שמירת הודעות מ-Google Chat באמצעות Vault

עם ההשקה של Chat ב-Meet, מערכת Google Chat תיצור סדרה של שיחות בפגישה עד 7 ימים לפני הפגישה. הפגישות האלה יופיעו בכלי לניהול מרחבים ובדוחות וביומני הביקורת של האדמין. שימו לב ששיחות בפגישות שלא נעשה בהן שימוש יימחקו אוטומטית תוך 8 ימים מתאריך היצירה.

הערה: בחודשים הקרובים יהיו עדכונים נוספים.

Vault

כשהצ'אט המתמשך לפגישה מופעל, השיחות בפגישה נשמרות כמרחבים ב-Chat. השיחות האלה כפופות גם למדיניות שמירת הנתונים של הארגון ב-Google Chat ולכללים למניעת אובדן נתונים (DLP). כללי DLP למשתמשים אנונימיים לא חלים על שיחות בפגישות.

הגדרה של המארח ברמת הפגישה

אם מארח הפגישה משבית את הצ'אט המתמשך לפגישה, ההודעות שנשלחות במהלך הפגישה יחזרו לגרסה הקודמת. ההודעות לא נשמרות ב-Google Chat ולא חלות עליהן מדיניות שמירת הנתונים של הארגון. פרטים נוספים מופיעים במאמר איך משתמשים ב-Chat ב-Google Meet.

• הגדרות אדמין – בשלב הזה, אי אפשר להשבית את השיחות בפגישות לכל הדומיין. הערה: התכונה הזו נמצאת בפיתוח.
• מסוף Admin – פעילות משתמשים חיצוניים, משתמשים שהצטרפו לפגישה ללא הזמנה ומשתמשים לא רשומים בשיחות בפגישות כלולה בדוחות של אירועים ביומן.

שיחות בפגישות יתחילו להופיע בקטע 'מרחבים' בדוחות ובניהול המרחבים במרכז Admin. שיחות בפגישות נוצרות על ידי המערכת, ולכן כל השיחות בפגישות זמינות דרך יומני הביקורת, גם אם הן לא בשימוש. אפשר למצוא את היומנים האלה במסוף Google Admin בקטע דיווח ביקורת וחקירה אירועים ביומן Chat.

במסגרת ההשקה של הצ'אט המתמשך בפגישה, יכול להיות שתהיה עלייה בשימוש המדווח בנפח האחסון.

שיחות בפגישות הן עכשיו מרחבים ב-Chat שנוצרו על ידי המערכת, ולכן תבחינו בשינויים בארבעה אזורים ספציפיים במסוף Admin. זו התנהגות צפויה.

דוחות על אפליקציות

נתוני הדוחות על אפליקציות מופיעים בקטע דוחות דוחות על אפליקציות Google Chat.

יכול להיות שתבחינו בעלייה במדד 'מרחבים שנוצרו' בתרשים של דוחות Chat. העלייה הזו משקפת את העובדה שהמערכת יוצרת אוטומטית מרחבים 7 ימים לפני הפגישות המתוזמנות. העלייה הזו לא בהכרח מעידה על עלייה בפעילות משתמש ידנית.

הכלי לניהול מרחבים

אפשר לגשת לשיחות בפגישות בכלי לניהול מרחבים. כדי לעשות את זה, נכנסים אל אפליקציות Google Workspace הגדרות ל-Google Chat ניהול מרחבים.

המרחבים האלה מנוהלים כמו כל מרחב אחר ב-Chat, אבל הם יימחקו אוטומטית אם לא יהיה בהם שימוש. מידע נוסף זמין בקטע בנושא מחיקה אוטומטית של שיחות בצ'אט של פגישות.

הערה: אנחנו בודקים אפשרות להפריד בין שיחות שנוצרו על ידי המערכת בעדכון עתידי, כדי לצמצם את העומס בתצוגה הזו.

ביקורת וחקירה

יצירת המרחבים האלה יוצרת אירועים של יצירת חדרים ביומני הביקורת של Chat.

יצירת המרחבים האלה יוצרת אירועים מסוג Room created ביומני הביקורת של Chat. אפשר למצוא אותם בקטע דיווח ביקורת וחקירה אירועים ביומן של Chat.

הערה: למרות שהמרחבים האלה נוצרים על ידי המערכת, בשדה 'שחקן' ביומן הביקורת יופיע מארגן הפגישה. השדה הזה מציין את המשתמש שעבורו הוכנו המרחב.

Vault ו-Takeout

אם תתחילו הוצאת נתונים בכל הדומיין כשהצ'אט המתמשך לפגישה פעיל, יכול להיות שנפח המרחב יגדל בגלל הוספה של מרחבים שנוצרו על ידי המערכת.

