שימוש ב-Vault כדי לחפש ב-Google Chat

כדי לחפש הודעות ב-Google Chat ב-Chat, לחצו כאן.

‫Google Vault מיועד לאדמינים ולצוותים משפטיים. כדי להשתמש ב-Vault, האדמין שלכם ב-Google Workspace צריך להגדיר את החשבון שלכם. איך יודעים מי האדמין?

במסגרת פרויקטים של eDiscovery של נתוני Google Workspace, אתם יכולים להשתמש ב-Vault כדי לחפש הודעות ב-Google Chat, לבדוק את תוכן ההודעות והמשתתפים, להוריד קבצים מצורפים וליצור ייצוא של תוצאות החיפוש.

מה חשוב לדעת לפני שמחפשים

לפני שמחפשים הודעות, מומלץ לעיין בהודעות ב-Chat שנתמכות ב-Vault ובשאלות הנפוצות בנושא חיפוש ב-Vault.

אילו נתונים אפשר לחפש ולייצא

חיפוש וייצוא:

  • הודעות והקבצים המצורפים שלהן שנשלחו כשההיסטוריה מופעלת
  • תוכן של קובץ מצורף מבוסס-טקסט
  • מטא-נתונים של הקובץ המצורף
  • צ'אטים ישירים שנשלחו על ידי משתמשים חיצוניים למשתמשים שלכם
  • הודעות שנשלחו על ידי משתמשים חיצוניים בצ'אטים קבוצתיים ובמרחבים של הארגון

לא נכללים בחיפוש או בייצוא:

  • הודעות שנשלחו כשההיסטוריה מושבתת
  • קבצים מקושרים
  • הודעות במרחבים חיצוניים ב-Chat
  • הודעות שהוצגה להן תצוגה מקדימה
פרטים נוספים זמינים במאמר שירותים נתמכים וסוגי נתונים ובקטעים הבאים.

חיפוש הודעות ב-Chat לפי חשבונות ספציפיים, יחידה ארגונית או מרחבים ושיחות קבוצתיות ספציפיים

חיפוש לפי חשבון – חיפוש של הודעות שנשלחו לחשבונות ספציפיים או לכל החשבונות ביחידה ארגונית מסוימת, או שהתקבלו מהם. כברירת מחדל, החיפוש מתבצע רק בצ'אטים ישירים ובצ'אטים קבוצתיים שנוצרו לפני תחילת דצמבר 2020. אפשר גם לכלול הודעות במרחבים ב-Chat שהחשבונות היו חברים בהם. מידע נוסף

חיפוש במרחבים ב-Chat – חיפוש הודעות בשיחות קבוצתיות שנוצרו אחרי תחילת דצמבר 2020 ובמרחבים. אי אפשר לחפש בכל המרחבים. כדי לבחור מרחבים ושיחות קבוצתיות, מזינים את החשבון של משתתף במרחב. מידע נוסף על ההבדלים בין שיחות קבוצתיות לבין מרחבים

שימוש במונחי חיפוש כדי לסנן את התוצאות

אפשר לסנן את החיפוש לפי תאריך השליחה, אזור זמן ומונחים אחרים כמו מילות מפתח, סוג קובץ מצורף וסוג חדר. מידע נוסף על אופרטורים לחיפוש ב-Chat

מערכת Vault משווה את תנאי החיפוש לכל הודעה. יוחזרו רק הודעות שתואמות לכל תנאי החיפוש. פרטים נוספים מופיעים בדוגמאות.

אי אפשר לחפש או לייצא חלק מהקבצים שמשויכים להודעות

אי אפשר לחפש או לייצא קבצים ששותפו באמצעות קישורים – כשמישהו משתף קובץ שמאוחסן ב-Drive בהודעה, Chat מוסיף קישור במקום לצרף עותק של הקובץ להודעה. אפשר לחפש לפי כתובת ה-URL של הקובץ, אבל Vault לא יוצר אינדקס של הכותרת או התוכן של הקובץ. הקבצים לא נכללים כשמחפשים או מייצאים הודעות ב-Chat.

