השעיה של נתונים ב-Drive,‏ Meet ו-Sites

כחלק מפרויקטים של eDiscovery של נתונים ב-Google Workspace, אתם יכולים להשתמש בהקפאות כדי לשמור פריטים ב-Drive ללא הגבלת זמן, כדי לעמוד בדרישות משפטיות או בדרישות לשמירת נתונים. אפשר להחיל הקפאה על חשבונות ספציפיים או על כל החשבונות ביחידה ארגונית, ואפשר גם לכלול תיקיות אחסון שיתופי. הקלטות מ-Google Meet ויומנים שקשורים אליהן כלולים בהקפאות לצורך משפטי ב-Drive, כמו גם אתרים שנוצרו בגרסה החדשה של Google Sites. החזקות לצורך משפטי מבטלות את כללי השמירה, ולכן נתונים שנמצאים בהחזקה לצורך משפטי מוגנים מפני כללי ניהול הנתונים הרגילים, שעלולים למחוק אותם.

מידע חשוב על Drive והקפאות

לפני שמגדירים הקפאה, מומלץ לקרוא את המאמר תחילת העבודה עם הקפאות ב-Google Vault ולעיין בסוגי הנתונים הנתמכים ב-Drive,‏ Meet ו-Sites.

אילו נתונים אפשר לשמור

הכיסוי:

  • רוב הקבצים בתיקיות ה-Drive של המשתמשים ובאחסון השיתופי. החזקה לצורך משפטי ב-Drive חלה על פריטים שנמצאים בבעלות המשתמשים או הארגונים שמוגדרים בהחזקה, ועל רוב הפריטים ששותפו איתם ישירות.
  • החזקה לצורך משפטי חלה על תיקיות באחסון השיתופי של משתמש רק אם תיבת הסימון לכלול תיקיות באחסון השיתופי מסומנת.

מה לא נכלל בקורס:

  • תיקיות וקיצורי דרך ל-Drive
  • קבצים מקושרים
  • קבצים חיצוניים ששותפו עם המשתמשים
  • אתרים שנוצרו בגרסה הקלאסית של Google Sites
  • קבצים ששותפו עם משתמש ואז בוטל השיתוף שלהם
  • קבצים ששותפו עם המשתמש דרך כתובת אימייל חלופית או חברות בקבוצה ב-Google (לא ישירות עם החשבון שלו)
  • קבצים שהוסרו מאחסון שיתופי על ידי משתמש שלא נמצא בהשעיה

פרטים נוספים זמינים בקטעים לגבי Drive,‏ Meet ו-Sites במאמר שירותים נתמכים וסוגי נתונים ב-Google Vault.

פריטים שנמחקו ונמצאים בהחזקה תמיד גלויים ב-Vault, אבל לא גלויים למשתמשים

כשמשתמש או כלל שמירה מוחקים קובץ שנמצא בהחזקה לצורך משפטי, המשתמש לא יכול יותר לגשת לקובץ, אבל הקובץ לא נמחק לצמיתות. אדמינים ב-Vault עם הרשאות מתאימות עדיין יכולים לחפש את הקובץ, לראות אותו בתצוגה מקדימה ולייצא אותו באמצעות Vault.

איך אחסון שיתופי משפיע על הקפאה?

אי אפשר להחיל הקפאה ישירות על תיקיות באחסון שיתופי. קבצים באחסון שיתופי מושמים בהחזקה (בכפוף לפרמטרים שבהמשך) אם משתמש שנמצא בהחזקה הוא חבר באחסון השיתופי, והתיבה כולל תיקיות אחסון שיתופי מסומנת.

קבצים באחסון שיתופי לא נשמרים על ידי מצב החזקה לצורך משפטי אם:

  • חבר/ה באחסון השיתופי:
    • העברה של קובץ מחוץ לאחסון שיתופי, והחבר לא נמצא בהמתנה.
    • הסרת חבר שמושהה כרגע מהאחסון השיתופי, ואין חברים אחרים באחסון השיתופי שמושהים.
  • אף חבר באחסון השיתופי לא נמצא בהשעיה.

