‫Google משתמשת בטכנולוגיית AI כדי לתרגם תוכן לשפה המועדפת עליך. בתרגומים כאלו עשויות להיות שגיאות.

שמירת הודעות Gmail באמצעות Vault

‫Google Vault מיועד לאדמינים ולצוותים משפטיים. כדי להשתמש ב-Vault, האדמין שלכם ב-Google Workspace צריך להגדיר את החשבון שלכם. איך יודעים מי האדמין?

במאמר הזה מוסבר איך לשמור הודעות Gmail ב-Google Vault.

במסגרת תוכנית ניהול המידע של הארגון, אתם יכולים לקבוע למשך כמה זמן יישמרו הודעות Gmail ב-Google Vault. אפשר להשתמש בכללי שמירה כדי להגדיר כמה זמן לשמור הודעות ומתי למחוק אותן, אם בכלל.

כדי לוודא שהנתונים תואמים לתנאים מסוימים לתקופת זמן מסוימת, אפשר ליצור כלל שמירה מותאם אישית. כדי לשמור את כל נתוני השירות לכל החשבונות עם הרישיון למשך תקופת זמן מסוימת, אפשר ליצור כלל ברירת מחדל לשמירה.

מידע חשוב על שמירת נתונים ב-Gmail

לפני שמגדירים כללי שמירה מומלץ מאוד לקרוא את ההסבר על שמירת נתונים ולבדוק אילו סוגים של הודעות Gmail נתמכים ב-Vault.

התנהגות חשובה של שמירת נתונים ב-Gmail

כשמכלילים הודעה בהקפאה, מערכת Gmail לא יכולה למחוק אותה גם אחרי שתקופות השמירה הרלוונטיות מסתיימות.
לכללי שמירה מותאמים אישית ב-Gmail תמיד יש עדיפות על פני כלל ברירת המחדל לשמירה ב-Gmail.
אם כמה כללי שמירה מותאמים אישית חלים על הודעה, Gmail שומר את ההודעה בהתאם לכלל עם תקופת השמירה שמסתיימת אחרונה.
מדיניות השמירה של Gmail למשך 30 יום יכולה לעכב את המחיקה הסופית של ההודעות.

התנהגות נוספת של שמירה ב-Gmail

אילו נתונים אפשר לשמור

הכיסוי:

הודעות והקבצים המצורפים שלהן שנשלחו, התקבלו או נשמרו כטיוטה על ידי משתמשים בארגון
הודעות במצב סודי שנשלחו על ידי משתמשים בארגון

מה לא נכלל בקורס:

קבצים מקושרים
פריסות אימייל
הודעות שנשלחות דרך שירותים אחרים של Google, כמו יומן Google או Google Docs, אלא אם מופעלת אחסון מקיף של הודעות
תוכן דינמי בהודעות דינמיות
טיוטות שנמחקו וגרסאות של טיוטות שנשמרו אוטומטית

פרטים נוספים זמינים במאמר שירותים נתמכים וסוגי נתונים.

מתי הודעות Gmail נמחקות

כדי שמערכת Gmail תמחק הודעה, ההודעה צריכה לעמוד בקריטריונים של Vault ושל Gmail:

הם לא נשמרים על ידי כללי שמירה.
הוא לא בהמתנה.
היא קיבלה את התווית ^deleted שנוצרה על ידי המערכת ב-Gmail למשך 30 ימים לפחות.

ב-Vault, אי אפשר למחוק הודעה מ-Gmail אם היא נכללת בכלל שמירה או בהחזקה לצורך משפטי. אחרי שכל תקופות השמירה הרלוונטיות וההשעיות מסתיימות, מערכת Gmail בודקת אם אפשר למחוק את ההודעה על סמך משך הזמן שבו ההודעה מסומנת בתווית ^deleted.

כשהתווית ^deleted מוחלת

‫Gmail מוסיף את התווית ^deleted להודעות שעומדות בדרישות להסרה ממערכות Google. התווית הזו מתווספת להודעה כשמתרחשת אחת מהפעולות הבאות:

משתמשי Gmail מרוקנים את האשפה או בוחרים הודעות באשפה ולוחצים על מחיקה סופית.
מערכת Gmail מוחקת באופן אוטומטי הודעה שנמצאת באשפה במשך 30 ימים.
תקופת השמירה מסתיימת בהודעה שעדיין לא קיבלה את התווית ^deleted.
משתמשי Gmail מבטלים טיוטות של הודעות.

