שמירת נתונים של Google Meet באמצעות Vault

במסגרת תוכנית ניהול המידע של הארגון, אתם יכולים לקבוע למשך כמה זמן יישמרו ב-Google Vault ההקלטות והיומנים של Google Meet. אתם יכולים להשתמש בכללי שימור כדי להגדיר כמה זמן לשמור את הנתונים ב-Meet ומתי למחוק אותם, אם בכלל.

כברירת מחדל, הנתונים ב-Meet כפופים לכללי השמירה של Google Drive כי הקבצים מאוחסנים ב-Drive. כדי לנהל את השמירה של נתונים מ-Meet בנפרד מפריטים אחרים ב-Drive, אתם יכולים להגדיר כללי שמירה שספציפיים ל-Meet. הכללים האלה לא יחולו עד שתפעילו את כללי השמירה של Meet בהגדרות השמירה של Vault.

כדי לוודא שהנתונים תואמים לתנאים מסוימים לתקופת זמן מסוימת, אפשר ליצור כלל שמירה מותאם אישית. כדי לשמור את כל נתוני השירות לכל החשבונות עם הרישיון למשך תקופת זמן מסוימת, אפשר ליצור כלל ברירת מחדל לשמירה.

מידע חשוב על Meet ושמירה

לפני שמגדירים כללי שמירה מומלץ מאוד לקרוא את ההסבר על שמירת נתונים ולבדוק אילו נתונים מ-Meet נתמכים ב-Vault.

הגדרת כלל שמירה מותאם אישית ל-Meet

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה כללים מותאמים אישית יצירה.
3. בקטע 'שירות', בוחרים באפשרות Meet ולוחצים על המשך.
4. בוחרים ישות:
   • יחידה ארגונית: החלת הכלל על יחידה ארגונית ספציפית:
     1. לוחצים על השדה ובוחרים יחידה ארגונית.
     2. (אופציונלי) כדי להחיל את הכלל על תיקיות אחסון שיתופי שחשבונות ביחידה הארגונית שנבחרה הם חברים בהן, מפעילים את האפשרות כולל תוצאות מתיקיות אחסון שיתופי.
   • כל תיקיות האחסון השיתופי: החלת הכלל על כל תיקיות האחסון השיתופי בארגון.
   • תיקיות אחסון שיתופי מסוימות: החלת הכלל על תיקיית אחסון שיתופי ששותפה עם חשבון ספציפי.
     1. לוחצים על הוספת תיקיות אחסון שיתופי.
     2. מזינים חשבון אחד או יותר ולוחצים על חיפוש.
     3. בוחרים תיקיית אחסון שיתופית אחת או יותר.
     4. לוחצים על הוספה.
5. לוחצים על המשך.
6. בוחרים כמה זמן לשמור את הקבצים:
   • כדי לשמור לתמיד קבצים שחלים עליהם הכללים האלה, בוחרים באפשרות ללא הגבלת זמן.
   • כדי למחוק קבצים אחרי פרק זמן מוגדר:
     1. בוחרים באפשרות תקופת שמירה.
     2. מזינים את מספר הימים של תקופת השמירה, בין 1 ל-36,500.
     3. בוחרים מתי להתחיל את תקופת השמירה של הקובץ:
        1. כדי להתחיל את השמירה על סמך אירוע שקשור לקובץ, לוחצים על תחילת תקופת השמירה בוחרים באפשרות תאריך היצירה, תאריך השינוי או תאריך ההעברה לאשפה.
        2. כדי להתחיל את השמירה על סמך תנאי של שדה תאריך של תווית ב-Drive (ראו שלב 6), לוחצים על תחילת תקופת השמירה בוחרים באפשרות התאריך שמוגדר בשדה התאריך של התווית. ואז בוחרים שדה תאריך. תקופת השמירה של פריט מתחילה בערך של שדה התאריך הזה.
     4. בוחרים מה לעשות עם הקבצים כשתקופת השמירה מסתיימת:
        • רק פריטים שנמחקו באופן סופי יימחקו באופן סופי – האפשרות הזו מוחקת באופן סופי פריטים שתוקף השימוש בהם פג, ושנמחקו מתיקיית האשפה. למשתמשים אין גישה לאירועים האלה והם לא מצפים שהאירועים יישמרו. כדי למחוק לצמיתות רק קבצים שכבר רוקנו מהאשפה של המשתמשים, בוחרים באפשרות הזו.
        • מחיקה לצמיתות של כל הפריטים ב-Drive של המשתמשים, כולל פריטים שלא נמחקו לצמיתות – האפשרות הזו מוחקת לצמיתות את כל הפריטים שתוקף השמירה שלהם פג, כולל פריטים בתיקיות Drive של המשתמשים. גם פריטים שהמשתמשים מצפים שיישמרו עשויים להימחק לצמיתות. כדי למחוק באופן סופי את כל הקבצים, כולל קבצים שלא נמחקו, בוחרים באפשרות הזו.

7. אם מגדירים משך זמן, צריך לבחור מה לעשות עם הנתונים אחרי שתקופת השמירה מסתיימת:

   • כדי למחוק לצמיתות רק את הנתונים שהמשתמשים מחקו, בוחרים באפשרות הראשונה.

   • כדי למחוק לצמיתות את כל הנתונים, בוחרים באפשרות השנייה. הכלל הזה יכול למחוק לצמיתות נתונים שנמחקו ונתונים ב-Drive של המשתמשים.

