שמירת הודעות ב-Groups באמצעות Vault

כחלק מתוכנית ניהול המידע של הארגון, אתם יכולים לקבוע את משך הזמן שבו ההודעות בקבוצות יישמרו. אפשר להשתמש בכללי שמירה כדי להגדיר את משך הזמן שבו הודעות יישמרו ומתי הן יימחקו, אם בכלל.

כדי לוודא שהנתונים תואמים לתנאים מסוימים לתקופת זמן מסוימת, אפשר ליצור כלל שמירה מותאם אישית. כדי לשמור את כל נתוני השירות לכל החשבונות עם הרישיון למשך תקופת זמן מסוימת, אפשר ליצור כלל ברירת מחדל לשמירה.

מידע חשוב על קבוצות ועל שמירה

לפני שמגדירים כללי שמירה מומלץ מאוד לקרוא את ההסבר על שמירת נתונים ולבדוק אילו סוגים של הודעות מקבוצות Google נתמכים ב-Vault.

הגדרת כלל שמירה מותאם אישית לקבוצות

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה כללים מותאמים אישית יצירה.
3. בוחרים באפשרות קבוצות ולוחצים על המשך.
4. בוחרים את הקבוצות שהכלל יחול עליהן:
   • קבוצות ספציפיות – מזינים את כתובות האימייל של קבוצה אחת או יותר.
   • כל הקבוצות: החלת הכלל על כל הקבוצות בארגון.
5. לוחצים על המשך.
6. (אופציונלי) בוחרים את התנאים שצריכים להתקיים כדי שההודעות ייכללו בכלל הזה:
   • מזינים ערכים בשדה תאריך השליחה. אם מציינים רק תאריך התחלה, הכלל חל על כל ההודעות שנשלחות אחרי התאריך הזה. אם מציינים רק תאריך סיום, הכלל חל על כל ההודעות שנשלחו לפני התאריך הזה.
   • מזינים תנאים שההודעות צריכות להתאים להם. אפשר להשתמש בכל הסימנים או המילים למיקוד החיפוש שנתמכים, חוץ מתווים כלליים (*).
7. בוחרים לכמה זמן לשמור את ההודעות:
   • כדי לשמור הודעות שחלות על הכלל הזה באופן קבוע, בוחרים באפשרות ללא הגבלת זמן.
   • כדי להגדיר שההודעות יימחקו אחרי פרק זמן מסוים, בוחרים באפשרות תקופת שמירה ומזינים את מספר הימים, מ-1 עד 36,500.

8. אם מגדירים תקופת שמירה, צריך לבחור מה לעשות עם ההודעות כשתקופת השמירה מסתיימת:

   • כדי למחוק באופן סופי רק הודעות שכבר נמחקו, בוחרים באפשרות הראשונה.
   • כדי למחוק לצמיתות את כל ההודעות, כולל הודעות שלא נמחקו, בוחרים באפשרות השנייה.

9. לוחצים על יצירה. אם הגדרתם תקופת שמירה, מסמנים את תיבת האישור ולוחצים על אישור.

הגדרת כלל ברירת המחדל לשמירה בקבוצות

כלל ברירת המחדל לשמירה חל על הודעות בקבוצות שלא חל עליהן כלל מותאם אישית או מצב החזקה לצורך משפטי.

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה. תיפתח רשימה של כללי ברירת מחדל.
3. לוחצים על סמל הקבוצות .
4. בוחרים לכמה זמן לשמור את ההודעות:
   • כדי לשמור הודעות שחלות עליהן כללים כאלה באופן קבוע, בוחרים באפשרות ללא הגבלת זמן.
   • כדי להגדיר שההודעות יימחקו אחרי פרק זמן מסוים, בוחרים באפשרות תקופת שמירה ומזינים את מספר הימים, מ-1 עד 36,500.

5. אם מגדירים תקופת שמירה, צריך לבחור מה לעשות עם ההודעות כשתקופת השמירה מסתיימת:

   • כדי למחוק באופן סופי רק הודעות שכבר נמחקו, בוחרים באפשרות הראשונה.
   • כדי למחוק לצמיתות את כל ההודעות, כולל הודעות שלא נמחקו, בוחרים באפשרות השנייה.

6. לוחצים על שמירה. מערכת Vault תבקש מכם לאשר שהבנתם את ההשפעות של הכלל. מסמנים את התיבות ולוחצים על אישור כדי לשמור את הכלל.