שימוש ב-Vault לחיפוש ב-Google Drive, ב-Meet וב-Sites

‫Google Vault מיועד לאדמינים ולצוותים משפטיים. כדי להשתמש ב-Vault, האדמין שלכם ב-Google Workspace צריך להגדיר את החשבון שלכם. איך יודעים מי האדמין?

במסגרת פרויקטים של eDiscovery של נתונים ב-Google Workspace, אפשר להשתמש ב-Google Vault כדי לחפש פריטים ב-Google Drive, כולל אחסון שיתופי, הקלטות של Google Meet והגרסה החדשה של Google Sites. אתם יכולים לחפש שמות ותוכן של סוגי קבצים נתמכים. אתם יכולים גם לראות תצוגה מקדימה של פריטים ולייצא את תוצאות החיפוש.

לפני שמבצעים חיפוש, מומלץ לעיין בסוגי הנתונים הנתמכים ב-Drive,‏ Meet ו-Sites ובשאלות הנפוצות בנושא חיפוש ב-Vault.

אילו נתונים נכללים בחיפוש

חיפשת:

  • תוכן מבוסס-טקסט ומטא-נתונים של קבצים בתיקיות ה-Drive של המשתמשים ובאחסון השיתופי
  • קבצים חיצוניים ששותפו עם המשתמשים

לא נכללו בחיפוש:

  • תוכן מוצפן
  • קבצים מקושרים
  • פריסות אימייל
  • תוכן של סרטונים, אודיו, תמונות, קובצי ZIP או קבצים בינאריים
  • סרטונים שמסונכרנים אוטומטית מחשבון Google Currents של משתמש

תוכן ומטא-נתונים שאפשר לחפש

בכל הפריטים אפשר לחפש לפי שם, בעלים, תאריך השינוי האחרון ומטא-נתונים אחרים.

בסוגי קבצים נתמכים, אפשר לחפש מילים וביטויים בתוכן של הקבצים. ‫Google מוסיפה לאינדקס את 100 הדפים הראשונים של קובצי טקסט ואת 10 הדפים הראשונים של טקסט בקובצי PDF של תמונות.

אפשר לחפש טקסט בסוגי הקבצים הבאים:

פרטים נוספים זמינים בקטעים לגבי Drive,‏ Meet ו-Sites במאמר שירותים נתמכים וסוגי נתונים ב-Google Vault.

איך עובד חיפוש לפי חשבון, יחידה ארגונית או תיקיות אחסון שיתופי?

הקבצים ש-Vault מחפש תלויים בסוג החיפוש:

סוג חיפוש קבצים שנבדקו
חשבונות ספציפיים
או
יחידה ארגונית

חיפושים ב-Vault:

  • קבצים בבעלות החשבון
  • קבצים ששותפו ישירות עם החשבון, כולל קבצים שבבעלות משתמשים מחוץ לארגון וקבצים בתיקיות אחסון שיתופי
  • קבצים בתיקיות ששותפו ישירות עם החשבון, כולל תיקיות באחסון שיתופי
  • קבצים ששותפו עם קבוצת Google שכוללת פחות מ-200 חברים, אם החשבון היה חבר בקבוצת Google בזמן שניתנה לקבוצת Google גישה לקבצים ובזמן החיפוש
  • קבצים ששותפו עם קבוצת Google שיש בה יותר מ-200 חברים, והחשבון הוא חבר בקבוצה, אם החשבון פתח את הקובץ ולא איבד את הגישה אליו בהמשך
  • קבצים ששותפו עם כולם בארגון או עם הציבור, שהחשבון פתח
  • קבצים ששותפו עם קבוצת Google שכוללת 200 חברים או יותר, שהחשבון הוא חבר בה, או עם כל מי שמשתייך לארגון, בלי קשר לשאלה אם החשבון פתח את הקובץ, אם בשלב כלשהו הקובץ שותף במקביל עם החשבון ישירות או עם קבוצת Google שכוללת פחות מ-200 חברים, והחשבון לא איבד את הגישה לקובץ בהמשך.