     אזהרה: אם הפעלתם כללים ייעודיים ל-Meet, מערכת Vault מאפשרת ל-Meet למחוק באופן סופי נתונים שעברו את משך השמירה מיד כשאתם יוצרים כלל. יכול להיות שהקבצים האלה יכללו נתונים שהמשתמשים מצפים שיישמרו. אל תמשיכו לשלב הבא עד שתוודאו שהכלל מוגדר בצורה נכונה.

8. לוחצים על יצירה. אם הגדרתם תקופת שמירה, מסמנים את תיבת האישור ולוחצים על אישור.

הגדרת כלל ברירת המחדל לשמירה ב-Meet

כשמפעילים את כלל ברירת המחדל לשמירה ב-Meet, הוא חל על כל הנתונים ב-Meet שלא חל עליהם כלל מותאם אישית או מצב החזקה לצורך משפטי, כולל הקלטות בתיקיית 'האחסון שלי' ובתיקיות אחסון שיתופי.

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה. תיפתח רשימה של כללי ברירת מחדל לשמירה.
3. לוחצים על Meet .
4. בוחרים כמה זמן לשמור את הקבצים:
   • כדי לשמור לתמיד קבצים שחלים עליהם הכללים האלה, בוחרים באפשרות ללא הגבלת זמן.
   • כדי למחוק קבצים אחרי פרק זמן מוגדר:
     1. בוחרים באפשרות תקופת שמירה.
     2. מזינים את מספר הימים של תקופת השמירה, בין 1 ל-36,500.
     3. בוחרים מתי להתחיל את תקופת השמירה של הקובץ:
        1. כדי להתחיל את השמירה על סמך אירוע שקשור לקובץ, לוחצים על תחילת תקופת השמירה בוחרים באפשרות תאריך היצירה, תאריך השינוי או תאריך ההעברה לאשפה.
        2. כדי להתחיל את השמירה על סמך תנאי של שדה תאריך של תווית ב-Drive (ראו שלב 6), לוחצים על תחילת תקופת השמירה בוחרים באפשרות התאריך שמוגדר בשדה התאריך של התווית. ואז בוחרים שדה תאריך. תקופת השמירה של פריט מתחילה בערך של שדה התאריך הזה.
     4. בוחרים מה לעשות עם הקבצים כשתקופת השמירה מסתיימת:
        • רק פריטים שנמחקו באופן סופי יימחקו באופן סופי – האפשרות הזו מוחקת באופן סופי פריטים שתוקף השימוש בהם פג, ושנמחקו מתיקיית האשפה. למשתמשים אין גישה לאירועים האלה והם לא מצפים שהאירועים יישמרו. כדי למחוק לצמיתות רק קבצים שכבר רוקנו מהאשפה של המשתמשים, בוחרים באפשרות הזו.
        • מחיקה לצמיתות של כל הפריטים ב-Drive של המשתמשים, כולל פריטים שלא נמחקו לצמיתות – האפשרות הזו מוחקת לצמיתות את כל הפריטים שתוקף השמירה שלהם פג, כולל פריטים בתיקיות Drive של המשתמשים. גם פריטים שהמשתמשים מצפים שיישמרו עשויים להימחק לצמיתות. כדי למחוק באופן סופי את כל הקבצים, כולל קבצים שלא נמחקו, בוחרים באפשרות הזו.

5. אם מגדירים משך זמן, צריך לבחור מה לעשות עם הנתונים אחרי שתקופת השמירה מסתיימת:

   • כדי למחוק לצמיתות רק את הנתונים שהמשתמשים מחקו, בוחרים באפשרות הראשונה.

   • כדי למחוק לצמיתות את כל הנתונים, בוחרים באפשרות השנייה. הכלל הזה יכול למחוק לצמיתות נתונים שנמחקו ונתונים ב-Drive של המשתמשים.

     אזהרה: אם הפעלתם כללים ייעודיים ל-Meet, מערכת Vault תאפשר ל-Meet למחוק באופן סופי נתונים שעברו את משך השמירה מיד כשאתם שומרים את הכלל. הנתונים האלה עשויים לכלול קבצים שהמשתמשים מצפים שיישמרו. אל תמשיכו לשלב הבא עד שתוודאו שהכלל מוגדר בצורה נכונה.

6. לוחצים על שמירה. מערכת Vault תבקש מכם לאשר שהבנתם את ההשפעות של הכלל. מסמנים את התיבות ולוחצים על אישור כדי לשמור את הכלל.

   הערה: שיחות ב-Meet שמתנהלות בצ'אט מתמשך נחשבות למרחבים ב-Chat, ולכן חלות עליהן המדיניות של Chat. פרטים נוספים זמינים במאמר שמירת הודעות ב-Google Chat באמצעות Vault.

(אופציונלי) הפעלת כללי שמירה ייעודיים ל-Meet

ההקלטות ב-Meet נשמרות בהתאם לכללי השמירה של Drive עד שמשנים את ההגדרות ב-Vault ומפעילים את כללי השמירה של Meet.

כדי להחיל כללי שמירה של Meet על הקלטות של פגישות ועל היומנים שמשויכים אליהן במקום על כללי השמירה של Drive:

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה הגדרות.
3. לצד Meet, בוחרים באפשרות כלל השמירה של Meet.
4. לוחצים על שמירה.