התווית ^deleted מסתירה הודעות ממשתמשי Gmail, והמשתמשים לא יכולים לשחזר את ההודעות האלה בלי עזרה מאדמין ב-Google Workspace. עם זאת, עדיין אפשר לחפש ולייצא הודעות עם התווית הזו באמצעות Vault עד שההודעות יימחקו.

מדיניות השמירה של Gmail למשך 30 יום

ב-Gmail יש מדיניות שימור ששומרת הודעות למשך 30 ימים לפחות אחרי שמחילים את התווית ^deleted. המדיניות הזו מחליפה כל כלל שמירה ב-Vault שתוקפו יפוג במהלך 30 הימים האלה.

כדי להבין טוב יותר איך מדיניות השמירה של Gmail למשך 30 יום משפיעה על מחיקת ההודעות, מומלץ לעיין בדוגמאות לשמירת הודעות.

השרשורים ב-Gmail מטופלים באופן שונה מהודעות בודדות

במקרה של שרשורי אימייל, כללי השמירה חלים באופן הבא:

אם הודעה אחת בשרשור נשמרת על ידי כלל שמירה או הקפאה, כל השרשור נשמר.
כללי שמירה שמבוססים על תוויות משתמשים בתאריך של ההודעה האחרונה שסומנה בתווית בשרשור למטרות שמירה.

לדוגמה, אם כלל שמירה שומר הודעות עם התווית project-A למשך 365 ימים, וההודעה הראשונה בשרשור כוללת את התווית, כל ההודעות בשרשור יישמרו למשך 365 ימים ממועד השליחה של ההודעה הראשונה. אם הודעה מאוחרת יותר בשרשור מקבלת את התווית project-A, כל ההודעות בשרשור יישמרו למשך 365 ימים ממועד השליחה של ההודעה המאוחרת. אחרי שתוקף כלל השמירה יפוג ו-Gmail ימחק באופן סופי את ההודעות עם התווית, יכול להיות שיידרשו עד 24 שעות כדי שגם הודעות ללא תווית יימחקו באופן סופי.

הכללים חלים על תוויות, אבל לא על תוויות משנה מקוננות

אם יוצרים כלל שמירה מותאם אישית שמבוסס על תווית ב-Gmail, הכלל לא חל על תוויות משנה מוטמעות. תוויות משנה לא נכללות כי הן לא כוללות ישירות את התווית שהכלל מבוסס עליה.

לדוגמה, למשתמש יש תווית בשם קבלות ותווית משנה בשם נסיעות מתחת לתווית קבלות. אם מגדירים כלל שמירה לקבלות, ההודעות בנסיעות לא נשמרות כי הן לא מסומנות ישירות בתווית קבלות.

קבצים מצורפים שנוספו ל-Drive מ-Gmail מכוסים על ידי כללי השמירה של Drive

כשמוסיפים פריט שמצורף להודעה ב-Gmail ל-Drive באמצעות התכונה הוספה ל-Drive, נוצר עותק של הפריט ב-Drive. ההודעה והקובץ המצורף ב-Gmail מכוסים על ידי כללי שמירת הנתונים של Gmail. מדיניות שמירת הנתונים של Drive חלה על הפריט שהועתק ב-Drive.

דוגמאות לכללי שמירה ב-Gmail וההשפעה שלהם

דוגמה לכלל ברירת מחדל: שמירה של כל ההודעות ללא הגבלת זמן

כלל ברירת המחדל הזה שומר את כל ההודעות ב-Gmail ביחידה הארגונית שנבחרה ללא הגבלת זמן. המשתמשים עדיין יכולים למחוק הודעות, וההודעות מוסרות מהאשפה שלהם אחרי 30 יום או כשהמשתמש מרוקן את האשפה. עם זאת, אדמינים ב-Vault עדיין יכולים לחפש ולייצא את ההודעות.