(אופציונלי) קבצים בתיקיות אחסון שיתופי

Vault מחפש רק קבצים ששותפו ישירות עם חשבון או קבצים בתיקיות ששותפו ישירות עם חשבון. אחרת, תיקיות האחסון השיתופי לא ייכללו בחיפוש, אלא אם תבחרו להוסיף אותן לחיפוש. אם כוללים תיקיות באחסון שיתופי בחיפוש (כשמחפשים לפי חשבון או לפי יחידה ארגונית), Vault מחפש בתיקיות באחסון השיתופי שהחשבון שחיפשתם שייך להן. קבצים ששותפו ישירות עם משתמש ונמצאים באחסון שיתופי שהמשתמש חבר בו לא נכללים, אלא אם תיבת הסימון כולל תיקיות באחסון השיתופי מסומנת.
תיקיות אחסון שיתופי ב-Vault מתבצע חיפוש בכל הקבצים שאפשר לחפש בתיקיות האחסון השיתופי שנבחרו.

הערה: החיפוש ב-Vault לא כולל תיקיות או קיצורי דרך ב-Drive.

חיפוש הקלטות של פגישות ב-Meet ורישומים של צ'אטים, רשימות נוכחות, שאלות ותשובות, סקרים וסיכומי פגישות שקשורים אליהן

  • הקלטות – אפשר לחפש לפי שם הפגישה ומטא-נתונים כמו הבעלים, פרטי הפגישה ושעת ההתחלה של ההקלטה. אם הכתוביות מופעלות בפגישה, Vault מחפש את התוכן של הכתוביות. כדי להגביל את החיפוש לסרטונים בלבד, אפשר להשתמש במונח החיפוש type:video.
  • יומני צ'אט – נשמרים כקובץ SBV. יומני הצ'אט מכילים חותמות זמן של ההודעות ביחס לשעת ההתחלה של ההקלטה, שמות פרטיים ושמות משפחה של השולחים וטקסט ההודעה. אפשר לחפש לפי שם הקובץ, טקסט ביומן ומטא-נתונים (כמו מועד יצירת הקובץ).
    הערה: יומני צ'אט של פגישות שבהן נעשה שימוש בצ'אט מתמשך נחשבים למרחבים ב-Chat, ולכן חלות עליהם המדיניות של Chat. פרטים נוספים זמינים במאמר שמירת הודעות מ-Google Chat באמצעות Vault.
  • נוכחות – נשמר כקובץ Google Sheets. היומנים מכילים את שמות המשתתפים, כתובות האימייל שלהם ומשך הזמן שהם היו בשיחה. אפשר לחפש לפי שם הקובץ, טקסט ביומן ומטא-נתונים, כמו מועד יצירת הקובץ.
  • יומני שאלות ותשובות וסקרים – נשמרים כקובץ Sheets. היומנים מכילים את השאלות, התשובות והמשתתפים. אפשר לחפש לפי שם הקובץ, טקסט ביומן ומטא-נתונים, כמו מועד יצירת הקובץ.
  • הערות – נשמרות כקובץ Google Docs ונוצרות כשמשתמשים באפשרות סיכום פגישה ביומן Google. אפשר לחפש לפי שם הקובץ, טקסט בהערות ומטא-נתונים, כמו מועד יצירת הקובץ.

מידע נוסף על הקלטות ב-Meet

איך מחפשים אתרים?

כדי להגביל את תוצאות החיפוש לאתרים שנוצרו ב-Sites החדש, מזינים את מונח החיפוש type:site. כדי להחריג אתרים, מזינים את מונח החיפוש -type:site או NOT type:site.

אילו סוגי קבצים אפשר לראות בתצוגה מקדימה ב-Vault for Drive?

