יצירה וניהול של תיקים

כדי להחזיק, לחפש ולייצא את נתוני הארגון ב-Google Workspace ב-Vault, יוצרים סביבת עבודה שנקראת עניין. עניין הוא מאגר שמכיל את ההשעיות, החיפושים והייצוא שקשורים לפרויקט eDiscovery ספציפי, כמו תיק משפטי או חקירה.

מידע על עניינים

תיק משפטי כולל את הפריטים הבאים:

• רשימה של שאילתות חיפוש שמורות
• רשימת החזקות
• רשימה של החשבונות שהתיק שותף איתם
• רשימת ייצוא
• יומן ביקורת של פעילות המשתמשים ב-Vault בנושא

הבעלות על עניין משפטי שייכת למשתמש שיצר אותו. אפשר לשתף אותו עם משתמשי Vault אחרים, כדי שכל מי שמעורב בפרויקט גילוי אלקטרוני יוכל להשתמש באותו סביבת עבודה. אם תמחקו את החשבון של הבעלים של העניין, העניין יישאר ב-Vault. כל משתמש ב-Vault עם הרשאה לניהול עניינים יכול לפתוח את העניין ולשתף אותו עם משתמשים אחרים ב-Vault. כשאין יותר צורך בתיק משפטי, אפשר למחוק את כל ההשעיות שנותרו, ואז לסגור ולמחוק את התיק.

עניין יכול להיות ממוקם באזור גיאוגרפי. בוחרים את האזור כשמגדירים את העניין.

ניהול עניינים משפטיים

יצירת עניין

לפני שמתחילים: כדאי לעיין בהנחיות למתן שמות לארגון שלכם בנושאים. אם אין לכם הנחיות, כדאי לפתח אותן כדי לוודא שהשמות של העניינים מזהים בבירור את המטרה של העניין ושהם ייחודיים.

1. נכנסים אל vault.google.com.

2. לוחצים על עניינים יצירה.

   אם האפשרות יצירה לא מוצגת, בקשו מהאדמין ב-Google Workspace לתת לכם את ההרשאות המתאימות.

3. מזינים שם תיאורי לעניין בהתאם להנחיות למתן שמות בארגון.

4. (אופציונלי) מזינים תיאור של העניין. התיאור מוצג כשפותחים את העניין.

5. (אופציונלי) אם בארגון שלכם מוגדרת מדיניות לגבי אזורים גיאוגרפיים לאחסון נתונים, בוחרים אזור גיאוגרפי לאחסון הנתונים של העניין.

   מידע נוסף מופיע במאמר בנושא בחירת המיקום שאליו יתבצע ייצוא הנתונים מ-Vault.

6. לוחצים על יצירה.

הצגת עניינים

1. נכנסים אל vault.google.com.

2. לוחצים על עניינים.

   הדף נושאים נפתח ומוצגת בו רשימה של כל הנושאים הפעילים שיש לכם גישה אליהם בחשבון (נושאים שיצרתם ונושאים ששותפו איתכם).

3. כדי לפתוח רשימה של עניינים סגורים או שנמחקו, לוחצים על סטטוס ובוחרים את סטטוס העניין שרוצים לפתוח.

4. כדי לסנן את הרשימה לפי בעלים, לוחצים על בעלים ובוחרים באפשרות בבעלות של כל אחד, בבעלותי או קבצים ששותפו איתי.

5. כדי למיין את רשימת התיקים לפי שם התיק או הבעלים, לוחצים על כותרת העמודה המתאימה.

6. כדי לפתוח עניין, לוחצים על השורה.

עריכת עניין

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על עניינים לוחצים על העניין שרוצים לערוך.
3. לוחצים על סמל העריכה .
4. מעדכנים את שם העניין, התיאור או האזור הגיאוגרפי לאחסון הנתונים ולוחצים על שמירה.

שינוי הסטטוס של עניין

אפשר לשנות את הסטטוס של עניין. אם משנים את הסטטוס של העניין, יכול להיות שגם הסטטוס של הנתונים שמשויכים לעניין ישתנה:

• סגור – מערכת Vault שומרת את שאילתות החיפוש השמורות ואת כל נתוני הביקורת שמשויכים לנושא. קבצים שיוצאו נמחקים באופן מיידי. אפשר לפתוח מחדש עניינים סגורים או למחוק אותם. אי אפשר לסגור עניין עד שכל ההשעיות יימחקו.

  אפשר לפתוח מחדש עניין שנסגר. העניין יועבר חזרה לרשימת העניינים הפעילים. הוא שומר נתוני ביקורת ושאילתות חיפוש שמורות, אבל צריך ליצור מחדש את ההחזקות לצורך משפטי ואת הייצוא.

• נמחק – התיק הועבר לרשימת התיקים שנמחקו. בערך 30 יום אחרי שמחקתם עניין, Vault מוחק אותו באופן סופי. עד שמערכת Vault תמחק את העניין, תוכלו לשחזר עניין שנמחק עם כל הנתונים.

  אפשר לשחזר עניין שנמחק. העניין יועבר חזרה לרשימת העניינים הפעילים. הוא שומר נתוני ביקורת ושאילתות חיפוש שמורות, אבל צריך ליצור מחדש את ההחזקות לצורך משפטי ואת הייצוא.

סגירת עניין

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על עניינים לוחצים על העניין שרוצים לסגור.
3. לוחצים על החזקות. לכל הקפאה:
   1. בודקים את ההחזקה ומאשרים שאפשר למחוק אותה.
   2. ברשימת ההחזקות, מצביעים על ההחזקה ולוחצים על מחיקה.
4. לוחצים על עניינים כדי לחזור לרשימת העניינים.
5. מצביעים על העניין ולוחצים על סגירה.

פתיחה מחדש או מחיקה של עניין

1. בחלק העליון של רשימת הטיפולים, בתפריט הסטטוס, בוחרים באפשרות סגור.
2. מצביעים על העניין ובוחרים אפשרות:
   • כדי לפתוח מחדש את העניין, לוחצים על פתיחה מחדש.
   • כדי למחוק את הטיפול המשפטי, לוחצים על מחיקה מחיקת הטיפול המשפטי.

שחזור עניין שנמחק

1. בראש רשימת התיקים, בתפריט סטטוס, בוחרים באפשרות נמחקו.

   הרשימה כוללת עניינים שנמחקו בערך ב-30 הימים האחרונים. עניינים שנמחקו לפני כן נמחקים באופן סופי על ידי Vault.

2. מצביעים על העניין שרוצים לשחזר ולוחצים על שחזור.

נושא קשור

שיתוף עניינים עם משתמשי Vault אחרים