חיפוש וייצוא של קבצים שמצורפים להודעות – קבצים שמצורפים להודעות ב-Chat עוברים אינדוקס ב-Vault לפי שם הקובץ, כדי שיהיה אפשר לחפש אותם. ‫Vault גם יוצר אינדקס לתוכן של רוב סוגי הקבצים שמבוססים על טקסט (לדוגמה, קבצים עם סיומות ‎ .pdf,‏ ‎.xlsx ו-‎ .docx). הקבצים האלה נכללים כשמחפשים ומייצאים הודעות ב-Chat, והם כפופים לכללי השמירה וההחזקה של Chat.

תצוגה מקדימה של עד 1,500 הודעות

אפשר לראות תצוגה מקדימה של עד 1,500 הודעות בתוצאות החיפוש, כולל ההודעות שמוצגות כהקשר. פרטים על ההודעות ההקשריות זמינים בקטע תצוגה מקדימה של הודעות בתוצאות החיפוש בדף הזה.

חיפוש מרחבים ב-Chat ב-Vault על סמך חברות

בחיפושים שמבוססים על חשבון, Vault מחפש במרחבים ב-Chat שהחשבון שחיפשתם או כל חשבון ביחידה הארגונית חברים בהם. אם החשבון כבר לא חבר במרחב ב-Chat, מערכת Vault תחפש רק את ההודעות שנשלחו לפני שהמשתמש עזב את המרחב.

מרחבים ומשתמשים חיצוניים ב-Chat – אי אפשר לחפש הודעות שנשלחו על ידי משתמשים בארגון שלכם במרחבים ב-Chat שנוצרו על ידי ארגון אחר.

אתם יכולים לחפש הודעות שנשלחו על ידי משתמשים חיצוניים במרחבים ב-Chat שנוצרו על ידי מישהו בארגון שלכם.

נתונים בהחזקה – אפשר להגביל את החיפוש לנתונים בהחזקה, כלומר להודעות שמשויכות לחשבון משתמש שנמצא בהחזקה. במקרה כזה, Vault יחפש הודעות אם משתמש בהחזקה שתואם לפרמטרים של החיפוש היה חבר בקבוצה. אם כל המשתמשים בהמתנה יוצאים מהמרחב ב-Chat, חיפוש של הודעות בהמתנה יחזיר רק הודעות שנשלחו לפני שהמשתמש האחרון בהמתנה יצא.

מרחבים ב-Chat במצב העברה

מרחבים ב-Chat שנמצאים במצב העברה לא יופיעו בתוצאות החיפוש. אחרי שההעברה של מרחב מסוים מסתיימת, הוא מופיע בתוצאות כמו מרחבים רגילים.

דוגמאות לחיפוש ב-Chat

איך מונחי חיפוש חלים על הודעות במרחבים ב-Chat

לדוגמה, במרחב יש את השיחה הבאה:

Participant 1: hi
Participant 2: hello

אם משתמשים במונחי חיפוש, תהליך החיפוש, התצוגה המקדימה והייצוא של ההודעות מתבצע באופן הבא:

מונח חיפוש התנהגות של חיפוש, תצוגה מקדימה וייצוא של מרחבים ב-Chat
hi

חיפוש: רק ההודעה ממשתתף 1 מוחזרת כי רק היא תואמת למונח החיפוש.

תצוגה מקדימה וייצוא: כולל את ההודעה של משתתף 1 ואת כל ההודעות בחלל או בשרשור (בחדרים עם שרשורים) שנשלחו 12 שעות לפני ו-12 שעות אחרי.
hello

חיפוש: רק ההודעה של משתתף 2 מוחזרת כי רק היא תואמת למונח החיפוש.