אפשר לצפות בתצוגה מקדימה של סוגי הקבצים הבאים:

  • קבצים שנוצרו באמצעות Google Docs,‏ Sheets,‏ Slides,‏ Sites ו-Drawings
  • קבצים שהמשתמשים העלו, כמו ‎ .docx‏, ‎.pdf‏ ו-‎ .xlsx
  • כשמציגים תצוגה מקדימה של אתר, אפשר גם להציג תצוגה מקדימה של קישורים חיצוניים. אתם יכולים לראות תצוגה מקדימה של קבצים מוטמעים אם הם נתמכים בתצוגה מקדימה, כמו גיליון אלקטרוני או מסמך מוטמעים, ויש לכם הרשאות גישה לקובץ. אם אין לכם הרשאות גישה, אתם צריכים לחפש את הקובץ המוטמע ישירות.

אי אפשר להציג בתצוגה מקדימה קבצים מוצפנים, סרטונים או את התוכן של קובצי ZIP.

חיפוש בהיסטוריית הגרסאות של קובץ

אפשר לחפש רק את הגרסה העדכנית ביותר של קובץ. עם זאת, אפשר להזין תאריך גרסה כחלק מהחיפוש. כשמזינים תאריך גרסה, Vault מחפש את הגרסה הנוכחית של הקובץ, אבל הגרסה שמוצגת בתצוגה המקדימה היא של הגרסה האחרונה שנשמרה לפני השעה 12:00 בתאריך שצוין. גם התוכן לייצוא הוא של הגרסה הזו. מגדירים את אזור הזמן בשאילתה. ‫Google Drive שומר גרסאות של קבצים שנוצרו באמצעות Google Docs,‏ Sheets,‏ Slides,‏ Sites,‏ Drawings,‏ Vids ו-Pics.

גרסאות מוקדמות של קבצים גדולים מאוד – למעט קבצים שמוחזקים לצורך משפטי – עשויות להתמזג כדי לחסוך בנפח אחסון. אם מחפשים ב-Vault באמצעות Drive, אי אפשר לגשת לגרסאות המוקדמות. במקום זאת, תקבלו את הגרסה הממוזגת המוקדמת ביותר שזמינה.

חלק מהמאפיינים מדווחים לגבי הגרסה הנוכחית, לא משנה איזה תאריך גרסה מציינים. המאפיינים האלה כוללים את הכותרת, מי שיתף את הקובץ, מתי בוצע בו השינוי האחרון, מי המאשרים ומה סטטוס האישור, ונתונים אחרים בקובץ metadata.xml של Vault.

תמונות מצב של גרסאות כוללות הערות, בכפוף לקריטריונים הבאים:

  • תגובות פתוחות נכללות רק אם לארגון שלכם יש גישה להוספת תגובות או לעריכה של המסמך. אם יש לכם גישת צפייה בלבד, התגובות לא ייכללו.
  • תגובה פתוחה (תגובה שלא קיבלה תשובות) נכללת אם: 1) התגובה נוצרה עד לתאריך הגרסה, ו-2) הטקסט שהתגובה מתייחסת אליו היה קיים בגרסה הזו (גם אם הטקסט הזה נמחק מאז). תגובה לא נכללת בגרסאות שנוצרו לפני שהתגובה נוצרה.
  • שרשור תגובות פתוח (שרשור עם תשובות) ייכלל במלואו אם: 1) התגובה הראשונה נוצרה עד לתאריך הגרסה, ו-2) הטקסט שהוערה עליו תגובה היה קיים בגרסה הזו (גם אם הטקסט שהוערה עליו תגובה נמחק עכשיו). לדוגמה, אם בשרשור תגובות יש שתי הודעות שנוצרו ב-1 באוקטובר וב-5 באוקטובר, חיפוש עם תאריך הגרסה של 2 באוקטובר יכלול את שתי התגובות, גם אם התגובה מ-5 באוקטובר לא הייתה קיימת באותו זמן.
  • תגובות שנערכו נכללות כמו שהן כרגע, ולא כמו שהן היו בזמן הגרסה.
  • תגובות שטופלו או נמחקו לא נכללות בגרסה, גם אם התגובה הייתה פתוחה בזמן יצירת הגרסה.

