השעיה של הודעות ב-Google Chat

במסגרת פרויקטים של eDiscovery של נתונים ב-Google Workspace, אתם יכולים להשתמש בהקפאות כדי לשמור הודעות ב-Chat ללא הגבלת זמן, כדי לעמוד בחובות משפטיות או בחובות שמירה. אפשר להחיל הקפאה על חשבונות ספציפיים או על כל החשבונות ביחידה ארגונית. החזקות לצורך משפטי מבטלות את כללי השמירה, ולכן נתונים בהחזקה מוגנים מפני כללי ניהול המידע הרגילים שעשויים למחוק אותם לצמיתות.

אם משתמש בהמתנה מוחק הודעות, ההודעות מוסרות מהתצוגה של המשתמש. עם זאת, ההודעות עדיין זמינות ב-Vault. כל עוד ההקפאה לצורך משפטי בתוקף, אפשר לחפש ולייצא את כל ההודעות.

אם האדמין שלכם ב-Google Workspace מוחק חשבון משתמש במסוף Admin, הנתונים של המשתמש לא זמינים יותר ב-Vault ואי אפשר לשחזר אותם. אם רוצים להחזיק או לשמור את הנתונים של משתמש, למשתמש צריכים להיות רישיונות ל-Google Workspace ול-Vault. מידע נוסף על שמירת נתונים של משתמשים

מידע נוסף על השהיות זמין במאמר שאלות נפוצות על השהיות.

מידע חשוב על הקפאת נתונים ב-Chat

לפני שמגדירים הקפאות, מומלץ לקרוא את המאמר תחילת העבודה עם הקפאות ב-Google Vault ולבדוק אילו הודעות ב-Chat נתמכות ב-Vault.

השעיית הודעות ב-Chat

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על עניינים.
3. אם העניין כבר קיים, לוחצים עליו כדי לפתוח אותו. אחרת, יוצרים תיק משפטי:
   1. לוחצים על יצירה.
   2. מזינים שם לעניין ואם רוצים מוסיפים גם תיאור.
   3. לוחצים על יצירה.
4. לוחצים על החזקות יצירה.
5. מזינים שם ייחודי להקפאה.
6. לוחצים על בחירת שירות צ'אט.
7. לוחצים על המשך.

8. בוחרים את היקף ההקפאה:

   • חשבונות ספציפיים – מזינים כתובת אימייל אחת או יותר של חשבון או כתובת אימייל קבוצתית.

   • יחידה ארגונית: בוחרים יחידה ארגונית.

9. בוחרים אם רוצים שההקפאה תכלול הודעות במרחבים ב-Chat.

10. לוחצים על המשך.

11. לוחצים על יצירה.

עריכת הקפאה של הודעות ב-Chat

אפשר לשנות חלק מהפרמטרים של ההשעיה, אבל אי אפשר לשנות את השירות (למשל, מ-Chat לשירות אחר) או את סוג ההיקף (למשל, מחשבונות ליחידה ארגונית).

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על עניינים ואז על העניין שמכיל את ההחזקה לצורך משפטי.

3. כדי לשנות את החשבונות או היחידות הארגוניות שההחזקה חלה עליהם:

   1. לוחצים על היקף.

   2. להוסיף או להסיר חשבונות או לשנות את היחידה הארגונית.

      הערה: אי אפשר להוסיף חשבונות להחזקה שחלה על יחידה ארגונית, ואי אפשר להוסיף יחידות ארגוניות להחזקה שחלה על חשבונות ספציפיים.

      אם מסירים את כל החשבונות, מוצגת בקשה למחוק את ההשעיה.

   3. לוחצים על המשך.

4. כדי לשנות את ההגדרה אם ההקפאה חלה על הודעות במרחבים ב-Chat:

   1. לוחצים על היקף.
   2. לוחצים על הכללת שיחות במרחבים ב-Chat.

5. לוחצים על שמירה.