כלל שמירת הנתונים שמוגדר כברירת מחדל חל על כל הצ'אטים הישירים, ההודעות הקבוצתיות, הצ'אטים בפגישות והמרחבים ב-Chat בארגון.

כלל שמירה מותאם אישית יכול לחול על קבוצות שונות של הודעות:

אם יותר מכלל שמירה מותאם אישית אחד חל על הודעה, ההודעה נשמרת בהתאם לכלל המותאם אישית שתוקפו פג אחרון.

כדי לשמור את כל ההודעות (צ'אטים ישירים, צ'אטים קבוצתיים והודעות במרחבים) באמצעות כללי שמירה מותאמים אישית, צריך ליצור לפחות שני כללים. אתם יכולים ליצור כלל אחד לכל המרחבים ב-Chat כדי לכסות הודעות במרחבים ובשיחות קבוצתיות מסוימות, וליצור כלל נוסף ליחידה הארגונית העליונה כדי לכסות צ'אטים ישירים והודעות קבוצתיות.

מידע נוסף על ההבדלים בין שיחות קבוצתיות לבין מרחבים

הערה: בניגוד לכללי השמירה ב-Gmail ובקבוצות, אי אפשר להשתמש בתנאים כדי להגדיר כללי שמירה ב-Chat להודעות שמשויכות לחשבונות ספציפיים או שמכילות מילות מפתח ספציפיות.

צ'אטים ישירים

הבעלות על צ'אטים ישירים (DM) היא של הארגון של המשתתף שיצר את השיחה. לרוב, אבל לא תמיד, זה האדם ששלח את ההודעה הראשונה.

אם המשתתפים בצ'אט נמצאים באותו ארגון אבל חלים עליהם כללי שמירה שונים, יחול הכלל עם תקופת השמירה הארוכה יותר. לדוגמה, משתתף 1 נמצא ביחידה ארגונית שחל עליה כלל שמירה שמרוקן את הצ'אטים הישירים אחרי 7 ימים, והוא משוחח עם משתתף 2 שנמצא ביחידה ארגונית שחל עליה כלל שמירה ללא הגבלת זמן לצ'אטים ישירים. לשני המשתתפים תהיה גישה לשיחות הצ'אט האישי ללא הגבלת זמן, וחיפוש ב-Vault של אחד מהמשתתפים יחזיר את ההודעות של שני המשתמשים ללא הגבלת זמן.

צ'אטים עם משתמשים חיצוניים

בלי קשר לבעלות, כשמשתתפים שייכים לארגונים שונים, הצ'אטים הישירים נשמרים בהתאם לכללי השמירה של כל ארגון.

לדוגמה, חברה א' שומרת את ההודעות הישירות למשך שבוע וחברה ב' שומרת את ההודעות הישירות למשך שנתיים. ב-Vault, ההודעות הישירות יישמרו לאדמינים של חברה א' למשך שבוע ולאדמינים של חברה ב' למשך שנתיים. ב-Chat יש תקופת שמירה של 30 יום, שבמהלכה ההודעות נשמרות למשך 30 יום אחרי שהן נמחקות על ידי מדיניות שמירה או מדיניות מחיקה אוטומטית. במהלך התקופה הזו, ההודעות עדיין זמינות ב-Vault. אחרי שתקופת השמירה של הצ'אט מסתיימת, אי אפשר יותר לגשת לצ'אט הישיר ב-Vault באף אחת מהחברות.

הערה: מדיניות השמירה של הארגון הבעלים חלה על השיחות בממשק המשתמש של המוצר, ומדיניות השמירה של כל ארגון חלה על ההודעות ב-Vault. יכול להיות שיהיו מקרים שבהם למשתמשים תהיה גישה להודעות למשך זמן ארוך יותר מאשר לאדמין שלהם, למשל אם המדיניות של הארגון שאליו שייך המשתמש קובעת שהנתונים יישמרו לזמן ארוך יותר מאשר המדיניות של האדמין האורח. במקרים כאלה, נרחיב את הגישה ל-Vault כך שתהיה לפחות כמו הגישה של המשתמש.

מרחבים ב-Chat

כשמגדירים כלל שמירה שמוגדר כברירת מחדל או יוצרים כלל שמירה מותאם אישית ל-Chat, מערכת Vault יכולה לשמור הודעות רק במרחבים (כולל שיחות בפגישות) שבהם מופעלת ההיסטוריה. כללי שמירה ב-Chat שהוגדרו ליחידות ארגוניות לא חלים על הודעות במרחבים.