האם אפשר לחפש ביחידה הארגונית ברמה העליונה של הארגון שלי?

לא. אי אפשר לחפש ביחידה הארגונית ברמה העליונה. בוחרים יחידת צאצא ארגונית (OU) או חשבונות אישיים. אפשר לחפש ב-Drive עד 5,000 חשבונות בסך הכול (כחשבונות נפרדים או כחברים ביחידות ארגוניות).

זמן היצירה והשינוי של קובץ שהועלה תלוי במקור של הקובץ

כשמעלים קובץ ל-Google Drive, מוקצים לו תאריך יצירה ותאריך שינוי. התאריכים האלה זהים לתאריך היצירה של הקובץ המקומי, לתאריך השינוי שלו או לתאריך ההעלאה, בהתאם לאופן שבו הקובץ נוסף ל-Drive.

בטבלה הבאה מפורט הזמן שמשמש למקורות שונים:

  • העלאה: חותמת הזמן שבה הקובץ הועלה ל-Drive
  • מקומי – חותמת הזמן של היצירה המקורית של הקובץ או של הזמן האחרון שבו בוצעו שינויים בקובץ במכשיר או בשירות המקור

הערה: אחרי שהקובץ מועלה ל-Google Drive, תאריך השינוי ימשיך להשתנות בכל פעם שהקובץ ישונה.

מקור הקובץ (לקוח) זמן היצירה זמן השינוי
אפליקציית אינטרנט העלאה

לפני 8 באפריל 2020:
העלאה

אחרי 8 באפריל 2020:
מקומי
Google Drive לשולחן העבודה העלאה מקומי
גיבוי וסנכרון העלאה מקומי
iOS העלאה העלאה
Android העלאה העלאה
Google Workspace Migrate מקומי מקומי
Drive API המתקשר יכול להגדיר את ההגדרה הזו המתקשר יכול להגדיר את ההגדרה הזו
  1. נכנסים אל vault.google.com.
  2. לוחצים על עניינים. אתם מחפשים נתונים בעניינים, שהם סביבות עבודה לפרויקטים שלכם ב-Vault. בעזרת עניינים אפשר לקבץ יחד השהיות, חיפושים וייצואים שקשורים זה לזה. ב-Matters אין הגבלה על הנתונים שאפשר לחפש – כל הנתונים שיש לכם הרשאה לגשת אליהם ניתנים לחיפוש מכל Matter.

  3. אם העניין שרוצים להריץ בו את שאילתת החיפוש קיים, לוחצים עליו כדי לפתוח אותו. אחרת, יוצרים עניין:

    1. לוחצים על יצירה.
    2. מזינים שם לעניין ואם רוצים מוסיפים גם תיאור.
    3. לוחצים על יצירה.

    הכרטיסייה חיפוש נפתחת.

  4. בוחרים באפשרות Drive.

  5. בוחרים את נתוני המקור לחיפוש:

    • כל הנתונים – חיפוש של כל ההודעות בארגון.
    • נתונים בהמתנה – חיפוש רק של הודעות בהמתנה בנושא.

  6. בוחרים את הישות לחיפוש:

    • חשבונות ספציפיים – מזינים עד 5,000 כתובות האימייל בחשבון.

    • יחידה ארגונית – חיפוש בכל החשבונות ביחידה ארגונית מסוימת. בתיבת הדו-שיח שנפתחת, בוחרים יחידה ארגונית.

      אם בוחרים יחידה ארגונית עם יחידות צאצא ארגוניות, החיפוש יכלול גם חשבונות ביחידות הצאצא הארגוניות. ביחידה הארגונית צריכים להיות פחות מ-5,000 חברים, כולל יחידות צאצא ארגוניות.