אם מנהל האחסון השיתופי מגביל את הגישה לתיקיית משנה באחסון השיתופי כך שלמשתמש שהוטל עליו עיכוב אין גישה לתיקיית המשנה, הקבצים בתיקיית המשנה לא נשמרים במסגרת העיכוב.

כשתיקיית אחסון שיתופי נמחקת, הקבצים בתיקיית האחסון השיתופי שנמחקה כפופים לתרחישי ההשעיה הבאים:

  • אם משתמש הוא חבר ישיר באחסון השיתופי שנמחק (לא חבר דרך קבוצת Google) והוא כפוף להחזקה, הקבצים באחסון השיתופי נשמרים עד להסרת ההחזקה. אחרי שמסירים את ההחזקה לצורך משפטי על המשתמש, ואם הקבצים לא כפופים להחזקה אחרת או לכלל שמירה, הם נמחקים.

  • אם משתמש לא חבר באחסון השיתופי שנמחק אבל יש לו גישה ישירה לקובץ באחסון השיתופי (לא כחבר בקבוצת Google או דרך כתובת אימייל חלופית), והמשתמש הזה נמצא בהחזקה לצורך משפטי, רק הקובץ הזה יישמר עד שההחזקה לצורך משפטי על המשתמש תוסר. קבצים שלא תואמים לכלל שמירה או למצב החזקה לצורך משפטי נמחקים.

השעיה של קבצים ב-Drive, ב-Meet וב-Sites

  1. נכנסים אל vault.google.com.
  2. לוחצים על עניינים.
  3. אם העניין כבר קיים, לוחצים עליו כדי לפתוח אותו. אחרת, יוצרים תיק משפטי:
    1. לוחצים על יצירה.
    2. מזינים שם לעניין ואם רוצים מוסיפים גם תיאור.
    3. לוחצים על יצירה.
  4. לוחצים על החזקות ואז יצירה.
  5. מזינים שם ייחודי להקפאה.
  6. לוחצים על בחירת שירות ואז Drive.
  7. לוחצים על המשך.

  8. בוחרים את היקף ההקפאה:

    • חשבונות ספציפיים – מזינים כתובת אימייל אחת או יותר של חשבון או כתובת אימייל קבוצתית.

    • יחידה ארגונית: בוחרים יחידה ארגונית.

      הערה: מומלץ מאוד לא לבחור את היחידה הארגונית העליונה. לא תהיה לכם אפשרות למחוק חשבונות Google Workspace מהארגון. מידע נוסף

  9. בוחרים אם רוצים שההקפאה תכלול פריטים בתיקיות אחסון שיתופי ואז לוחצים על המשך.

  10. לוחצים על יצירה.

עריכת הקפאה של קבצים ב-Drive, ב-Meet וב-Sites

אפשר לשנות חלק מהפרמטרים של ההקפאה, אבל אי אפשר לשנות את השירות (למשל, מ-Drive לשירות אחר) או את סוג ההיקף (למשל, מחשבונות ליחידה ארגונית).

  1. נכנסים אל vault.google.com.
  2. לוחצים על עניינים ואז על העניין שמכיל את ההחזקה לצורך משפטי.

  3. כדי לשנות את החשבונות או היחידות הארגוניות שההחזקה חלה עליהם:

    1. לוחצים על היקף.

    2. להוסיף או להסיר חשבונות או לשנות את היחידה הארגונית.

      הערה: אי אפשר להוסיף חשבונות להחזקה שחלה על יחידה ארגונית, ואי אפשר להוסיף יחידות ארגוניות להחזקה שחלה על חשבונות ספציפיים.

      אם מסירים את כל החשבונות, מוצגת בקשה למחוק את ההשעיה.

    3. לוחצים על המשך.

  4. כדי לשנות את ההגדרה לגבי החלת הליטיגציה על תיקיות באחסון השיתופי, לוחצים על היקף ואז כולל פריטים מתיקיות אחסון שיתופי.

  5. לוחצים על שמירה.