תצוגה מקדימה וייצוא: כולל את ההודעה של משתתף 2 ואת כל ההודעות בחלל או בשרשור (בחדרים עם שרשורים) שנשלחו 12 שעות לפני ו-12 שעות אחרי.
hi hello

לא מוחזרות או מיוצאות הודעות כי אף הודעה לא מכילה את שני מונחי החיפוש.
hi from:participant1@example.com

חיפוש: רק ההודעה ממשתתף 1 מוחזרת כי רק היא תואמת לשני מונחי החיפוש.

תצוגה מקדימה וייצוא: כולל את ההודעה של משתתף 1 ואת כל ההודעות בחלל או בשרשור (בחדרים עם שרשורים) שנשלחו 12 שעות לפני ו-12 שעות אחרי.
hi from:participant2@example.com לא מוחזרות או מיוצאות הודעות כי אין הודעות ספציפיות שתואמות לשני מונחי החיפוש.
‑hi from:participant1@example.com לא מוחזרות או מיוצאות הודעות מהשיחה לדוגמה, כי אין הודעות ספציפיות שתואמות לשני מונחי החיפוש.
‑hi from:participant2@example.com

חיפוש: רק ההודעה של משתתף 2 מוחזרת כי רק היא תואמת למונח החיפוש.

תצוגה מקדימה וייצוא: כולל את ההודעה של משתתף 2 וגם את כל ההודעות במרחב שנשלחו 12 שעות לפני ו-12 שעות אחרי.
  1. נכנסים אל vault.google.com.
  2. לוחצים על עניינים. אתם מחפשים נתונים בעניינים, שהם סביבות עבודה לפרויקטים שלכם ב-Vault. בעזרת עניינים אפשר לקבץ יחד השהיות, חיפושים וייצואים שקשורים זה לזה. ב-Matters אין הגבלה על הנתונים שאפשר לחפש – כל הנתונים שיש לכם הרשאה לגשת אליהם ניתנים לחיפוש מכל Matter.
  3. אם העניין שרוצים להריץ בו את שאילתת החיפוש קיים, לוחצים עליו כדי לפתוח אותו. אחרת, יוצרים עניין:
    1. לוחצים על יצירה.
    2. מזינים שם לעניין ואם רוצים מוסיפים גם תיאור.
    3. לוחצים על יצירה. הכרטיסייה חיפוש נפתחת אוטומטית.
  4. בוחרים באפשרות Chat (צ'אט) בשירות.
  5. בוחרים את נתוני המקור לחיפוש:
    • כל הנתונים – חיפוש של כל ההודעות בארגון.
    • נתונים בהמתנה – חיפוש רק של הודעות בהמתנה בנושא.
  6. בוחרים את הישות לחיפוש:
    • חשבונות ספציפיים – מזינים עד 5,000 כתובות האימייל בחשבון.
    • יחידה ארגונית – חיפוש חשבונות ביחידה ארגונית ספציפית ברמת צאצא.
      • אי אפשר לחפש ביחידה הארגונית ברמה העליונה (כל הארגון). אם תבחרו ביחידה הזו לא יתקבלו תוצאות.
      • אם ליחידה הארגונית יש יחידות צאצא ארגוניות, החיפוש יכלול גם חשבונות ביחידות הצאצא הארגוניות.
      • אם יש לכם מבנה ארגוני גדול, יכול להיות שלא יוצגו תוצאות אם תבחרו יחידה ארגונית ברמה העליונה. במקום זאת, צריך לבחור יחידת צאצא ארגונית ספציפית.
      • בכל יחידה ארגונית צריכים להיות פחות מ-5,000 חברים.
  • מרחבים ב-Chat – חיפוש במרחב אחד או יותר:
    1. בתיבת הדו-שיח שנפתחת, מזינים כתובת אימייל אחת או יותר של משתתפים במרחבים שרוצים לחפש.
    2. לוחצים על Find (חיפוש).
    3. ברשימת המרחבים, בוחרים את המרחבים שרוצים לחפש בהם ולוחצים על הוספה.
  1. (אופציונלי) אם מחפשים חשבונות או יחידה ארגונית, כדי לכלול הודעות במרחבים ב-Chat, לוחצים על 'כולל הודעות במרחבים ב-Chat' . Vault מחפש במרחב רק אם החשבון שחיפשתם הוא חבר במרחב.
  2. (אופציונלי) בוחרים אזור זמן.