    • תיקיות אחסון שיתופי – חיפוש בתיקיית אחסון שיתופי אחת או יותר. בוחרים את הכוננים השיתופיים ולוחצים על הוספה. אם יש לכם הרבה תיקיות אחסון שיתופי והרשימה מחולקת לדפים, הבחירה שלכם נשמרת כשאתם עוברים בין הדפים. אם מסמנים את התיבה בחירת הכול בחלק העליון של הרשימה, נבחרים רק הפריטים שמופיעים בדף הנוכחי. אפשר גם לחפש ברשימה לפי כתובת האימייל של חבר או לפי שם הכונן המשותף.

      1. כדי לסנן את הרשימה לפי כתובת האימייל של חבר בקבוצה:
        1. לוחצים על חיפוש לפי כתובת אימייל של חבר.
        2. מזינים חשבון אחד או יותר.
        3. לוחצים על Find (חיפוש).

      2. כדי לסנן את הרשימה לפי שם של אחסון שיתופי (אם בארגון יש פחות מ-1,000 תיקיות באחסון השיתופי):

        1. לוחצים על סינון לפי שם ומזינים אותיות בשם של האחסון השיתופי. לדוגמה, pr מתאים לכוננים משותפים בשמות 'פרויקטים של מכירות', 'פרויקטים של שיווק' ו'ניהול מוצרים', אבל לא ל'תיקונים'.

          הרשימה עם החלוקה לדפים מתעדכנת אוטומטית כשמוסיפים אותיות.

        2. מסמנים את התיבה או התיבות ואז לוחצים על Enter.

      3. כדי למצוא את האחסון השיתופי לפי שם (אם בארגון יש יותר מ-1,000 תיקיות באחסון השיתופי):

        1. לוחצים על חיפוש לפי שם של אחסון שיתופי.
        2. מזינים מילה אחת או יותר בשם של האחסון השיתופי. הערה: המילים צריכות להיות מדויקות ומלאות. לדוגמה, marketing, projects מתאים לתיקיות באחסון השיתופי שנקראות 'Marketing projects Q4'22' ו-'Projects for marketing'. הוא לא תואם לאחסון שיתופי בשם "Marketing project archive" כי המילה "project" לא מסתיימת באות "s". באופן דומה, ma לא תואם לאף אחד מהאחסונים השיתופיים האלה כי הוא רק חלק ממילה, ולא המילה המלאה.
        3. לוחצים על Find (חיפוש).

    • אתרים – חיפוש אתרים לפי כתובת URL.

      1. בתיבת הדו-שיח שנפתחת, מזינים כתובת URL אחת או יותר של אתרים שפורסמו, ומוסיפים פסיקים בין הכתובות. פורמט כתובת ה-URL הוא sites.google.com/‎domain/‎site-name. הערה: אי אפשר לחפש לפי כתובת URL של דף, אלא רק לפי כתובת URL של אתר. אי אפשר לחפש לפי כתובת URL של אתרים ששותפו על ידי ארגונים חיצוניים.
      2. לוחצים על Find (חיפוש).
      3. ברשימת האתרים, בוחרים את האתרים שרוצים לכלול בחיפוש ולוחצים על הוספה.

    • מזהה מסמך ב-Drive –שימוש במזהי מסמכים ב-Drive לייצוא קבצים מ-Drive.

  7. (אופציונלי) אם מחפשים חשבונות או יחידה ארגונית, אפשר לבחור לכלול פריטים מסוימים מתיקיות אחסון שיתופי.

    • לא כלול – לא כולל פריטים בתיקיות אחסון שיתופי.
    • כלול רק אם המסמכים משותפים ישירות (לא במסגרת גישה לאחסון שיתופי) – כולל פריטים ששותפו עם החשבון, אבל רק אם החשבון לא חבר באחסון השיתופי.
    • כלול – כולל פריטים בתיקיות אחסון שיתופי.
    קריטריונים (קובץ באחסון שיתופי) בתוצאות עם קבוצת הבקרה שנבחרה
    שותף ישירות עם החשבון חבר/ה באחסון השיתופי לא כלול כלול רק אם המסמכים משותפים ישירות (לא במסגרת גישה לאחסון שיתופי) כלול
    ✖ ✖ לא לא לא
    ✔ ✖ לא כן כן
    ✖ ✔ לא לא כן
    ✔ ✔ לא לא כן

  8. (אופציונלי) בוחרים אזור זמן.