משתמשים חיצוניים במרחבים ב-Chat

כשהמשתתפים שייכים לארגונים שונים, השיחה נשמרת בהתאם לכללים של הארגון שאליו שייך מי שיצר את המרחב. אם משתמשים בארגון שלכם משתתפים במרחבים שבבעלות ארגון אחר, ההודעות האלה לא זמינות ב-Vault לצורך שמירה, החזקה לצורך משפטי, חיפוש או ייצוא.

בכללי השמירה של הצ'אט אין אפשרות למחוק באופן סופי רק הודעות שנמחקו על ידי משתמשים. כלל שמירה עם תאריך תפוגה מוחק באופן סופי את כל ההודעות כשמסתיימת תקופת השמירה.

מערכת Google Chat מוחקת אוטומטית וסופית שיחות ריקות ולא פעילות שנוצרו על ידי המערכת (כמו שיחות בפגישות). יכול להיות שהשיחות בפגישות ייווצרו על ידי המערכת עד 7 ימים לפני שהפגישה אמורה להתחיל.

שיחות שנוצרו על ידי המערכת נמחקות רק אם מתקיימים כל התנאים הבאים:

• במרחב אין הודעות שנוצרו על ידי משתמשים, לא גלויות ולא כאלה שנמחקו זמנית. הודעות שנוצרות על ידי המערכת (למשל, כשמשתמשים מצטרפים או יוצאים) לא נכללות.
• לא הוצמדו משאבים או משימות.
• אי אפשר לשלוח אימייל למרחב. מידע נוסף
• לא הייתה פעילות משתמש (לדוגמה, שליחת הודעות, העלאת קבצים, שינויים במשתתפים) בשיחה במשך 8 ימים רצופים.

  הערה: התופעה הזו התרחשה רק אחרי 30 יום בנובמבר ובתחילת דצמבר 2025, אבל מאז היא קוצרה ל-8 ימים. יכול להיות שתראו עלייה חדה בפעילות למשך התקופה הזו, אבל היא צפויה לרדת באופן משמעותי בעתיד.

המחיקה של שיחות שנוצרו על ידי משתמשים או על ידי המערכת כוללת את שם השיחה ואת רשימת המשתתפים. התהליך הזה לא סותר את מדיניות שמירת ההודעות או את ההקפאות המשפטיות ב-Google Vault, כי הוא חל רק על שיחות שאומת שאין בהן הודעות.

אדמינים יכולים למצוא רשומות של מחיקות ביומני הביקורת של Chat במסוף Google Admin.

מערכת Google Chat מוחקת אוטומטית וסופית שיחות ריקות ולא פעילות (צ'אטים קבוצתיים ומרחבים). זה קורה רק אם מתקיימים כל התנאים הבאים:

• אין במרחב הודעות שנוצרו על ידי משתמשים, בין אם הן גלויות או נמחקו זמנית. הודעות שנוצרות על ידי המערכת (לדוגמה, כשמשתמשים מצטרפים או עוזבים) לא נכללות.
• לא הוצמדו משאבים או משימות.
• אי אפשר לשלוח אימייל למרחב. פרטים נוספים מופיעים במאמר איך שולחים אימיילים למרחבים ב-Google Chat.
• לא הייתה פעילות משתמש בשיחה ב-30 הימים האחרונים. לדוגמה, לא היו שליחות של הודעות, העלאות של קבצים או שינויים במשתתפים.
• המרחב לא נמצא בתהליך העברה.

המחיקה כוללת את שם הצ'אט ואת רשימת המשתתפים. המרחב עובר למצב של מחיקה זמנית למשך 60 יום. במהלך התקופה הזו, משתמשים לא יכולים לגשת למידע, אבל אדמינים עם רישיון ל-Google Vault יכולים לאחזר אותו. בסיום 60 הימים, המרחב יימחק באופן סופי. התהליך הזה לא סותר את מדיניות שמירת ההודעות או את ההקפאות המשפטיות ב-Google Vault, כי הוא חל רק על שיחות שאושר שאין בהן הודעות.

אם משתמשים במצב העברה כדי להעביר הודעות ל-Chat, צריך להעביר את כל המרחבים תוך 90 יום.

במרחבים במצב העברה יש חלון זמן קצר של 90 יום להפעלה. במהלך התקופה הזו, אפליקציית העברה צריכה לייבא את כל התוכן למרחב ולצאת ממצב ההעברה. אם המרחב לא יצא ממצב העברה עד היום ה-90, הוא יימחק אוטומטית מהאחסון. אחרי שמרחב יוצא ממצב העברה, יחולו עליו כללי השמירה הרגילים של Vault.