עם נאמן כפופים באופן מיידי לכללי השמירה הרלוונטיים.

עבודה עם החזקות לצורך משפטי

כדי להעביר נתונים להקפאה, צריכה להיות לכם הרשאת Manage Holds ב-Vault וגישה לתיק משפטי.

אתם יכולים לבדוק את ההשעיות לפי עניין או בכל העניינים. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא בדיקת כל ההשעיות לצורך משפטי בארגון.

אם אתם צריכים לשנות את בעלי המשמורת שנכללים בהקפאה, אתם יכולים לערוך את ההקפאה. כשמוכנים לסגור את העניין ולבטל את ההקפאה של נתוני האחראים, אפשר למחוק את ההקפאה.

שאלות נפוצות