  9. (אופציונלי) מזינים טווח עבור תאריך השינוי.

    • אם מזינים תאריך התחלה, Vault מחזיר את כל הפריטים ששונו בתאריך הזה או אחריו.
    • אם מזינים תאריך סיום, Vault מחזיר את כל הפריטים ששונו בתאריך הזה או לפניו.

  10. (אופציונלי) בשדה מונחים, מזינים מונח חיפוש אחד או יותר:

    • כדי לחפש מילת מפתח אחת או יותר בתוכן, בשם או במטא-נתונים, מזינים מילים שמופרדות ברווחים. לדוגמה, project goals.
    • כדי לחפש ביטוי, צריך להוסיף מירכאות סביב המילים. לדוגמה, "project goals".
    • כדי לחפש לפי חשבון, שיתוף, שם פריט, סוג פריט או תאריך שינוי, משתמשים באופרטורים לחיפוש.

    מונחי החיפוש לא יכולים לכלול יותר מ-2,000 תווים.

  11. (אופציונלי) כדי לאחזר גרסאות של קבצים שנוצרו ב-Google Docs,‏ Sheets,‏ Slides,‏ Sites,‏ Drawings,‏ Vids ו-Pics ונשמרו בתאריך מסוים, מזינים תאריך גרסה. פרטים נוספים מופיעים בקטע היסטוריית הגרסאות בדף הזה.

    1. (אופציונלי) כדי לחפש רק קבצים מוצפנים בצד הלקוח או להחריג אותם מהחיפוש, לוחצים על אפשרויות של חיפוש מתקדם ובוחרים אילו קבצים לחפש (ברירת המחדל היא כל הקבצים). הערה: האפשרות הזו זמינה רק אם הצפנה בצד הלקוח ב-Google Workspace מופעלת.

  12. לוחצים על אחת מהאפשרויות הבאות:

    • חיפוש – מריץ את החיפוש ומחזיר רשימה של פריטים שתואמים לשאילתה.
    • ייצוא – ייצוא ישיר של תוצאות החיפוש בלי תצוגה מקדימה. מידע נוסף על ייצוא

  13. אחרי שהחיפוש או הייצוא מסתיימים, אפשר לבצע את הפעולות הבאות:

    • כדי לערוך את החיפוש, לוחצים על הרחבה.
    • כדי לפתוח תצוגה מקדימה של פריט, לוחצים על הפריט. הערה: ברשימת התוצאות, ליד קבצים שהוצפנו מצד הלקוח מופיע הסמל 'מוצפן'.
    • כדי לייצא את תוצאות החיפוש, לוחצים על ייצוא. מידע נוסף על ייצוא
    • כדי לשמור את השאילתה, לוחצים על שמירה. מידע נוסף על שאילתות שמורות
    • כדי לנקות את כל השדות ולהתחיל חיפוש חדש, לוחצים על ניקוי.

שימוש במזהי מסמכים ב-Drive כדי לייצא קבצים מ-Drive

אם אתם יודעים מהו מזהה המסמך ב-Drive של קובץ ב-Drive, אתם יכולים להשתמש בו כדי לייצא קבצים מ-Drive. כדי למצוא את מזהה המסמך של קובץ ב-Drive, פותחים את הקובץ בדפדפן כדי לראות את כתובת ה-URL של הקובץ. אפשר למצוא את מזהי המסמכים ב-Drive במטא-נתונים של הייצוא או לקבוע אותם מכתובת ה-URL של המסמך.

