אדמינים ב-Google Workspace יכולים לאפשר למשתמשים בארגון לבצע את כל המשימות ב-Vault או רק חלק מהן. לדוגמה, אתם יכולים לאפשר למשתמשים מסוימים להגדיר כללי שמירה, ולאפשר לקבוצה אחרת לחפש ולייצא נתונים.
לפני שנותנים למשתמשים הרשאות ב-Vault, מומלץ להתייעץ עם מומחים משפטיים או עם אנשי עסקים בארגון כדי לקבוע לאילו משתמשים נדרשת גישה לכלים של Vault. לגבי חלק מההרשאות ב-Vault, כמו ניהול חיפושים או ייצוא, אפשר להגביל את ההרשאה כך שהמשתמש יוכל לעבוד רק עם נתוני משתמשים ביחידה ארגונית ספציפית.
צריך להתייחס לחשבונות עם הרשאות Vault כאל חשבונות רגישים, כי יש להם גישה לנתונים של משתמשים אחרים בארגון ושליטה בהם.
כדי להעניק הרשאות למשתמש, יוצרים תפקיד אדמין שכולל הרשאה אחת או יותר ב-Vault. לאחר מכן מקצים למשתמש את תפקיד האדמין.
שלב 1: יצירת תפקיד אדמין עם הרשאות ל-Vault
כדי לעשות את הפעולה הזו, אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
חשבון
תפקידי אדמין.כדי לעשות את הפעולה הזו, אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.
- לוחצים על יצירת תפקיד חדש.
- מזינים שם ותיאור לתפקיד. לדוגמה, השם יכול להיות ההרשאה שתהיה למשתמש.
- לוחצים על המשך.
מאתרים את הקטע Google Vault ומרחיבים אותו.
טיפ: בתיבת החיפוש, מזינים Google Vault.
בוחרים הרשאות לתפקיד. פרטים נוספים מופיעים בקטע הפניות להרשאות ב-Vault (בהמשך הדף).
לוחצים על המשך.
בודקים את ההרשאות שבחרתם ולוחצים על יצירת תפקיד.
שלב 2: הקצאת תפקידים ב-Vault למשתמשים
כדי לעשות את הפעולה הזו, אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.אפשר להקצות תפקידים ב-Vault למשתמש אחד בכל פעם, או לכמה משתמשים בבת אחת.
בכל אחת מהגישות:
- בדרך כלל, המשתמשים מקבלים את התפקיד החדש תוך כמה דקות, אבל יכול להיות שיעברו עד 24 שעות.
- אם התפקיד כולל רק את ההרשאות ניהול ייצוא, ניהול חיפושים, ניהול הקפאות וניהול עניינים משפטיים, אפשר להגביל את היקף התפקיד ליחידה ארגונית ספציפית.
- כדי לגשת ל-Vault, צריך להקצות לאדמינים של Vault רישיון ל-Vault.
הוראות מפורטות מופיעות במאמר בנושא הקצאת תפקידים.
מסמך עזר בנושא הרשאות
אתם יכולים להגביל חלק מההרשאות ב-Vault, כמו ניהול ייצוא, ליחידה ארגונית. הרשאות אחרות חלות על כל היחידות הארגוניות.
דוגמאות להרשאות
בטבלה הבאה מפורטים סוגי ההרשאות שאפשר לשלב לפי הצורך.
| מה המשתמש רוצה לעשות | מה לבחור |
|---|---|
|
הרשאות חיפוש וייצוא |
|
| חיפוש נתונים, הצגת תוצאות בתצוגה מקדימה ושמירת שאילתות, אבל לא ייצוא של תוצאות החיפוש | בוחרים באפשרות ניהול חיפושים. כדי לאפשר למשתמש לחפש בכל עניין, ולא רק בעניינים שבבעלותו או ששותפו איתו, צריך גם לבחור באפשרות הצגת כל העניינים. |
| הצגה, הורדה ומחיקה של ייצואים, אבל לא יצירה של ייצואים | לוחצים על ניהול ייצוא. כדי לאפשר למשתמש לעבוד עם ייצוא בכל נושא, ולא רק בנושאים שבבעלותו או ששותפו איתו, צריך גם לבחור באפשרות View All Matters (הצגת כל הנושאים). |
| יצירת ייצואים, וגם כל פעולות החיפוש והייצוא האחרות | בוחרים באפשרות ניהול חיפושים ואז באפשרות ניהול ייצוא. כדי לאפשר למשתמש לחפש ולייצא בכל עניין, ולא רק בעניינים שבבעלותו או ששותפו איתו, צריך גם לבחור באפשרות הצגת כל העניינים. |
| יצירה והסרה של הקפאות, צפייה ברשימות של הקפאות |
לוחצים על ניהול הקפאות. כדי לאפשר למשתמש ליצור החזקות ולהסיר אותן בכל תיק, ולא רק בתיקים שהוא הבעלים שלהם או ששותפו איתו, צריך גם לבחור באפשרות הצגת כל התיקים. |
| צפייה ביומני ביקורת של כל העניינים, צפייה בדוחות והחזקתם | בוחרים באפשרות גישה לכל היומנים. |
| הצגת יומני ביקורת והחזקות בעניינים שיש להם גישה אליהם, הצגת כל דוחות ההחזקות | בוחרים באפשרות ניהול ביקורות. |
| יצירה, שיתוף, סגירה ומחיקה של עניינים | בוחרים באפשרות ניהול עניינים ולפחות באחת מהאפשרויות הבאות: ניהול הקפאות, ניהול חיפושים, ניהול ייצואים או ניהול ביקורות. |
|
הרשאות שימור |
|
| צפייה בכללי שמירה, יצירה, עריכה ומחיקה שלהם | בוחרים באפשרות ניהול המדיניות של שמירת נתונים. |
| לראות את כללי השמירה, אבל לא ליצור, לערוך או למחוק אותם | לוחצים על הצגת מדיניות השמירה. |
פתרון בעיות שקשורות להרשאות ב-Vault
למשתמש אין עניינים שרשומים בדף 'עניינים'
אם תפקיד האדמין של המשתמש לא כולל את ההרשאה View All Matters, אז המשתמש יכול לראות רק את הטיפולים המשפטיים שבבעלותו ואת הטיפולים המשפטיים ששותפו איתו. המשתמש לא יראה תיקים אם אין לו תיקים בבעלותו או תיקים ששותפו איתו.
איך לפתור את הבעיה: משתפים את העניינים עם המשתמש. הוראות מפורטות מופיעות במאמר בנושא שיתוף עניין משפטי.
המשתמש לא יכול לפתוח עניינים
אם תפקיד האדמין של המשתמש כולל רק את ההרשאה View All Matters ולא הרשאות אחרות, המשתמש יכול רק לראות את רשימת הטיפולים המשפטיים אבל לא לפתוח אותם.
איך לפתור את הבעיה: יש 2 אפשרויות:
- להקצות למשתמש תפקיד אדמין אחר שכולל הרשאה אחרת ב-Vault.
- עורכים את תפקיד האדמין שהוקצה למשתמש כדי לכלול הרשאה נוספת ב-Vault.