החזקה לצורך משפטי של קבוצות

כחלק מפרויקטים של eDiscovery של נתונים ב-Google Workspace, אתם יכולים להשתמש בהקפאות כדי לשמור הודעות בקבוצות ללא הגבלת זמן, כדי לעמוד בחובות משפטיות או בחובות שמירה. אפשר להחיל הקפאה על קבוצות ספציפיות או על כל הקבוצות בארגון. החזקות לצורך משפטי מבטלות את כללי השמירה, ולכן נתונים שנמצאים בהחזקה לצורך משפטי מוגנים מפני כללי ניהול הנתונים הרגילים שלכם, שעלולים למחוק אותם באופן סופי.

מידע חשוב על קבוצות והקפאות

לפני שמגדירים הקפאות, מומלץ לקרוא את המאמר תחילת העבודה עם הקפאות ב-Google Vault ולבדוק את ההודעות בקבוצות שנתמכות ב-Vault.

השעיית הודעות בקבוצות

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על עניינים.
3. אם העניין כבר קיים, לוחצים עליו כדי לפתוח אותו. אחרת, יוצרים תיק:
   1. לוחצים על יצירה.
   2. מזינים שם לעניין ואם רוצים מוסיפים גם תיאור.
   3. לוחצים על יצירה.
4. לוחצים על החזקות יצירה.
5. מזינים שם ייחודי להקפאה.
6. לוחצים על בחירת שירות קבוצות.
7. לוחצים על המשך.

8. בוחרים את היקף ההקפאה:

   • קבוצות ספציפיות – מזינים כתובת אימייל קבוצתית אחת או יותר.

   • כל הקבוצות – ההודעות בכל הקבוצות יועברו להמתנה.

9. לוחצים על המשך.

10. (אופציונלי) מגדירים את התנאים להקפאה:

    • תאריך השליחה – מזינים תאריכים כדי להגביל את ההקפאה להודעות שנשלחו בטווח שבין תאריך ההתחלה לתאריך הסיום.
      • כדי להשהות הודעות שנשלחו בתאריך מסוים או אחריו, מזינים רק תאריך התחלה.
      • כדי להשהות הודעות שנשלחו בתאריך מסוים או לפניו, מזינים רק תאריך סיום.
      • כדי להשהות הודעות בלי קשר למועד השליחה שלהן, אל תזינו תאריך התחלה או תאריך סיום.
    • מונחים – מזינים מונחי חיפוש ואופרטורים כדי להחיל את ההקפאה רק על הודעות שתואמות למונחים.

11. לוחצים על יצירה.

עריכת הקפאה של הודעות בקבוצות

אפשר לשנות חלק מהפרמטרים של ההקפאה, אבל אי אפשר לשנות את השירות (למשל, מקבוצות לשירות אחר) או את סוג ההיקף (למשל, מקבוצות ספציפיות לכל הקבוצות).

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על עניינים ואז על העניין שמכיל את ההחזקה לצורך משפטי.
3. אם ההחזקה לצורך משפטי חלה על קבוצות ספציפיות, אפשר לשנות את הקבוצות שכלולות בהחזקה:
   1. לוחצים על היקף.
   2. מוסיפים או מסירים קבוצות. אם מסירים את כל הקבוצות, מוצגת בקשה למחוק את ההקפאה.
   3. לוחצים על המשך.
4. כדי לשנות את טווח התאריכים או התנאים של ההודעות שנשלחו, לוחצים על תנאים.
   • תאריך השליחה – הרחבה או צמצום של טווח התאריכים שחל עליהם הליטיגציה הולד.
   • מונחים – מוסיפים או מסירים מונחי חיפוש ואופרטורים כדי לשנות את ההודעות שחל עליהן ההקפאה.
5. לוחצים על שמירה.