ההגבלות הבאות חלות:

  • אין תמיכה בתצוגה מקדימה.
  • אי אפשר לחפש בייצוא שמבוסס על מזהה ב-Drive.
  • אין תמיכה במזהי מסמכים מוצפנים.
  • מסמכים חיצוניים ששותפו מחוץ לדומיין לא מיוצאים.
  • רק סופר-אדמינים ואדמינים של יחידות ארגוניות ברמת הבסיס יכולים לגשת לכל הקבצים המיוצאים של היפר-קישורים ב-Drive. אדמינים של יחידות צאצא ארגוניות יכולים להוריד קבצים רק מייצוא של היפר-קישורים ב-Drive שהם יצרו.
  1. נכנסים אל vault.google.com.
  2. לוחצים על עניינים. אתם מחפשים נתונים בעניינים, שהם סביבות עבודה לפרויקטים שלכם ב-Vault. בעזרת עניינים אפשר לקבץ יחד השהיות, חיפושים וייצואים שקשורים זה לזה. ב-Matters אין הגבלה על הנתונים שאפשר לחפש – כל הנתונים שיש לכם הרשאה לגשת אליהם ניתנים לחיפוש מכל Matter.

  3. אם העניין שרוצים להריץ בו את שאילתת החיפוש קיים, לוחצים עליו כדי לפתוח אותו. אחרת, יוצרים עניין:

    1. לוחצים על יצירה.
    2. מזינים שם לעניין ואם רוצים מוסיפים גם תיאור.
    3. לוחצים על יצירה.

    הכרטיסייה חיפוש נפתחת.

  4. בוחרים באפשרות Drive.

  5. בקטע 'נתוני המקור', בוחרים באפשרות כל הנתונים.

  6. בוחרים באפשרות מזהה מסמך ב-Drive עבור הישות.

  7. מזינים עד 1,000 מזהי מסמכים ברשימה מופרדת בפסיקים.

  8. לוחצים על 'ייצוא'.

תצוגה מקדימה של תוצאות החיפוש

אחרי שמריצים חיפוש, אפשר לבדוק ולהוריד את הפריטים שתואמים לשאילתה.

התצוגה המקדימה נתמכת בקובצי Google כמו Docs‏, Sheets‏, Slides‏, Sites‏, Drawings ו-Vids, וגם בסוגים נפוצים אחרים כמו PDF,‏ DOCX ו-XLSX. אי אפשר להציג בתצוגה מקדימה קובצי ZIP, קבצים בינאריים, סרטונים או קבצים מוצפנים. בקובצי Google, אי אפשר לראות תצוגה מקדימה של תגובות, עריכות מוצעות או היסטוריית הגרסאות.

הערה: הפונקציה IMAGE ב-Google Sheets יכולה להפנות אל תמונה באמצעות כתובת URL, כמו https://www.example.com/images/logo.jpg. כשמציגים תצוגה מקדימה של הגיליון האלקטרוני ב-Vault, התמונה מאוחזרת בזמן אמת מהמקור. אם התמונות הועלו או הוכנסו לגיליון האלקטרוני, הן יישמרו ב-Vault ויוצגו בתאריך שצוין בחיפוש.

  1. כדי לצפות בתצוגה מקדימה של פריט, לוחצים על הפריט ברשימת תוצאות החיפוש.
    • אם סוג הקובץ נתמך, תצוגה מקדימה של הפריט תיפתח.
    • אם סוג הקובץ לא נתמך בתצוגה מקדימה, ב-Vault מוצגת שגיאה, אבל עדיין אפשר להוריד את הפריט.
  2. כדי להוריד פריט מהתצוגה המקדימה, לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות ואז הורדה.


‫Google‏, Google Workspace וסימנים וסמלי לוגו קשורים הם סימנים מסחריים של Google LLC. כל שמות החברות והמוצרים האחרים הם סימנים מסחריים של החברות שאליהן הם משויכים.