הגדרת כללים

משך: ללא הגבלה

ההשפעה על הודעות שנשלחות ומתקבלות

פעולת משתמש בהודעה שנשלחה או התקבלה	כש-Gmail מחיל `^deleted` תווית	כש-Gmail מוחק את ההודעה
המשתמש לא עושה כלום עם ההודעה	אף פעם	אף פעם
המשתמש מעביר את ההודעה לאשפה ומרוקן את האשפה יום אחד אחרי שההודעה נשלחה	יום אחד אחרי השליחה	אף פעם
המשתמש מעביר את ההודעה לאשפה יום אחרי שהיא נשלחה (אבל לא מרוקן את האשפה)	31 ימים אחרי השליחה, כש-Gmail מסיר את ההודעה מהאשפה באופן אוטומטי	אף פעם

ההשפעה על הודעות בטיוטה

פעולת משתמש בהודעה בטיוטה	כש-Gmail מחיל `^deleted` תווית	כש-Gmail מוחק את ההודעה
משתמש כותב טיוטה של הודעה אבל לא שולח אותה	אף פעם	אף פעם
משתמש כותב טיוטה של הודעה ומוחק אותה בלי לשלוח אותה	כשהמשתמש מבטל את הטיוטה	30 יום אחרי שהמשתמש מבטל את השמירה של הטיוטה (בהתאם למדיניות השמירה של Gmail למשך 30 יום)

דוגמה לכלל מותאם אישית: מחיקה סופית רק של הודעות שנמחקו אחרי 365 ימים

הכלל הזה מאפשר למערכת Gmail למחוק סופית (להסיר מהאשפה) רק הודעות של היחידה הארגונית שנבחרה אחרי 365 ימים.

הגדרת הכלל

משך: 365 ימים
פעולה אחרי תאריך התפוגה: רק הודעות שנמחקו סופית יימחקו באופן סופי

ההשפעה על הודעות שנשלחות ומתקבלות

פעולת משתמש בהודעה שנשלחה או התקבלה	כש-Gmail מחיל `^deleted` תווית	כש-Gmail מוחק את ההודעה
המשתמש לא עושה כלום עם ההודעה	אף פעם	אף פעם
המשתמש מעביר את ההודעה לאשפה ומרוקן את האשפה יום אחד אחרי שההודעה נשלחה	יום אחד אחרי השליחה	‫365 ימים אחרי השליחה
המשתמש מעביר את ההודעה לאשפה יום אחרי שהיא נשלחה (אבל לא מרוקן את האשפה)	31 ימים אחרי השליחה, כש-Gmail מסיר את ההודעה מהאשפה באופן אוטומטי	‫365 ימים אחרי השליחה
המשתמש מעביר את ההודעה לאשפה ומרוקן את האשפה 360 יום אחרי שההודעה נשלחה	‫360 ימים אחרי השליחה	‫390 ימים אחרי השליחה (30 ימים אחרי שרוקנה האשפה בגלל מדיניות השמירה של Gmail למשך 30 יום)
המשתמש מעביר את ההודעה לאשפה 400 יום אחרי שההודעה נשלחה (אבל לא מרוקן את האשפה)	‫430 ימים אחרי השליחה, כש-Gmail מסיר אוטומטית את ההודעה מהאשפה	‫460 ימים אחרי השליחה (30 ימים אחרי ש-Gmail הסיר את ההודעה מהאשפה בהתאם למדיניות השמירה של Gmail למשך 30 ימים)

ההשפעה על טיוטות של הודעות

פעולת משתמש בהודעה בטיוטה	כש-Gmail מחיל `^deleted` תווית	כש-Gmail מוחק את ההודעה
משתמש כותב טיוטה של הודעה אבל לא שולח אותה	אף פעם	אף פעם
משתמש כותב טיוטה של הודעה ומוחק אותה בלי לשלוח אותה	כשהמשתמש מבטל את הטיוטה	30 יום אחרי שהמשתמש מבטל את השמירה של הטיוטה (בהתאם למדיניות השמירה של Gmail למשך 30 יום)

דוגמה לכלל מותאם אישית: מחיקת הודעות אחרי 365 ימים

הכלל הזה מאפשר למערכת Gmail למחוק לצמיתות את כל ההודעות של היחידה הארגונית שנבחרה אחרי 365 ימים, כולל טיוטות והודעות שהמשתמשים לא מחקו.