  3. (אופציונלי) מזינים טווח עבור תאריך השליחה.

    הערה: אם מזינים תאריכים, Vault מחזיר את כל השיחות שכוללות הודעות בטווח התאריכים הזה ושמתאימות למונחי השאילתה. יכול להיות שהתוצאות יכללו גם הודעות שתואמות למונחי החיפוש אבל לא נכללות בטווח התאריכים שהגדרתם.

    • אם מזינים תאריך התחלה, Vault מחזיר את כל ההודעות שנשלחו בתאריך הזה או אחריו.
    • אם מזינים תאריך סיום, Vault מחזיר את כל ההודעות שנשלחו בתאריך הזה או לפניו.

  4. (אופציונלי) בשדה מונחים, מזינים מונח חיפוש אחד או יותר:

    מונחי החיפוש לא יכולים לכלול יותר מ-2,000 תווים.

    • כדי לחפש מילת מפתח אחת או יותר בהודעה, מזינים מילים שלפניהן סימן פלוס (+) ומופרדות ברווחים. לדוגמה, +project +goals.
    • כדי לחפש ביטוי, מקיפים את המילים במירכאות ומוסיפים לפניהן סימן פלוס (+). לדוגמה, +"project goals".
    • כדי לחפש רק בצ'אטים ישירים, כותבים is:dm. כדי לחפש רק הודעות במרחבים, מזינים is:room.
    • כדי לחפש לפי חשבון, תאריך או מאפייני הודעה, משתמשים באופרטורים לחיפוש.
    • לוחצים על אחת מהאפשרויות הבאות:
    • חיפוש – מריצים את החיפוש ומקבלים רשימה של הודעות שתואמות לשאילתה.
    • ייצוא – ייצוא ישיר של תוצאות החיפוש בלי תצוגה מקדימה. מידע נוסף על ייצוא

  5. אחרי שהחיפוש או הייצוא מסתיימים, אפשר לבצע את הפעולות הבאות:

    • כדי לערוך את החיפוש, לוחצים על הרחבה.
    • כדי לפתוח תצוגה מקדימה של ההודעה והשיחה שלה, לוחצים על ההודעה.
    • כדי לייצא את תוצאות החיפוש, לוחצים על ייצוא. מידע נוסף
    • כדי לשמור את השאילתה, לוחצים על שמירה. מידע נוסף
    • כדי לנקות את כל השדות ולהתחיל חיפוש חדש, לוחצים על ניקוי.

תצוגה מקדימה של הודעות בתוצאות החיפוש

אחרי שמריצים חיפוש, אפשר לעיין בהודעות שתאמו לשאילתה, לבדוק את המשתתפים ולהוריד קבצים מצורפים.

כדי לראות תצוגה מקדימה של הודעה, לוחצים על ההודעה ברשימת תוצאות החיפוש. נפתחת רשימה של הודעות.

כדי לספק הקשר להתאמת הודעות בצ'אטים ישירים, בצ'אטים קבוצתיים ובמרחבים עם שרשורים מוטבעים, Vault כולל הודעות שנשלחו 12 שעות לפני ההודעה התואמת ו-12 שעות אחרי ההודעה התואמת. פרטים נוספים זמינים במאמר היקף החיפוש והייצוא של נתוני צ'אט ב-Vault.

הודעות עם הסמל מכילות קובץ מצורף אחד או יותר. כדי להוריד קובץ מצורף, מציגים תצוגה מקדימה של ההודעה ולוחצים על הורדה.